Récapitulatif de l'organisation du projet Burkina Audio +, par fonctions, tâches et responsables. Un appel aux compétences est lancé: tout rotarien du District 1670 souhaitant s'investir dans le projet est invité à nous contacter.

1. Robert Héline 22/10/2013
Burkina-Audio +
Organisation du comité de pilotage
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chacune de ces fonctions sera assumée par un responsable principal mais également suivie par un
responsable adjoint capable de le remplacer au pied levé (ce qui suppose une information régulière de l’un
vers l’autre) en cas d’indisponibilité passagère ou durable pour des raisons de santé ou de mobilité
professionnelle, car il s’agit d’un projet qui va durer 5 ans
chaque responsable de fonction peut se faire aider si nécessaire en particulier par son remplaçant
éventuel
Coordination générale : responsable = Robert Héline, adjoint = ?
 constitution de l’équipe de gestion du projet
 définition et suivi du planning d’avancement des tâches de chaque fonction
 approbation des demandes d’engagement et de paiement avant leur mise en œuvre
Relations avec la fondation Rotary, le district 9101 et le club de Bobo Dioulasso : responsable = Robert Héline,
adjoint = ?
 rédaction et présentation de la demande de subvention mondiale
 réponse aux questions de la fondation
 encaissement de la subvention
 fourniture des rapports périodiques
Constitution et animation de l’équipe des formateurs : responsable = Gilbert Josson, adjoint = Mathieu Loiseau
 contact avec les formateurs potentiels et sélection
 définition du plan de formation
 constitution des équipes pour chaque intervention
 pilotage sur place de l’équipe d’intervention
 rédaction des rapports au retour des interventions
Organisation logistique des interventions et des transports : responsable = Manuella Eyoum, adjoint = ?
 fixation des dates en liaison avec l'IJSF et le club de Bobo Dioulasso
 information des participants désignés par Gilbert
 réservation des billets d’avion
 réservation des hébergements éventuels à Ouagadougou
 vérification du respect des contraintes (date des vaccinations, passeport, etc.)
 négociation des meilleures conditions de transport
 voyageurs : en liaison éventuelle avec le RITS (service des transports du Rotary international)
 marchandises : en direct avec les compagnies
Communication : responsable = Anne Lise Bighinatti, adjoint = ?
 définition de la communication nécessaire, instantanée ou pérenne avec :
 les clubs participants
 le district 1670 et le district 9101
 les rotariens français ou étrangers
 les sponsors (particuliers ou sociétés)
 conception et réalisation des moyens de diffuser cette information:
 site Internet
 plaquettes de présentation pour les dons
 réunions d’information
 diffusion de la communication par ces moyens

2. Recherche de financements complémentaires : responsable = ?, adjoint = ?
-auprès des fondations et grandes entreprises :
 identification des fondations et entreprises françaises (dans un 1er temps) susceptibles d'être intéressées par
notre initiative en raison de la spécificité de leurs activités ou de leur dimension importante
 mise au point d'un courrier type et des éléments d'accompagnement
 acheminement des courriers
 suivi pour éventuelle relance, organisation du contact, et exploitation ultérieure
-auprès des audio-prothésistes (et ultérieurement des orthophonistes)
 identification des audio-prothésistes implantés sur le territoire des clubs qui participent (nom, adresse, email, téléphone)
 élaboration, avec Gilbert Josson, d'une liste finale à contacter
 conception d'un message et des éléments d'accompagnement
 proposition au Rotary club le plus proche de contacter les audio-prothésistes de cette liste sur son territoire
(en lui remettant le courrier et la documentation prévue)
 suivi des prises de contact
Sollicitation d'établissements d'enseignement pour des projets pédagogiques et des parrainages de classes ou
d'élèves de l'IJSF : responsable = ?, adjoint = ?
 affinement de la méthodologie initialement proposée aux clubs du D 1670
 synthèse des réactions des écoles déjà prospectées
 nouvelle proposition de méthode aux clubs
Flux de trésorerie, comptabilité, et contrôle budgétaire : responsable = Claudie Robert, adjoint = François
Morchain, trésorier de ADIVAL 1670 et commissaire aux comptes de ACRODI
 encaissement des fonds en provenance des clubs et districts participants, ainsi que de la fondation Rotary et
des mécènes divers
 règlement des dépenses (sur bon à payer d’un responsable)
 placement de trésorerie
 tenue des comptes
 contrôle de gestion (respect des enveloppes de recettes et dépenses, en montant et en timing)
Commissariat aux comptes : responsable = ?, adjoint = ?
 mission très légère car limitée à l'ensemble des mouvements et écritures comptables de l'opération, mais
qui est nécessaire si l'on désire solliciter à distance des dons par écrit ou internet
Négociation avec les différents fournisseurs d’équipements ou services : responsable = ?, adjoint = ?
 pour chaque type de dépenses d’un montant important ou selon des modalités complexes nécessitant une
ultime négociation
Conseil juridique et fiscal : responsable = Jean-Pierre Durieux, adjoint = ?
 optimisation du régime fiscal concernant la TVA des équipements destinés à être exportés
 démarches auprès des autorités diplomatiques du Burkina en France pour solliciter une exonération de
droits de douane
 conseil quant aux précautions à prendre au plan juridique pour que l’attribution à l’IJSF de la propriété des
équipements: que celle-ci soit bien respectée pendant l’internat des jeunes sourds, et que ces derniers ne se
séparent pas de leur appareil à leur départ de l’institut
 conseil quant à la formalisation du parrainage d’un ou plusieurs enfants par les établissements français qui
participeront à l’opération dans le cadre de projets pédagogiques