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Présentation de Sage eFacture
Le document présente Sage eFacture version 7.80, un service de dématérialisation des factures en France, en détaillant ses fonctionnalités pour les PME telles que l'automatisation, la traçabilité et la conformité légale. Il aborde aussi les bénéfices, la gestion des droits utilisateurs, ainsi que les processus d'inscription et d'échange de factures électroniques entre fournisseurs et clients. Enfin, le service propose une tarification et des notifications personnalisables pour suivre l'évolution des factures et invitations.
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- 7. Client 7 Client Client Sage eFacture Client Cinématique d’envoi Plateforme Sage eFacture Sage Non Sage Fournisseur Présentation Sage eFacture
- 8. 8 Sage eFactureFournisseur Fonctionnalités Automatisation et simplification de la réception des factures fournisseurs : Réception et saisie automatisées Archivage électronique Rapprochement automatique facture /bon de livraison Génération automatique de l’écriture comptable Bon à payer Mise en paiement Des gains de productivité pour libérer l’entreprise du traitement des factures fournisseurs. Présentation Sage eFacture
- 9. Sage eFacture Client Cinématique de réception 9 Plateforme Sage eFacture Fournisseur Sage Non Sage Client Plateforme tierce Présentation Sage eFacture
- 10. 10 Sage eFacture Les bénéfices − Simplicité d’usage et de déploiement : intégré nativement à la version 7.50 Génération i7 et supérieures − Gains de productivité : automatisation de l’envoi, de la réception et de la circulation des documents − Archivage à valeur probatoire des factures et consultation en ligne pendant 10 ans – Accessibilité 24h/24 et 7j/7 pour l’envoi des documents – Conformité à la législation française Présentation Sage eFacture
- 11. 11 Sage eFacture Souscription & tarifs Présentation Sage eFacture
- 12. Le paiement sefait de manière trimestrielle, avec une l’envoi d’une facture par Sage à partir du moment où le client dépasse les 15 € de montant de facturation. 12 Sage eFacture Tarification au 1er Octobre 2014 Les tarifs sont les suivants : - 0,80 € l’eFacture numérique envoyée depuis le logiciel Sage - 1,40 € l’eFacture papier envoyée (inclus archivage, impression, mise sous pli, affranchissement) Depuis son compte sur Sage eFacture boutique, le client peut consulter sa consommation Présentation Sage eFacture
- 13. 13 Sage eFacture Cinématique d’échanges et plateforme client Présentation Sage eFacture
- 14. Sage eFacture Lesdifférentes étapes – Inscription de la société et de ses établissements sur la plateforme Sage eFacture – Actualisation de la base client de l’application métier – Invitation des clients acceptant l’échange électronique ou des clients non référencés sur la plateforme Sage eFacture – Actualisation de la base client de l’application métier pour collecter les réponses aux invitations – En tant que fournisseur, envoi des factures électroniques pour les clients acceptant l’échange électronique – En tant qu’acheteur, réception des factures : intégration ou refus des factures – En tant qu’acheteur, émission optionnelle du Compte Rendu de Rapprochement et/ou du Bon à payer – En tant que fournisseur, suivi des factures transmises Présentation Sage eFacture 14
- 15. Sage eFacture Inscriptiondes sociétés / Modification Au moins un identifiant doit être renseigné. Le SIRET est obligatoire si le pays de la société est FR. La structure des identifiants est vérifiée. Par défaut, la société inscrite accepte la facturation électronique. L’utilisateur peut refuser à tout moment : la modification s’appliquera aux prochaines factures. Ce refus s’applique à tous les tiers quel que soit le statut des invitations. L’utilisateur indique également le format électronique attendu (par défaut Sage) et peut sous-traiter l’impression de ses factures. Présentation Sage eFacture 15
- 16. Sage eFacture Invitations Les pages « Mes clients » « Mes fournisseurs » présentent les invitations émises ou reçues. Il est possible d’accepter/refuser une invitation depuis la grille ou depuis le détail de l’invitation. Le détail de l’invitation présente également l’historique des évènements survenus. Il est possible de révoquer une invitation acceptée et d’inviter de nouveau un tiers ayant révoqué par exemple. Seules les invitations rattachées à la société de travail sélectionnée apparaissent. Présentation Sage eFacture 16
