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Cohabitation Dossier Patient
          Informatisé (DPI) et Dossier
          Patient Papier (DPP) :
          Facteurs clés de succès

            Journée nationale du 2 février 2012



Agence Nationale d’Appui à la Performance
des établissements de santé et médico-sociaux
Liens d’intérêt avec les industries de santé
            en rapport avec le thème de la présentation (loi du 4 mars 2002)



1 – Titulaire de brevets/Porteur de parts sociales ou membre
d’une structure de gouvernance ou salarié                      ! ANAP..................................


2 – Consultant ou membre d’un Conseil scientifique

                                                               ! CNOP ………......................

3 – Conférencier ou auteur/rédacteur rémunéré d’articles ou
documents
                                                               ! Néant ………......................

4 – Prise en charge de frais de voyages, d’hébergement ou
d’inscription à des congrès ou autres manifestations
                                                               ! ANAP, CNOP.......................

5 – Investigateur principal d’une recherche ou d’une étude
clinique                                                       ! Néant ………......................


6 – Co-Investigateur d’une étude clinique                      ! Néant ……….......................


                                                      Philippe Manet
Contexte : la cohabitation DPP/DPI,
sujet d’actualité des revues H2012
projets H2012 en phase de déploiement
    stockage informatique des données patients
    persistance du dossier papier

Ü La cohabitation DPP / DPI mérite une analyse
spécifique.
    stratégie => dossier de référence
    organisation associée



                                                  2
DPI / DPP : notions de base
 Le « zéro papier » n’est pas une fin en soi
 objectif : une information
        unique
        fiable
        partageable

 L’information peut prendre 2 formes :
 o figée papier ou numérisée => non exploitable
 o donnée vivante (base de données) => exploitable




                                                     3
Les situations de cohabitation

                                                                      EXEMPLE :
                                                                 1ère informatisation




                                                                                                Temps


      Avant projet DPI   1   Déploiement : période transitoire   Post déploiement   2   Cible




§Période 1 : Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI

§Période 2 : Cohabitation résiduelle en fin de déploiement
                                                                                                   4
La situation type :
« Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI »


                            Unité	
  de	
  soins	
  1                Unité	
  de	
  soins	
  2
                                 (DPP)                                    (DPI)
   PATIENT




Unité	
  de	
  soins	
  1                Unité	
  de	
  soins	
  4   Unité	
  de	
  soins	
  3
     (DPP)                                    (DPP)                       (DPI)




                                                                                                 5
Les processus potentiellement impactés
    par l’informatisation
•   Consultation externe
•   Hospitalisation – Accueil du patient
•   Hospitalisation – Production des actes cliniques
•   Hospitalisation – Production des actes médico techniques
•   Hospitalisation – Coordination et planification
•   Hospitalisation – Sortie du patient
•   Urgences (SAU)
•   Exploration fonctionnelle
•   Gestion des identités patients
•   Gestion des documents médicaux
•   Archivage
•   Transfert patient
        Ü   Liste non exhaustive, à compléter selon le contexte de votre établissement

                   Processus internes à l’unité de soins
                   Processus inter-unités de soins
                                                                                          7
Exemple d’un processus impacté : la
consultation externe




                                      8
Les préconisations ANAP

                   q Identifier     les situations de cohabitation
                     DPP/DPI
l’ANAP propose     q Identifier     les risques associés
   une analyse
spécifique de la   q Construire        une démarche
  cohabitation
                      q   maîtriser ces risques
    DPP / DPI
                      q   via une analyse des processus métiers
                      q   pour atteindre les objectifs de l’informatisation

                                               objectif : une information
                                                         unique
                                                         fiable
                                                         partageable
                                                                               10
Identification des risques


                    Sécurité
                   du patient




       Juridiques et     Organisationnels
       administratifs


                                            11
Risques sécurité patient                                             Risques liés
                                                                     à la sécurité
                                                                      du patient




           Origine :                     Conséquences :



