Entretien en ligne via Skype (version jury) est un document de support présenté par Joke Bauwens du Ministère des finances de Belgique à l'occasion du séminaire virtuel organisé par SIGMA le 21 juillet 2020.

1. ENTRETIENS EN LIGNE VIA SKYPE
(VERSION JURY)

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Cher collègue,
Bientôt, vous serez assesseur pour un entretien. Cet entretien sera organisé via Skype. Le
déroulement d'un tel entretien est quasi identique à celui des entretiens physiques. Il existe
néanmoinsquelquesdifférencesetcertainesdispositions àmettreenplaceaupréalable.Nousallons
les expliquer plus en détail.
Parcourez-les attentivement. De cette façon, vous ne serez pas confrontés à de mauvaises surprises
et tout se passera au mieux. Les actions les plus importantes à effectuer sont :
1) Tester l’appel vidéo avecSkype Entreprise
2) Signer le code déontologique pour assesseurs et le renvoyer au gestionnaire du dossier

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AVANT LE JOUR DE L’ENTRETIEN
1. Chaque sélection est accompagnée d'une fiche d’évaluation (PV) et d'un code déontologique pour
les assesseurs. Le PV sera signé le jour de l'entretien alors que le code déontologique doit être signé
àl’avanceetrenvoyéauprésident/gestionnairedudossier.Poursavoircommentprocéder,consultez
larubriqueSignaturedesdocuments. Lecodedéontologiqueestannexéàl’invitation del’entretien.
2. Les appels sont effectués au moyen d'un appel vidéo via Skype Entreprise lié à votre compte
professionnel. Pour que tout se passe au mieux, nous vous demandons de tester au préalable un
appel vidéo Skype. Vous trouverez un guide sur comment effectuer un appel vidéo sous Test - Skype.
Assurez-vous que votre microphone et votre caméra soient allumés.
Nous essayons simplement d'obtenir une meilleure vision du candidat. Les images vidéo aident à
mieux communiquer. Donc aucune inquiétude à avoir. La conversation ne sera pas enregistrée. En
effet, nous n'aimons pas non plus être filmés à notre insu.
INTERVIEW
JUSTE AVANT L’ENTRETIEN
• Prêt ? Partez ! Essayez de vous connecter sur Skype Entreprise lié à votre compte professionnelau
moins 5 à 10 minutes avant l'heureconvenue.
• Nous essayons de respecter le timing autant que possible, mais un problème technique ou un appel
précédent durant plus longtemps que prévu peut toujours survenir. C’est pourquoi nous vous
demandons d’être patients
• Assurez-vous d’être au calme (dans une pièce séparée) où vous ne serez pas dérangé pendant la
durée de l'appel. Nous sommes certains que vos enfants ou vos animaux domestiques sont
amusants et drôles mais nous préférons nous concentrer sur ce que le candidat a à dire pendant
l’entretien
• Vous pourrez consulter les CV juste avantl’entretien.
• Assurez-vous d'avoir du papier et un crayon à portée de main pour prendre des notes. Préférez-vous
utiliser votre ordinateur pour prendre des notes ? Cela ne pose évidemment aucun problème.
Attention : Vos notes et les CV sont strictement personnels et ne peuvent être utilisés que dans le
cadre de la sélection concernée et ne peuvent être diffusés (voir également le code déontologique).

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L’INTERVIEW
• Le lien se trouvant en bas dans l'invitation vous permet de participer à la réunion. Ce lien vous renvoie
vers une page web et/ou ouvre automatiquement Skype. Essayez d'ouvrir le lien dans un autre
navigateur si Skype ne s’ouvre pas.
• Il est possible que vous soyez d'abord placé dans une sorte de salle d'attente virtuelle ou que vous
soyez connecté en premier. Dès que tous les membres du jury seront présents, le président
expliquera brièvement le déroulement de l'entretien.
o 5 à 10 min de discussion préalable (sans le candidat)
o Le président ajoute le candidat à l'entretien
o L'entretien lui-même dure environ 30 à 45 minutes et porte sur la motivation et les
compétences décrites dans le profil.
 Réfléchissez au préalable à ce que vous pensez être important dans cette fonction
et à ce sur quoi vous voulez vous concentrer en matière de motivation.
o L'évaluation durera environ 10 minutes (sans lecandidat)
Pour info : À la fin de l'entretien, le candidat quitte l'entretien. Lorsqu'il tente de se joindre à la réunion, il
est automatiquement placé dans une salle d'attente virtuelle.
Remarque : La technologie présente parfois des failles. Si la connexion est perdue pendant l'entretien,
nous essaierons de la rétablir pendant 10 minutes.
Si cela ne fonctionne pas, vous recevrez un message indiquant que l'entretien est terminé. Nous
essaierons ensuite de poursuivre l'entretien à un autre moment. Le gestionnaire du dossier vous tiendra
informé à ce sujet.
APRÈS L’ENTRETIEN
• Au cours de l'évaluation, le président partagera son écran pour examiner les indicateurs et attribuer
ensemble une note.
• Après l'évaluation de tous les candidats, les membres du jury signeront la fiche d’évaluation (voir
aussi le point Signature des documents).

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TEST - SKYPE
Pour que tout se passe le mieux possible, nous vous demandons de tester au préalable un appel vidéo Skype.
Vous pouvez le faire en allant dans les paramètres >> périphérique audio/vidéo.
Lorsque vous parlez, si vous
voyez la barre bouger, tout
fonctionne parfaitement
Voici votre image. N'oubliez
pas d'allumer votre caméra
Bien entendu, vous pouvez également tester un appel vidéo avec un collègue. En cas de problème, veuillez
contacter le service desk ICT.

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SIGNATURE DES DOCUMENTS
Nous vous invitons à déjà signer le code déontologique joint à la convocation de l'entretien pour vous
entrainer.
- Ouvrez le fichier PDF avec “Adobe Acrobat ReaderDC”
- Cliquez sur “Outils” en haut ou “Autres outils” à droite
- Cliquez sur “certificats”

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Assesseur
Votre nom
- Cliquez sur “signer numériquement”. Un pop-up apparait. Cliquez sur OK.
- Utilisez le curseur pour dessiner la case où vous voulez placer la signature.
- Sélectionnez les données correctes (Authentication/signature ; ID numérique Windows ; Citizen avec
la date d'expiration correspondant à la date d'expiration de votre eID), insérez votre eID dans le
lecteur de carte de votre PC et cliquez sur “continuer”.

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Votre nom
Votre nom
- Dans le cas de la signature du PV : Cliquez sur “signer” sans verrouiller le document. Si vous verrouillez
le document, les autres membres du jury ne pourront plus le signer. Le président, qui signera en
dernier, verrouillera ce document.
Dans le cas de la signature du code déontologique : Cliquez sur ‘signer’ et verrouillez le document
après l’avoir signé.
- Un pop-up apparait. Enregistrez le documentsigné.
- Introduisez le code pin de votre eID quand cela est requis.
- Validez toutes les signatures à l'aide du bouton situé en haut.
- Renvoyez le document signé à l’autreassesseur/président.