- 17. Sage eFacture Invitations – L’invitation est bi-parties et bi-directionnelle. – L’invitation lie 2 entités juridiques entre elles (sociétés), mais s’applique également aux établissements de ces sociétés. Il n’y a pas d’invitation entre établissements. – L’acceptation / refus d’une invitation n’est possible que si la société de travail sélectionnée correspond à une entité juridique (société). Lorsque la société de travail correspond à un établissement, les invitations sont visibles mais non modifiables. – Lorsqu’une société accepte l’échange de factures électroniques, il est possible de refuser l’échange avec certains tiers en refusant l’invitation de ces tiers. – Lorsqu’une société refuse l’échange de factures électroniques, aucun échange n’est possible quel que soit le statut des invitations. Le refus paramétré dans la fiche société s’applique à tous les tiers ; néanmoins les invitations conservent leur statut. Présentation Sage eFacture 17
- 18. Sage eFacture Actualisationdes tiers Le Web Service d’actualisation des tiers interroge la plateforme Sage eFacture, qui retourne : • la liste des identifiants du tiers (dont l’EDI Sage) • le statut d’échange électronique du tiers (profil du tiers) • le statut de l’invitation entre le tiers et la société de l’application métier (statut d’échange) Présentation Sage eFacture 18
- 19. Sage eFacture 3types d’envoi de factures – L’échange est 100% électronique uniquement si le fournisseur et l’acheteur accepte l’accord d’échange (invitation) – Lorsque l’invitation n’est pas acceptée*, la facture est envoyée en rematérialisation si le fournisseur a souscrit l’option « Sous-traiter l’impression des factures » – Lorsque la facture est émise pour archivage uniquement, elle est archivée dans le coffre-fort électronique du fournisseur mais n’est pas envoyée à l’acheteur. Il s’agit d’un double électronique reconnu comme valeur probante ( instruction fiscale du 11 janvier 2007) * signifie que l’invitation n’existe pas, ou bien est en attente d’acceptation ou bien est refusée / révoquée Présentation Sage eFacture 19
- 20. – Une factureclient est visible dès son émission par le fournisseur. – Une facture fournisseur n’est visible qu’après son traitement par eFacture : lorsque son statut d’émission est ‘Mise à disposition de l’acheteur’. – La liste des factures peut être filtrée, triée et imprimée. – Seules les factures rattachées à la société de travail sélectionnée apparaissent. 20 Sage eFacture Consultation des factures (1/2) Présentation Sage eFacture
- 21. 21 Sage eFacture Consultation des factures (2/2) Permet de : – consulter le Pdf de la facture (onglet Aperçu) – consulter la demande d’avoir et les commentaires émis par l’acheteur – télécharger le document émis par le fournisseur ou reçu par l’acheteur (le format du document peut varier) – consulter le détail des traitements réalisés – consulter la liste des erreurs de traitements – consulter les pièces jointes à la facture – consulter les documents liés en cas de Cette consultation peut également être doublon réalisée depuis les applications métier. Présentation Sage eFacture
- 22. – Dans lesapplications métier réceptrices, l’acheteur indique s’il communique ou non, à son fournisseur, les statuts de validation des factures intégrées, selon les relations commerciales qu’il entretient avec ce fournisseur. – Sur le service Sage eFacture : – la liste des factures fournisseurs indique le statut réel de la facture ; c’est-à-dire le statut émis par l’acheteur. – la liste des factures clients indique le dernier statut communiqué par l’acheteur – C’est également le cas dans la page de détail de la facture. La demande d’avoir est toujours transmise au fournisseur. En revanche, les commentaires de l’acheteur sont visibles par le fournisseur selon le même principe. – Les e-mails de notifications d’acceptation et de Bon à payer de factures émis vers le fournisseur suivent la même logique 22 Sage eFacture Compte rendu de rapprochement et bon à payer Présentation Sage eFacture
