Tsoon est un logiciel de planification de rendez-vous spécialisé pour la Santé au travail : - pour tous les types de visites médicales - permet aux salariés et/ou aux managers de planifier les visites - soulage les infirmier.e.s dans la démarche de planification - soutient les médecins dans la gestion de leurs activités - optimise les temps et historise tous les échanges

1. Joël Pastré – Directeur – joel.pastre@tsoon.org - 06 73 38 69 82
Jérôme Verdiell – Directeur commercial – jerome.verdiell@tsoon.org 06 67 55 10 51
TSOON : 53 Avenue Hoche 75008 Paris – www.autonome.tsoon.org
Septembre 2018
Portail de planification de visites
pour les services médicaux

2. TSOON : POUR QUOI FAIRE ?
 Tsoon est un logiciel de planification de rendez-vous
spécialisé pour la Santé au travail
Pour tous les types de visites médicales
Initiale, périodique, reprise, pré-reprise, occasionnelle
Permet aux salariés et/ou aux managers de planifier les visites
Selon des règles et un processus bien définis par le service de santé
En les accompagnant et les responsabilisant sur la santé au travail
Soulage les infirmier.e.s dans la démarche de planification
En automatisant toutes les tâches répétitives et chronophages
Soutient les médecins dans la gestion de leurs activités
Des bonnes pratiques dans la gestion des horaires de chaque cabinet
Une réponse aux problématiques du législateur : suivi individuel,
protocole, alertes sur certains salariés, etc.
Et un accès mobile avec l’application mobile.
Optimise les temps et historise tous les échanges.
 Ce que Tsoon ne fait pas
Ne crée pas de données médicales
Il récupère du logiciel métier (Préventiel et bientôt Kitry) celles qui lui sont nécessaires pour la planification
Il ne crée pas l’acte prévisionnel et ne rentre pas dans la pratique médicale mais contrôle ces données au chargement
Il ne stocke pas de données médicales et gère les données personnelles comme l’exige le RGPD.
Il dépend de la qualité des données reçues et du paramétrage
Le paramétrage fait toute la richesse de Tsoon
Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 2

3. LA RÉPONSE IMMÉDIATE À CHAQUE DEMANDE DE VISITE
(… ce que les logiciels métier ne savent pas faire)
Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 3
La demande
de l’employeur
(via Internet)
Visite de reprise Après maternité
La visite sera planifiée au plus tard dans les 8 jours suivant la reprise
Demande urgente svp* Motivation
Date de reprise 4/12/2017
Lundi Mardi Jeudi Vendredi Après : 09:30 Avant : 12:00Mercredi
@
DUPONT MARIE Reprise après maternité jeu 07déc 10:10 10:40
La réponse
de Tsoon
(immédiate
et
automatique)
votre personnalisation vos règles vos processus e-mails
documents
réglementaires
rappels
Planifiée en fonction de Sécurisée par

4. LES AVANTAGES DE TSOON POUR L’INFIRMIER.E
gain de temps, recentrage
Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 4
 L’infirmier.e a du temps supplémentaire pour aider le médecin
et accueillir les salariés
Il.elle prépare les agendas des médecins (vacations)
Tsoon se charge d’écrire dans les agendas (Outlook)
Avec moins de téléphone et de mails
sources d’interruption dans l’activité et de perturbations
 Se concentre sur les tâches à plus haute valeur ajoutée
Les planifications urgentes : occasionnelles, pré-reprises…
et l’accompagnement des salariés et des managers
qui nécessitent de connaître les pratiques du médecin.
Moins de mails, de téléphone et de clics !
 Garde la main sur le logiciel
Sur les professionnels et lieux de visite qui lui sont affectés
Pour forcer les dates, valider les visites occasionnelles (en fonction des motivations indiquées), etc.
 Bénéficie de deux outils qui sont interfacés
Sans double saisie des données unités, salariés et plannings (échangées automatiquement)
Pour offrir le meilleur des deux mondes
Ce qui impose de changer quelques habitudes et de faire confiance à Tsoon.

