Tsoon est un logiciel de planification de rendez-vous spécialisé pour les avocats. Ses avantages : - Les clients planifient eux-même leurs rendez-vous et obtiennent une réponse immédiate. - Les assistant.e.s ont du temps supplémentaire pour aider l'avocat et accueillir les clients. - L’outil se cale sur l'activité et la réglementation avocats. - Il systématise le processus administratif de planification.

1. Joël Pastré – Directeur – joel.pastre@tsoon.org - 06 73 38 69 82
TSOON : 53 Avenue Hoche 75008 Paris – www.autonome.tsoon.org
Mai 2019
Portail de planification de RDV
pour les avocats

2. TSOON : POUR QUOI FAIRE ?
 Tsoon est un logiciel de planification de rendez-vous
spécialisé pour les avocats
Pour tous les types de rendez-vous
Permet aux clients et autres interlocuteurs de planifier leurs RDV
Selon des règles et un processus bien définis par le cabinet
Soulage les assistant.e.s dans la planification de ces RDV
En automatisant toutes les tâches répétitives et chronophages
Soutient les avocats dans la gestion de leurs activités
Des bonnes pratiques dans la gestion des horaires
Et un accès simple avec l’application mobile par les professionnels.
Optimise les temps et historise tous les échanges.
 Le paramétrage fait toute la richesse de Tsoon
Présentation de Tsoon aux avocats Page 2

3. PROCESSUS DE PLANIFICATION
Présentation de Tsoon aux avocats Page 3
Assistant.e
Client
0) l'assistant.e saisit pour chaque avocat:
- ses vacations : lieu, jours, horaires, plage des
RDV prioritaires
1) Depuis le portail du cabinet, le client clique sur un bouton
pour obtenir son RDV.
- Tsoon lui envoie un SMS ou un mail avec un lien pour le planifier
3) L’assistant.e valide certains
rendez-vous en fonction :
- du demandeur
- du type de RDV
- etc.
2) Le client clique sur le lien :
- sélectionne le type de RDV
- saisit les infos requises et planifie
- choisit les créneaux parmi ceux proposés
4) Tsoon envoie au client :
- un mail ou SMS pour confirmer le RDV
- Et pour lister les pièces éventuelles à fournir
Logiciel métier
5) Les RDV sont mis à jour
immédiatement dans le
logiciel métier
Avocat

4. PROCESSUS DE RAPPEL
Présentation de Tsoon aux avocats Page 4
Assistant.e
1) Tsoon envoie un SMS ou un mail de
rappel au client :
- En rappelant les pièces
manquantes éventuelles
- Et avec toutes les informations
pratiques utiles
3) Le client se rend à son RDV
- avec les informations pratiques
4) l'avocat reçoit le client pour son
RDV:
- son dossier est dans logiciel métier
Client
Logiciel métier
2) En cas d’impossibilité, le client peut
répondre par la négative
Dans ce cas :
- Le créneau libéré est disponible pour
d’autres demandeurs
- Tsoon renvoie un SMS ou un mail au
client pour replanifier son RDV
Avocat

5. LA RÉPONSE IMMÉDIATE À CHAQUE DEMANDE DE RDV
(… ce que les logiciels métier ne savent pas faire)
Page 5
La demande
du client
(via Internet)
La réponse
de Tsoon
(immédiate
et
automatique)
votre personnalisation vos règles vos processus e-mails
documents
réglementaires
rappels
Planifiée en fonction de Sécurisée par
Présentation de Tsoon aux avocats
Droit de la famille

6. LES AVANTAGES DE TSOON POUR l’ASSISTANT.E
gain de temps, recentrage
 L'assistant.e a du temps supplémentaire pour aider
l'avocat et accueillir les clients
Il.elle prépare les agendas des avocats
(vacations)Tsoon se charge d’écrire dans les agendas
(Outlook ou Google)
Avec moins de téléphone et de mails
sources d’interruption dans leur activité
 Se concentre sur les tâches à plus haute valeur ajoutée
Les planifications prioritaires (interlocuteurs stratégiques,
VIP) et complexes qui nécessitent de connaître le contexte
Moins de mails, de téléphone et de clics !
 Garde la main sur le logiciel
Sur les professionnels et les lieux de RDV qui leur sont affectés
Pour forcer les dates, valider demandes urgentes ou atypiques
 Bénéficie de deux outils qui sont interfacés
Sans double saisie des données unités, clients et plannings (échangées automatiquement)
Pour offrir le meilleur des deux mondes !
Présentation de Tsoon aux avocats Page 6

7. LES AVANTAGES DE TSOON POUR L’AVOCAT
la relation clients (1/2)
Présentation de Tsoon aux avocats Page 7
 Tsoon contribue à replacer le client au cœur de
sa relation et de ses échanges avec son cabinet :
La relation client s’élargit pour :
- valoriser les actions du cabinet à tous les clients
- proposer par SMS des événements collectifs
Les règles sont paramétrées pour tenir compte de
critères qui peuvent s’enrichir progressivement :
- le type de rendez-vous
- le demandeur : client, association, entreprise…
- la structure : lieux, équipes, permanences
- etc.
Les vacations sont :
- définies par lieu de RDV
- positionnées en avance (2 mois ou plus)
- définies par défaut puis ajustées au cas par cas en systématisant les jours et les horaires
L’organisation par période et par collectivité
- quel type de RDV par client, par professionnel
- quel temps consacré à chaque type de RDV
- quelle priorité accordée à chaque demande (quotas, priorités)

