Mise en oeuvre de Tsoon pour la planification des visites médicales de santé au travail

1. Santé au Travail
1. Enjeux
2. Planning
3. Processus de convocation et rappel
4. Synchronisation avec le logiciel métier
5. Environnements Pré-prod et Prod
6. Règles de planification
7. Personnalisation
Implémentation de Tsoon
pour la planification de visites

2. 1. ENJEUX
 Objectifs
A. Concentrer les secrétaires médicales sur les tâches plus complexes : planifications urgentes,
accompagnement des adhérents, visites spécifiques…
B. Gagner du temps médical par l’optimisation des agendas
C. Contribuer à l’image moderne du service, répondre à l’enjeu du numérique de la santé au travail
 Indicateurs de suivi
Taux d’annulations (et d’absence dans une moindre mesure)
Délai moyen de convocation
Taux d’occupation des professionnels (médecins et infirmier.e.s)
 Points de vigilance
Accompagner et former les équipes concernées en interne pour les préparer aux changements de
pratiques en leur expliquant les objectifs visés, leurs bénéfices, leurs contributions
Paramétrer au mieux l’outil pour faciliter sa prise en main et son adaptation au contexte
Communiquer en interne et en externe sur la valeur ajoutée du projet
Contrôler la qualité des données dans la base
Maîtriser la bonne réception des mails dans la mesure où ils constituent le media principal d’échange
avec l’adhérent, et notamment :
s ’assurer de disposer de la bonne adresse mail pour chaque adhérent,
vérifier que les mails sont correctement reçus,
veiller à ne pas être « black-listé » comme « spammeur » par les adhérents et les opérateurs,
surveiller les erreurs d’envoi de mails et les comptes adhérents non activés.
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3. 2. PLANNING
 Kick off projet
 1. Phase I = PILOT, 1 to 3 months
 X médecins, infirmières, assistants
et employeurs
 Chargement des données et contrôle
 Formation assistants
 Finalisation du paramétrage
 Démarrage
 Retour d’expérience et bilan Pilote
 Début Juin pour GO déploiement
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 2. DÉPLOIEMENT, 1 à 3 mois
 Centre X
 Médecins, infirmières, assistants
et employeurs
 Chargement, formation, paramétrage
 Démarrage
 Centre Y
 Centre Z

4. 3.1 PROCESSUS DE CONVOCATION
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Médecin
& infimie.r.e
Salarié
AssistanteRéférent
employeur
0) L’assistante saisit 1 mois en avance pour chaque
professionnel de santé :
- ses vacations : lieu, jours, horaires, plage d’urgence
1) Tsoon enverra mensuellement un mail aux référents avec :
- le nombre de leurs salariés à convoquer sur la période
- en fonction des dates d’acte prévisionnel
- et un lien pour le faire (en quelques clics)
3b) L’assistante valide le rendez-vous
pour certains types de visite
(occasionnelle par exemple)
2) Le référent clique sur le lien :
- sélectionne tout ou partie des salariés
- saisit les préférences et planifie
- choisit les créneaux parmi ceux proposés
5) Tsoon envoie au salarié :
- un mail 7 jours après l’informant de sa visite
et lui demandant son mobile pour le SMS de rappel
1b) L’assistante propose des rendez-vous aux référents
- Avec un mail et un lien pour les approuver ou modifier
3) Tsoon envoie un mail au référent
- avec la convocation au format PDF
4) Les RDV sont mis à jour
immédiatement dans LOGICIEL
2b) Le référent planifie à la demande :
- sélectionne le salarié, le type de visite
- saisit les informations requises et planifie
- choisit les créneaux parmi ceux proposés

5. 3.2 PROCESSUS DE RAPPEL ET VISITE
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Médecin
& infimie.r.e
Salarié
Assistante
ou Accueil
Référent
employeur
2) Sur réception du mail d’alerte, le référent
peut :
- annuler la visite et (re)planifier la visite
- réutiliser le créneau pour un autre salarié
- libérer le créneau qui sera proposé à un
autre salarié
1) Tsoon envoie un SMS ou un mail de
rappel au salarié :
- Si le salarié répond par la négative,
Tsoon alerte le manager par mail
3) Le salarié se rend à sa visite
- avec sa convocation pdf
4) Le médecin reçoit le salarié pour sa visite :
- son dossier médical est dans LOGICIEL
5) A l’issue de la visite, le médecin prévoit
l’acte prévisionnel du salarié dans LOGICIEL
6) En cas d’absence, l’assistante ou
l’accueil la constate dans TSOON
- un mail est envoyé au référent pour
l’informer

6. 4. SYNCHRONISATION LOGICIEL  TSOON
 PRINCIPES
A. La base LOGICIEL reste la base maître pour les adhérents, les salariés et les agendas
• Les données sont celles saisies dans le logiciel métier : type et date d’acte prévisionnel, suivi individuel,
nom et prénom, nom et email des responsables de convocation, multi-employeurs
• Ces données ne peuvent pas être modifiés dans Tsoon (sauf valeurs par défaut)
• Les anomalies peuvent être détectées au chargement mais la correction devra se faire dans le logiciel métier
- date d’acte prévisionnel < date de dernière visite
- mail de l‘adhérent
- visites planifiées sur des salariés sortis de chez leur employeur
- cas de doublons et de fusion de salarié à bien identifier lors des tests de chargement
B. La base Tsoon est maître pour la planification des visites :
• Une fois la bascule opérée dans Tsoon pour un professionnel, toutes ses visites sont saisies dans Tsoon (et
synchronisées automatiquement dans le logiciel métier)
• Il est dangereux de planifier à la fois dans Tsoon et dans le logiciel métier pour le même professionnel et lieu de visite
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Logiciel
métier
Tsoon
Adhérents
Salariés
Batch ou Immédiat
+ synchro à la demande
Immédiat
Visites (6)
Visites
Bascule par pro par centre (5)
Référentiels : équipes, lieux, affectations, vacations
Saisie initiale et/ou import à la demande

