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C O P I L P C - S c o l N ° 1
6 Décembre 2017
2
Sommaire
+ Présentation du Projet PC Scol
+ La méthode Agile
+ Etat d’avancement du projet
+ Le domaine fonctionnel global
+ Proposition de priorisation pour les
développement de la période avril 2018 à
septembre 2018
3
Présentation du projet
4
Enjeux
+ Un projet national de refonte SI : Pour l’ensemble de l’ESR
(cible 119 établissements)
+ Un travail collaboratif : Co-construction avec des sites
ESR, une inscription dans le cadre de cohérence
national.
+ Une solution en adéquation avec les besoins métiers,
une construction itérative basée sur une méthode Agile
+ Importance de l’implication de l’ensemble des acteurs
(disponibilité, assiduité des métiers) et du portage du projet
(participation aux instances)
+ Capitaliser sur les compétences de l’ESR et pérenniser
ces compétences au sein de l’ESR
+ La co-construction avec les établissements = implications
multiples et changement de paradigme au niveau des
relations entre l’Amue, l’Association Cocktail et les
établissements.
5
+ Le projet est destiné à remplacer
ROF, Apogée, SVE et Scolarix, il
capitalisera les meilleurs concepts
ou réalisations d’Apogée, de ROF
ou de SVE
+ Les fonctionnalités nouvelles par
rapport à l’existant (AMUE & Cocktail)
représentent environ 50% de la cible
du projet
+ Certaines fonctionnalités hors projet
commun pourront être développées
avec un financement spécifique
AMUE ou Cocktail.
Périmètre : Nouveau départ
AMUE
GRH
Paie
GFC
Référentiel
SVE
& Scolarix Recherche
Transverse
AMUE
Projet Commun Scolarité
Formation Vie étudiante
GRH
Paie
GFC
Référentiel
Recherche
Transverse
6
Périmètre de la formation, s c olarité & vie
étudiante
PROJET COMMUN SCOLARITÉ
REPRISE DE
DONNÉES
MOBILITE
ACL
Accueillir
COF
Construire l’Offre
de Formation
INS
Inscrire
SUC
Suivre le Cursus
MOF
Mettre en œuvre
l’Offre de
Formation
CHC
Choisir un Cursus
COC
Contrôler le Cursus
VIE
Gérer la vie
Etudiante
ALU
Gérer les Alumni
POP
Piloter Opérationnellement
PPC
Préparer le Pilotage Contractuel
PLA
Planifier
DOC
Docu. Administrative
ACC
Accompagner
COCKTAIL
GRHUM
Autres Référentiels
AMUE
SINAPS
TUTELLE
MENESR MAAF …
PARTENAIRE
CROUS SECU …
COMUE
INTER
ETABLISSEMENT
BRIQUES SVE
ENT LMS EDT …
BRIQUES SI
GFC GRH …
7
Gouver nance pr opos ée pour le pr ojet
Le comité de direction
Il a vocation à :
 Piloter et administrer le projet dans son
ensemble.
 Valider le budget initial et la répartition des
sommes consacrées au projet et les transferts
financiers entre les acteurs du projet.
Ce comité est constitué à égale représentation de :
 Représentants de l’Amue,
 Représentants de l’association Cocktail.
Le comité de pilotage
Il a vocation à :
 Valider le projet et ses évolutions ainsi que les
plans projet afférents.
 Arbitrer si nécessaire entre les solutions
proposées.
 Piloter l’avancement et la projection du
programme.
Ce comité est constitué à égale représentation de :
 Représentants de l’Amue,
 Représentants de l’association Cocktail.
 Représentants des établissements.
Les comités de suivi des sites
Ils ont vocation à :
 Suivre les activités de l’équipe de co-construction.
 Suivre le respects des obligations prises par les parties.
 Suivi RH et financier.
Ces comités sont constitué de :
 Représentants de la direction du projet,
 Représentants de l’établissement
8
Etablissements co-constructeurs :
+ Strasbourg - Frédéric Dehan (DGS)
+ Nantes - Laurianne Schlaeppi (DGA)
+ Grenoble - Isabelle Olivier (VP Num)
+ Lyon - Philippe Malbos (VP Num)
+ Lorraine et ESUP - Brigitte Nomine
(VP Num)
+ AMUE - Hugues Ponchaud
+ AMUE - Pierre-Marie Martin
+ Cocktail - Guy Joulin ou Frédéric
Pomies
+ Cocktail - Christophe Delhomelle
+ PC Scol - Ludovic Boudy
+ PC Scol - Michel Allemand
Comité de Pilotage
Etablissements représentatifs des
grands types d’établissements :
+ Paris 8 - Johnny Gogibus (DEVE)
+ Centrale Marseille - Olivier Page
(DSI)
+ Bordeaux - Jocelyn Caillaud (DEVE)
+ Nîmes - Nathalie Gauthey (DSI)
+ INSA Rennes - Patrice Leguesdon
(DSI)
+ Agrocampus Ouest - Bruno Gadoud
(DEVE)
+ Ecole Véto d’Alfort - Catherine
Colmin (DEVE)
+ Franche comté : Laurence Treps
(DEVE)
Tutelles :
+ DGSIP : Mehdi Gharsallah
+ MAA : Laurence Dumas
9
Or ganis ation génér ale du pr ojet
• Apportent l’expertise métier ou technique au projet
• Peuvent participer au comité de pilotage
Etablissements
EXPERTS
• Co-Construisent et maintiennent la solution, font partie de l’équipe projet
Expertise, Conception, développements, tests & documentation associée
• Gèrent administrativement leurs ressources
• Participent au comité de pilotage
Etablissements
CO-CONSTRUCTEURS
• Participent à la recette des applicatifs
• Qualifient la solution avant le passage en production, sont les premiers à être
déployés
• Peuvent participer au comité de pilotage
Etablissements
PILOTES
• Gouvernent et pilotent le projet avec les établissements et la direction du projet
• Soutiennent et supportent le projet
• Recrutent et mettent en place une équipe projet qui:
• Assure le pilotage et la coordination de l’ensemble du projet
• Accompagne le déploiement de la solution
Amue &
Association Cocktail
Participation
Contribution
Pilotes
C
E
P
A
10
Equipe pr ojet
11
La méthode Agile
12
La méthode Agile
Manifeste pour le développement Agile de logiciels
Nous découvrons comment mieux développer des logiciels
par la pratique et en aidant les autres à le faire.
Ces expériences nous ont amenés à valoriser :
Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils
Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive
La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle
L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan
Nous reconnaissons la valeur des seconds éléments, mais privilégions les
premiers.
Manifeste pour le développement Agile : http://agilemanifesto.org/iso/fr/manifesto.html
13
La méthode Agile
Les 12 principes
+ Notre plus haute priorité est de satisfaire le client en livrant rapidement et régulièrement
des fonctionnalités à grande valeur ajoutée.
+ Accueillez positivement les changements de besoins, même tard dans le projet. Les
processus agiles exploitent le changement pour donner un avantage compétitif au client.
+ Livrez fréquemment un logiciel opérationnel avec des cycles de quelques semaines à
quelques mois et une préférence pour les plus courts.
+ Les utilisateurs ou leurs représentants et les développeurs doivent travailler ensemble
quotidiennement tout au long du projet.
+ Réalisez les projets avec des personnes motivées. Fournissez-leur l’environnement et le
soutien dont elles ont besoin et faites-leur confiance pour atteindre les objectifs fixés.
+ La méthode la plus simple et la plus efficace pour transmettre de l’information à l'équipe de
développement et à l’intérieur de celle-ci est le dialogue en face à face.
https://fr.wikipedia.org/wiki/Manifeste_agile
14
La méthode Agile
Les 12 principes
+ Un logiciel opérationnel est la principale mesure d’avancement.
+ Les processus agiles encouragent un rythme de développement soutenable.
Ensemble, les commanditaires, les développeurs et les utilisateurs devraient être
capables de maintenir indéfiniment un rythme constant.
+ Une attention continue à l'excellence technique et à une bonne conception renforce
l’agilité.
+ La simplicité – c’est-à-dire l’art de minimiser la quantité de travail inutile – est
essentielle.
+ Les meilleures architectures, spécifications et conceptions émergent d'équipes auto-
organisées.
+ À intervalles réguliers, l'équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace, puis
règle et modifie son comportement en conséquence.
https://fr.wikipedia.org/wiki/Manifeste_agile
15
La méthode Agile
SCRUM : un choix déterminant pour
• l’équipe projet
• les experts
• les utilisateurs
La complexité rend la prédictibilité impossible
• Scrum propose un modèle de contrôle de processus fondée sur
l'empirisme
• l'adaptation continue aux conditions réelles de l'activité
• réaction rapide aux changements
Opposition directe
SCRUM Cycle en V
16
La méthode Agile
Une équipe SCRUM
• Un Product Owner
• C'est le garant de l'ensemble des aspects fonctionnels du produit. Il définit
les fonctionnalités à développer, fixe les priorités, décrit les users stories,
valide les livraisons sur les aspects fonctionnels. Il endosse donc une
partie du rôle des chefs de projet MOE et MOA dans le cadre d'un projet
en cycle en V
• Un Scrum Master
• Il va animer les différents rituels Agiles, sprint planning, stand-up meeting,
planning game, backlog refinement, demo, retro… Mais aussi mesurer la
vélocité de l'équipe, aider l'équipe à identifier des axes d'amélioration et à
les mettre en place. Il est le garant de l'organisation et du respect des
rituels qui sont choisis par l'équipe. Il n'est pas manager, il est facilitateur.
17
La méthode Agile
Une équipe SCRUM
• Consultant Fonctionnel
• Il à pour mission d’identifier les experts les plus à même d’exprimer les
besoins et de répondre aux interrogations. Il formalise le recueil des
besoins par la rédaction des spécifications fonctionnelles, la rédaction
et/ou la validation des cahiers de test.
• Il prend en charge l’organisation et l’animation des groupes de travail de
référents ou d’experts métiers des établissements et rédige les livrables
attendus.