5. LES AVANTAGES DE TSOON POUR LE MÉDECIN
organisation, anticipation… (1/2)
Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 5
 Le médecin continue d’utiliser son logiciel métier
Tsoon se charge d’injecter les visites planifiées dans son agenda
principal (tiers-temps, formations, congés, …)
 Tsoon s’adapte aux pratiques du médecin
Les règles sont paramétrées pour tenir compte de critères
qui peuvent s’enrichir progressivement :
- le type de visite : périodique, initiale, reprise, pré-reprise
- les salariés : leur suivi et situation individuelle
- les unités : leur médecin référent et leur lieu de visite
- le remplacement des médecins: équipe, permanence
- etc.
Les vacations sont :
- définies par lieu de visite
- positionnées très en avance (2 mois ou plus)
- définies par défaut puis ajustées au cas par cas en systématisant les jours et les horaires
L’organisation par période et par cabinet médical
- quel type de visite par professionnel et par entreprise
- quel temps consacré à chaque type de visite
- quelle priorité accordée à chaque demande (quotas, urgences)

6. LES AVANTAGES DE TSOON POUR LE MÉDECIN
…et optimisation (2/2)
Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 6
 Tsoon réduit l’absentéisme aux visites médicales
et optimise les agendas
Les RDV sont écrits dans l’agenda du salarié avec un SMS de
rappel envoyé 48 heures avant la visite
Les RDV annulés sont remplacés plus rapidement
L’outil répond aux aléas : absence imprévue et remplacement
du médecin
 Tsoon garantit la confidentialité des informations
Le dossier médical n'est pas transmis à Tsoon
Les pré-reprises ne sont pas affichées au responsable
 Tsoon respecte la réglementation de plus en plus complexe
Décret El Khomri, rapport Lecocq, RGPD
En contrôlant la qualité des données de la base pour mieux l’améliorer : suivi individuel, périodicité, acte
futur, email, téléphone, etc.

7. LES AVANTAGES DE TSOON POUR LE SALARIÉ
Lien direct et responsabilisant
 Le lien avec le salarié est essentiel pour qu’il soit acteur de son
parcours de santé au travail
via Outlook : dans son agenda, s'il en a un, pour y inscrire la visite
par mail : le salarié reçoit sa convocation avec un lien qui lui permet
d'autoriser l'usage de son téléphone portable pour les rappels de RDV
par SMS : le salarié reçoit le rappel de son RDV 48 h avant
par web app accessible depuis un lien dans le SMS pour planifier
une nouvelle visite en fonction de ses préférences de jour et d'horaire.
 Le téléphone portable – lorsqu’il est connu – permet
d’authentifier le salarié sans imposer d’identifier tous les salariés
comme utilisateurs du logiciel Tsoon.
 Le salarié peut annuler ou replanifier lui-même sa visite
Il annule par réponse au SMS de confirmation
Il replanifie sa visite occasionnelle ou pré-reprise avec un lien vers une web app
Il indique ses préférences de jours et d’horaire
Il motive sa demande et la précise (dates d’arrêt et de reprise…)
Il obtient une réponse immédiate sans devoir appeler l’infirmier.e, sauf cas particulier.
Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 7

8. LES AVANTAGES DE TSOON POUR L’EMPLOYEUR
pilotage du service médical… (1/2)
Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 8
 Piloter l’activité du service médical
Appliquer le même processus formalisé à tous les salariés,
en tenant compte de leur situation individuelle
Paramétrer règles et priorités de visites pour chaque médecin,
processus et délais pour tout le service
Tracer tous les échanges, les planifications et les annulations
Compter sur un reporting fiable par unité et par médecin :
- liste de salariés : convocables et convoqués
- nombre de visites planifiées, effectuées, annulées
- délai moyen de convocation, d’annulation…
Relance automatisée par mail auprès des managers
lorsqu'ils ont des salariés à convoquer
Rappels (sms), convocations (pdf), remplacement des RDV, délais pour annuler ou remplacer.
 Améliorer l’efficience et la qualité perçue du service médical
Réduire l’absentéisme aux visites médicales
Alléger la charge des infirmier.e.s
Donner aux salarié et managers les moyens de planifier les visites en toute autonomie
Garantir l'intéropérabilité des logiciels et le rapprochement des données
Evoluer avec la digitalisation des processus en cours et la réglementation à venir (cf. rapport Lecocq).

