Le pôle communication de Convergences Yvelines a tenu une réunion le 30 mars 2010 pour définir son fonctionnement et la gestion de son site internet. Des administrateurs ont été nommés pour gérer le contenu du site, tandis que des dispositifs de mise à jour et de formation sont prévus pour les co-administrateurs. La prochaine réunion du pôle communication est planifiée pour fin mai – début juin.

1. POLE COMMUNICATION / EVENEMENTIEL
Réunion du : 30 mars 2010
Convergences Yvelines
26, avenue Duguay-Trouin
78960 Voisins-le- Bretonneux
Tél : 01 30 12 38 38
Fax : 01 30 12 38 37
www.convergences-yvelines.fr

2. Objet :
Le pôle «Communication / événementiel» de Convergences Yvelines s'est
réuni pour définir son mode de fonctionnement et en particulier pour mettre en
place les dispositions nécessaires afin de faire vivre le site Internet de
l'association récemment mis en ligne. Ce site se veut une vitrine de
l'association et à ce titre il était important que soient précisées certaines
modalités d'utilisation et personnes accréditées pour l'alimenter.
Étaient présents :
Philippe WARAVE
Christian COINTE
Laurent DELBECQ
Lionel DUPETIT
Eric JAILLET
Cédric HOIZEY
Dominique HOIZEY
Guy SAUZET
Olivier PERROT
Frédérique WALRAVE
Christophe BOISSONNADE
Il est rappelé que le pilotage du pôle Communication est assuré par
Dominique HOIZEY et le co-pilotage par Frédérique WALRAVE, tous deux
étant membres du CA. Laurent DELBECQ fait partie du Bureau de
l’association et participe au pôle communication. Il assurera ainsi un lien utile
entre ces derniers.
Les principaux points suivants sont arrêtés :
• Le trésorier de l'association (Richard BLANC) reçoit les demandes
d'inscription et versements de cotisation. Ceci le prédispose à fournir au
pôle communication la liste des adhérents qui se sont effectivement
acquitté de leur cotisation, condition jugée nécessaire pour figurer sur le
site de l'association.
• Les identifiants et mots de passe permettant l'accès adhérent au site,
dès lors que ceux-ci sont en règle vis à vis de l'association, sont choisis
par les adhérents eux-mêmes.
Des administrateurs du site sont nommés :
• Christophe BOISSONNADE (créateur du
site)
• Dominique HOIZEY (Administrateur CA et
Pilote du pôle)

3. • Frédérique WALRAVE (co-pilote du pôle, membre du bureau et
secrétaire général adjoint)
• Guy SAUZET
Christophe BOISSONNADE est chargé de dispenser une formation à ses co-
administrateurs qui disposeront alors des droits nécessaires pour intervenir
sur le site et son contenu. Une date de formation est à définir assez
rapidement. En attendant que les co-administrateurs soient formés, CB assure
la mise sur site des compte-rendus de pôle déjà établis.
Afin que les personnes en charge de faire vivre le pôle communication n'aient
justement pas une charge trop importante en regard de leurs propres activités,
il est suggéré que les responsabilités soient tournantes au sein du pôle
communication.
Forum :
Il est convenu que les adhérents qui s'expriment par ce biais, le font sans
contrainte directement sur le site. Les pilotes de pôles veilleront à ce que cette
libre expression respecte l'esprit de l'association.
Agenda du site :
Il est convenu que chaque pilote de pôle assume la mise à jour de l'agenda du
site pour les évènements le concernant.
D'autre part, Christophe B. mettra en place l'envoi automatique d'une invitation
et un rappel automatique précédant la réunion.
Master de présentation des documents (CR de réunions par ex) :
Pour garantir une certaine unité dans la présentation des documents et en vue
d'une utilisation sous format papier à diffuser extérieurement, il est convenu de
créer un masque aisément utilisable par tous et laissant toutefois une grande
liberté dans la présentation du contenu. Ce masque est celui utilisé pour le
présent compte-rendu. Chaque pôle rédigera et mettra en forme ses comptes-
rendus dans ce masque, les fera valider avant de les transmettre au pôle
communication pour une mise en ligne sur le site Internet. Le pôle
communication aura juste un droit de regard et de vérification sur les comptes-
rendus des autres pôles.
Les documents ainsi présentés pourront être convertis pour le site en format
.pdf et pourront être de cette façon exploités au besoin hors site.

4. Prochaine réunion du pôle communication :
La prochaine réunion est projetée vers fin mai – début juin. La date précise
sera soumise très prochainement.