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Numérisation de substitution Considérations Juridiques
Agenda LCCJTI Objet Document Neutralitétechnologique Équivalencefonctionnelle Intégrité Transfert Substitution Documentation Conservation Disponibilité Destruction Consultation Intelligibilité Tiers Politique Protocole Processus Technologies
Objet de la Loi ,[object Object]
Assurer la cohérence des règles de droit et leur application aux communications effectuées au moyen de documents électroniques
Assurer l'équivalence fonctionnelle des documents et leur valeur juridique, quels que soient les supports des documents3
Notion de document Art. 3	Un document est constitué d’information 		portée par un support. 4
Neutralité technologique = = Art. 5	Le document dont l'intégrité est assurée 		a la même valeur juridique, qu’il soit sur 		support papier ou sur un autre support. 5
Équivalence Fonctionnelle Art. 2	Les supports qui portent l’information du 		document sont interchangeables et, 			l’exigence d’un écrit n’emporte pas 			l’obligation d’utiliser un support ou une 		technologie spécifique.  6
Valeur Juridique 7 9. Des documents sur des supports différents ont la même valeur juridique s'ils comportent la même information, si l'intégrité de chacun d'eux est assurée et s'ils respectent tous deux les règles de droit qui les régissent.  L'un peut remplacer l'autre et ils peuvent être utilisés simultanément ou en alternance. De plus, ces documents peuvent être utilisés aux mêmes fins.
Intégrité (art. 6 LCCJTI et 2839 C.cQ.) L’intégrité du document est assurée lorsqu’il est Possible de vérifier que l’information n’est pas altérée et  qu’elle est maintenue dans son intégralité,  et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et  la pérennité voulue.  Dans l’appréciation de l’intégrité, il est tenu compte, notamment des mesures de sécurité prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie. 8
Forme ≠ Intégrité ,[object Object]
Présentation de l'information
Information différente relativement au support ou à la sécurité
Accessibilité
Pagination
Format des pages
Présentation recto ou verso
Caractère tangible ou intangible des pages
Repérage séquentiel ou thématique9 (Art. 10 LCCJTI)
Preuve de l’intégrité (2840 C.c.Q. et 7 LCCJTI) Règle  Il n'y a pas lieu de prouver que Le support du document ou  les procédés, systèmes ou technologies utilisés pour communiquer au moyen d'un document  permettent d'assurer l’intégrité du document Exception à moins que celui qui conteste l'admissibilité du document n'établisse qu'il y a eu atteinte à l'intégrité du document par prépondérance de preuve. S’agit-il d’une présomption d’intégrité du document technologique? 10
Transfert de l’information De l’impression à la numérisation 11
La Règle L'information d'un document qui doit être conservé pour constituer une preuve, qu'il s'agisse d'un original ou d'une copie, peut faire l'objet d'un transfertvers un support faisant appel à une technologie différente. 12
Substitution Documentation Destruction Garanties (Exception !) 13
Substitution Pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique,  le transfert doit être documenté  de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que  son intégrité est assurée 14
Substitution Pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique,  le transfert doit être documenté de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que  son intégrité est assurée 15
Substitution Pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique,  le transfert doit être documenté de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que  son intégrité est assurée 16
Substitution Pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique,  le transfert doit être documenté de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que  son intégrité est assurée 17
Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert,  du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité,  tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit,  que du document résultant du transfert 18
Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert,  du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité,  tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit,  que du document résultant du transfert 19
Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert,  du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité,  tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit,  que du document résultant du transfert 20
Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert,  du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité,  tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit,  que du document résultant du transfert 21
Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert,  du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité,  tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit,  que du document résultant du transfert 22
Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert,  du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité,  tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit,  que du document résultant du transfert 23
Destruction Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée : 1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier ; 2° s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ; 3° s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). 24
Destruction Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée : 1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier ; 2° s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ; 3° s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). 25
Destruction Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée : 1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier ; 2° s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ; 3° s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). 26
Destruction Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée : 1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier ; 2° s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ; 3° s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). 27
Destruction Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée : 1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier ; 2° s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ; 3° s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). 28
Archive, Histoire et Patrimoine Toutefois, doit être conservé sur son support d'origine le document qui, sur celui-ci, présente une valeur archivistique, historique ou patrimoniale, même s'il a fait l'objet d'un transfert. 29
Garantie Lorsque le document source est détruit,  aucune règle de preuve ne peut être invoquée contre l'admissibilité d'un document résultant d'un transfert effectué et documenté conformément à l'article 17 et  auquel est jointe la documentation qui y est prévue,  pour le seul motif que le document n'est pas dans sa forme originale. 30
Garantie Lorsque le document source est détruit,  aucune règle de preuve ne peut être invoquée contre l'admissibilité d'un document résultant d'un transfert effectué et documenté conformément à l'article 17 et  auquel est jointe la documentation qui y est prévue,  pour le seul motif que le document n'est pas dans sa forme originale. 31
Garantie Lorsque le document source est détruit,  aucune règle de preuve ne peut être invoquée contre l'admissibilité d'un document résultant d'un transfert effectué et documenté conformément à l'article 17 et  auquel est jointe la documentation qui y est prévue,  pour le seul motif que le document n'est pas dans sa forme originale. 32
Conservation du document Durant son cycle de vie 33
