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Présentation publipostage

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Présentation publipostage

  1. 1. Publipostage avec OpenOffice  J.-François Rossel
  2. 2. Rappel  Le 22 juin 2009 j'avais présenté le même sujet, mais c'était avec Word et Excel.  Vous retrouvez le sujet sur le blog des CAID, sous souvenirs des lundis ou sous http://www.slideboom.com/presentations/776 24/Publipstage
  3. 3. Première étape  Il faut commencer par créer une base de données.  C'est elle qui contient les données variables d'une lettre publipostage, telles que les noms, prénoms, adresses etc.
  4. 4. Voici notre base de données
  5. 5. 1)Aller sur Fichier 2)Nouveau 3)Classeur Variables d'adressage Quand vous êtes sur votre document OpenOffice calc, c'est là que vous devez définir quels sont vos variables pour votre publipostage. Dans l'exemple qui nous occupe nous trouvons les éléments suivants :  Civilité (qui définit si c'est un Monsieur ou une Madame)  Le prénom  Le Nom  L'adresse  Le n° postal  La localité  Le pays (pas nécessaire si nous envoyons dans le même pays) Ces éléments sont indispensables pour l'adressage des lettres
  6. 6. Variables dans le contenu  Les variables utilisées dans l'exemple sont − Qualif, qui définit la forme utilisée pour les salutations par exemple, − Rdv, est le lieu où nous donnons rendez- vous à la personne concernée − Et enfin l'heure à laquelle le rendez-vous est fixé à l'endroit désigné
  7. 7. Sauvegarde du document  La base de donnée ainsi créée doit être sauvegardé dans un endroit facile à retrouver, pas que vous soyez obligé de faire de longues recherches.  Dans notre exemple il est sauvegardé sous « Participants.ods »
  8. 8. Créer le document texte  Ici vous devez : − soit créer un document texte qui servira de base de lettre − soit utiliser un document que vous avez déjà enregistré tel qu'un modèle de lettre  Quand votre document est créé ou ouvert nous allons procéder comme ceci
  9. 9. Procédure 1)Quand le document est ouvert 1) Cliquer sur « Affichage » 2) Cliquer sur « Source de données » 3) A ce moment apparaît le plan de travail suivant :
  10. 10. Construction du document  A ce niveau il faut « déposer » les éléments de la base de données dans la lettre de publipostage 1. On va d'abord remplir la zone d'adresse 1. Cliquer sur « Civilité » puis glisser à l'endroit prévu à cet effet dans votre document 2. Ainsi de suite jusqu'à ce que la zone d'adresse soit remplie à votre convenance
  11. 11. Zone de texte  Cette zone sera remplie en fonction des besoins.  C'est ici que vous introduisez des variables soit de rendez-vous, d'heure, de place dans un aurocar etc...  Alors vous écrivez votre document et à chaque endroit précis selon votre texte, vous cliquez sur par exemple « Rdv » et le glissez au bon endroit.
  12. 12. Finalisation  En restant sur le document, vous cliquez : 1) Outils 2) Assistant publipostage 3) Ensuite vous cliquez sur suivant jusqu'à « Enregistrer, imprimer ou envoyer le document » 4) Vous cliquez sur imprimer et le travail est terminé.
  13. 13. Et les étiquettes ?  Vous connaissant, j'imagine que vous aimeriez bien savoir comment faire ?
  14. 14. Eh bien c'est la même chose !  Sauf que l'on doit ouvrir : 1) Fichier 2) Nouveau 3) Etiquettes  Ensuite il faut construire son document de base
  15. 15. On utilise les mêmes éléments  La base de données peut être la même  Dans le menu étiquettes on va rechercher en l'occurence « Participants »  Ensuite il suffit d'utiliser les champs de la base de donées et de les mettre en ordre pour les étiquettes  Enfin on reprend ce document et on repart dans l'assistant publipostage
  16. 16. Alors...
  17. 17. Tout est relatif ! Merci de votre bienveillante attention.

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