Automatisation des processus robotises introduction pour non techniciens

1. Robotic Process Automation
(Automatisation des processus robotisés)

2. RPA : comme si un robot (invisible) était assis
derrière l'ordinateur…
Reproduit le travail d’utilisateurs humains, à travers
des applications logicielles
Utilise les fenêtres et les champs (= interface
utilisateur ou UI) des applications existantes
Pas de programmation requise  réalisation plus
rapide
Les « robots logiciels » simulent des frappes et des clics
manuels, leur permettant d’exécuter des actions et la
logique business dans des applications
La RPA automatise des (parties de) processus
business exécutés sur le PC

3. Processus « Traitement de PDF concernant
des faillites »
Des listes du FFE sont envoyées au format PDF au
service Contrôle de l’ONSS
Pour tous les dossiers (mensuellement 500 à
700), il faut :
À chaque étape sont introduites les métadonnées
nécessaires (dates, numéro BCE…)
En moyenne 600 docs à raison de 5 minutes
de travail par doc  50 heures/mois
créer un « case » dans « EDE » ;
ajouter le document ;
approuver et distribuer le document.

4. PDF Faillite : POC opérationnel
Robot fonctionne efficacement et correctement
Problèmes avec les gros volumes de documents
Génère des erreurs après 50 à 100 documents
Le système cible peut-il être surchargé ?

5. Comment
fonctionne
la RPA ?
L’intégration au niveau des utilisateurs
(de l’interface utilisateur) ne requiert pas
d'intégrations sous-jacentes de logiciels
existants  pas de développement traditionnel
Le script (ou la recette) d’un processus est
créé par l’IT (ou parfois des utilisateurs
intensifs) avec l’outil RPA (souvent graphique)
Le robot peut ensuite exécuter cette « recette »
répétitivement
Pas de véritable intelligence présente : le
robot ne réfléchit pas et n'apprend rien, mais
se contente d’appliquer des instructions
Est souvent qualifié « IA incluse »
(RPA cognitive)

6. Plus-value
Coût de développement initial faible
Seuls les sous-processus entièrement structurés
doivent être automatisés (pas de réflexion, pas d'IA)
Retour sur investissement (RSI) positif possible en
cas de gros volume ou de longues tâches, lorsque
le processus et le logiciel sous-jacent sont assez
stables
Ex. : coût de développement de 10 jours ;
économie de 4 jours de travail par mois
Solutions temporaires également : en l’attente
d’une automatisation/intégration plus robuste avec
le développement traditionnel

7. Reprise du travail humain ?
Le robot peut également fournir un soutien
(reprise seulement partielle d’un processus ou
demande occasionnelle d’un apport humain)
Impact
sur
l’humain
Dans le futur, la RPA sera de plus en plus intégrée dans les suites
logicielles générales de gestion et de soutien de processus (BPMS)
Oui, mais surtout le travail rébarbatif, répétitif
Des ressources humaines sont libérées pour se concentrer
sur leurs tâches essentielles

8. Autres cas
« notification de contrainte » :
extraire des données de l’EDE et les
enregistrer dans une autre application
RSI positif possible
(40K / an ; 2’30” par cas)
ONSS (service juridique)
Application web dans le cadre du projet
européen EESSI
Copier-coller de données entre les
applications et RINA
Cas potentiel détecté, à l’étude
RINA

9. Critères pour opter pour la RPA
Conditions que le processus à automatiser doit remplir
pour la RPA
Très gros : automatisation traditionnelle préférable
Très petit : RSI probablement inintéressant, malgré le
moindre coût de développement
Volume moyen
Sinon pas automatisable avec la RPA
Processus répétitif et structuré (≈ « bête »)
Roadmap pour des modifications substantielles du processus ou des
applications sous-jacentes (automatisation traditionnelle incluse) non
immédiate (1 à 3 ans, voire plus)
Applications sous-jacentes relativement stables et
processus relativement stable
Viser un faible coût de maintenance durant la durée de vie
Ex. : applications héritées!

10. Gouvernance de la RPA
L’IT doute de l’intérêt de la RPA, mais le business y voit une plus-value
IT : « La RPA est un bricolage temporaire. Il est préférable de programmer
quelque chose bien intégré qui tourne en arrière-plan »
Business : « Nous voulons nous débarrasser de cette tâche et obtenir
rapidement un retour sur investissement positif »
Maintenance & gestion des scripts RPA
Quid en cas de changements dans l’application sous-jacente ?
 plutôt RPA sur le serveur (machines virtuelles avec Windows +
applications nécessaires + robot RPA)
Rôle des utilisateurs finaux?
Qui démarre le robot ? IT ? Utilisateur ? Automatiquement ?
Qui peut construire des robots ? Uniquement l’IT ou aussi les
utilisateurs intensifs (« power users ») ?
Difficile sur les stations de travail des utilisateurs finaux en cas de grande
prolifération des robots

11. Waarvoor gebruiken we AR?
Gouvernance de la RPA
Les robots doivent également s’identifier, comme les utilisateurs
finaux
Qui est responsable des actions du robot ?
La station de travail de l'utilisateur reste ouverte lorsque la RPA
fonctionne  RPA de préférence sur le serveur
Quid de la sécurité des scripts RPA ?
RPA

12. Gouvernance de la RPA
De nombreuses applications imposent l'utilisation de l'eID
Un serveur est-il possible?
Est-il possible d’adapter les policies pour permettre aux robots (dans
un environnement protégé) de s’identifier sans eID ?

13. Conclusion
La RPA automatise des processus structurés en
sus de l'interface utilisateur
Un développement rapide peut conduire à des
gains rapides et à un bon retour sur
investissement
Points d'attention importants concernant la
gouvernance et la maintenance
Critères pour opter pour la RPA : idéalement
des processus avec un volume moyen de travail
répétitif

14. Merci !
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