• Il participe à la conception générale de la solution en accompagnant le
Product Owner dans la préparation des users-story
• Il accompagne les établissements, quelle que soit la phase du projet avec
en particulier : la construction de la démarche de déploiement et la
rédaction des supports et formations associés. Durant la phase de
déploiement, il organise le déploiement, réalise les formations et assiste
les utilisateurs dans leur prise en main de la solution.
18
La méthode Agile
Une équipe SCRUM
• Des développeurs
• Ils développent l'application, mais doivent élargir leur périmètre par rapport
à un projet cycle en V. Ils participent à l'estimation des charges, ils
s'engagent sur un périmètre à livrer en fin de sprint, ils font de la revue de
code, ils proposent des améliorations par rapports aux spécifications qui
sont fournies, ils identifient les opportunités techniques et les partagent
avec le PO. Ils présentent leur travail aux utilisateurs (MOA et Experts) lors
des démos et identifient ce qui peut ou doit être amélioré dans
l'organisation du travail lors des rétro. Ils sont au cœur du projet.
• Un testeur
• Il valide que les spécifications sont respectées et que le produit fonctionne
comme attendu. Pour cela il va rédiger des cahiers de test et exécuter
toutes les tâches qui peuvent être réalisées par les utilisateurs finaux. Les
tests doivent se faire dans les conditions les plus proches possible de
l'utilisation finale. Les anomalies sont consignées et transmises au PO
pour correction.
19
La méthode Agile
SCRUM
20
La méthode Agile
Les bénéfices : visibilité
Eviter l’effet tunnel : Livrer régulièrement à plusieurs bénéfices
• Montrer ce que l’on fait
• Faire tester dès que possible
• S’adapter au plus tôt pour limiter les impacts de potentielles erreurs de
conception
• Mesurer la capacité de production
• Evaluer la qualité du travail
• S’améliorer chaque jour
• Recettes régulières
• Communiquer sur l’avancement
• Capacité à revoir les priorités
• Le projet est moins sensible aux imprévus
21
La méthode Agile
Les bénéfices : motivation et engagement
Responsabiliser : Les contributeurs d’un projet agile s’approprient le produit
• Le produit est le fruit d’un travail collaboratif et collectif.
• Les users stories décrivent le besoin sans éléments inutiles.
• Les développeurs sont force de proposition.
• L’équipe est la plus autonome possible.
• L’équipe s’engage sur un périmètre et un délais à l’échelle d’un sprint
• Les développeurs font la démo de ce qu’ils ont fait. Ils se confrontent aux
utilisateurs.
• Le PO connait parfaitement les besoins et il gagne la confiance des utilisateurs.
22
La méthode Agile
Pour mener un projet Agile
• On s’inscrit dans une démarche de travail collaboratif
• On concentre les spécifications sur l’essentiel
• On réduit au minimum les instances de validation
• On a confiance en soi et on fait confiance aux autres
• On accepte de faire des erreurs et on accepte les erreurs des autres
• On passe du contrôle en amont de la réalisation au contrôle à postériori.
• On est tous autonome et responsable
• On partage les informations.
• On sert le même objectif
• On tend vers l’auto-organisation
23
La méthode Agile
Impacts sur la gestion des priorités
• Pour le Copil
• Définir les priorités à 6 mois sur
• les macro processus
• les processus
• Pour le product owner
• Définir les priorités sur les fonctionnalités à traiter au sein des processus
• Sur la release (3 mois)
• Sur le sprint (3 semaines)
24
Etat d’avancement du projet
25
Or ganis ation d u pr ojet - GR H
EQUIPE DE DIRECTION 2,5 ETP
M. ALLEMAND DP 100% 01.04.2017
L. BOUDY DO 100% 22.05.2017
R. BOURGES DT 50% 01.09.2017
EXPERTS MÉTIERS 1,5 ETP
J.F. LANGLAMET EXM 100% 01.09.2017
E. BOONEN EXM 50% 01.09.2017
EQUIPE STRASBOURG 8,0 ETP
S. LOPEZ PO 100% 01.12.2017
A. GRAUSEM SM 100% 01.12.2017
5 ETP DEV 500% 01.12.2017
P. MATHELIN TEST 100% 01.12.2017
EQUIPE TOULOUSE 6,8 ETP
D. DERUAZ PO 100% 01.09.2017
I. REAU SM 100% 01.10.2017
4 ETP DEV 380% 01.10.2017
B. MARTY TEST 100% 01.10.2017
+2 ETP DEV 200% 2018 ?
EQUIPE 4 8,0 ETP
??? PO 100% 01.06.2018
??? SM 100% 01.06.2018
4 ETP DEV 500% 01.06.2018
??? TEST 100% 01.06.2018
EQUIPE NANTES 7,0 ETP
E. L’HELGOUAC’H PO 100% 01.03.2018
C. SAVINA SM 100% 01.03.2018
4 ETP DEV 400% 01.03.2018
? TEST 100% 01.03.2018
EQUIPE QUALIFICATION 3,8 ETP
O. MATHERET RQUA 80% 01.04.2017
??? TEST 100% 01.01.2018
??? TEST 100% 01.01.2018
??? TEST 100% 01.01.2018
CONSULTANTS 5,5 ETP
I. VICENTE 100% 01.06.17
A. BOULET 100% 01.04.17
L. AJENJO 100% 01.04.17
S. POUGET 100% 01.04.17
V. ALMONACIL 100% 01.04.17
S. PETITDEMANGE 50% 01.04.17
SOUTIEN 2,5 ETP
M. CAUMETTE ADM 50% 01.04.2017
V. HURTEVENT ASR 100% 01.01.2018
T. MONTFORT ASR 100% 01.02.2018
TRANSVERSE 2,9 ETP
D. SUTEAU CFO 100% 01.09.17
S. PETITDEMANGE URB 50% 01.09.17
J. LAFOURCADE AT 20% 01.09.17
M. MARCHEGAY AT 20% 01.09.17
J. SMYCZ AD 50% 01.06.17
Y. RENARD DBA 50% 01.06.17
26
Evolution du r ec r utement du pr ojet
0.0
10.0
20.0
30.0
40.0
50.0
60.0
Evolution RH
Direction Soutient C. F. Transverse Qualif Experts P Toulouse P Strasbourg P Nantes P 4
27
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
D é t a i l s u r l ’ a v a n c e m e n t d e l a G R H d u p r o j e t
Les premiers mois du projet ont essentiellement été consacrés au recrutement et à la mise
en place des équipes
• Organigramme des équipes du projet
• Finaliser le recrutement des ASR
• Identification de la quatrième équipe (choix
entre Lyon et Grenoble)
• Identification de l’équipe de qualification
• Compléter les recrutements de l’équipe de
Nantes
• Démarrage de l’équipe de qualification
• Démarrage de l’équipe de Nantes
• Démarrage de la quatrième équipe de
développement
• Difficulté à recruter des ASR
• Difficulté à recruter des développeurs
• Maintenir un « turnover » le plus bas possible
• Management multisites
• Recrutement de l’équipe de direction
• Recrutement des consultants fonctionnels
• Recrutement de l’équipe transverse et des
architectes
• Formation sensibilisation à la méthode Agile
• Identification des équipes de développement de
Toulouse (Cocktail), de Strasbourg et de Nantes
• Démarrage de l’équipe de Toulouse en 10/17
• Démarrage de l’équipe de Strasbourg en 12/17
• Nombreuses auditions d’ASR
28
Les gr andes étapes du pr ojet
+ Préparation et mise en place (2017)
+ « Proof of Concept » (10/2017 à 03/2018)
+ Iso fonctionnalité « Cocktail » (2018 2019)
+ Iso fonctionnalité « AMUE » (2020)
+ Pilotes « Cocktail » (2020)
+ Pilotes « AMUE » (2021)
+ Nouveaux besoins (2021 2022)
+ Déploiement (2021 - 2025)
+ Maintenance (2023 - 2032)
29
Les phas es de la mis e en plac e du pr ojet
+ Les conventions
+ Le cadrage
+ Le socle technique
+ L’urbanisation
+ Les spécifications
+ Le POC
30
Mac ro - planning du pr ojet ( 2017 – 2019)
S1-2017 S2-2017 S1-2018 S2-2018 S1-2019 S2-2019
Mise en place : cadrage,
urbanisation, socle technique et
spécifications
 Objectifs : avoir les éléments
méthodologiques et les outils
 Enjeux : Pouvoir débuter les
développement
Mise en place
Mise en place : conventions et
recrutements
 Objectifs : avoir une équipe projet
et un cadre de travail
 Enjeux : Pouvoir débuter les
travaux
POC
 Objectifs éprouver l’organisation,
la méthodologie, les outils,
l’architecture etc .
 Enjeux : S’en servir de modèle
pour le développement de la
solution
Développement Iso fonctionnalité “Cocktail”
Mise en place
Iso-fonctionnalité « Cocktail »
 Objectifs : Avoir une solution qui
couvre toutes les fonctionnalités
existantes actuellement dans la
sphère scolarité de Cocktail
 Enjeux : déployer les pilotes
« Cockail »
POC
31
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
D é t a i l s u r l ’ a v a n c e m e n t d e l a p h a s e « C o n v e n t i o n s »
Le démarrage du projet nécessite la mise en place de plusieurs conventions pour définir les
cadres de travail et permettre de réaliser certaines prestations.