ConservationDisponibilitéConsultation 34
Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert.  La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 35
Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert.  La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 36
Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert.  La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 37
Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert.  La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 38
Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert.  La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 39
Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert.  La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 40
Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert.  La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 41
Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert.  La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 42
Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document,  assurer le maintien de son intégrité et  voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre  accessible et  intelligible et  de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 43
Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document,  assurer le maintien de son intégrité et  voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre  accessible et  intelligible et  de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 44
Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document,  assurer le maintien de son intégrité et  voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre  accessible et  intelligible et  de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 45
Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document,  assurer le maintien de son intégrité et  voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre  accessible et  intelligible et  de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 46
Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document,  assurer le maintien de son intégrité et  voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre  accessible et  intelligible et  de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 47
Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document,  assurer le maintien de son intégrité et  voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre  accessible et  intelligible et  de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 48
Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 49
Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 50
Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 51
Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 52
Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 53
Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 54

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Présentation de la preuve électronique
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Rédaction et mise en place d’une politique de gestion de l'information
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Révision et analyse des documents
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Numérisation de substitution

  • 1. Numérisation de substitution Considérations Juridiques
  • 2. Agenda LCCJTI Objet Document Neutralitétechnologique Équivalencefonctionnelle Intégrité Transfert Substitution Documentation Conservation Disponibilité Destruction Consultation Intelligibilité Tiers Politique Protocole Processus Technologies
  • 3.
  • 4. Assurer la cohérence des règles de droit et leur application aux communications effectuées au moyen de documents électroniques
  • 5. Assurer l'équivalence fonctionnelle des documents et leur valeur juridique, quels que soient les supports des documents3
  • 6. Notion de document Art. 3 Un document est constitué d’information portée par un support. 4
  • 7. Neutralité technologique = = Art. 5 Le document dont l'intégrité est assurée a la même valeur juridique, qu’il soit sur support papier ou sur un autre support. 5
  • 8. Équivalence Fonctionnelle Art. 2 Les supports qui portent l’information du document sont interchangeables et, l’exigence d’un écrit n’emporte pas l’obligation d’utiliser un support ou une technologie spécifique. 6
  • 9. Valeur Juridique 7 9. Des documents sur des supports différents ont la même valeur juridique s'ils comportent la même information, si l'intégrité de chacun d'eux est assurée et s'ils respectent tous deux les règles de droit qui les régissent. L'un peut remplacer l'autre et ils peuvent être utilisés simultanément ou en alternance. De plus, ces documents peuvent être utilisés aux mêmes fins.
  • 10. Intégrité (art. 6 LCCJTI et 2839 C.cQ.) L’intégrité du document est assurée lorsqu’il est Possible de vérifier que l’information n’est pas altérée et qu’elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue. Dans l’appréciation de l’intégrité, il est tenu compte, notamment des mesures de sécurité prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie. 8
  • 11.
  • 13. Information différente relativement au support ou à la sécurité
  • 18. Caractère tangible ou intangible des pages
  • 19. Repérage séquentiel ou thématique9 (Art. 10 LCCJTI)
  • 20. Preuve de l’intégrité (2840 C.c.Q. et 7 LCCJTI) Règle Il n'y a pas lieu de prouver que Le support du document ou les procédés, systèmes ou technologies utilisés pour communiquer au moyen d'un document permettent d'assurer l’intégrité du document Exception à moins que celui qui conteste l'admissibilité du document n'établisse qu'il y a eu atteinte à l'intégrité du document par prépondérance de preuve. S’agit-il d’une présomption d’intégrité du document technologique? 10
  • 21. Transfert de l’information De l’impression à la numérisation 11
  • 22. La Règle L'information d'un document qui doit être conservé pour constituer une preuve, qu'il s'agisse d'un original ou d'une copie, peut faire l'objet d'un transfertvers un support faisant appel à une technologie différente. 12
  • 23. Substitution Documentation Destruction Garanties (Exception !) 13
  • 24. Substitution Pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée 14
  • 25. Substitution Pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée 15
  • 26. Substitution Pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée 16
  • 27. Substitution Pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée 17
  • 28. Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité, tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit, que du document résultant du transfert 18
  • 29. Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité, tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit, que du document résultant du transfert 19
  • 30. Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité, tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit, que du document résultant du transfert 20
  • 31. Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité, tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit, que du document résultant du transfert 21
  • 32. Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité, tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit, que du document résultant du transfert 22
  • 33. Documentation La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité, tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit, que du document résultant du transfert 23
  • 34. Destruction Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée : 1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier ; 2° s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ; 3° s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). 24