§ Processus cibles non           § Dispersion de l’information
   définis et / ou non               entre les différents DPP ou
   appliqués                         DPI
§ Utilisation partielle du DPI   § Hétérogénéité /
   ou du DPP                         incohérence des                 Prise en
§ Ressaisies incontrôlées           informations                  charge non
§ Difficultés pour accéder à
                                  § Perte d’informations           optimisée
   l’information                  § Rupture dans la
§ Difficultés pour numériser        coordination de la prise en
                                     charge
   des documents


                                                                                     12
Risques juridiques et administratifs                                 Risques
                                                                   juridiques et
                                                                  administratifs




           Origine :                    Conséquences :

 § Processus cibles non           § Non-conformité aux
    définis et / ou non               exigences de la
    appliqués                         Certification
 § Utilisation partielle du DPI
    ou du DPP                      § Non-conformité aux
                                      obligations              Situation de
 § Ressaisies incontrôlées           règlementaires en
                                      matière de gestion des
                                                               contentieux
 § Difficultés pour accéder à
                                      archives
    l’information
 § Difficultés pour numériser
    des documents



                                                                                   13
Risques organisationnels                                                 Risques
                                                                     organisationnels




          Origine :                    Conséquences :

§ Processus cibles non           § Cohabitation de
   définis et / ou non               plusieurs processus non
   appliqués                         maîtrisés et parfois non
                                     définis                       perte de
§ Utilisation partielle du DPI                                  performance
   ou du DPP                      § Rupture de la chaîne de
                                     production de
§ Ressaisies incontrôlées           l’information                 mauvaise
§ Difficultés pour accéder à                                     acceptation
                                  § Perte d’efficience liée à
   l’information                     une information atomisée    de la solution
§ Difficultés pour numériser
                                  § nécessité de ressaisies
   des documents



                                                                                        14
Les pistes de réflexion

          DPP vers DPI                    DPI vers DPP




§ Les moyens envisageables :   § Les moyens envisageables :
  ü Coexistence physique         ü Impression
  ü Numérisation                 ü Accès en lecture
  ü Saisie des données




                                                                17
DPP vers DPI : coexistence physique


          Avantages                 Inconvénients



§ Aucun surcoût immédiat   § Risque majeur d’incohérence
                            § Risque de perte d’information
                            § Recopie occasionnelle non
                               maitrisée




                                                               18
DPP vers DPI : numérisation

                          § Globale / sélective
                          § Centralisée / décentralisée (formation / matériel)
     Options              § Synchrone / asynchrone (avant ou après)
                          § Traitement des originaux
                           => Coûts variables



           Avantages                                    Inconvénients

§ Facilité d’archivage                       § Process nécessitant du temps
§ disponibilité et transmission              § Information non exploitable


                                                                                  19
DPP vers DPI : saisie des données

                       § Forcément sélective
 Caractéristiques      § Personnel spécialisé
                       § Processus de validation à définir




           Avantages                                 Inconvénients


§ Favorise l’interactivité et            § Risque d’erreurs (ressaisie)
   l’exploitation des données             § Nécessité de validation
   (information vivante)
                                          § Coûts


                                                                            20
DPI vers DPP : impression
                     § Synchrone ou a posteriori
                     § Fiches de transmission à paramétrer par besoin
    Options             spécifique
                     § Destruction des papiers édités



          Avantages                                 Inconvénients


§ Encore indispensable pour            § Consommation papier
   l’extérieur                          § Identification de l’information
                                           pertinente en amont
                                        § ne pas tout imprimer !!!

                                                                             21
DPI vers DPP : accès en lecture

                          § Accès informatique (uniquement consultation) pour les
 Caractéristiques            acteurs non déployés




            Avantages                                 Inconvénients

§ Aspect pédagogique facilitant le         § Impacts sur le calendrier de formation
   déploiement                              § Impacts sur le déploiement du matériel,
                                               du support utilisateur et des
                                               autorisations
                                            § Risque d’une demande d’accélération du
                                               déploiement

                                                                                         22
La démarche proposée

   1 – Etat des lieux et cartographie des dossiers patients


         2 – Identification des processus impactés


    3 – Formalisation des processus cibles avec analyse
                   d’impacts et de risques

      4 – Validation et diffusion des processus cibles
Facteurs clés de succès
  L’étude de la cohabitation doit être menée de préférence
en même temps que l’étude relative au déploiement du DPI

  Elle nécessite d’être menée par une équipe
 multidisciplinaire selon une approche par processus
 métiers

  Cette réflexion est un chantier à part entière qui doit être
mené de manière itérative durant tout le projet.



