1. Publipostage avec OpenOffice

J.-François Rossel

2. Rappel

Le 22 juin 2009 j'avais présenté le même
sujet, mais c'était avec Word et Excel.

Vous retrouvez le sujet sur le blog des CAID,
sous souvenirs des lundis ou sous
http://www.slideboom.com/presentations/776
24/Publipstage

3. Première étape

Il faut commencer par créer une base de
données.

C'est elle qui contient les données variables
d'une lettre publipostage, telles que les
noms, prénoms, adresses etc.

4. Voici notre base de données

5. 1)Aller sur Fichier
2)Nouveau
3)Classeur
Variables d'adressage
Quand vous êtes sur votre document OpenOffice calc, c'est là que vous devez définir quels
sont vos variables pour votre publipostage.
Dans l'exemple qui nous occupe nous trouvons les éléments suivants :

Civilité (qui définit si c'est un Monsieur ou une Madame)

Le prénom

Le Nom

L'adresse

Le n° postal

La localité

Le pays (pas nécessaire si nous envoyons dans le même pays)
Ces éléments sont indispensables pour l'adressage des lettres

6. Variables dans le contenu

Les variables utilisées dans l'exemple sont
− Qualif, qui définit la forme utilisée pour les
salutations par exemple,
− Rdv, est le lieu où nous donnons rendez-
vous à la personne concernée
− Et enfin l'heure à laquelle le rendez-vous
est fixé à l'endroit désigné

7. Sauvegarde du document

La base de donnée ainsi créée doit être
sauvegardé dans un endroit facile à
retrouver, pas que vous soyez obligé de faire
de longues recherches.

Dans notre exemple il est sauvegardé sous
« Participants.ods »

8. Créer le document texte

Ici vous devez :
− soit créer un document texte qui servira de
base de lettre
− soit utiliser un document que vous avez
déjà enregistré tel qu'un modèle de lettre

Quand votre document est créé ou ouvert
nous allons procéder comme ceci

9. Procédure
1)Quand le document est ouvert
1) Cliquer sur « Affichage »
2) Cliquer sur « Source de données »
3) A ce moment apparaît le plan de travail
suivant :

11. Construction du document

A ce niveau il faut « déposer » les éléments
de la base de données dans la lettre de
publipostage
1. On va d'abord remplir la zone d'adresse
1. Cliquer sur « Civilité » puis glisser à
l'endroit prévu à cet effet dans votre
document
2. Ainsi de suite jusqu'à ce que la zone
d'adresse soit remplie à votre convenance

13. Zone de texte

Cette zone sera remplie en fonction des
besoins.

C'est ici que vous introduisez des variables
soit de rendez-vous, d'heure, de place dans
un aurocar etc...

Alors vous écrivez votre document et à
chaque endroit précis selon votre texte, vous
cliquez sur par exemple « Rdv » et le glissez
au bon endroit.

14. Finalisation

En restant sur le document, vous cliquez :
1) Outils
2) Assistant publipostage
3) Ensuite vous cliquez sur suivant jusqu'à
« Enregistrer, imprimer ou envoyer le
document »
4) Vous cliquez sur imprimer et le travail est
terminé.

15. Et les étiquettes ?

Vous connaissant, j'imagine que vous
aimeriez bien savoir comment faire ?

16. Eh bien c'est la même chose !

Sauf que l'on doit ouvrir :
1) Fichier
2) Nouveau
3) Etiquettes

Ensuite il faut construire son document de
base

17. On utilise les mêmes éléments

La base de données peut être la même

Dans le menu étiquettes on va rechercher en
l'occurence « Participants »

Ensuite il suffit d'utiliser les champs de la
base de donées et de les mettre en ordre
pour les étiquettes

Enfin on reprend ce document et on repart
dans l'assistant publipostage

18. Alors...

19. Tout est relatif !
Merci de votre bienveillante attention.