9. LES AVANTAGES DE TSOON POUR L’EMPLOYEUR
… et relation avec les salariés et les unités (2/2)
Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 9
 Replacer le salarié au centre de son parcours de santé
Convocations et rappels transmis directement
Possibilité pour lui d’annuler ou de replanifier une visite
en tenant compte de ses préférences de jours et d’horaire
 Intégrer dans le processus ses différents acteurs
La RH peut être à l’inititive de la visite
pour les entretiens d’embauche
Le manager peut être impliqué dans le processus
à plusieurs niveaux :
a) en copie seulement des convocations
b) en validant ces convocations
c) en étant (lui ou son assistant.e) à l’initiative des convocations périodiques sur liste de rappel
d) en étant à l’initiative des visites occasionnelles ou de reprise
e) en recevant le reporting périodique.
Ouvrir progressivement la planification aux uns et aux autres.

10. Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 10
UN CHANGEMENT À PRÉPARER ET ACCOMPAGNER
1/ MOBILISER
les principaux acteurs
Présentation au.x service.s médical.aux
Démonstration aux infirmier.e.s
Implication du responsable informatique = interlocuteur principal
Engagement de l’éditeur : Val Solutions, Kitry…
2/ PRÉPARER
le planning, les données
Définir le planning en incluant la communication aux unités et aux salariés
Personnaliser pour le service : design, règles (droits d’accès, délais, quota,
équipes, remplacement, facturation), formulation (mails, convocations, SMS)
Réceptionner, activer les interfaces : web services
Tester les données
3/ BASCULER
les pilotes
Choisir les médecins pilotes et leurs équipes parmi les plus motivés pour
expérimenter une solution et en devenir les ambassadeurs
Paramétrer vacations, répartitions, urgence et durée des visites
Former les infirmier.e.s et administrateurs (assistant.e.s = auto-formé.e.s)
Informer les unités, managers ou RH : progressivement, par mail
4/ DÉPLOYER
le service complet
Accompagner les infirmier.e.s
Mettre en place le support 1er niveau (hotline) et 2e niveau (tutoriel, FAQ)
Suivre les tableaux de bord
Dresser un bilan après 3 mois
TSOON
6à9mois

11. DES BÉNÉFICES MESURABLES ET DES COÛTS MAÎTRISÉS
 Le gain doit se mesurer factuellement
Réduire de 50% l’absentéisme aux visites médicales *
Augmenter de 100% le taux de remplacement des RDV après annulation *
Gagner 10% de temps en moins et d’occupation en plus des professionnels *
Viser le retour sur investissement dès la deuxième année *
* Chiffres à entendre comme des objectifs collectifs
 Les coûts sont prévisibles
Abonnements : 39,90 € HT par professionnel et par mois
et 0,99 € HT par salarié et par an
1 professionnel (médecin ou infimier.e) = 1 agenda
Service : 990 € HT par jour pour l’initialisation, la formation et le support
Facturé au temps passé et selon vos demandes.
Page 11Présentation de Tsoon aux services médicaux
 Joël Pastré
Directeur
Ingénieur informatique INSA Lyon
A travaillé successivement à Buenos-Aires,
Paris et Chicago. Il parle couramment
anglais et espagnol et adooore l’entreprise.
 Jérôme Verdiell
Directeur commercial
Diplômé INSEC
Directeur commercial Sagem
Communications
Dirigeant fondateur Linkeom
Joël Pastré : 06 73 38 69 82 - joel.pastre@tsoon.org
Jérôme Verdiell : 06 67 55 10 51 - jerome.verdiell@tsoon.org