    Ü l’atelier de réflexion de la prochaine campagne de
  revues régionales sera dédié à la cohabitation DPI / DPP
                                                                 24
L’ANAP vous propose…

• Des ateliers sur le sujet lors des prochaines
  revues régionales :
  –Analyse de cas

• Une capitalisation sur le sujet :
  –Bonnes pratiques
  –Eléments méthodologiques


                                                  25
Merci de votre attention


Dr Philippe Manet

Philippe.Manet@anap.fr

                              26

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Cohabitation Dossier Patient Papier et Dossier Patient Informatisé - Philippe Manet, ANAP

  • 1. Cohabitation Dossier Patient Informatisé (DPI) et Dossier Patient Papier (DPP) : Facteurs clés de succès Journée nationale du 2 février 2012 Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
  • 2. Liens d’intérêt avec les industries de santé en rapport avec le thème de la présentation (loi du 4 mars 2002) 1 – Titulaire de brevets/Porteur de parts sociales ou membre d’une structure de gouvernance ou salarié ! ANAP.................................. 2 – Consultant ou membre d’un Conseil scientifique ! CNOP ………...................... 3 – Conférencier ou auteur/rédacteur rémunéré d’articles ou documents ! Néant ………...................... 4 – Prise en charge de frais de voyages, d’hébergement ou d’inscription à des congrès ou autres manifestations ! ANAP, CNOP....................... 5 – Investigateur principal d’une recherche ou d’une étude clinique ! Néant ………...................... 6 – Co-Investigateur d’une étude clinique ! Néant ………....................... Philippe Manet
  • 3. Contexte : la cohabitation DPP/DPI, sujet d’actualité des revues H2012 projets H2012 en phase de déploiement stockage informatique des données patients persistance du dossier papier Ü La cohabitation DPP / DPI mérite une analyse spécifique. stratégie => dossier de référence organisation associée 2
  • 4. DPI / DPP : notions de base Le « zéro papier » n’est pas une fin en soi objectif : une information unique fiable partageable L’information peut prendre 2 formes : o figée papier ou numérisée => non exploitable o donnée vivante (base de données) => exploitable 3
  • 5. Les situations de cohabitation EXEMPLE : 1ère informatisation Temps Avant projet DPI 1 Déploiement : période transitoire Post déploiement 2 Cible §Période 1 : Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI §Période 2 : Cohabitation résiduelle en fin de déploiement 4
  • 6. La situation type : « Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI » Unité  de  soins  1 Unité  de  soins  2 (DPP) (DPI) PATIENT Unité  de  soins  1 Unité  de  soins  4 Unité  de  soins  3 (DPP) (DPP) (DPI) 5
  • 7. Les processus potentiellement impactés par l’informatisation • Consultation externe • Hospitalisation – Accueil du patient • Hospitalisation – Production des actes cliniques • Hospitalisation – Production des actes médico techniques • Hospitalisation – Coordination et planification • Hospitalisation – Sortie du patient • Urgences (SAU) • Exploration fonctionnelle • Gestion des identités patients • Gestion des documents médicaux • Archivage • Transfert patient Ü Liste non exhaustive, à compléter selon le contexte de votre établissement Processus internes à l’unité de soins Processus inter-unités de soins 7
  • 8. Exemple d’un processus impacté : la consultation externe 8
  • 9. Les préconisations ANAP q Identifier les situations de cohabitation DPP/DPI l’ANAP propose q Identifier les risques associés une analyse spécifique de la q Construire une démarche cohabitation q maîtriser ces risques DPP / DPI q via une analyse des processus métiers q pour atteindre les objectifs de l’informatisation objectif : une information unique fiable partageable 10
  • 10. Identification des risques Sécurité du patient Juridiques et Organisationnels administratifs 11