8. LES AVANTAGES DE TSOON POUR L’AVOCAT
…et l’optimisation des ressources (2/2)
Présentation de Tsoon aux avocats Page 8
 L'avocat continue d’utiliser son logiciel métier
Tsoon se charge d’injecter les RDV planifiés dans son
agenda principal
 Tsoon réduit l’absentéisme et optimise les agendas
Un SMS de rappel est envoyé 48 heures avant la RDV
Les RDV annulés sont remplacés plus rapidement
L’outil répond aux aléas : absence imprévue et
remplacement de l'avocat
 Tsoon garantit la confidentialité des informations
Les données personnelles respectent les exigences du RGPD :
Par exemple, les téléphones mobiles ne sont pas affichés à le cabinet
La qualité des données est contrôlée lors des échanges avec le logiciel et lors des saisies
par le client pour mieux l’améliorer : coordonnées, historique…
 Tsoon permet un meilleur pilotage des ressources grâce à :
un processus formalisé et appliqué à tous les services du cabinet
un reporting fiable par métier et par avocat : liste de contacts, nombre de RDV (demandés,
planifiés, effectués, annulés)...

9. LES AVANTAGES DE TSOON POUR LE CLIENT
Lien direct et fidélisant
 Le lien avec le client est essentiel pour qu’il soit acteur de
sa relation et de ses échanges avec son cabinet
 Dans son agenda (Outlook ou Google), s'il en a un, pour y inscrire la RDV
par mail : le client reçoit son invitation avec un lien qui lui permet
d'autoriser l'usage de son téléphone portable pour les rappels de RDV
par SMS : le client reçoit le rappel de son RDV 48 h avant
par web app accessible depuis un lien dans le SMS pour planifier
un nouvel RDV en fonction de ses préférences de jour et d'horaire.
 Le téléphone portable – lorsqu’il est connu – permet
d’authentifier le client sans imposer d’identifier tous les clients
comme utilisateurs du logiciel Tsoon.
 Le client peut annuler ou replanifier lui-même son RDV
Il annule par réponse au SMS de confirmation et peut replanifier son RDV avec un lien vers
une web app
Il indique ses préférences de jours et d’horaire, motive sa demande et transmet les
document nécessaire
Il obtient une réponse immédiate sans devoir appeler l'assistant.e, sauf cas particulier.
Présentation de Tsoon aux avocats Page 9

10. Présentation de Tsoon aux avocats Page 10
UN CHANGEMENT À PRÉPARER ET ACCOMPAGNER
1/ MOBILISER
les principaux acteurs
Présentation aux cabinets
Démonstration aux assistant.es
Implication du responsable informatique = interlocuteur principal
2/ PRÉPARER
le planning, les données
Définir le planning en incluant la communication aux unités et aux clients
Personnaliser pour le service : design, règles (droits d’accès, délais, quota,
équipes, remplacement, facturation), formulation (mails, convocations, SMS)
Réceptionner, activer les interfaces : web services
Tester les données
3/ BASCULER
les pilotes
Choisir les avocats et avocats pilotes et leurs équipes parmi les plus
motivés pour expérimenter une solution et en devenir les ambassadeurs
Paramétrer vacations, répartitions, urgence et durée des RDV
Former les assistant.es et administrateurs
Informer les clients : progressivement, par mail
4/ DÉPLOYER
le service complet
Accompagner les assistant.es
Mettre en place le support 1er niveau (hotline) et 2e niveau (tutoriel, FAQ)
Suivre les tableaux de bord
Dresser un bilan après 3 mois
TSOON
3à6mois

11. DES BÉNÉFICES MESURABLES ET DES COÛTS MAÎTRISÉS
 Le gain doit se mesurer factuellement
Réduire de 50% l’absentéisme
Augmenter de 100% le taux de remplacement des RDV après annulation
Gagner 10% de temps en moins et d’occupation en plus des professionnels
Viser le retour sur investissement dès la deuxième année
 Les coûts sont prévisibles
Abonnements : par professionnel et par mois
1 professionnel (avocat) = 1 agenda
Service : par jour pour l’initialisation, la formation et le support
Facturé au temps passé et selon vos demandes.
Page 11Présentation de Tsoon aux avocats
 Joël Pastré
Directeur
Ingénieur informatique INSA Lyon
A travaillé successivement à Buenos-Aires,
Paris et Chicago. Il parle couramment
anglais et espagnol et adooore l’entreprise.
 Jérôme Verdiell
Directeur commercial
Diplômé INSEC
Directeur commercial Sagem
Communications
Dirigeant fondateur Linkeom
Joël Pastré : 06 73 38 69 82 - joel.pastre@tsoon.org