7. 5. ENVIRONNEMENTS PRE-PROD ET PROD
Principes
A. Seule l’assistante voit les 2 environnements (sans les confondre !)
L’employeur ne voit que l’environnement de production et le professionnel n’a pas à se connecter à RDVbyTsoon
B. En PILOTE, les mails et les SMS sont redirigés vers une adresse interne (rien ne part vers l’adhérent)
C. En PRODUCTION les mails sont envoyés à l’adhérent (sauf les types de visite paramétrés confidentiels)
depuis l’adresse : ne-pas-repondre-le service@tsoon.fr
et archivés à l’adresse : trace.le-service@tsoon.fr (on peut y ajouter une 2e adresse interne à l’le service
D. L’adhérent se charge de transmettre la convocation au salarié par le moyen ad hoc (mail, main propre ou courrier)
E. Le salarié reçoit un mail 7 jours après la convocation puis un SMS 2 jours avant la visite si nous connaissons son
mail et son mobile
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« Bac à sable »
PRE-PROD = https://pilot.tsoon.me PROD = https://le-service.tsoon.me
LOGICIEL
(RECETTE)
tsoon-
pilot
Assistante
Référent
employeur
LOGICIEL
(PROD)
tsoon
Salarié
mail
convocation
rappels
mail
convocation
rappel
mail

8. 6.1 RÈGLES DE PLANIFICATION
 Principes
A. Les règles sont définies par médecin tuteur pour toute sa répartition
= ses adhérents et son équipe (collaborateurs et infirmier.e.s)
Elles doivent permettre de traiter toutes les demandes de visite de façon systématique, sans l’intervention de
l’assistante (sauf si elle seule peut valider la demande, pour une occasionnelle par exemple)
B. Elles sont testées pour chaque demande de visite par ordre d’apparition dans la liste jusqu’à trouver la bonne et
l’appliquer (durée, lieu, urgence, professionnel)
C. Il existe 13 critères possibles : sur l’adhérent (catégorie ou N°), salarié (N°, suivi, dernier professionnel vu),
demandeur (adhérent ou assistant).
D’autres peuvent être ajoutés : âge du salarié par exemple.
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9. MatinAprès-midi
Dr MARTIN – Centre X – 28/03/2019
6.2. VACATIONS
 PRINCIPES
A. Une vacation concerne un professionnel
(médecin ou infimier.e) et un lieu de visite
(centre, cabinet, camion…).
B. Les vacations sont paramétrées à l’avance avec
des horaires par défaut pour la plage du matin et
de l’après-midi, puis ouvertes aux jours
souhaités (idéalement 1 ou 2 mois à l’avance).
Ces deux plages peuvent être en deux lieux
différents.
C. Une plage d’urgence (matin ou après-midi) peut
être positionnée, en début ou fin, afin d’être
réservée aux visites considérées comme
prioritaires (pré-reprise par exemple).
D. Une vacation n’est pas dédiée à un adhérent
(sauf vacation en cabinet d’entreprise)
E. L’optimisation de l’agenda est le résultat de
cette normalisation qui permet un enchaînement
de visites (sans « trous ») au mieux des
disponibilités et du paramétrage du professionnel
(durée ajustée des créneaux).
F. Un adhérent peut être soumis à quota (mensuel
ou hebdomadaire) pour éviter qu’il ne phagocyte
tout l’agenda pour rattraper son retard de
convocation par exemple.
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VIP périodique
Reprise sur AT
VIP périodique
Pré-reprise
Urgence

10. 7.1 PERSONNALISATION : DESIGN, LIBELLÉS
 Design
Logo, bannière
Feuille de style
Entête, pied de page de convocation
 Libellés : rang (1), ref (2) et alias (3)
Adhérent : catégorie, statut
Salarié et Participant (= personne physique) : suivi, statut, civilité
Demande et Visite : nature, type, catégorie, statut
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(1) Rang d’affichage dans les liste.
Le rang 0 est la valeur utilisée par défaut
(2) La ref est la valeur exacte dans LOGICIEL
(3) L’alias permet d’être plus explicite dans les
règles (pour les types de visite notamment)
ou les pluriels

11. 7.2 PERSONNALISATION DES MESSAGES : MAILS, PDF, SMS
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 PRINCIPES
A. Autant de modèles de mail que d’action : document, relance, annulation…
B. Un seul modèle de convocation pour toutes les visites avec des champs paramétrables et
conditionnels (selon la nature et le type de visite, le demandeur, etc.)
C. La convocation peut reprendre les informations des convocations existantes en s’attachant à :
• Etre rédigée à l’attention du salarié (tandis que le mail est à l’attention de l’employeur)
• Utiliser une mise en plage plus sobre et, surtout, plus lisible : une seule date, une seule adresse, un seul tel
• Ajouter les informations pratiques : plan d’accès du site ou questionnaire salarié pour le BTP
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