  • 35. Destruction Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée : 1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier ; 2° s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ; 3° s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). 25
  • 36. Destruction Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée : 1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier ; 2° s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ; 3° s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). 26
  • 37. Destruction Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée : 1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier ; 2° s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ; 3° s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). 27
  • 38. Destruction Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée : 1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier ; 2° s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ; 3° s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). 28
  • 39. Archive, Histoire et Patrimoine Toutefois, doit être conservé sur son support d'origine le document qui, sur celui-ci, présente une valeur archivistique, historique ou patrimoniale, même s'il a fait l'objet d'un transfert. 29
  • 40. Garantie Lorsque le document source est détruit, aucune règle de preuve ne peut être invoquée contre l'admissibilité d'un document résultant d'un transfert effectué et documenté conformément à l'article 17 et auquel est jointe la documentation qui y est prévue, pour le seul motif que le document n'est pas dans sa forme originale. 30
  • 41. Garantie Lorsque le document source est détruit, aucune règle de preuve ne peut être invoquée contre l'admissibilité d'un document résultant d'un transfert effectué et documenté conformément à l'article 17 et auquel est jointe la documentation qui y est prévue, pour le seul motif que le document n'est pas dans sa forme originale. 31
  • 42. Garantie Lorsque le document source est détruit, aucune règle de preuve ne peut être invoquée contre l'admissibilité d'un document résultant d'un transfert effectué et documenté conformément à l'article 17 et auquel est jointe la documentation qui y est prévue, pour le seul motif que le document n'est pas dans sa forme originale. 32
  • 43. Conservation du document Durant son cycle de vie 33
  • 45. Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 35
  • 46. Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 36
  • 47. Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 37
  • 48. Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 38
  • 49. Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 39
  • 50. Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 40
  • 51. Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 41
  • 52. Conservation La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. 42
  • 53. Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document, assurer le maintien de son intégrité et voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 43
  • 54. Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document, assurer le maintien de son intégrité et voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 44
  • 55. Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document, assurer le maintien de son intégrité et voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 45
  • 56. Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document, assurer le maintien de son intégrité et voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 46
  • 57. Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document, assurer le maintien de son intégrité et voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 47
  • 58. Disponibilité Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document, assurer le maintien de son intégrité et voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné 48
  • 59. Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 49
  • 60. Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 50
  • 61. Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 51
  • 62. Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 52
  • 63. Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 53
  • 64. Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 54
  • 65. Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 55
  • 66. Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 56
  • 67. Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 57 57
  • 68. Consultation et intelligibilité Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information. Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert. 58 58
  • 69. Tiers Quiconque confie un document technologique à un prestataire de services pour qu'il en assure la garde est, au préalable, tenu d'informer le prestataire quant à la protection que requiert le document en ce qui a trait à la confidentialité de l'information et quant aux personnes qui sont habilitées à en prendre connaissance. Le prestataire de services est tenu, durant la période où il a la garde du document, de voir à ce que les moyens technologiques convenus soient mis en place pour en assurer la sécurité, en préserver l'intégrité et, le cas échéant, en protéger la confidentialité et en interdire l'accès à toute personne qui n'est pas habilitée à en prendre connaissance. Il doit de même assurer le respect de toute autre obligation prévue par la loi relativement à la conservation du document. 59
  • 70. Tiers Quiconque confie un document technologique à un prestataire de services pour qu'il en assure la garde est, au préalable, tenu d'informer le prestataire quant à la protection que requiert le document en ce qui a trait à la confidentialité de l'information et quant aux personnes qui sont habilitées à en prendre connaissance. Le prestataire de services est tenu, durant la période où il a la garde du document, de voir à ce que les moyens technologiques convenus soient mis en place pour en assurer la sécurité, en préserver l'intégrité et, le cas échéant, en protéger la confidentialité et en interdire l'accès à toute personne qui n'est pas habilitée à en prendre connaissance. Il doit de même assurer le respect de toute autre obligation prévue par la loi relativement à la conservation du document. 60
  • 71. Tiers Quiconque confie un document technologique à un prestataire de services pour qu'il en assure la garde est, au préalable, tenu d'informer le prestataire quant à la protection que requiert le document en ce qui a trait à la confidentialité de l'information et quant aux personnes qui sont habilitées à en prendre connaissance. Le prestataire de services est tenu, durant la période où il a la garde du document, de voir à ce que les moyens technologiques convenus soient mis en place pour en assurer la sécurité, en préserver l'intégrité et, le cas échéant, en protéger la confidentialité et en interdire l'accès à toute personne qui n'est pas habilitée à en prendre connaissance. Il doit de même assurer le respect de toute autre obligation prévue par la loi relativement à la conservation du document. 61
  • 72. Politiques, Protocoles, Processus et Technologies 62
  • 73. Politique Politique Portée Rôles et Responsabilité Exécutif Comité des TI et de la GED Politique et Standards Communication et sensibilisation Lignes directrices Employés Standards Contrôle d’accès Usage des numériseurs Gestion des documents numérisés Convention terminologique Enregistrement Sauvegarde Glossaire Références 63
  • 74. Questions? Dominic Jaar djaar@ledjit.com514.212.9348www.ledjit.com

Notes de l'éditeur

  1. Cadre de gestion de l’informationConservation et calendrier des échéances de destructionTransfertSauvegardeSécuritéUsage des TI