Ces conventions impliquent les initiateurs du projet (l’AMUE et l’Association Cocktail) et les
établissements co-constructeurs
• Les conventions signées
• Convention « Partage » avec Renater
• Convention de co-construction avec Strasbourg
• Convention d’hébergement de l’usine logicielle
avec Strasbourg
• Convention de co-construction avec Nantes
• Annexe à la convention horizontale pour définir
les modalités de fonctionnement des équipes
issues de l’AMUE et de Cocktail
• Conventions établissements experts
• Chantiers techniques bloqué par l’absence de
conventions
• Collaboratif « partage »
• Prestation ergonomie
• Coaching Agile
• …
• Convention horizontale de construction de la
solution PC Scol
• Convention de Groupement de commande
AMUE et Association Cocktail pour PC Scol
32
Chantier 1 Chantier 2 Chantier 3 Chantier 4 Chantier 3 Chantier 4
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
Synthèse de l’avancement des travaux depuis le dernier CODIR
• Plan projet
• Méthodologies
• Bilan du POC
• Finaliser les conventions
• Valider les objets métiers pour l’offre de
formation
• Finaliser le POC
• Chantiers techniques dépendant d’aspects
administratifs
• Mobilisation des acteurs dans les
établissements
• Retard dans la signature de certaines
conventions
• Présentation des aspects techniques à la
communauté le 11/09
• Présentations des objets métiers, piliers des
spécifications à la communauté les 12/09 et
7/11
• Usine logicielle hébergée à Strasbourg
• Démarrage du POC le 1er octobre
Conventions POC
Cadrage Socle technique Urbanisation Spécifications
P h a s e : M i s e e n p l a c e
33
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
P h a s e : C a d r a g e
C h a n t i e r : « P l a n P r o j e t »
Le plan projet est en cours de rédaction par Ondine Matheret, Ludovic Boudy et Michel
Allemand
• Plan projet sous forme pdf et disponible sur
confluence
• échanges entre Ondine, Ludovic et Michel
nécessaires,
• Première publication au niveau de l’équipe et de
la gouvernance AMUE – Cocktail
• Validation en COPIL
• Décalage entre un plan projet et l’adaptabilité
nécessaire dans le cadre d’une méthodologie
Agile
 Nécessitera une mise-à-jour régulière
• structure terminée,
• instanciée à l’état de brouillon
• Draft disponible en interne
34
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
P h a s e : C a d r a g e
C h a n t i e r : « D é m a r c h e d e c o n s t r u c t i o n A g i l e »
La démarche de construction Agile est construite à partir d’éléments émanent de la cellule
qualité de l’AMUE, en la contextualisant au projet. La démarche Agile reste une nouveauté
pour de nombreux acteurs du projet.
• Démarche sous forme de ppt, schémas et
processus sur confluence
• le modèle de US,
• le modèle de spec,
• les workflow Jira,
• le CR de la prestation de contextualisation
• Approfondir la démarche, la contextualiser
• Présenter la démarche en COPIL
• Finaliser une première version des workflows
Jira (Specs, US, Bug)
• Publier la lettre de commande pour le
« coaching Agile » et Publier l’appel d’offre
• Choisir le prestataire de « coaching Agile »
• Prendre en compte les aspects sécurité dans
notre démarche
• Efficacité des coachs Agile
 Deux phases, lettre de commande et
appel d’offre
• Une démarche décrivant le lien entre les
exigences, les specs, les US et les tests a été
proposée
• Les processus décrivant la vie des specs, des
US et des bugs sont en cours de définition,
• Certains workflow dans JIRA déjà instanciés
• Préparation d’une lettre de commande (3 mois)
et une appel d’offre (long terme) afin de faire
appel à un/des coach(s) Agile.
35
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
P h a s e : C a d r a g e
C h a n t i e r : « D é m a r c h e d e t e s t »
Un premier niveau de réflexion sur la démarche globale, les environnements nécessaires,
les différents niveaux de tests et leurs acteurs a été entrepris.
• Démarche sous forme de ppt, schémas et
processus sur confluence
• Fiches : « gestion et organisation des tests »,
« les environnements de tests », « la démarche
de test »
• Benchmark outil de gestion des tests : Xray et
Hiptest (alternative à squash tm)
• Rédiger la LC pour le REX Kosmos
• Finaliser et contextualiser notre démarche de
Test
• Articulation avec l’équipe de qualification
• Démarche très dépendante des compétences
des personnels dédiés à la qualification/test
 Adapter la démarche en fonction des
personnels de l’équipe de qualification
 Adapter la démarche en fonction des
« testeurs » de chaque équipe
• Premier retour d’expérience de la société
Kosmos
• Etude sur le choix des outils
• Préparation d’une intervention de Kosmos via
une LC à rédiger pour un REX sur
l’automatisation des tests (unitaires et
fonctionnels) et sur le TDD
36
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e
C h a n t i e r : « U s i n e L o g i c i e l l e »
Préalablement au lancement du POC, une première version de l’usine logicielle hébergée
par l’Université de Strasbourg a été mise en place en se basant, faute d’ASR recruté sur
les forces de l’Association Cocktail
• Ensemble des outils opérationnels et
paramétrés
• Renforcer la chaîne de déploiement continue
(mise en place d'un orchestrateur de
conteneurs, offrir la possibilité d'avoir plusieurs
environnements de qualifications) --> 1er
trimestre 2018
• Totalement paramétrer l'outil de vérification de la
qualité du code pour vérifier systématiquement
la qualité du code back-end et front-end -->
12/2017, 01/2018
• Difficulté de recrutement des ASR pour le projet
• Surcharge de travail importante pour les ASR
« Cocktail » et pour Julien Lafourcade
 Elargissement des recrutements à une
localisation autre qu’à Marseille
• La chaîne d'intégration continue est en place.
• La chaîne de déploiement continue est en place
sous une forme minimale.
• L'outil de vérification de la qualité du code est
installé.
• Les choix ont été présentés à la communauté le
11 septembre 2017
37
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e
C h a n t i e r : « O u t i l s c o l l a b o r a t i f s »
Les équipes projets étant localisées sur plusieurs sites, la mise en place d’outils
collaboratifs spécifiques au projet PC Scol est une nécessité
• Ensemble des outils opérationnels et
paramétrés
• Signature de la convention
• Démarrage effectif de la solution
• Recherche en cours d’une solution Tchat +
appels audio et vidéo.
• Equipement de tous les sites avec du matériel
de visioconférence performant.
• Retards dans la signatures de la convention
 Accord de Renater pour débuter les travaux
préparatoires avant la signature effective
• Les équipes risquent de ne pas collaborer
suffisamment si les outils ne sont pas performants.
• Choix de la solution Partage de Renater
• Préparation technique de la mise en œuvre de
la solution
• Préparation d’une convention avec Renater
pour pouvoir utiliser cette solution
• Mise en place de Jira agile et Confluence pour
la gestion des spécifications et des users story.
• Formation de 4 personnes pour le paramétrage
et l’utilisation de Jira et Confluence
• Mise en place de Mattermost en solution de
Tchat.
38
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e
C h a n t i e r : « A r c h i t e c t u r e Te c h n i q u e »
Des études sous la forme de groupe de travail ont été menées avant le début du POC et se
poursuivent pour définir l’architecture Technique qui sera utilisée. Ces études ont été
lancées une fois les différents architectes recrutés.
• Toutes les productions, y compris les
documents de travail, sont disponibles dans un
espace confluence dédiés
• Document d’architecture générale
• Qualifier les solutions techniques pour le
dialogue complexe* entre modules --> 12/2017,
01/2018
• Définir la solution technique pour la gestion de
l’authentification et des autorisations -->
12/2017, 01/2018
• Rédaction d’un document d’architecture
générale
• Coordination des Architectes entre eux
• Coordination Architectes et Développeurs
 Mise en place de réunions de
coordination régulière
 Travail en GT avec tous les acteurs
• Le groupe de travail architecture a défini les
grandes orientations (approche modulaire, front-
end Angular, back-end Java).
• Le groupe de travail inter-module avance sur 3
sujets (lien avec les référentiels, reprise de
données, dialogue inter-modules).
• Le groupe de travail authentification recueille les
besoins fonctionnels.
• Présentation des premiers résultats à la
communauté le 11 septembre 2017
39
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e
C h a n t i e r : « E r g o n o m i e e t d e s i g n »
La future solution devra être simple à utiliser, intuitive et attractive pour plusieurs types
d’utilisateurs : Etudiants, Enseignants, Administratifs.
Son ergonomie et son design sont des aspects clés à démontrer dès le POC
• Cahier d’ergonomie
• Cahier de design
• Lancer la consultation UGAP
• Bilan de la prestation à l’issue du POC pour
déterminer la suite à donner pour le projet
• Retards dans la signatures de la convention de
groupement de commande
• Choix de faire appel à une prestation dans le
cadre de l’UGAP pour le POC
• Expression des besoins en terme d’ergonomie
et de design
• En « stand by » , en attente de la signature de
la convention de groupement de commande
40
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e
C h a n t i e r : « M i s e e n œ u v r e »
Dans le cadre du POC la mise en œuvre du socle technique lors des développements est
une priorité
• Pratiques de développement sur confluence
• Codes produits par le POC
• Poursuivre les US techniques lors des sprints
suivants
• Actualiser la documentation des pratiques de
développement (des éléments mis en œuvre
par l'équipe de développement n'y sont pas
encore documentés) --> d'ici fin 2017
• Mise en œuvre des solutions de dialogue
complexe entre modules dans le POC --> 1er
trimestre 2018
• Equilibre US Techniques et US fonctionnelles
• Avoir deux modules pour éprouver le dialogue
inter-module
 Arrivée de la seconde équipe de
développement
• L'équipe socle a initié 2 modules back-end et un
module front-end qui fonctionnent dans des
conteneurs.
• Une partie des élément d'architecture sont déjà
mis en œuvre (dialogue simple* entre modules,
utilisation de conteneurs docker pour héberger
ses modules ainsi que la solution de stockage
liée, annuaire de services)
• Les premières US techniques ont été réalisées
lors des sprints 0 et 1
41
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
P h a s e : U r b a n i s a t i o n
C h a n t i e r : « M o d u l a r i t é »
Chantier d’urbanisation conduit actuellement par l’architecte urbaniste du projet en lien
avec l’urbaniste de l’AMUE pour le moment.
• Il existe une page sous confluence qui résume
la démarche et les livrables
• Plan d’urbanisation sous MEGA
• Présentation et échanges avec l’équipe d’architectes
• Coordination avec les urbanistes de l’AMUE et de
Cocktail
• Présentation et échanges avec les fonctionnels et
POs
• Ordonnancement
• Intégration d’éléments de volumétrie sur les flux inter
modules (sur la base de l’étude de criticité des
processus)
• Intégration d’éléments complémentaires de
modularité - (scalabilité, stabilité métier, etc…)
• Référentiels multiples : SINAPS, GRHUM, ceux
des établissements
 Travail de coordination avec les
urbanistes de l’AMUE et de Cocktail
• Analyse de la modularité sur la base du socle de
données du cœur de métier (COF, MOF, INS, CHC,
SUC, COC).
