Exemple des TdR pour un spécialiste en Kobocollect

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APPEL D’OFFRE NATIONAL-CONSULTANT
Objet : Transmission de l’appel d’offre « Consultant spécialiste en Kobocollect et mise en place des
logiciels de suivi-évaluation »
HEALTH NET TPO lance un appel d’offre pour un « Consultant spécialiste en Kobocollect et mise en
place des logiciels de suivi évaluation » dans le cadre du projet « Services de soins de santé primaires,
y compris la nutrition et les services de santé mentale et de soutien psychosocial pour les réfugiés,
demandeur d’asile (DA) et les rapatriés au Burundi » financé par l’UNHCR et mis en œuvre par
HNTPO dans les camps de MUSASA, KINAMA-GASORWE, BWAGIRIZA, KAVUMU et
NYAKANDA.
Nous vous remercions d’avance de l’intérêt que vous manifesteriez pour cet appel d’offre et vous
prions de trouver ci-joints les documents qui constituent le dossier d’appel d’offre.
Le dossier d'appel d'offres complet est joint à la présente lettre. Il comprend :
I. Instructions aux soumissionnaires
II. Termes des références
III. Tableau des coûts
Votre offre devra parvenir sous pli fermé au bureau de HEALTHNET TPO situé à Bujumbura Rohero
I, Avenue Muyinga n°17, de 8h00 à 16h 00, au plus tard le 19 Avril 2024, portant la mention
« Consultant spécialiste en Kobocollect et mise en place des logiciels de suivi-évaluation»
Votre offre a une validité de nonante (90) jours.
Le(s) soumissionnaire(s) supportera (ont) tous les frais liés à la préparation et à la remise de son offre,
et HEALTHNET TPO ne sera en aucun cas responsable de ces frais, ni tenu de les payer, quel que soit
le déroulement et l’issue de la procédure de consultation.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes plus sincères salutations.
KARINE COUDER
Représentante Légale a.i

2. I. INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
1. CONTEXTE
HEALTH NET TPO lance un appel d’offre pour un « Consultant spécialiste en Kobocollect et mise en
place des logiciels de suivi évaluation » dans le cadre du projet « Services de soins de santé primaires,
y compris la nutrition et les services de santé mentale et de soutien psychosocial pour les réfugiés,
demandeur d’asile (DA) et les rapatriés au Burundi » financé par l’UNHCR et mis en œuvre par
HNTPO dans les camps de MUSASA, KINAMA-GASORWE, BWAGIRIZA, KAVUMU et
NYAKANDA
Les présentes instructions au(x) soumissionnaire(s) définissent les règles de soumission, de sélection et
de mise en œuvre des actions dans le cadre du présent appel d'offres.
2. INTRODUCTION DE(S) OFFRE(S)
1. Instructions pour soumettre une offre
Il est attendu des soumissionnaires qu’ils examinent attentivement et qu’ils observent
l’ensemble des instructions, formulaires, dispositions et spécifications visés dans le présent
dossier.
La présentation d’une soumission ne contenant pas l’intégralité des informations et des pièces
demandées dans les délais impartis entraînera son rejet.
Les réponses doivent être envoyées dans une enveloppe extérieure scellée non identifiable mais
indiquant la référence de l’Appel à Manifestation d’Intérêt qui contient deux autres enveloppes
correspondant aux deux parties de la soumission :
 À l’intérieur de l’enveloppe 1 : « proposition technique du consultant » un exemplaire
original unique et signée : documents administratifs et proposition technique
 À l’intérieur de l’enveloppe 2 : « Propositions de soumission consultant » un exemplaire
original unique et signée : proposition financière
 Tout déposant doit signer dans le registre de dépôt au bureau de HealthNet TPO et doit
mettre lui-même le pli scellé dans la caisse métallique fermée.
 Il doit recevoir une attestation de dépôt original de HNTPO avec la date précise et son
nom doit être mentionné comme étant le dépositaire.
 Tout dossier n’ayant pas été inscrit dans le registre de dépôt ne sera pas considéré.
L'enveloppe extérieure doit porter la mention suivante :
HNTPO - Appel d’offre consultant : Consultant spécialiste en Kobocollect et mise en place des
logiciels de suivi évaluation
Ne pas ouvrir avant [20/04/2024]
Les soumissionnaires n'ont pas la possibilité d’envoyer leur soumission par voie électronique.