- 23. – Sage eFacturecontrôle qu’un même document ne puisse pas être accepté 2 fois par un acheteur : un contrôle des doublons est donc réalisé – la clef unique est : même fournisseur + même type de document + même n° de document – néanmoins, une facture peut être émise une 1ère fois et être en erreur, puis être émise une 2e fois pour être traitée : le statut de la facture est donc pris en compte dans le contrôle des doublons – les doublons sont interdits pour les statuts suivants : Document contrôlé, En attente de réponse d’invitation, Traitement du document, Mise à disposition de l’acheteur, Réceptionnée par l’acheteur, Validation en cours par l’acheteur et Mise en paiement – la page détail d’une facture affiche les documents liés (doublons) et permet de naviguer d’un document à l’autre 23 Sage eFacture Gestion des doublons Présentation Sage eFacture
- 24. – Format SageeFacture : un fichier Pdf (pour conserver les mises en pages de nos clients et obtenir un rendu graphique) qui encapsule un fichier Xml au format Ubl 2.0 et permet une intégration automatisée dans les applications métier Sage compatibles. – AIFE (= l’Etat français) : fichier Xml au format Ubl 2.0 qui encapsule un zip du Pdf. Ce zip est lui-même encodé en base64 – Forum For The Future : format belge. Fichier Xml au format Ubl 2.0 qui encapsule le Pdf, lui-même encodé en base64 24 Sage eFacture Les différents formats gérés Présentation Sage eFacture
- 25. 25 Sage eFacture Annuaire des sociétés – Permet de : – savoir si un partenaire commercial est inscrit sur le service Sage eFacture et de connaître son statut d’échange électronique – rechercher un prospect et de l’inviter. Recherche par secteur d’activité par exemple. – consulter le profil public de la société Présentation Sage eFacture
- 26. 26 Sage eFacture Tableau de bord – propose par défaut une vision des 3 derniers mois d’activité – les indicateurs sont actualisés d’après la société de travail sélectionnée – accès rapides aux pages en cliquant sur le titre des vignettes ou sur chaque indicateur Présentation Sage eFacture
- 27. 27 Sage eFacture Gestion des droits Présentation Sage eFacture
- 28. 28 Sage eFacture Gestion des droits utilisateurs (1/2) – Le 1er utilisateur d’un compte client est un « Administrateur » ayant tous les droits d’utilisation sur le service. – Cet « Administrateur » peut créer d’autres utilisateurs et attribuer des droits. – Un utilisateur peut se connecter de lui-même au service Sage eFacture et se rattacher au compte client : l’utilisateur n’a alors aucun droit par défaut. L’administrateur doit activer les droits. – 4 profils de droits sont livrés en standard : ils ne sont pas modifiables / supprimables. – Des profils de droits personnalisés peuvent être créés (avec ou sans duplication d’un profil existant) Présentation Sage eFacture
- 29. 29 Sage eFacture Gestion des droits utilisateurs (2/2) – Le profil de droit permet d’affecter des droits à un utilisateur. Ex : envoi de factures, consultation des factures fournisseurs, consultation des factures clients, gestion des tiers, … – Un utilisateur est affecté à un ensemble de sociétés / établissements. – Les droits de l’utilisateur s’appliquent à l’ensemble des sociétés / établissements autorisés. – Le combo de sélection de la société de travail n’affiche que les sociétés / établissements autorisés. – Les pages du service apparaissent ou non selon les droits attribués à l’utilisateur connecté. Présentation Sage eFacture
- 30. 30 Sage eFacture Notifications Présentation Sage eFacture
- 31. 31 Sage eFacture Notifications (1/4) – Le service Sage eFacture peut déclencher des e-mails de notifications pour prévenir les utilisateurs de l’évolution du traitement des invitations et des factures. – Chaque notification peut être activée / désactivée ou bien être déclenchée selon le contexte (ex : en cas de refus uniquement). – Le fréquence de chaque notification est paramétrable : Immédiate, 1 jour par jour (fin de journée), 2 fois par jour (milieu et fin de journée). – La liste des utilisateurs à notifier est à renseigner après activation d’une notification. Présentation Sage eFacture