• Découpage modulaire
• Analyse des flux inter modules (quantité,
positionnement)
• Présentations de la méthodologie et des résultats à
des référents (Raymond, Damien, Janusz, Yves).
• Extraction des typologies de données éligibles au
référentiel.
42
Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes
Risques identifiés Livraisons
P h a s e : S p é c i f i c a t i o n s
C h a n t i e r : « C o n c e p t s d ’ o b j e t s m é t i e r s »
Le travail sur les concepts d’objets métiers, en particulier ceux liés à l’offre de formation est
mené par l’expert métier, les consultants fonctionnels et les architectes en lien avec les
experts des établissements
• support décrivant les objets métiers retenus,
illustré d’exemples
• échanges individuels avec ces établissements
partenaires.
• Prendre en compte les retours métiers de la
visio du 07/11 et mettre en phase les impacts
fonctionnels.
• Commencer/enrichir la réflexion sur les
concepts autours des objets de formation
(modèles contraints/non contraints, objet
diplôme, mutualisation …).
• Convergence difficile d’établissements très
différents sur des concepts clés
• Abstraction difficile par rapport aux outils
existants et à la réglementation actuelle
 Ateliers et groupe de travail pour obtenir
un consensus
• Groupe de travail constitué de 11 universités et
6 écoles
• Etat des lieux des besoins en « objets de
formation » par les différents types
d’établissements, dans une logique
d’harmonisation et d’interopérabilité, tout en
étant adaptable aux besoins futurs liés à des
évolutions réglementaires ou organisationnelles.
• Deux restitutions à la communauté (12/09 et
07/11) avec des supports de présentation.
43
Avanc ement des développements
3 sprints réalisés :
• Sprint 0 du 2/10 au 20/10, mise en place et US
techniques
• Sprint 1 du 23/10 au 10/11 :
• 7 US prévues ; 3 réalisées, 4 non terminées
• Ajustements techniques sur front end
• Sprint 2 du 13/11 au 1/12 :
• 8 US prévues (dont les 4 non terminées du sprint 1)
• 4 US terminées (celles du sprint 1)
• 2 US en cours de développement
Pas encore suffisant pour estimer la vélocité
44
X
X
Risque présenté au CODIR précédent
Nouveau risque
1
2
3
4
1 2 3 4
Gravité
Probabilité
Positionnement relatif des risques au regard de leur
probabilité de survenance et de la gravité de leur impact
Identific ation des ris ques majeurs du projet
Plusieurs risques liés au démarrage du
projet et à la mise en place des équipes
et des processus
# Risque Identifié Gravité Proba. Pondération / Contention Avancement
1 Défaut d’ASR 4 3 ouvrir les localisation des postes 2 candidats retenus
2 Management multisites 2 2 rencontres régulières planifiées, réalisées
3 Retards dans les conventions 4 3
échanges avec direction AMUE et
Cocktail
En cours
4 Mobilisation des établissements 3 3
plan de communication,
conventions
Conventionnement
5 Equipe de qualification 3 2 Recrutement À lancer
6 Coordination des transverses 3 2 réunions régulières planifiées, réalisées
7 Outils de communications 3 4 plan d’équipements Inventaire des besoins
8 Convergences experts métiers 3 2
Consultants fonctionnels,
Expert métier
5 4
1
2
3
6
8 7
45
Ges tion des ris ques majeurs du projet
+ Focus sur les moyens de communications (7)
+ Acquérir pour chaque site des codecs de
visioconférence et des équipements adaptés
permettant le partage d’écran
+ Choisir un outil de chat et de communication texte
simple
+ Réserver des salles sur le site de Montpellier
+ Améliorer les locaux du site de Toulouse
+ Acquérir des « pieuvres » son efficaces
46
A c h a t s d e f o u r n i t u r e s o u d e s e r v i c e s d é j à r é a l i s é s
+ Licences IntelliJ (3644 € HT pour 7 licences)
+ Licences Atlassian Confluence, Jira (11840 € HT)
+ Support Atlassian ( 1500 € HT)
+ Formations Agile (5000 € HT)
+ Accompagnement à la construction de la démarche Agile (8670 €
HT)
+ Hébergement de l’Usine logicielle par l’Université de Strasbourg
(2204 € HT/an)
47
P r é v i s i o n s d e s a c h a t s d e f o u r n i t u r e s o u d e
s e r v i c e s
+ Lettre de commande prestation de « coaching agile » pour Toulouse
et Strasbourg ( 3 mois, < 25K€)
Dans le cadre de la convention de groupement de commande :
+ Appel d’offre marché de « coaching agile » pour la suite du projet (50
K€)
+ Marché UGAP pour la prestation d’ergonomie/design (60 K€)
+ Formations Angular (10 K€ pour deux sessions de 3 jours)
+ Accompagnement à la démarche de tests - TDD (< 25 K€)
+ Solution collaborative Partage de Renater (2200 €HT init +
672€HT/an)
+ Acquisition de systèmes de visio-conférence avec partage d’écran et
sonorisation correcte (10K€ par site)
+ Acquisition de systèmes de vidéoprojecteur interactifs pour les sites
(5K€ par site)
48
Tableau de s ynthès e budgétaire 2017
Nomenclature budgétaire Budget initial Budget réalisé
Budget
engagé
Budget prévis.
Coût Total du projet
SCF - Fonctionnement
SCF1 - Construction
Formation 25000 750 11.685 25000
Expertise 23670 7225 7225 23670
Missions 100162 35.710,28 47.399,65 75000
SCF1 - Construction
Serveur, Infrastructure, Logiciel 12086 14230 21590 25000
Coûts environnés 53000 53000
SCM - Masse salariale
SCM1 - Construction
MS Amue 617000 617000
MS Cocktail 311000 311000
MS Site Co-construction 1 (Toulouse) 153000 153000
MS Site Co-construction 2 (Strasbourg) 19500 0 0 16500
MS Site Co-construction 3 (Nantes) 0 0 0 0
MS Site Co-construction 4 (?) 0 0 0 0
MS Site Co-qualification (?) 0 0 0 0
SCR – Recette (Subvention) 2000000 2000000
49
Prévis ion budgétaire pluriannuel
Nomenclature budgétaire 2017 2018 2019 2020
Coût Total du projet
SCF - Fonctionnement
SCF1 - Construction
Formation 25000 30000 15000 0
Expertise 23670 110000 30000 30000
Missions 100162 214000 224000 224000
SCF1 - Construction
Serveur, Infrastructure, Logiciel 12086 22670 25000 30000
Coûts environnés 53000 161000 190000 200000
SCM - Masse salariale
SCM1 - Construction
MS Amue 617000 927000 910000 928000
MS Cocktail 311000 562000 632000 644000
MS Site Co-construction 1 (Cocktail) 153000 459000 468000 477000
MS Site Co-construction 2 (Strasbourg) 16500 460000 480000 490000
MS Site Co-construction 3 (Nantes) 0 280000 420000 428000
MS Site Co-construction 4 (?) 0 178000 427000 435000
MS Site Co-qualification (?) 0 165000 168000 171000
SCR – Recette (Subvention) 2000000 2000000 2000000 2000000
50
Domaine fonctionnel
51
Pr opos itions de pér imètr e
Pér iode avr il à s eptembr e 2018
© amue / cocktail 2016 51
ETUDIANTS
ENSEIGNANTS
DOSSIERS
ETUDIANTS
GISEMENT DE
DONNEES
REFERENTIELS
Internes
OFFRE DE
FORMATION
INSCRIRE
ACCUEILLIR
METTRE EN ŒUVRE
L’OFFRE DE FORMATION
REFERENTIELS
RESEAUX
SOCIAUX
ALUMNI
CONSTRUIRE L’OFFRE
DE FORMATION
CHOISIR UN CURSUS
PROSPECTS
PLANIFICATION ACCOMPAGNEMENT DOC. ADMINISTRATIVE
SUIVRE LE CURSUS
CONTROLER LE CURSUS
GERER LA VIE ETUDIANTE
GERER LES ALUMNI
DÉFINIR L’OFFRE DE
FORMATION
AUTOEVALUER
L’OFFRE
VALIDER L’OFFRE
FAIRE ACCREDITER
L’OFFRE
CAMPUS FRANCE
CNOUS
POSTBAC
MINISTERE
NOMENCLATURES
PUBLIER ET
PROMOUVOIR
ACTUALISER
ADMINISTRATIVEMENT
ACTUALISER
PEDAGOGIQUEMENT
ELABORER LES
GROUPES
CONSTRUIRE ET
PROPOSER L’OFFRE
DE STAGE OU LA
PERIODE DE FORM.
EN MILIEU PROF.
