La technologie n'est efficace que par son intégration dans la culture de l'espace de travail. On notera avec intérêt que seul un tiers des dirigeants d'entreprise déclare encourager activement une atmosphère d'agilité. Les RH ont un rôle important à jouer pour renforcer la culture de l'agilité en aidant l'entreprise toute entière à répondre rapidement aux besoins des clients et des employés. Les programmes d'automatisation des processus réussis nécessitent le support des RH avec des pratiques de gestion du changement efficaces et des formations pour favoriser l'adoption des nouvelles technologies par les employés.

1. Introduction à
l'automatisation
des processus
Ressources humaines
Un guide complet pour
maximiser l'efficacité dans les
ressources humaines à l'aide de
l'automatisation des processus
documentaires

2. 02 Ricoh – Introduction à l’automatisation des processus - Ressources humaines
L'association canadienne des professionnels en ressources humaines (HRPA) a
rapporté dans une étude de 2017 que 52 % des professionnels des RH étaient
convaincus qu'il était improbable que leurs organisations adoptent l'intelligence
artificielle dans leurs services dans les cinq années à venir. Néanmoins, dans la
plupart des entreprises, les ressources humaines sont un des services gérant le plus
de documents. Les RH et l'automatisation ayant pour objectif de permettre aux
employés de travailler plus intelligemment, de leur libérer du temps et de les aider à
réaliser de meilleures performances, les RH devraient être un des premiers services où
les entreprises mettent en œuvre l'automatisation et les technologies d'intelligence
artificielle.
Malgré l'adoption rapide des technologies
numériques dans l'espace de travail, les documents
restent au centre de bon nombre de processus
d'entreprise. Ceci est particulièrement vrai pour les
services de RH où les contrats, les comptes rendus
de recrutement et les analyses des performances
sont tous d'une importance capitale. Mais les RH,
tout comme les autres services, doivent suivre le
rythme toujours plus rapide de la vie d'entreprise en
permettant d'accéder à tout moment et en tout lieu
aux informations stockées en sécurité. Dépendant
de la direction, l'acheminement et l'approbation des
documents papier ralentissent ces processus, ce qui
nuit considérablement à l'agilité et à la rapidité de
l'entreprise.
Les contrats de travail, les vérifications de références,
les comptes rendus d'embauche et de départ et
les analyses de performance font tous partie des
attributions des RH et ils nécessitent tous des volumes
conséquents de données sensibles. Les flux de travaux
automatisés permettent d'améliorer l'efficacité et
la précision de ces tâches répétitives, tout en aidant
les services de RH à rester en conformité avec la
réglementation sur les données et à améliorer les taux
de satisfaction des employés.
La digitalisation de ces processus nécessitant
beaucoup de documents au sein des services
de RH fournit la plate-forme parfaite pour une
transformation numérique plus vaste. Elle offre une
fondation efficace pour la mobilité des informations à
travers l'entreprise, ce qui apporte plus de précision,
d'efficacité et de satisfaction des employés. De
nombreuses PME distribuent encore les documents
de RH, tels que les analyses de performance, les kits
de nouvel arrivant ou les contrats de travail de façon
manuelle dans l'organisation. Cette approche peut
mener à des documents perdus ou incomplets, des
retards et des données manquantes. Néanmoins de
nombreuses entreprises craignent de mettre en place
une solution technologique pour automatiser et
améliorer ces processus administratifs manuels.
En 2017, une étude commissionnée par Ricoh Europe
a permis de révéler que 59 % des employés pensent
qu'une meilleure utilisation des technologies aurait un
impact positif majeur sur leur travail. Ces employés
sont enthousiastes face à l'idée d'une plus grande
rapidité et flexibilité grâce aux nouvelles technologies :
davantage d'accès immédiat aux données (44 %),
une diminution des tâches répétitives (41 %) et une
automatisation des tâches administratives (36 %)
Les processus manuels posent un certain nombre de
problèmes : coûts de productivité d'un traitement
lent, échéances manquées et fichiers égarés. Mais à
ces problèmes s'ajoutent les risques de cyber sécurité
importants face à la mise en place du RGPD. Une
mauvaise gestion des données peut conduire à des
amendes atteignant 20 millions d'€ ou jusqu'à 4 %
du chiffre d'affaires annuel mondial.
80%
des employés ont cité l'augmentation
de l'efficacité des processus d'entreprise
comme un facteur très important pour
promouvoir la digitalisation