- 32. 32 Sage eFacture Notifications (2/4) Notification Libellé Réception d’invitation Indique qu’une invitation a été reçue et doit être traitée Modification du statut d’une invitation Indique que le statut d’une invitation a évolué. Ex : acceptation par le client Erreur de traitement sur la facture Indique qu’une facture est en échec de traitement. Elle n’est donc pas émise vers l’acheteur. E-mail destiné au fournisseur. Facture en attente Indique qu’une facture est en attente d’acceptation d’invitation par le client. E-mail destiné au fournisseur. Facture à réceptionner Indique à l’acheteur qu’une facture est mise à sa disposition pour intégration dans son application métier Réception de facture par l'acheteur ou plateforme EDI tierce Indique au fournisseur qu’une facture a été réceptionnée par l’acheteur ou transmise à une plateforme tierce Acceptation / Refus de facture par l'acheteur * Indique au fournisseur qu’une facture a été acceptée ou refusée par l’acheteur. Bon à payer * Indique au fournisseur qu’une facture a été mise en paiement par l’acheteur Ces e-mails ne sont pas émis si l’acheteur ne souhaite pas communiquer le statut d’acceptation et de bon à payer de ses factures Présentation Sage eFacture
- 33. 33 Sage eFacture Notifications (3/4) – Les e-mails sont émis dans la langue de l’utilisateur (FR, EN ou NL) Exemples : Présentation Sage eFacture
- 34. 34 Sage eFacture Notifications (4/4) – Les e-mails émis vers des acheteurs n’ayant pas l’option « Réception de factures » (permettant l’intégration automatique dans l’application métier) affichent un lien permettant le téléchargement de la facture. – Ceci évite à l’utilisateur de se connecter à la plateforme Sage eFacture. – Suite au téléchargement de la facture depuis cet e-mail, la facture évolue au statut « Réceptionnée par l’acheteur ». Présentation Sage eFacture
- 35. 35 Sage eFacture Plateforme hotline Présentation Sage eFacture
- 36. 36 Sage eFacture Plateforme hotline (1/4) – Accéder au compte d’un client lors d’un appel hotline sans demander le login / mot de passe au client – Etre dans les mêmes conditions d’utilisation que l’administrateur du compte client – Proposer une page de connexion rapide aux différents comptes clients – Obtenir des informations supplémentaires permettant d’aider le client – L’accès à la plateforme hotline est restreinte aux utilisateurs ayant un profil de droits « Hotline » Présentation Sage eFacture
- 37. 37 Sage eFacture Plateforme hotline (2/4) – Onglet Liste des clients : Zones de recherche Détail des options souscrites Accès au compte du client Présentation Sage eFacture
- 38. 38 – Accèsau compte du client : – Détail d’une facture : Liens permettant de télécharger : • la facture Pdf/Ubl • l’enveloppe d’envoi de facture par le fournisseur • la facture émise par le fournisseur dans son format original • la facture émise par le service Sage eFacture vers l’acheteur dans le format attendu par l’acheteur • la preuve archivée pendant 10 ans Sage eFacture Plateforme hotline (3/4) Présentation Sage eFacture
- 39. 39 Sage eFacture Plateforme hotline (4/4) Le fichier de preuve peut être demandé en cas de contrôle fiscal Il s’agit d’un fichier zip contenant : – Dans le cas normal sans traduction : – l’archive Xml du CFE contenant : l’empreinte de dépôt, les informations d’horodatage, les métadatas descriptives et le document original encodé – le document original – le fichier des métadatas complémentaires – Dans le cas d’une traduction, la preuve doit contenir côté fournisseur : – les mêmes informations que ci-dessus – l’archive Xml du CFE du fichier traduit – le document traduit dans le format attendu par l’acheteur – le fichier des métadatas complémentaires du document traduit Présentation Sage eFacture
- 40. Merci de votreattention ! Presentation Title 40
Notes de l'éditeur
- #11 Simplicité d’usage et de déploiement Un service « plug & play » nativement intégré aux applications Sage 30, Sage 100 et Sage 1000 Optimisation de la relation commerciale Meilleur respect des délais de paiement Accès instantané aux factures émises et reçues Gains de productivité Réduction de près de 60% des coûts de traitement des factures Rapidité de traitement Conforme à la législation française Respect des exigences légales en matière de dématérialisation fiscale