CONSTRUIRE ET
PROPOSER L’OFFRE
DE THESE
ORIENTER
TRAITER LES
PROSPECTS
ORGANISER LES
CANDIDATURES
TRAITER LES
CANDIDATURES
VERIFIER
L’AUTORISATION DE
S’INSCRIRE
COLLECTER LES
DONNEES
AFFILIER A LA
SECURITE SOCIALE
CALCULER LES
DROITS ET LES FRAIS
DUS
FAIRE
PAYER/EXONERER
FAIRE SIGNER LES
REGLEMENTS ET
CHARTES
SUIVRE
COMPTABLEMENT
ETABLIR ET
DELIVRER LES
DOCUMENTS
ADMINISTRATIFS
GERER LES ACCES
AUX ELEMENTS
DOCUMENTAIRES
NUMERIQUES
DESINSCRIRE
ORGANISER LES
CHOIX
PERSONNALISER LES
PARCOURS
AFFECTER LES
ETUDIANTS
ELABORER LE
CONTRAT
PEDAGOGIQUES ET
ENREGISTRER
L’ENCADREMENT
ELABORER LA
CONVENTION DE
STAGE
SUIVRE COLLECTIVEMENT LA
FORM. ET L’INSERTION PRO
SUIVRE INDIVIDUELLEMENT LA
FORM. ET L’INSERTION PRO
SUIVRE ET ATTESTER
L’ASSIDUITE
ELABORER ET CONTRIBUER AUX
DOCUMENTS DE SUIVI DU
CURSUS
GERER LES ACCIDENTS
INSCRIRE AUX EXAMENS ET AUX
CONCOURS
PLANIFIER ET CONTROLER LES
INCOMPATIBILITES
ORGANISER LES EXAMENS ET
LES CONCOURS
TRAITER LES RESULTATS
ORGANISER LES DELIBERATIONS
TRAITER LES FRAUDES
CONTROLER LA PRESENCE
PUBLIER LES RESULTATS
DELIVRER DES SUPPORTS
CONTROLES ET AUTHENTIFIES
GERER L’ATTRIBUTION DE
LOGEMENTS
SUIVRE LA MEDECINE
PREVENTIVE
GERER LES AIDES
GERER LES EMPLOIS
ORGANISER DES EVENEMENTS
GERER LES ASSOCIATIONS
ETUDIANTES
GERER LES COMPTES
D’IMPRESSION
VALORISER L’ENGAGEMENT
ETUDIANT
GERER LA RELATION
ANIMER LE RESEAU DES ALUMNI
GERER LES DONS
ABES CPAM
PRÉPARER LES
ÉLECTIONS
CONSOLIDER ET
PARTAGER DES
DONNÉES
SUIVRE LE SERVICE
DES ENSEIGNANTS
FAIRE DES ÉTUDES
STATISTIQUES ET
DES TRAITEMENTS
MESURER ET
ÉVALUER LES
CHARGES
D’ENSEIGNEMENT
OPTIMISER LA
GESTION DES
LOCAUX
RÉPONDRE AUX
ENQUÊTES
NATIONALES
PRÉPARER LE
DIALOGUE
CONTRACTUEL
EVALUER LES
BESOINS DE
FORMATIONS
SIMULER LES COÛTS
DES FORMATIONS
PRÉVOIR DES
CHARGES
D’ENSEIGNEMENT
PLURIANNUELLES
SITES PAIEMENT
SECURITE
SOCIALE
MUTUELLES
E-PEDAGOGIE
STRUCTURES
LIEUX
Processus faisant partie du projet
potentiellement traité différemment
PILOTER
OPÉRATIONNELLEMENT
PREPARER LE PILOTAGE
CONTRACTUEL
SUPPORT (TRANSVERSE)
Habilitations Authentification
Rôles et habilitations
52
Pr opos itions de pér imètr e
Pér iode avr il à s eptembr e 2018
© amue / cocktail 2016 52
ETUDIANTS
ENSEIGNANTS
DOSSIERS
ETUDIANTS
GISEMENT DE
DONNEES
REFERENTIELS
Internes
OFFRE DE
FORMATION
INSCRIRE
ACCUEILLIR
METTRE EN ŒUVRE
L’OFFRE DE FORMATION
REFERENTIELS
RESEAUX
SOCIAUX
ALUMNI
CONSTRUIRE L’OFFRE
DE FORMATION
CHOISIR UN CURSUS
PROSPECTS
PLANIFICATION ACCOMPAGNEMENT DOC. ADMINISTRATIVE
SUIVRE LE CURSUS
CONTROLER LE CURSUS
GERER LA VIE ETUDIANTE
GERER LES ALUMNI
DÉFINIR L’OFFRE DE
FORMATION
AUTOEVALUER
L’OFFRE
VALIDER L’OFFRE
FAIRE ACCREDITER
L’OFFRE
CAMPUS FRANCE
CNOUS
POSTBAC
MINISTERE
NOMENCLATURES
PUBLIER ET
PROMOUVOIR
ACTUALISER
ADMINISTRATIVEMENT
ACTUALISER
PEDAGOGIQUEMENT
ELABORER LES
GROUPES
CONSTRUIRE ET
PROPOSER L’OFFRE
DE STAGE OU LA
PERIODE DE FORM.
EN MILIEU PROF.
CONSTRUIRE ET
PROPOSER L’OFFRE
DE THESE
ORIENTER
TRAITER LES
PROSPECTS
ORGANISER LES
CANDIDATURES
TRAITER LES
CANDIDATURES
VERIFIER
L’AUTORISATION DE
S’INSCRIRE
COLLECTER LES
DONNEES
AFFILIER A LA
SECURITE SOCIALE
CALCULER LES
DROITS ET LES FRAIS
DUS
FAIRE
PAYER/EXONERER
FAIRE SIGNER LES
REGLEMENTS ET
CHARTES
SUIVRE
COMPTABLEMENT
ETABLIR ET
DELIVRER LES
DOCUMENTS
ADMINISTRATIFS
GERER LES ACCES
AUX ELEMENTS
DOCUMENTAIRES
NUMERIQUES
DESINSCRIRE
ORGANISER LES
CHOIX
PERSONNALISER LES
PARCOURS
AFFECTER LES
ETUDIANTS
ELABORER LE
CONTRAT
PEDAGOGIQUES ET
ENREGISTRER
L’ENCADREMENT
ELABORER LA
CONVENTION DE
STAGE
SUIVRE COLLECTIVEMENT LA
FORM. ET L’INSERTION PRO
SUIVRE INDIVIDUELLEMENT LA
FORM. ET L’INSERTION PRO
SUIVRE ET ATTESTER
L’ASSIDUITE
ELABORER ET CONTRIBUER AUX
DOCUMENTS DE SUIVI DU
CURSUS
GERER LES ACCIDENTS
INSCRIRE AUX EXAMENS ET AUX
CONCOURS
PLANIFIER ET CONTROLER LES
INCOMPATIBILITES
ORGANISER LES EXAMENS ET
LES CONCOURS
TRAITER LES RESULTATS
ORGANISER LES DELIBERATIONS
TRAITER LES FRAUDES
CONTROLER LA PRESENCE
PUBLIER LES RESULTATS
DELIVRER DES SUPPORTS
CONTROLES ET AUTHENTIFIES
GERER L’ATTRIBUTION DE
LOGEMENTS
SUIVRE LA MEDECINE
PREVENTIVE
GERER LES AIDES
GERER LES EMPLOIS
ORGANISER DES EVENEMENTS
GERER LES ASSOCIATIONS
ETUDIANTES
GERER LES COMPTES
D’IMPRESSION
VALORISER L’ENGAGEMENT
ETUDIANT
GERER LA RELATION
ANIMER LE RESEAU DES ALUMNI
GERER LES DONS
ABES CPAM
PRÉPARER LES
ÉLECTIONS
CONSOLIDER ET
PARTAGER DES
DONNÉES
SUIVRE LE SERVICE
DES ENSEIGNANTS
FAIRE DES ÉTUDES
STATISTIQUES ET
DES TRAITEMENTS
MESURER ET
ÉVALUER LES
CHARGES
D’ENSEIGNEMENT
OPTIMISER LA
GESTION DES
LOCAUX
RÉPONDRE AUX
ENQUÊTES
NATIONALES
PRÉPARER LE
DIALOGUE
CONTRACTUEL
EVALUER LES
BESOINS DE
FORMATIONS
SIMULER LES COÛTS
DES FORMATIONS
PRÉVOIR DES
CHARGES
D’ENSEIGNEMENT
PLURIANNUELLES
SITES PAIEMENT
SECURITE
SOCIALE
MUTUELLES
E-PEDAGOGIE
STRUCTURES
LIEUX
Processus faisant partie du projet
potentiellement traité différemment
PILOTER
OPÉRATIONNELLEMENT
PREPARER LE PILOTAGE
CONTRACTUEL
SUPPORT (TRANSVERSE)
Habilitations Authentification
Rôles et habilitations
53
Périmètre c iblé dans le c adre du POC
+ Liste des fonctionnalités à développer pour démontrer le scénario 0
+ COF - CFO - Création d’une formation from scratch
+ COF - CFO - Création d’une UE
+ COF - CFO - Création d’un EC
+ COF - CFO - Création d’un enseignement
+ COF - CFO - Création d’une activité
+ COF - CFO - Création d’un groupement
+ COF - CFO - Création d’un diplôme
+ Liste des fonctionnalités à développer pour démontrer le scénario 1
+ COF - CFO - Création d’un modèle de formation
+ COF - CFO - Recherche d’un modèle de formation
+ COF - CFO - Création d’une formation à partir d’un modèle
+ COF - CFO - Recherche d’une UE et ajout d’une UE à une formation
+ COF - CFO - Visualisation graphique d’une formation
+ Liste des fonctionnalités supplémentaires à développer pour démontrer le scénario 2
+ COF - CFO - Recherche d’une formation
+ COF - CFO - Duplication d’une formation
+ COF - CFO - Suppression d’une UE d’une formation
+ Liste des fonctionnalités supplémentaires à développer pour démontrer le scénario 3
+ COF - CFO - Editer un document en relation avec l’offre de formation
54
Pr opos itions de pér imètr e
Pér iode avr il à s eptembr e 2018
Processus à travailler en priorité (spécifications et développements)
INS
+ CDA - Collecter les données des usagers apprenants
+ PRI - Préparer l'inscription
+ VAI - Vérifier/établir l'autorisation de s'inscrire
+ ASS - Affilier à la sécurité sociale
+ CDF - Calculer les droits et frais dûs
+ FPE - Faire payer/exonérer
+ FSR - Faire signer les règlements et chartes
+ SCO - Suivre comptablement (y compris facturer)
+ VAD - Etablir/Délivrer les documents administratifs
+ DES - Désinscrire
+ SAI - Suivre administrativement les inscriptions
COF
+ CFO - Concevoir les formations (poc et suite du poc)
+ CFO - Reprise de données
MOF
+ ACA - Actualiser administrativement
+ ACP - Actualiser pédagogiquement
+ PPO - Publier et promouvoir l'offre de formation
+ EGR - Elaborer les groupes
Transverse
+ Référentiels
+ Multi-établissements
+ Structure organisationnelle
+ Habilitation / authentification
génie logiciel

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  • 1. C O P I L P C - S c o l N ° 1 6 Décembre 2017
  • 2. 2 Sommaire + Présentation du Projet PC Scol + La méthode Agile + Etat d’avancement du projet + Le domaine fonctionnel global + Proposition de priorisation pour les développement de la période avril 2018 à septembre 2018
  • 4. 4 Enjeux + Un projet national de refonte SI : Pour l’ensemble de l’ESR (cible 119 établissements) + Un travail collaboratif : Co-construction avec des sites ESR, une inscription dans le cadre de cohérence national. + Une solution en adéquation avec les besoins métiers, une construction itérative basée sur une méthode Agile + Importance de l’implication de l’ensemble des acteurs (disponibilité, assiduité des métiers) et du portage du projet (participation aux instances) + Capitaliser sur les compétences de l’ESR et pérenniser ces compétences au sein de l’ESR + La co-construction avec les établissements = implications multiples et changement de paradigme au niveau des relations entre l’Amue, l’Association Cocktail et les établissements.
