La dématérialisation des appels d'offres publics permet aux entreprises de soumettre leurs offres en ligne via des plateformes sécurisées, sans modifier le contenu ou le processus des appels d'offres. Depuis 2010, les acheteurs peuvent imposer des réponses électroniques pour les marchés de plus de 90 000 €, intégrant des obligations légales et réglementaires pour les acheteurs et candidats. Ce processus améliore l'efficacité et la compétitivité tout en nécessitant une adaptation des pratiques et des compétences au sein des entreprises.

1. La dématérialisation des
appels d'offres publics

2. Qu'est ce que la réponse
électronique aux marchés ?
Ce processus, sous l'appellation de «dématérialisation des procédures
de passation des marchés publics », permet aux entreprises de
transmettre leurs offres aux donneurs d'ordres via internet en utilisant
des plateformes d'échange normées et sécurisées.
La dématérialisation d'une procédure ne modifie pas le « métier » : ni
la nature ni le contenu des informations échangées dans le cadre d'un
appel d'offres ne sont modifiées.
Les règles de l’achat public sont donc applicables indépendamment du
mode d'échange choisi, et la procédure d'appel d'offres dématérialisée
doit répondre aux mêmes exigences de confidentialité et de sécurité
que la procédure traditionnelle (papier).

3. La procédure d'appel d'offre ...
AO : consultation des entreprises Analyse
des plis
… dématérialisée

4. CandidatCandidat
Personne ayant
pouvoir d'engager la
société
+ Certificat
+ Outil de signature
Représentant du
PA
+ Certificat
+ Outil de
vérification de
signature
w
w
w
Pouvoir AdjudicateurPouvoir Adjudicateur
Serveur de
temps universel
PSCe, Tiers
de confiance
Plateforme
de dématérialisation
des AOP
Le dispositif technique

5. La soumission électronique

6. La dématérialisation des marchés publics est une partie de la
démarche globale, citoyenne et responsable menée par les
entreprises, les collectivités et les services de l'État sur le plan
économique et écologique.
Elle s'inscrit dans le cadre de la politique de Lisbonne, de la
transposition du droit européen au droit national, et de
l'harmonisation des législations nationales.
Elle est également un axe de de la simplification de l'accès à la
commande publique et un levier de la relance économique.
Le contexte global de la
dématérialisation des MP

7. Textes introductifs de la dématérialisation des marchés
publics
Directive 2004/18/CE du 31 mars 2004 relative à la coordination des
procédures de passation des marchés publics de travaux, de
fournitures et de services
En droit français :
 Décret n°2004-15 du 07/01/2004 portant code des marchés
publics
 Principe de dématérialisation des marchés publics : article 56
 Texte d’application : Décret n°2002-692 du 30/04/2002
Le socle légal de la
dématérialisation des MP

8. Les obligations des acheteurs publics (CMP 2009) :
 Télétransmission obligatoire des AAPC aux JAL en AOO
 Obligation de publier un profil d'acheteur sur internet **
 Obligation d'accepter les offres électroniques en AOO ***
 Possibilité d'exiger une soumission électronique ****
 Obligation d'exiger une soumission électronique pour les marchés
d'informatique *****
 Obligations d'achivage légal ******
Le cadre réglementaire de
la dématérialisation des MP

9. Les obligations des candidats (CMP 2009) :
 Obligation de produire une réponse homogène*
 Obligation de produire une signature valide**
 Obligation de produire une réponse exempte de virus***
 Impératif de produire une réponse lisible et exploitable ****
 Possibilité d'envoyer une copie de sauvegarde *****
 Possibilité de bénéficier d'un délai supplémentaire ******
 Obligation d'archivage *******
Le cadre réglementaire de
la dématérialisation des MP

