Journée nationale "Accompagnement des projets Hôpital 2012 SI production de soins" - 2 fév. 2012

1. Pr F
P Francois-André All
i A d é Allaert
Médecin de santé publique et juriste
Ch
Chaire d’ l d l d
d’évaluation Médicale des
allégations de santé Ceren ESC Dijon

2.  Trois fonctions
 Un outil de suivi du patient
 Un outil de communication avec le patient
 Une préconstitution de preuve en cas de litiges
p p g
sur les soins délivrés au patient

3.  En imposant la communication du dossier
médical au patient à sa demande
 A imposé la co st tut o d u doss e médical
posé a constitution d’un dossier éd ca
pour les patients
 A imposé son contenu dans le décret
d application
d’application

4.  Tous les supports sont a priori recevables
 L’article 1er de la loi du 3 Janvier 1979 définit la
notion d’archive comme suit :
 « Les a c ves so t l’ensemble des docu e ts,
es archives sont e se b e documents,
quels que soient leur date, leur forme et leur
support matériel, produits ou reçu par toute
pp ,p ç p
personne physique ou morale, et par tout
service ou organisme p
g public ou p
privé, dans
,
l’exercice de leur activité ».

5.  Mais l’ hi
M i l’archivage est lié à l question de la preuve
t la ti d l
nécessaire à la justification des droits
 Article 1316 du Code civil, « la preuve littérale, ou
preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres, de
caractères,
caractères de chiffres ou de tous autres signes ou
symboles dotés d'une signification intelligible, quels
que soient leur support et leurs modalités de
transmission »».
 La preuve littérale est donc un écrit p p ou
p papier
électronique (depuis la loi du 13 mars 2000 portant
adaptation du droit de la preuve aux technologies de
l'information et relative à la signature électronique).
g q )

6.  Sa valeur probante est équivalente à deux
p q
conditions :
 L'auteur do t êt e identifié (s g atu e...)
auteu doit être de t é (signature...)
 l'écrit doit être conservé dans les conditions de
nature à en garantir l intégrité.
l'intégrité
 Mais pas définition légale de l’intégrité…

7.  Article 1348
La reproduction non seulement fidèle mais aussi
durable.
Est réputée durable toute reproduction indélébile de
l'original qui entraîne une modification irréversible
du
d support t
Mais pas de définition de fidèle

8.  La prescription juridique a été uniformisée
dans le public et le privé à 10 ans
 Mais part depuis la consolidation…..
 Ma s pa t depuis a ajo té
Mais part depu s la majorité de la personne
a pe so e
concernée
 Mais la réduction de la prescription de 30 ans à
10 ans ne s’applique pour les médecins
libéraux qu’aux actes ou préjudices causés à
qu aux
compter de la publication de la loi au Journal
officiel, c est-à-dire
officiel c’est-à-dire du 5 mars 2002

9.  Mais on ne doit pas se limiter à cette approche
juridique
 C’est aussi un outil de soins du patient!!
 La du ée ne devrait plus êt e un soucis
a durée e dev a t p us être u souc s
 Elle l était en raison du volume des archives
l’était olume archi es
 Elle ne l’est plus au regard du volume
électronique

10.  La durée est un soucis en matière de lisibilité
informatique
 Nécess té d u su v
Nécessité d’un suivi des archivages en fonction
a c vages e o ct o
des supports et des logiciels
 Qui peut encore lire les bandes magnétiques?
 Qui peut encore lire les données sur « textor »

11.  Comment éviter de disposer de document dont
l’intégrité est garantie et notamment la fidélité
et l d b l
la durabilité
 Mais pas la disponibilité à long terme !!!
 Les trois piliers de la sécurité sont
Confidentialité,
Confidentialité Intégrité
 Mais aussi disponibilité

12.  La
L norme AFNOR Z 42-013 : Défi iti
42 013 Définition
 L’AFNOR a publié des “Spécifications relatives à la
conception et à l’exploitation de systèmes
ti t l’ l it ti d tè
informatiques en vue d’assurer la conservation et
l intégrité
l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes”
systèmes
 C tt norme a été publiée en j ill t 1999 et
Cette blié juillet t
révisée en décembre 2001.
 Aucun texte ne rend cette norme obligatoire.

13.  L ATICA,
L’ATICA (Agence pour les Technologies de l’Information et de le
l Information
Communication, dans l’Administration) a publié un “Guide pour
la conservation des informations et des documents numériques”
 Trois processus sont distingués : l’intégration, la pérennisation et
l’accès.
 L’intégration permet d’identifier les documents à conserver , leur
format, la définition des méta données (données décrivant le
contexte, le contenu et la structure des documents et leur gestion dans le
, g
temps – Norme ISO 15489)
 • La pérennisation concerne le stockage et les supports ;
p g pp
 • L’accès et la communication concernent la gestion des droits
d’accès

14.  Concernant la pérennisation, l guide préconise :
C tl é i ti le id é i
La garantie de la conservation, comme la vérification
conservation
régulière de l’état de l’information stockée ;
La migration sur de nouveaux supports en fonction de
l’évolution des technologies ;
La conservation d’un historique des opérations
Enfin, la réalisation d’audits réguliers de la fonction
de conservation
conservation.

15.  Combien de temps garder:
C bi d t d
 Le règlement des archives hospitalières prévoit
des durées différentes de conservation des dossiers
médicaux (diagnostic, observation, comptes
rendus d'examens, clichés radiographiques,
électrogrammes) selon l'affection ou la discipline
l affection
considérée.
 Seront conservés indéfiniment les dossiers
d'affection de nature héréditaire susceptible
d'avoir des répercussions pathologiques ou
traumatisantes sur la descendance ; pendant 70
ans, les dossiers de pédiatrie, de neurologie et de
maladies chroniques ; pendant 20 ans, les autres
dossiers.
d i

16.  Combien de temps garder: Indéfiniment !
 Le seul format est sans doute celui « image »
 Celui que l’on peut utiliser dès maintenant
pour passer du papier au numérique en signant
électroniquement le transfert sur support
informatique

17.  Sur place pour les dossier actifs, chez un
hébergeur agréé pour les autres…
 décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 relatif à
l’hébergement de données de santé dont le
g
référentiel de constitution des dossiers de
demande d’agrément p
g pour les hébergeurs de
g
données de santé a été disponible le 24 mars
2009…
 N’oublions pas la seconde condition
le consentement exprès du p
p patient

18.  Ce serait folie!
 Soit il est actif: faire effort de synthèse p
y pour
enregistrer les antécédents
 So t
Soit il est do a t: le laisser sous pap e ou le
dormant: e a sse papier e
passer sous format image pour gagner de la
place.
p

19.  Les archives électroniques ne posent pas de
difficultés juridiques particulière dans le
mesure où l’ l’émetteur du document est
d d
authentifié, l’intégrité protégée et son
accessibilité garantie.
bl
 La conservation migre de plus en plus vers
l’indéfini avec pour contrainte la transposition
p p
des sauts technologiques