La solution Document In Motion utilise des stylos numériques et une plateforme de gestion des processus pour améliorer l'accueil et le traitement des demandes clients dans les administrations. Elle permet une saisie simplifiée et rapide des informations, offrant un suivi en temps réel et des indicateurs de qualité, tout en intégrant les données dans un système unifié. Cette technologie optimise les processus administratifs et améliore la qualité du service, tout en facilitant la satisfaction client grâce à des enquêtes adaptées.

1. Administrations
avec la solution Document In Motion de
“
La technologie DiM associée
à une plate-forme de
gestion de processus permet
d’offrir la convivialité de
l’accueil personnalisé et le
suivi
rigoureux
et
documenté des demandes
des clients
Traitement des demandes :
”
Les guichets de l’administration sont équipés
de stylos et de formulaires normalisés.
A l’accueil du client, la demande est transcrite
de manière synthétique sur un formulaire
tramé, sur la base d’items standards, complétés
au besoin d’un descriptif. L’employé indique au
niveau du formulaire, entre autres, le type de
demande et le service concerné par celle-ci.
Le formulaire permettant de soumettre des
demandes officielles, il peut être non
seulement complété directement par le
demandeur, mais, au besoin, formellement
signé de sa main.
Suite à la décharge en direct du stylo, la
plate-forme de traitement de processus
associée permet d’adresser en temps réel la
demande au service destinataire avec
l’ensemble des données structurées reconnues
et l’image du formulaire saisi.
La plate-forme fournit
un
numéro
de
demande qui permet
de suivre en continu sa
prise en charge et
d’accéder à l’image
originale du formulaire déclencheur de
celle-ci.
Le stylo digital et le formulaire de base sont
également utilisés pour
les demandes
téléphoniques, voir par e-mail : le temps de
saisie de l’information est similaire, voir
inférieur aux solutions traditionnelles (clavier –
écran), par contre, les données peuvent être
simplement
complétées,
de
manière
inégalable, par des schémas ou esquisses
libres.
L’horodatage automatique, l’identification du
collaborateur et le traçage des décharges des
données offrent tous les éléments nécessaires
à l’établissement d’indicateurs de qualité de
premier niveau.
Technologies :
- Stylos Numériques
- Plateforme de gestion des processus
Secteurs :
- Administration
- Tourisme
- Hôtellerie
- Gestion de la qualité
:Avantages :
Enquête de satisfaction :
La technologie DiM, via la saisie par stylos
numériques, est également utilisée dans les
espaces d’attente pour permettre aux clients,
en toute liberté et autonomie, de compléter
des questionnaires d’enquêtes portant sur
l’ensemble des services et infrastructures à
disposition.
Mise en oeuvre et formation rapide et facile :
- Pas de changement des habitudes des
utilisateurs
- Facilité de mise en œuvre
Partage instantané de l’information :
- Communication en temps réel avec les service
prestataires et les responsables qualité
Saisie simple et améliorée :
- Faible investissement en formation
- Saisie exhaustive des informations
- Absence de retranscription
- Capture de schémas - esquisses
Intégration :
- Données totalement intégrées dans la
plate-forme de gestion
Les données des questionnaires construits sur
les concepts d’opportunités sont traitées en
temps réel sur une plate-forme dédiée.
Il est ainsi possible d’obtenir en permanence
les indicateurs d’adéquation pour les
différents services et d’adresser des alertes en
cas d’écart hors normes des données
collectées.
La technologie DiM permet d’établir des
questionnaires multilingues sur une base
unique dans la langue de l’application.
Amélioration des processus de contrôle et de
qualité :
- Obtention natives des informations liées à la
saisie (temps – personne)
- Aucune perte d’information
- Document de référence conservable
- Traçabilité et suivi de la pris en charge des
demandes garantis
- Identification instantanée des écarts sur la
qualité de service
Optimisation des processus administratifs et
financiers
- Rapide retour sur investissement
- Amélioration de la qualité du service
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