3. 03 Ricoh – Introduction à l’automatisation des processus - Ressources humaines
Pour le service des RH, un processus de gestion
documentaire rationalisé commence généralement
par l'indexation et l'archivage des données. Ceci
aide les entreprises à garantir la conformité avec les
réglementations et permet des audits exhaustifs. En
réduisant le temps que le personnel doit consacrer
aux tâches administratives, la digitalisation leur
libère du temps pour apporter plus de valeur
ajoutée à l'entreprise. 80 % des employés ont cité
l'amélioration de l'efficacité des processus d'entreprise
comme un facteur important pour la promotion de la
digitalisation, mais aussi la garantie de la conformité
réglementaire et la réduction des coûts d'exploitation.
Certaines des demandes les plus pressantes
qui mènent aujourd'hui les entreprises à une
transformation sont les demandes des employés,
notamment en matière d'augmentation de la
flexibilité de l'espace de travail. Les employés
attendent de plus en plus de leurs employeurs
pour répondre aux besoins de leurs styles de travail
individuels. Les processus RH automatisés aident les
entreprises à gérer les employés de manière efficace
et flexible. La demande en la matière est claire. Notre
étude de marché a révélé que 52 % des employés
disent que leurs employeurs ne répondent pas aux
besoins des différentes générations dans l'espace
de travail. Les outils de flux de travaux automatisés
garantissent que les collaborateurs puissent accéder
aux informations de l'espace de travail où et quand ils
en ont besoin. Cela permet d'améliorer l'efficacité, la
loyauté et le NPS des employés.
La technologie n'est efficace que par son intégration
dans la culture de l'espace de travail. On notera avec
intérêt que seul un tiers des dirigeants d'entreprise
déclare encourager activement une atmosphère
d'agilité. Les RH ont un rôle important à jouer pour
renforcer la culture de l'agilité en aidant l'entreprise
toute entière à répondre rapidement aux besoins
des clients et des employés. Les programmes
d'automatisation des processus réussis nécessitent
le support des RH avec des pratiques de gestion
du changement efficaces et des formations pour
favoriser l'adoption des nouvelles technologies par les
employés.
Compte tenu de son importance stratégique au sein
de l'entreprise, le service des RH est l'endroit idéal
pour débuter le parcours vers l'automatisation et la
digitalisation. Voici quelques-uns des avantages et
résultats stratégiques découlant des flux de travaux
automatisés et du stockage numérique.
52%
des collaborateurs disent que leurs
employeurs ne répondent pas aux
besoins des différentes générations dans
l'espace de travail

4. 04 Ricoh – Introduction à l’automatisation des processus - Ressources humaines
Bénéfices stratégiques des processus documentaires
personnalisés
Réduisez les dysfonctionnements et
les erreurs humaines
Le traitement manuel des processus mène
inévitablement à des dysfonctionnements et des
erreurs. Il y a toujours un risque que des contrats et
des informations de paie sensibles soient envoyés
à la mauvaise personne, que des dates butoirs
contractuelles soient manquées, que des primes
soient retardées ou des employés soient frustrés
par des informations perdues. Les processus
automatisés éradiquent ou minimisent la probabilité
d'une erreur dans les processus RH, permettent
d’accélérer l'acheminement des documents et aident
les employés à valider les documents une fois que
ces derniers atteignent leur destination. Le service
de gestion des Dossiers de ressources humaines
de Ricoh gère toutes les formes de fichiers RH,
des contrats et des pensions jusqu'aux assurances
santé et aux primes. Les informations sensibles sont
stockées minutieusement et restent immédiatement
consultables, permettant ainsi de plus facilement
répondre aux demandes, approuver des documents et
minimiser les erreurs.
Optimisez les processus pour
améliorer la satisfaction des
employés
Indépendamment de la réduction des coûts et les
bénéfices en termes de productivité, l'accélération
de la numérisation joue un rôle majeur dans le
recrutement et l'embauche de collaborateurs à
haute valeur ajoutée. 62 % des employés européens
estiment que les meilleures entreprises aujourd'hui
investissent énormément dans les nouvelles
technologies. Aujourd'hui les collaborateurs
souhaitent avoir accès à plus d'informations, plus
rapidement qu'avant et grâce à un large éventail
d'appareils et d'applications, s'ils veulent exploiter au
mieux leurs capacités. Les employeurs partagent eux
aussi largement cette ligne de pensée : 70 % d'entre
eux considèrent que les technologies des espaces de
travail favorisant la productivité sont cruciales pour
la capacité de l'entreprise à se développer. De plus,
64 % considèrent que les technologies de gestion
des documents auront un impact positif majeur sur la
façon dont l'entreprise fonctionne. L'automatisation
de la gestion des dépenses est le domaine idéal pour
commencer puisqu'elle apporte de la cohérence
et de la rapidité à un processus réputé frustrant et
particulièrement lent pour les employés. La solution
de gestion des dépenses de Ricoh diminue le risque
de fraude, rapproche automatiquement les données
de dépenses détaillées et minimise le temps perdu par
les employés avec des processus internes.
Améliorez l'accès aux informations
et simplifier le back-office
Les activités de routine peuvent être simplifiées et
une série d'étapes au sein de chaque processus
automatisé peut être configurée pour assurer la
cohérence, l'exécution et l'efficacité. Ces avantages
de back-office sont amplifiés lorsque leurs résultats
se ressent dans de multiples services et fonctions
de l'entreprise, ce qui est directement le cas pour
les ressources humaines. En d'autres termes, si
les employés d'une entreprise peuvent bénéficier
d'un accès plus rapide à des informations de RH
indispensables, alors la productivité monte en flèche.
Le service de gestion de contrats de Ricoh simplifie
efficacement la recherche et la consultation de
documents. Cette solution apporte plus de flexibilité
et de contrôle aux employés qui peuvent facilement
rechercher et stocker des documents essentiels de
manière sécurisée.