10. En conclusion :
Depuis le 1er janvier 2010, les acheteurs publics peuvent imposer
la réponse électronique pour tout marché dès 90 000 €
Dès le 1er janvier 2012, les acheteurs publics ne pourront plus
refuser la réponse électronique pour tout marché dès 90 000 €
Il s'agit d'un changement irréversible qui conduit à court terme à
l'élimination du papier dans les échanges entre les entreprises et
les acheteurs publics dans le cadre des appels d'offres.
La dématérialisation des
marchés en perspective

11. Un enjeu économique et qualitatif
Des risques liés au changement
L'enjeu est avant tout économique, avec des perspectives de
rationalisation des coûts, même si la dématérialisation d'une
procédure métier représente toujours pour l'entreprise aussi
l'opportunité d'une qualification de sa démarche.
Symétriquement, des risques sont naturellement associés aux
changements organisationnels induits dans l'entreprise, et aux
modifications des habitudes de travail qui devront être consentis par
ses agents.
Enjeux et risques
pour l'entreprise

12. Baisse des coûts de traitement des dossiers
Diminution du délai de traitement des offres*
La réponse électronique engendre des gains directs sur les coûts
de papier et de transport, et induit des gains indirects sur le coût de
fonctionnement de la procédure, grâce au temps gagné**.
Enjeux et risques
pour l'entreprise

13. Adaptation des pratiques
aux nouveaux médias
Le passage à une procédure
dématérialisée induit une
révision de l'organisation interne
dans le but de répondre à un
quadruple objectif d'efficacité,
d’interopérabilité*, de sécurité**,
et de pérennité***.
Enjeux et risques
pour l'entreprise

14. Compétitivité des services commerciaux :
L'organisation de la signature doit être adaptée aux contraintes liées à
l'usage du certificat électronique*.
Le traitement des documents constitutifs de l'offre doit tenir compte des
contraintes d'intéropérabilité s'appliquant aux documents électroniques,
afin que les offres soient recevables et lisibles**.
La chaine de traitement de l'offre électronique doit tenir compte des
contraintes induites par les propriétés de la signature électronique***, et
des contraintes induites par la diversité des protocoles de
télétransmission des plateformes de dématérialisation****.
Enjeux et risques
pour l'entreprise

15. Intégration de nouveaux
savoirs et savoirs faire
Les risques induits directement
sont d'abord liés au niveau
d'information et d'implication des
agents, car la dématérialisation
impacte l'ensemble de la chaîne
de traitement des appels d'offres,
avec des implications juridiques,
techniques, fonctionnelles et
organisationnelles.
Enjeux et risques
pour l'entreprise

16. La détection des affaires (direction, service commercial,
chargés d'affaires, secrétariat)
Les entrepreneurs doivent savoir mettre en place un dispositif de
veille électronique, savoir automatiser le traitement des mails
entrants, savoir rechercher et télécharger un DCE quelque soit la
plateforme hôte.
Environnement technique, gestion des mots de passe, référencement des
abonnements (alertes), profiles d'acheteurs, règles de messagerie, spam
etc...
Savoirs et savoirs faire
Phase 1 - détection des appels d'offres

17. La préparation des dossiers administratifs et techniques
(secrétariat, service qualité, service technique)
Les entrepreneurs doivent être en mesure de définir un plan de
classement et des normes de codification pour les fichiers,
Ils doivent connaître les formats à appliquer à chaque document en
fonction de sa nature (pièces administratives, mémoire technique, des
bordereaux de prix, acte d'engagement …) et de l'usage qui en sera fait
(exploitation, archivage ...).
Savoirs et savoirs faire
Phase 2 - Préparation de la réponse

18. La signature du marché (PDG, gérant, délégué)
L'entreprise doit s'équiper de certificats électroniques pour la signature
des marchés* : l'organisation de la signature devra intégrer les
contraintes nouvelles liées à l'usage du certificat**.
Les signataires devront savoir signer électroniquement un document, et,
à défaut d'acquérir un logiciel de signature, ils devront apprendre à
utiliser les outils délivrés par les plateformes***.
Les signataires devront connaître la différence entre une signature, une
co-signature et une sur-signature, entre une signature électronique et
une signature numérique.
Savoirs et savoirs faire
Phase 3 : Signature du marché