3. Le(s) offre(s), la correspondance et les documents associés aux offres échangées entre le
soumissionnaire et HEALTHNET TPO, doivent être rédigés dans la langue de la procédure, qui est le
français. Toute correspondance relative aux paiements, y compris les factures et les certificats de
paiements intermédiaires et finaux, doit également être envoyée en français à l’adresse suivante :
HEALTHNET TPO Av Muyinga N° 17 – Rohero Bujumbura - Burundi
L(es) offre(s) doit être reçue au plus tard à la date le 19 Avril 2024 à 16H00. Elles doivent comporter
tous les documents spécifiés au point 3 des présentes instructions.
L’Offre/Proposition de consultance doit comprendre une offre technique et financière.
3. DOCUMENTS ADMINISTRATIFS A FOURNIR POUR L’OFFRE
1) Offre technique
2) Offre financière "Tableau des coûts" (Annexe 3)
3) L’attestation de non-redevabilité de l’Office Burundais des Recettes
4. PREPARATION DE LA PROPOSITION
a. Proposition technique
La Proposition technique doit inclure la documentation technique suivante :
- Une description détaillée de la méthodologie proposée et de l’Approche pour l’exécution de la
Mission, incluant un chronogramme des activités/réunions et les sources documentaires.
- Un calendrier qui indique le temps proposé pour entreprendre les activités indiquées dans le plan
de travail,
- CV du/de la consultant(e) (ou des consultants (es)) mettant en valeur ses expériences et ses
compétences en lien avec la consultation, y compris le nom du contact, numéro de téléphone et e-
mail ;
- Trois références de clients précédents : nom, adresse, e-mail et numéro de téléphone ;
- Lettre d’intérêt et de disponibilité ;
- La preuve de tout travail pertinent précédent réalisé, l'évaluation des travaux antérieurs, mettant en
valeur ses expériences et ses compétences en lien avec la consultation ;
- Une lettre de motivation mentionnant les dates de disponibilité et décrivant les raisons pour
lesquelles votre profil correspond au poste à pourvoir ;
- Un curriculum vitae de 3 pages comprenant l’expérience professionnelle et consultances rangées
par ordre chonologique en commençant par l’expérience la plus récente et faisant ressortir
l’expertise requises pour le (la) Spécialiste en Kobocollect et mise en place des logiciels de suivi-
évaluation ;
- Copie d’un rapport produit dans le cadre d’une consultance similaire ;
- Une (ou des ) attestation (s) de services rendus prouvant les qualifications.
- L’attestation de non-redevabilité de l’Office Burundais des Recettes

4. -
1.1. Proposition financière
- La proposition financière doit comprendre tous les coûts afférents à la mission. Elle doit être
détaillée et logique en fonction des activités présentées dans l’offre technique : l’unité doit être clair,
le cout unitaire mentionné (éviter les « forfait », la durée/ nombre… et le total doit être sans erreur
de calcul.
- Les taxes et autres charges sociales demeurent à la charge exclusive du consultant.
- Les consultants doivent exprimer le prix de leurs services en BIF.
- Les propositions financières resteront valides pour 90 jours calendaires du moment de la date limite
de soumission des propositions. Durant cette période, HEALTHNET TPO fera l’effort nécessaire
pour achever les négociations et déterminer l’attribution dans le cadre de la période de validité.

5. II. TERMES DE REFERENCE POUR LA FOURNITURE DE SERVICES
1. Généralités
Titre : Consultant Spécialiste en mise en place de logiciels de collecte et analyse de données MEAL digitalisée
Département : MEAL
Superviseur : Responsable MEAL
Location : Bujumbura avec des déplacements sur le terrain (40%)
2. Contexte et brève historique de HealthNet TPO
HealthNet TPO est une organisation non-gouvernementale qui intervient dans des zones affectées par la guerre, la
pauvreté et des catastrophes. Nous travaillons de concert avec les populations locales pour développer et renforcer
des systèmes de santé afin que ceux-ci s’inscrivent dans la pérennisation. Notre but est d’améliorer la situation
sanitaire en général ainsi que de contribuer au développement de systèmes d’accès aux soins de santé. Il est essentiel
pour HealthNet TPO que la population affectée soit entièrement impliquée et mobilisée. C’est pourquoi nous sommes
inclusifs et renforçons la capacité des organisations, communautés et autorités locales. HealthNet TPO excelle à
développer des interventions ciblées afin de consolider la santé des populations vulnérables.
Notre quartier général est basé aux Pays-Bas et nous opérons aussi en Afghanistan, au Burundi, en Colombie et au
Soudan du Sud sous le nom de HealthNet TPO, où nous avons des bureaux régionaux.
HNTPO a de grandes quantités de données à gérer et le flux de ces données entre les bases et le siège à Bujumbura
doit être facilité et constant pour l’obtention à temps et permettre à HNTPO d’être proactifs dans la gestion et la
transmission de données de qualité.
3. Objectif général
La consultance a pour objectif principal de renforcer les capacités et la qualité des données en vue de
l’opérationnalisation du système de Suivi-Evaluation de HNTPO dans le cadre de la mise en œuvre de ses
projets.
4. Objectifs spécifiques
 Faciliter l’entrée, le contrôle et l’analyse des données en temps réels au niveaux des bases et faciliter la
compilation de qualité au niveau central (Bujumbura) ;
 Permettre une gestion et /ou réorientation proactive des projets en fonction des analyses des données
5. Renforcer l’opérationnalisation du système de Suivi-Evaluation
Cette opérationnalisation doit pouvoir voir se greffer des nouveaux projets avec de nouvelles données et des
nouvelles provinces / nouveaux types de bénéficiaires
6. Livrables
Le consultant Spécialiste en logiciels de Suivi-évaluation a pour mission de fournir livrables suivantes :
Livrable 1 : Création et Paramétrage de la base de données de HealthNet TPO via le serveur KoboCollect
- Création de la base de données de HealthNet TPO via Kobotoolbox ;