  • 5. 5 + Le projet est destiné à remplacer ROF, Apogée, SVE et Scolarix, il capitalisera les meilleurs concepts ou réalisations d’Apogée, de ROF ou de SVE + Les fonctionnalités nouvelles par rapport à l’existant (AMUE & Cocktail) représentent environ 50% de la cible du projet + Certaines fonctionnalités hors projet commun pourront être développées avec un financement spécifique AMUE ou Cocktail. Périmètre : Nouveau départ AMUE GRH Paie GFC Référentiel SVE & Scolarix Recherche Transverse AMUE Projet Commun Scolarité Formation Vie étudiante GRH Paie GFC Référentiel Recherche Transverse
  • 6. 6 Périmètre de la formation, s c olarité & vie étudiante PROJET COMMUN SCOLARITÉ REPRISE DE DONNÉES MOBILITE ACL Accueillir COF Construire l’Offre de Formation INS Inscrire SUC Suivre le Cursus MOF Mettre en œuvre l’Offre de Formation CHC Choisir un Cursus COC Contrôler le Cursus VIE Gérer la vie Etudiante ALU Gérer les Alumni POP Piloter Opérationnellement PPC Préparer le Pilotage Contractuel PLA Planifier DOC Docu. Administrative ACC Accompagner COCKTAIL GRHUM Autres Référentiels AMUE SINAPS TUTELLE MENESR MAAF … PARTENAIRE CROUS SECU … COMUE INTER ETABLISSEMENT BRIQUES SVE ENT LMS EDT … BRIQUES SI GFC GRH …
  • 7. 7 Gouver nance pr opos ée pour le pr ojet Le comité de direction Il a vocation à :  Piloter et administrer le projet dans son ensemble.  Valider le budget initial et la répartition des sommes consacrées au projet et les transferts financiers entre les acteurs du projet. Ce comité est constitué à égale représentation de :  Représentants de l’Amue,  Représentants de l’association Cocktail. Le comité de pilotage Il a vocation à :  Valider le projet et ses évolutions ainsi que les plans projet afférents.  Arbitrer si nécessaire entre les solutions proposées.  Piloter l’avancement et la projection du programme. Ce comité est constitué à égale représentation de :  Représentants de l’Amue,  Représentants de l’association Cocktail.  Représentants des établissements. Les comités de suivi des sites Ils ont vocation à :  Suivre les activités de l’équipe de co-construction.  Suivre le respects des obligations prises par les parties.  Suivi RH et financier. Ces comités sont constitué de :  Représentants de la direction du projet,  Représentants de l’établissement
  • 8. 8 Etablissements co-constructeurs : + Strasbourg - Frédéric Dehan (DGS) + Nantes - Laurianne Schlaeppi (DGA) + Grenoble - Isabelle Olivier (VP Num) + Lyon - Philippe Malbos (VP Num) + Lorraine et ESUP - Brigitte Nomine (VP Num) + AMUE - Hugues Ponchaud + AMUE - Pierre-Marie Martin + Cocktail - Guy Joulin ou Frédéric Pomies + Cocktail - Christophe Delhomelle + PC Scol - Ludovic Boudy + PC Scol - Michel Allemand Comité de Pilotage Etablissements représentatifs des grands types d’établissements : + Paris 8 - Johnny Gogibus (DEVE) + Centrale Marseille - Olivier Page (DSI) + Bordeaux - Jocelyn Caillaud (DEVE) + Nîmes - Nathalie Gauthey (DSI) + INSA Rennes - Patrice Leguesdon (DSI) + Agrocampus Ouest - Bruno Gadoud (DEVE) + Ecole Véto d’Alfort - Catherine Colmin (DEVE) + Franche comté : Laurence Treps (DEVE) Tutelles : + DGSIP : Mehdi Gharsallah + MAA : Laurence Dumas
  • 9. 9 Or ganis ation génér ale du pr ojet • Apportent l’expertise métier ou technique au projet • Peuvent participer au comité de pilotage Etablissements EXPERTS • Co-Construisent et maintiennent la solution, font partie de l’équipe projet Expertise, Conception, développements, tests & documentation associée • Gèrent administrativement leurs ressources • Participent au comité de pilotage Etablissements CO-CONSTRUCTEURS • Participent à la recette des applicatifs • Qualifient la solution avant le passage en production, sont les premiers à être déployés • Peuvent participer au comité de pilotage Etablissements PILOTES • Gouvernent et pilotent le projet avec les établissements et la direction du projet • Soutiennent et supportent le projet • Recrutent et mettent en place une équipe projet qui: • Assure le pilotage et la coordination de l’ensemble du projet • Accompagne le déploiement de la solution Amue & Association Cocktail Participation Contribution Pilotes C E P A
  • 12. 12 La méthode Agile Manifeste pour le développement Agile de logiciels Nous découvrons comment mieux développer des logiciels par la pratique et en aidant les autres à le faire. Ces expériences nous ont amenés à valoriser : Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan Nous reconnaissons la valeur des seconds éléments, mais privilégions les premiers. Manifeste pour le développement Agile : http://agilemanifesto.org/iso/fr/manifesto.html
  • 13. 13 La méthode Agile Les 12 principes + Notre plus haute priorité est de satisfaire le client en livrant rapidement et régulièrement des fonctionnalités à grande valeur ajoutée. + Accueillez positivement les changements de besoins, même tard dans le projet. Les processus agiles exploitent le changement pour donner un avantage compétitif au client. + Livrez fréquemment un logiciel opérationnel avec des cycles de quelques semaines à quelques mois et une préférence pour les plus courts. + Les utilisateurs ou leurs représentants et les développeurs doivent travailler ensemble quotidiennement tout au long du projet. + Réalisez les projets avec des personnes motivées. Fournissez-leur l’environnement et le soutien dont elles ont besoin et faites-leur confiance pour atteindre les objectifs fixés. + La méthode la plus simple et la plus efficace pour transmettre de l’information à l'équipe de développement et à l’intérieur de celle-ci est le dialogue en face à face. https://fr.wikipedia.org/wiki/Manifeste_agile
  • 14. 14 La méthode Agile Les 12 principes + Un logiciel opérationnel est la principale mesure d’avancement. + Les processus agiles encouragent un rythme de développement soutenable. Ensemble, les commanditaires, les développeurs et les utilisateurs devraient être capables de maintenir indéfiniment un rythme constant. + Une attention continue à l'excellence technique et à une bonne conception renforce l’agilité. + La simplicité – c’est-à-dire l’art de minimiser la quantité de travail inutile – est essentielle. + Les meilleures architectures, spécifications et conceptions émergent d'équipes auto- organisées. + À intervalles réguliers, l'équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace, puis règle et modifie son comportement en conséquence. https://fr.wikipedia.org/wiki/Manifeste_agile
  • 15. 15 La méthode Agile SCRUM : un choix déterminant pour • l’équipe projet • les experts • les utilisateurs La complexité rend la prédictibilité impossible • Scrum propose un modèle de contrôle de processus fondée sur l'empirisme • l'adaptation continue aux conditions réelles de l'activité • réaction rapide aux changements Opposition directe SCRUM Cycle en V
  • 16. 16 La méthode Agile Une équipe SCRUM • Un Product Owner • C'est le garant de l'ensemble des aspects fonctionnels du produit. Il définit les fonctionnalités à développer, fixe les priorités, décrit les users stories, valide les livraisons sur les aspects fonctionnels. Il endosse donc une partie du rôle des chefs de projet MOE et MOA dans le cadre d'un projet en cycle en V • Un Scrum Master • Il va animer les différents rituels Agiles, sprint planning, stand-up meeting, planning game, backlog refinement, demo, retro… Mais aussi mesurer la vélocité de l'équipe, aider l'équipe à identifier des axes d'amélioration et à les mettre en place. Il est le garant de l'organisation et du respect des rituels qui sont choisis par l'équipe. Il n'est pas manager, il est facilitateur.
  • 17. 17 La méthode Agile Une équipe SCRUM • Consultant Fonctionnel • Il à pour mission d’identifier les experts les plus à même d’exprimer les besoins et de répondre aux interrogations. Il formalise le recueil des besoins par la rédaction des spécifications fonctionnelles, la rédaction et/ou la validation des cahiers de test. • Il prend en charge l’organisation et l’animation des groupes de travail de référents ou d’experts métiers des établissements et rédige les livrables attendus. • Il participe à la conception générale de la solution en accompagnant le Product Owner dans la préparation des users-story • Il accompagne les établissements, quelle que soit la phase du projet avec en particulier : la construction de la démarche de déploiement et la rédaction des supports et formations associés. Durant la phase de déploiement, il organise le déploiement, réalise les formations et assiste les utilisateurs dans leur prise en main de la solution.