5. 05 Ricoh – Introduction à l’automatisation des processus - Ressources humaines
Assurez la continuité de l'entreprise
Avec une économie en évolution permanente, la
continuité au sein de votre entreprise est essentielle
pour vous assurer une réussite à long-terme. Grâce
aux flux de travaux numériques, les copies et les
sauvegardes peuvent être facilement créées et
enregistrées. Ce processus permet non seulement
de réduire les coûts de stockage mais également
de réduire les risques de perte irréversible des
données en cas d'incident sérieux ou de catastrophe
climatique. En utilisant le stockage numérique pour
créer des sauvegardes de données et faciliter les
accès multiples, les entreprises peuvent améliorer la
disponibilité des informations dans l'ensemble de
l'entreprise.
Assurez la conformité réglementaire
Avec une disponibilité accrue vient une responsabilité
accrue. Les processus automatisés fournissent
aux entreprises des systèmes de conformité
manifestes. Les systèmes en toute transparence
et auditables sont des composants majeurs dans
la confidentialité des données et les règlements
relatifs à la protection. Et cela est particulièrement
vrai pour les entreprises à qui sont confiées des
données sensibles et des informations personnelles
identifiables. Les règlementations telles que le RGPD
imposent aux entreprises d'être responsables pour les
informations qu'ils possèdent, et ce à tout moment.
La capture de toute donnée pertinente telle que
la dernière heure et date d'accès, de modification,
de partage ou d'impression d'un fichier ou encore
le nom de l'utilisateur ayant effectué l'une de ces
actions, peut être cruciale pour démontrer une piste
d'audit visible. Cependant, il est tout simplement
impossible de réaliser ce genre d'action au sein de
nombreuses entreprises possédant des systèmes
manuels. La mise en place d'un système de flux de
travail automatisé facilite grandement les audits
internes et externes et les examens des politiques en
matière de données des entreprises. La solution de
gouvernance documentaire de Ricoh permet de gérer
efficacement l'accès et l'activité des utilisateurs en
matière d'informations sensibles en configurant des
exigences d'authentification conformes aux directives
internes. Outre la réduction des coûts opérationnels,
cette solution aide les services de RH à atteindre les
objectifs de sécurité, de durabilité et de conformité.
Minimisez les données non
structurées
La capacité à transformer automatiquement les
documents papiers et les informations saisies
manuellement en fichiers numériques est essentielle
dans le monde des affaires. Les entreprises
accumulent naturellement une grande quantité de
données non structurées à travers leurs opérations
ordinaires. Les entrées manuelles ne capteront
qu'une fraction de ces données. Sans compter la
menace des sanctions règlementaires, les entreprises
passent à côté d'une importante source de revenus
en laissant échapper ces données sur le net. Les
données sont le moteur d'une entreprise moderne
et peuvent communiquer sur tous les aspects des
opérations de celle-ci. En investissant dans les
processus de flux de travail, les entreprises peuvent
stimuler la productivité et améliorer la prise de
décision à travers leur entreprise en transformant les
données non structurées et perdues en une veille
stratégique précieuse. Les services de numérisation et
d'archivage gérés de Ricoh visent à faciliter la vie des
collaborateurs en les libérant du fardeau de la gestion
des documents et des informations. Ces solutions
sont modulables, conviviales et mobiles et favorisent
considérablement la collaboration et la productivité.