6. - Création d’un questionnaire du suivi des indicateurs du projet / mise en place d’un outil XLS Form pour le
suivi des activités et les indicateurs du projet (avec les flags, les messages d’erreur, …) ;
- Importation et Exportation du questionnaire KoboCollect ;
- Déployer le questionnaire sur le serveur KoboToolBox dédié à HNTPO ;
- Installation et paramétrage du KoboCollect dans les Smartphones de HNTPO.
Livrable 2 : Mettre en place/installer un logiciel de traitement des données rapide et supportant une
connexion internet faible, à des fins d’analyse et de rapportage
- Organiser une simulation sur le téléchargement des données du serveur sous différents formats (EXCEL, CSV,
SPSS, etc.) avec le Responsable MEAL ;
- Séance de Nettoyage des données ;
- Traitement et analyse des données collectées avec différents logiciels selon les préférences ;
- Interprétation statistique des données collectées tenant compte des écarts entre les prévisions et les
réalisations ;
- Conception des tableaux dynamiques, et de synthèses ;
- Appuyer le département MEAL dans le Traitement, analyse des données du 1er
trimestre 2024.
- Rapportage et visualisation des données (Graphiques) du 1er
trimestre 2024 ;
- Proposer un logiciel qui permet d’étendre le paramétrage et les traitements des données à d’autres projets de
HNTPO.
Livrable 3 : Renforcement des capacités du personnel
- Installation et Paramétrage du questionnaire KoboCollect dans les smartphones du personnel de terrain ;
- Former le personnel de terrain sur l’outil KoboCollect et la transmission des données collectées.
- Organiser des séances de simulation sur la collecte des données à travers Kobotoolbox.
Livrable 4 : Rapport global de la Consultance
Un rapport global de la consultance, le module de formation du personnel HNTPO ainsi que le logiciel de
traitement des données seront mis à la disposition de HNTPO.
Livrable 5 : un suivi régulier et des réglages durant la première année.
Assurer un suivi et une maintenance, ainsi que les réglages nécessaires pour assurer un bon fonctionnement de
l’utilisation de ces outils.
7. Profil du Consultant
Le consultant recherché doit avoir le profil suivant :
 Avoir un diplôme universitaire de niveau Licence en informatique ;
 Avoir une expertise en gestion du système d’information ;
 Posséder une expertise d’au moins 5 ans en gestion digitale des projets (collecte mobile, outils IT, etc.) ;
 Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans la gestion des bases de données des projets dans les domaines
de la Santé et de la Nutrition ;
 Expérience de travail d’au moins 1 année dans l’audit des données des projets ;
 Posséder des connaissances dans la gestion des projets humanitaires et de développement ;
 Compétences en animation des formations, mise en œuvre d’enquêtes qualitatives/quantitatives,
baselines/endlines, études et évaluations ;
 Maîtrise du Français écrit et oral obligatoire ;
 Savoir parler le Kirundi est obligatoire ;
 Anglais maitrisé est une valeur ajoutée.

7. 8. Normes éthiques et droits
8.0.Principes généraux
- Se conformer à toutes les lois et réglementations en vigueur au Burundi ;
- Respecter les droits de l'homme ;
- Respecter la législation environnementale.
8.1. Confidentialité
Veiller à la non divulgation de toute information à laquelle il a accès que ce soit dans l'exercice de sa consultance
ou concernant les pratiques et les affaires de HNTPO, à toute autre personne ou Organisation sans autorisation.
Veiller à la protection des données de HNTPO.
8.2.Redevabilité et comportement
Respecter et se conformer au Code de Conduite du personnel Healthnet TPO, de la politique antifraude, du cadre de
redevabilité de l’engagement humanitaire (HAP).
Respecter et se conformer au Plan de gestion de sécurité de HNTPO au Burundi.
Adhérer aux valeurs de HNTPO. Conformément à ces valeurs, HealthNet TPO fonctionne et applique les politiques
sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la lutte contre le harcèlement en milieu de
travail, l'intégrité financière, et la lutte contre les représailles.
HNTPO s'est engagé à lutter contre la stigmatisation et à promouvoir un environnement de travail propice pour
tous.
Le Consultant Spécialiste en KoboCollect et autres logiciels de suivi-évaluation est ainsi tenu de contribuer à la
réalisation de cet engagement précis par :
- La prise en compte des questions stigmatisation ;
- Protéger soi-même et les participants à l’activité contre les manifestations et expressions stigmatisantes et
discriminatoires ;
- Contribuer activement à la lutte contre la stigmatisation et la discrimination.

8. III. Tableau des coûts
N° Description Unité Coûts par unité Quantité BIF
1
2
7
8
Total coûts