  • 18. 18 La méthode Agile Une équipe SCRUM • Des développeurs • Ils développent l'application, mais doivent élargir leur périmètre par rapport à un projet cycle en V. Ils participent à l'estimation des charges, ils s'engagent sur un périmètre à livrer en fin de sprint, ils font de la revue de code, ils proposent des améliorations par rapports aux spécifications qui sont fournies, ils identifient les opportunités techniques et les partagent avec le PO. Ils présentent leur travail aux utilisateurs (MOA et Experts) lors des démos et identifient ce qui peut ou doit être amélioré dans l'organisation du travail lors des rétro. Ils sont au cœur du projet. • Un testeur • Il valide que les spécifications sont respectées et que le produit fonctionne comme attendu. Pour cela il va rédiger des cahiers de test et exécuter toutes les tâches qui peuvent être réalisées par les utilisateurs finaux. Les tests doivent se faire dans les conditions les plus proches possible de l'utilisation finale. Les anomalies sont consignées et transmises au PO pour correction.
  • 20. 20 La méthode Agile Les bénéfices : visibilité Eviter l’effet tunnel : Livrer régulièrement à plusieurs bénéfices • Montrer ce que l’on fait • Faire tester dès que possible • S’adapter au plus tôt pour limiter les impacts de potentielles erreurs de conception • Mesurer la capacité de production • Evaluer la qualité du travail • S’améliorer chaque jour • Recettes régulières • Communiquer sur l’avancement • Capacité à revoir les priorités • Le projet est moins sensible aux imprévus
  • 21. 21 La méthode Agile Les bénéfices : motivation et engagement Responsabiliser : Les contributeurs d’un projet agile s’approprient le produit • Le produit est le fruit d’un travail collaboratif et collectif. • Les users stories décrivent le besoin sans éléments inutiles. • Les développeurs sont force de proposition. • L’équipe est la plus autonome possible. • L’équipe s’engage sur un périmètre et un délais à l’échelle d’un sprint • Les développeurs font la démo de ce qu’ils ont fait. Ils se confrontent aux utilisateurs. • Le PO connait parfaitement les besoins et il gagne la confiance des utilisateurs.
  • 22. 22 La méthode Agile Pour mener un projet Agile • On s’inscrit dans une démarche de travail collaboratif • On concentre les spécifications sur l’essentiel • On réduit au minimum les instances de validation • On a confiance en soi et on fait confiance aux autres • On accepte de faire des erreurs et on accepte les erreurs des autres • On passe du contrôle en amont de la réalisation au contrôle à postériori. • On est tous autonome et responsable • On partage les informations. • On sert le même objectif • On tend vers l’auto-organisation
  • 23. 23 La méthode Agile Impacts sur la gestion des priorités • Pour le Copil • Définir les priorités à 6 mois sur • les macro processus • les processus • Pour le product owner • Définir les priorités sur les fonctionnalités à traiter au sein des processus • Sur la release (3 mois) • Sur le sprint (3 semaines)
  • 25. 25 Or ganis ation d u pr ojet - GR H EQUIPE DE DIRECTION 2,5 ETP M. ALLEMAND DP 100% 01.04.2017 L. BOUDY DO 100% 22.05.2017 R. BOURGES DT 50% 01.09.2017 EXPERTS MÉTIERS 1,5 ETP J.F. LANGLAMET EXM 100% 01.09.2017 E. BOONEN EXM 50% 01.09.2017 EQUIPE STRASBOURG 8,0 ETP S. LOPEZ PO 100% 01.12.2017 A. GRAUSEM SM 100% 01.12.2017 5 ETP DEV 500% 01.12.2017 P. MATHELIN TEST 100% 01.12.2017 EQUIPE TOULOUSE 6,8 ETP D. DERUAZ PO 100% 01.09.2017 I. REAU SM 100% 01.10.2017 4 ETP DEV 380% 01.10.2017 B. MARTY TEST 100% 01.10.2017 +2 ETP DEV 200% 2018 ? EQUIPE 4 8,0 ETP ??? PO 100% 01.06.2018 ??? SM 100% 01.06.2018 4 ETP DEV 500% 01.06.2018 ??? TEST 100% 01.06.2018 EQUIPE NANTES 7,0 ETP E. L’HELGOUAC’H PO 100% 01.03.2018 C. SAVINA SM 100% 01.03.2018 4 ETP DEV 400% 01.03.2018 ? TEST 100% 01.03.2018 EQUIPE QUALIFICATION 3,8 ETP O. MATHERET RQUA 80% 01.04.2017 ??? TEST 100% 01.01.2018 ??? TEST 100% 01.01.2018 ??? TEST 100% 01.01.2018 CONSULTANTS 5,5 ETP I. VICENTE 100% 01.06.17 A. BOULET 100% 01.04.17 L. AJENJO 100% 01.04.17 S. POUGET 100% 01.04.17 V. ALMONACIL 100% 01.04.17 S. PETITDEMANGE 50% 01.04.17 SOUTIEN 2,5 ETP M. CAUMETTE ADM 50% 01.04.2017 V. HURTEVENT ASR 100% 01.01.2018 T. MONTFORT ASR 100% 01.02.2018 TRANSVERSE 2,9 ETP D. SUTEAU CFO 100% 01.09.17 S. PETITDEMANGE URB 50% 01.09.17 J. LAFOURCADE AT 20% 01.09.17 M. MARCHEGAY AT 20% 01.09.17 J. SMYCZ AD 50% 01.06.17 Y. RENARD DBA 50% 01.06.17
  • 26. 26 Evolution du r ec r utement du pr ojet 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 Evolution RH Direction Soutient C. F. Transverse Qualif Experts P Toulouse P Strasbourg P Nantes P 4
  • 27. 27 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons D é t a i l s u r l ’ a v a n c e m e n t d e l a G R H d u p r o j e t Les premiers mois du projet ont essentiellement été consacrés au recrutement et à la mise en place des équipes • Organigramme des équipes du projet • Finaliser le recrutement des ASR • Identification de la quatrième équipe (choix entre Lyon et Grenoble) • Identification de l’équipe de qualification • Compléter les recrutements de l’équipe de Nantes • Démarrage de l’équipe de qualification • Démarrage de l’équipe de Nantes • Démarrage de la quatrième équipe de développement • Difficulté à recruter des ASR • Difficulté à recruter des développeurs • Maintenir un « turnover » le plus bas possible • Management multisites • Recrutement de l’équipe de direction • Recrutement des consultants fonctionnels • Recrutement de l’équipe transverse et des architectes • Formation sensibilisation à la méthode Agile • Identification des équipes de développement de Toulouse (Cocktail), de Strasbourg et de Nantes • Démarrage de l’équipe de Toulouse en 10/17 • Démarrage de l’équipe de Strasbourg en 12/17 • Nombreuses auditions d’ASR
  • 28. 28 Les gr andes étapes du pr ojet + Préparation et mise en place (2017) + « Proof of Concept » (10/2017 à 03/2018) + Iso fonctionnalité « Cocktail » (2018 2019) + Iso fonctionnalité « AMUE » (2020) + Pilotes « Cocktail » (2020) + Pilotes « AMUE » (2021) + Nouveaux besoins (2021 2022) + Déploiement (2021 - 2025) + Maintenance (2023 - 2032)
  • 29. 29 Les phas es de la mis e en plac e du pr ojet + Les conventions + Le cadrage + Le socle technique + L’urbanisation + Les spécifications + Le POC
  • 30. 30 Mac ro - planning du pr ojet ( 2017 – 2019) S1-2017 S2-2017 S1-2018 S2-2018 S1-2019 S2-2019 Mise en place : cadrage, urbanisation, socle technique et spécifications  Objectifs : avoir les éléments méthodologiques et les outils  Enjeux : Pouvoir débuter les développement Mise en place Mise en place : conventions et recrutements  Objectifs : avoir une équipe projet et un cadre de travail  Enjeux : Pouvoir débuter les travaux POC  Objectifs éprouver l’organisation, la méthodologie, les outils, l’architecture etc .  Enjeux : S’en servir de modèle pour le développement de la solution Développement Iso fonctionnalité “Cocktail” Mise en place Iso-fonctionnalité « Cocktail »  Objectifs : Avoir une solution qui couvre toutes les fonctionnalités existantes actuellement dans la sphère scolarité de Cocktail  Enjeux : déployer les pilotes « Cockail » POC
  • 31. 31 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons D é t a i l s u r l ’ a v a n c e m e n t d e l a p h a s e « C o n v e n t i o n s » Le démarrage du projet nécessite la mise en place de plusieurs conventions pour définir les cadres de travail et permettre de réaliser certaines prestations. Ces conventions impliquent les initiateurs du projet (l’AMUE et l’Association Cocktail) et les établissements co-constructeurs • Les conventions signées • Convention « Partage » avec Renater • Convention de co-construction avec Strasbourg • Convention d’hébergement de l’usine logicielle avec Strasbourg • Convention de co-construction avec Nantes • Annexe à la convention horizontale pour définir les modalités de fonctionnement des équipes issues de l’AMUE et de Cocktail • Conventions établissements experts • Chantiers techniques bloqué par l’absence de conventions • Collaboratif « partage » • Prestation ergonomie • Coaching Agile • … • Convention horizontale de construction de la solution PC Scol • Convention de Groupement de commande AMUE et Association Cocktail pour PC Scol
  • 32. 32 Chantier 1 Chantier 2 Chantier 3 Chantier 4 Chantier 3 Chantier 4 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons Synthèse de l’avancement des travaux depuis le dernier CODIR • Plan projet • Méthodologies • Bilan du POC • Finaliser les conventions • Valider les objets métiers pour l’offre de formation • Finaliser le POC • Chantiers techniques dépendant d’aspects administratifs • Mobilisation des acteurs dans les établissements • Retard dans la signature de certaines conventions • Présentation des aspects techniques à la communauté le 11/09 • Présentations des objets métiers, piliers des spécifications à la communauté les 12/09 et 7/11 • Usine logicielle hébergée à Strasbourg • Démarrage du POC le 1er octobre Conventions POC Cadrage Socle technique Urbanisation Spécifications P h a s e : M i s e e n p l a c e
  • 33. 33 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons P h a s e : C a d r a g e C h a n t i e r : « P l a n P r o j e t » Le plan projet est en cours de rédaction par Ondine Matheret, Ludovic Boudy et Michel Allemand • Plan projet sous forme pdf et disponible sur confluence • échanges entre Ondine, Ludovic et Michel nécessaires, • Première publication au niveau de l’équipe et de la gouvernance AMUE – Cocktail • Validation en COPIL • Décalage entre un plan projet et l’adaptabilité nécessaire dans le cadre d’une méthodologie Agile  Nécessitera une mise-à-jour régulière • structure terminée, • instanciée à l’état de brouillon • Draft disponible en interne
  • 34. 34 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons P h a s e : C a d r a g e C h a n t i e r : « D é m a r c h e d e c o n s t r u c t i o n A g i l e » La démarche de construction Agile est construite à partir d’éléments émanent de la cellule qualité de l’AMUE, en la contextualisant au projet. La démarche Agile reste une nouveauté pour de nombreux acteurs du projet. • Démarche sous forme de ppt, schémas et processus sur confluence • le modèle de US, • le modèle de spec, • les workflow Jira, • le CR de la prestation de contextualisation • Approfondir la démarche, la contextualiser • Présenter la démarche en COPIL • Finaliser une première version des workflows Jira (Specs, US, Bug) • Publier la lettre de commande pour le « coaching Agile » et Publier l’appel d’offre • Choisir le prestataire de « coaching Agile » • Prendre en compte les aspects sécurité dans notre démarche • Efficacité des coachs Agile  Deux phases, lettre de commande et appel d’offre • Une démarche décrivant le lien entre les exigences, les specs, les US et les tests a été proposée • Les processus décrivant la vie des specs, des US et des bugs sont en cours de définition, • Certains workflow dans JIRA déjà instanciés • Préparation d’une lettre de commande (3 mois) et une appel d’offre (long terme) afin de faire appel à un/des coach(s) Agile.