6. 06 Ricoh – Introduction à l’automatisation des processus - Ressources humaines
Analyse des gros volumes de
données
Poser les bases pour les outils d'automatisation
des processus est incroyablement utile pour mieux
connaître les données que vous possédez en tant
qu'entreprise. Comme mentionné plus haut, les
données non structurées peuvent être extrêmement
utiles si elles sont collectées, analysées et utilisées
efficacement. La même chose est particulièrement
vraie pour n'importe quelle réserve de données
au sein du service RH. La numérisation et
l'automatisation de la collecte et du traitement des
données permettent de transformer ces réserves
en plates-formes de données intelligentes pouvant
être utilisées par l'ensemble de l'entreprise. Avec
un système d'automatisation du flux de travail en
toute transparence, il devient beaucoup plus simple
de repérer les éléments inefficaces dans les flux de
travaux où des ralentissements surviennent.
RSE et impact environnemental
Les services de gestion automatisée de documents
permettent aux entreprises d'améliorer l'efficacité
énergétique, la conservation des ressources et le
bien-être des employés tout en étant en phase
avec les objectifs de viabilité des entreprises. La
numérisation offre aux entreprises une opportunité de
témoigner de leur impact positif sur l'environnement.
Les entreprises modernes produisent un nombre
incroyable de documents. Ces documents peuvent
nécessiter énormément d'énergie s'ils sont
imprimés. Numériser et automatiser les processus
permet naturellement de minimiser cet impact
environnemental, tout en contribuant aux objectifs de
développement durable.
Étude de cas :
L'Agefiph est un organisme de service public français qui favorise l'intégration des personnes
handicapées dans l’environnement de travail. L'Agefiph gère chaque année plus de 30 000 déclarations
obligatoires d'emploi handicapé qui peuvent chacune comporter jusqu'à 20 pages. Ricoh traite et
enregistre toutes les déclarations pour cet organisme. Pour garantir l'intégrité des données et protéger
les informations d'emploi confidentielles, les documents sont traités au sein d'un centre de données
accrédité ISO/IEC 27001. Grâce aux services automatisés et numérisés, l'Agefiph est en mesure de
collecter les paiements plus rapidement et de réduire les frais de traitement. La visibilité est elle aussi
améliorée puisque les sociétés peuvent consulter leurs déclarations en ligne, ce qui réduit le volume de
demandes.

7. 07 Ricoh – Introduction à l’automatisation des processus - Ressources humaines
Alors, où débuter avec l'automatisation des processus ?
L'automatisation de processus consiste en la simplification du flux d'information - saisie, gestion et transformation, et son
utilisation. Les services de gestion des processus de Ricoh débutent par une évaluation de la circulation des informations au sein
de votre entreprise. Ricoh vous aide ensuite à reconcevoir et mettre en oeuvre un ensemble de processus d'entreprise amélioré qui
reflète les besoins uniques de votre organisation.
Les nouvelles applications et technologies sont uniquement efficaces si elles s'intègrent dans votre environnement de travail
actuel. Les services de gestion des processus Ricoh créent la meilleure combinaison possible entre les applications d'entreprise, les
technologies innovantes et les processus pour lesquels ils existent. En définitive, l'objectif est de réduire les coûts, la perte de temps
et de minimiser les risques tout en améliorant les services fournis aux clients.
Entrée de
documents
Traitement des
documents
Sortie de
documents
Information et
documents
Vitesse
Précision
Appareils
multifonctions
Erreurs et
retards
Surcharge des
systèmes de
flux de travail
Numérisation,
Classification,
Identification,
Extraction &
Validation
Aucune
interaction
humaine
Acheminement
des documents
Accessibilité des
informations
Services
bénéficiaires
Automatisation
des tâches
répétitives

8. www.ricoh.fr
Les faits et les chiffres présentés dans cette brochure renvoient à des cas commerciaux spécifiques. Les circonstances individuelles
peuvent produire des résultats différents. Tous les noms de marque, de produit et de service sont des marques déposées et la
propriété de leurs propriétaires respectifs. Copyright © 2018 Ricoh Europe PLC. Tous droits réservés. Toute modification et/ou
adaptation et/ou reproduction, en partie ou en intégralité, et/ou insertion dans d'autres travaux de la présente brochure, de son
contenu et/ou de sa mise en page sans l'accord écrit de la société Ricoh Europe PLC est interdite.
Ricoh offre des services d'automatisation des processus qui peuvent améliorer la
manière dont votre service de RH collabore et partage les informations avec le reste de
l'entreprise. L'infrastructure centrale de votre entreprise, les outils que vos collaborateurs
utilisent, votre façon de communiquer : les services Ricoh connectent vos employés et
vos clients à la bonne information, au bon moment et au bon format, peu importe où
elle se trouve. Découvrez comment votre service de RH peut tirer profit des solutions
de flux de travail en commençant à utiliser les informations plus efficacement et en
endossant un rôle stratégique dans l'avenir de votre entreprise.
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