19. La revue de l'offre (secrétariat et direction)
Les personnes en charge de la revue devront savoir reconnaître un
fichier signé, et reconnaître une signature « attachée » d'une signature
« détachée » dans le cas ou (selon la plateforme) ils ont en charge la
préparation « physique » des enveloppes électroniques (zip) à expédier,
contenant les documents signés.
Elles devront savoir vérifier une signature, générer un Procès Verbal de
signature, et créer au besoin une enveloppe électronique cohérente au
format zip*.
Elles devront acquérir une méthode afin d'être en mesure d'adapter leur
démarche de contrôle/validation à toute plateforme de dématérialisation.
Savoirs et savoirs faire
Phase 4 : Revue de l'offre

20. La télétransmission des plis (secrétariat)
La diversité des interfaces et protocoles de télétransmission sur les
défférentes plateformes constitue l'une des principales difficultés pour
les utilisateurs lorsqu'ils y sont confrontés sans information préalable.
Les personnes en charge de la télétransmission devront savoir
distinguer signature électronique et signature numérique.
Elles devront acquérir une méthode afin d'être en mesure d'adapter leur
démarche de dépôt à toute plateforme de dématérialisation..
Savoirs et savoirs faire
Phase 5 : Remise des plis

21. Le dispositif mis en place par la CGPME :
 Une formation d’une journée à la CGPME de votre
département limitée à 10 personnes
 Un accompagnement d'une journée dans l'entreprise limité à
20 entreprises pour la région IDF
 Une assistance technique à la dématérialisation après la
formation et/ou l’accompagnement en entreprise
Un site sécurisé de formation, un kit « simulations dépôts* »
Quel accompagnement
pour faire face à ces enjeux ?

22.  Permettre aux participants de comprendre quels sont leurs droits
et leurs devoirs en matière de dématérialisation des procédures
d’appels d’offres
 Maîtriser le concept de signature électronique et apprendre à
signer électroniquement des documents
 Maîtriser les concepts de sécurité afférents à la transmission par
voie électronique des offres
 Acquérir une méthode pour savoir réaliser un dépôt électronique
quelque soit la plateforme hôte.
S’excercer à la réponse sur 4 plateformes de tests
La formation à la CGPME

23. La journée est découpée en 4 parties :
1. Le cadre juridique
2. La signature électronique
3. Le dépôt sur les plate-formes
4. L'optimisation du processus de réponse
Le contenu de la journée de
formation

24. Cette formation se veut pratique, pragmatique, opérationnelle : elle doit
permettre à chaque participant de se sentir capable de répondre à un
appel d'offre par voie électronique.
Pour atteindre cet objectif, les méthodes utilisées sont participatives,
interactives et laissent une place importante à la pratique.
Mise à disposition d’un PC pour 2 stagiaires
Quelles sont les méthodes
utilisées ?

25.  Permettre de s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise
 Une assistance pour apprendre à répondre à un premier
Appel d’Offre dématérialisé
 Une assistance pour aider à la rédaction des dossiers ou
pour tout autre besoin d’ordre technique ou juridique
 Des conseils pour valoriser une offre
L’accompagnement d’une
journée en entreprise

26. Un accès à un site sécurisé sera
donné à chaque participant, où sont
accessibles les supports de cours, les
textes règlementaires, un certificat de
test et des jeux d'essais pour réaliser
des exercices de signature et des
simulations de dépôt, des liens
internet, des logiciels et utilitaires
gratuits à télécharger…
Le suivi des participants : un
site internet dédié

27. Un service d'assistance technique qui
répondra, après la formation, aux
participants qui souhaitent être
accompagnés lors de leur première
réponse électronique ou pour revenir
sur tout point abordé au cours de la
journée de formation.
Un numéro dédié: 01 83 62 07 21
Le suivi des participants : un
service d'assistance

28. Merci pour votre attention
Questions / réponses