  • 11. Risques sécurité patient Risques liés à la sécurité du patient Origine : Conséquences : § Processus cibles non § Dispersion de l’information définis et / ou non entre les différents DPP ou appliqués DPI § Utilisation partielle du DPI § Hétérogénéité / ou du DPP incohérence des Prise en § Ressaisies incontrôlées informations charge non § Difficultés pour accéder à § Perte d’informations optimisée l’information § Rupture dans la § Difficultés pour numériser coordination de la prise en charge des documents 12
  • 12. Risques juridiques et administratifs Risques juridiques et administratifs Origine : Conséquences : § Processus cibles non § Non-conformité aux définis et / ou non exigences de la appliqués Certification § Utilisation partielle du DPI ou du DPP § Non-conformité aux obligations Situation de § Ressaisies incontrôlées règlementaires en matière de gestion des contentieux § Difficultés pour accéder à archives l’information § Difficultés pour numériser des documents 13
  • 13. Risques organisationnels Risques organisationnels Origine : Conséquences : § Processus cibles non § Cohabitation de définis et / ou non plusieurs processus non appliqués maîtrisés et parfois non définis perte de § Utilisation partielle du DPI performance ou du DPP § Rupture de la chaîne de production de § Ressaisies incontrôlées l’information mauvaise § Difficultés pour accéder à acceptation § Perte d’efficience liée à l’information une information atomisée de la solution § Difficultés pour numériser § nécessité de ressaisies des documents 14
  • 14. Les pistes de réflexion DPP vers DPI DPI vers DPP § Les moyens envisageables : § Les moyens envisageables : ü Coexistence physique ü Impression ü Numérisation ü Accès en lecture ü Saisie des données 17
  • 15. DPP vers DPI : coexistence physique Avantages Inconvénients § Aucun surcoût immédiat § Risque majeur d’incohérence § Risque de perte d’information § Recopie occasionnelle non maitrisée 18
  • 16. DPP vers DPI : numérisation § Globale / sélective § Centralisée / décentralisée (formation / matériel) Options § Synchrone / asynchrone (avant ou après) § Traitement des originaux => Coûts variables Avantages Inconvénients § Facilité d’archivage § Process nécessitant du temps § disponibilité et transmission § Information non exploitable 19
  • 17. DPP vers DPI : saisie des données § Forcément sélective Caractéristiques § Personnel spécialisé § Processus de validation à définir Avantages Inconvénients § Favorise l’interactivité et § Risque d’erreurs (ressaisie) l’exploitation des données § Nécessité de validation (information vivante) § Coûts 20
  • 18. DPI vers DPP : impression § Synchrone ou a posteriori § Fiches de transmission à paramétrer par besoin Options spécifique § Destruction des papiers édités Avantages Inconvénients § Encore indispensable pour § Consommation papier l’extérieur § Identification de l’information pertinente en amont § ne pas tout imprimer !!! 21
  • 19. DPI vers DPP : accès en lecture § Accès informatique (uniquement consultation) pour les Caractéristiques acteurs non déployés Avantages Inconvénients § Aspect pédagogique facilitant le § Impacts sur le calendrier de formation déploiement § Impacts sur le déploiement du matériel, du support utilisateur et des autorisations § Risque d’une demande d’accélération du déploiement 22
  • 20. La démarche proposée 1 – Etat des lieux et cartographie des dossiers patients 2 – Identification des processus impactés 3 – Formalisation des processus cibles avec analyse d’impacts et de risques 4 – Validation et diffusion des processus cibles
  • 21. Facteurs clés de succès L’étude de la cohabitation doit être menée de préférence en même temps que l’étude relative au déploiement du DPI Elle nécessite d’être menée par une équipe multidisciplinaire selon une approche par processus métiers Cette réflexion est un chantier à part entière qui doit être mené de manière itérative durant tout le projet. Ü l’atelier de réflexion de la prochaine campagne de revues régionales sera dédié à la cohabitation DPI / DPP 24
  • 22. L’ANAP vous propose… • Des ateliers sur le sujet lors des prochaines revues régionales : –Analyse de cas • Une capitalisation sur le sujet : –Bonnes pratiques –Eléments méthodologiques 25
  • 23. Merci de votre attention Dr Philippe Manet Philippe.Manet@anap.fr 26