  • 35. 35 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons P h a s e : C a d r a g e C h a n t i e r : « D é m a r c h e d e t e s t » Un premier niveau de réflexion sur la démarche globale, les environnements nécessaires, les différents niveaux de tests et leurs acteurs a été entrepris. • Démarche sous forme de ppt, schémas et processus sur confluence • Fiches : « gestion et organisation des tests », « les environnements de tests », « la démarche de test » • Benchmark outil de gestion des tests : Xray et Hiptest (alternative à squash tm) • Rédiger la LC pour le REX Kosmos • Finaliser et contextualiser notre démarche de Test • Articulation avec l’équipe de qualification • Démarche très dépendante des compétences des personnels dédiés à la qualification/test  Adapter la démarche en fonction des personnels de l’équipe de qualification  Adapter la démarche en fonction des « testeurs » de chaque équipe • Premier retour d’expérience de la société Kosmos • Etude sur le choix des outils • Préparation d’une intervention de Kosmos via une LC à rédiger pour un REX sur l’automatisation des tests (unitaires et fonctionnels) et sur le TDD
  • 36. 36 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e C h a n t i e r : « U s i n e L o g i c i e l l e » Préalablement au lancement du POC, une première version de l’usine logicielle hébergée par l’Université de Strasbourg a été mise en place en se basant, faute d’ASR recruté sur les forces de l’Association Cocktail • Ensemble des outils opérationnels et paramétrés • Renforcer la chaîne de déploiement continue (mise en place d'un orchestrateur de conteneurs, offrir la possibilité d'avoir plusieurs environnements de qualifications) --> 1er trimestre 2018 • Totalement paramétrer l'outil de vérification de la qualité du code pour vérifier systématiquement la qualité du code back-end et front-end --> 12/2017, 01/2018 • Difficulté de recrutement des ASR pour le projet • Surcharge de travail importante pour les ASR « Cocktail » et pour Julien Lafourcade  Elargissement des recrutements à une localisation autre qu’à Marseille • La chaîne d'intégration continue est en place. • La chaîne de déploiement continue est en place sous une forme minimale. • L'outil de vérification de la qualité du code est installé. • Les choix ont été présentés à la communauté le 11 septembre 2017
  • 37. 37 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e C h a n t i e r : « O u t i l s c o l l a b o r a t i f s » Les équipes projets étant localisées sur plusieurs sites, la mise en place d’outils collaboratifs spécifiques au projet PC Scol est une nécessité • Ensemble des outils opérationnels et paramétrés • Signature de la convention • Démarrage effectif de la solution • Recherche en cours d’une solution Tchat + appels audio et vidéo. • Equipement de tous les sites avec du matériel de visioconférence performant. • Retards dans la signatures de la convention  Accord de Renater pour débuter les travaux préparatoires avant la signature effective • Les équipes risquent de ne pas collaborer suffisamment si les outils ne sont pas performants. • Choix de la solution Partage de Renater • Préparation technique de la mise en œuvre de la solution • Préparation d’une convention avec Renater pour pouvoir utiliser cette solution • Mise en place de Jira agile et Confluence pour la gestion des spécifications et des users story. • Formation de 4 personnes pour le paramétrage et l’utilisation de Jira et Confluence • Mise en place de Mattermost en solution de Tchat.
  • 38. 38 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e C h a n t i e r : « A r c h i t e c t u r e Te c h n i q u e » Des études sous la forme de groupe de travail ont été menées avant le début du POC et se poursuivent pour définir l’architecture Technique qui sera utilisée. Ces études ont été lancées une fois les différents architectes recrutés. • Toutes les productions, y compris les documents de travail, sont disponibles dans un espace confluence dédiés • Document d’architecture générale • Qualifier les solutions techniques pour le dialogue complexe* entre modules --> 12/2017, 01/2018 • Définir la solution technique pour la gestion de l’authentification et des autorisations --> 12/2017, 01/2018 • Rédaction d’un document d’architecture générale • Coordination des Architectes entre eux • Coordination Architectes et Développeurs  Mise en place de réunions de coordination régulière  Travail en GT avec tous les acteurs • Le groupe de travail architecture a défini les grandes orientations (approche modulaire, front- end Angular, back-end Java). • Le groupe de travail inter-module avance sur 3 sujets (lien avec les référentiels, reprise de données, dialogue inter-modules). • Le groupe de travail authentification recueille les besoins fonctionnels. • Présentation des premiers résultats à la communauté le 11 septembre 2017
  • 39. 39 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e C h a n t i e r : « E r g o n o m i e e t d e s i g n » La future solution devra être simple à utiliser, intuitive et attractive pour plusieurs types d’utilisateurs : Etudiants, Enseignants, Administratifs. Son ergonomie et son design sont des aspects clés à démontrer dès le POC • Cahier d’ergonomie • Cahier de design • Lancer la consultation UGAP • Bilan de la prestation à l’issue du POC pour déterminer la suite à donner pour le projet • Retards dans la signatures de la convention de groupement de commande • Choix de faire appel à une prestation dans le cadre de l’UGAP pour le POC • Expression des besoins en terme d’ergonomie et de design • En « stand by » , en attente de la signature de la convention de groupement de commande
  • 40. 40 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e C h a n t i e r : « M i s e e n œ u v r e » Dans le cadre du POC la mise en œuvre du socle technique lors des développements est une priorité • Pratiques de développement sur confluence • Codes produits par le POC • Poursuivre les US techniques lors des sprints suivants • Actualiser la documentation des pratiques de développement (des éléments mis en œuvre par l'équipe de développement n'y sont pas encore documentés) --> d'ici fin 2017 • Mise en œuvre des solutions de dialogue complexe entre modules dans le POC --> 1er trimestre 2018 • Equilibre US Techniques et US fonctionnelles • Avoir deux modules pour éprouver le dialogue inter-module  Arrivée de la seconde équipe de développement • L'équipe socle a initié 2 modules back-end et un module front-end qui fonctionnent dans des conteneurs. • Une partie des élément d'architecture sont déjà mis en œuvre (dialogue simple* entre modules, utilisation de conteneurs docker pour héberger ses modules ainsi que la solution de stockage liée, annuaire de services) • Les premières US techniques ont été réalisées lors des sprints 0 et 1
  • 41. 41 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons P h a s e : U r b a n i s a t i o n C h a n t i e r : « M o d u l a r i t é » Chantier d’urbanisation conduit actuellement par l’architecte urbaniste du projet en lien avec l’urbaniste de l’AMUE pour le moment. • Il existe une page sous confluence qui résume la démarche et les livrables • Plan d’urbanisation sous MEGA • Présentation et échanges avec l’équipe d’architectes • Coordination avec les urbanistes de l’AMUE et de Cocktail • Présentation et échanges avec les fonctionnels et POs • Ordonnancement • Intégration d’éléments de volumétrie sur les flux inter modules (sur la base de l’étude de criticité des processus) • Intégration d’éléments complémentaires de modularité - (scalabilité, stabilité métier, etc…) • Référentiels multiples : SINAPS, GRHUM, ceux des établissements  Travail de coordination avec les urbanistes de l’AMUE et de Cocktail • Analyse de la modularité sur la base du socle de données du cœur de métier (COF, MOF, INS, CHC, SUC, COC). • Découpage modulaire • Analyse des flux inter modules (quantité, positionnement) • Présentations de la méthodologie et des résultats à des référents (Raymond, Damien, Janusz, Yves). • Extraction des typologies de données éligibles au référentiel.
  • 42. 42 Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes Risques identifiés Livraisons P h a s e : S p é c i f i c a t i o n s C h a n t i e r : « C o n c e p t s d ’ o b j e t s m é t i e r s » Le travail sur les concepts d’objets métiers, en particulier ceux liés à l’offre de formation est mené par l’expert métier, les consultants fonctionnels et les architectes en lien avec les experts des établissements • support décrivant les objets métiers retenus, illustré d’exemples • échanges individuels avec ces établissements partenaires. • Prendre en compte les retours métiers de la visio du 07/11 et mettre en phase les impacts fonctionnels. • Commencer/enrichir la réflexion sur les concepts autours des objets de formation (modèles contraints/non contraints, objet diplôme, mutualisation …). • Convergence difficile d’établissements très différents sur des concepts clés • Abstraction difficile par rapport aux outils existants et à la réglementation actuelle  Ateliers et groupe de travail pour obtenir un consensus • Groupe de travail constitué de 11 universités et 6 écoles • Etat des lieux des besoins en « objets de formation » par les différents types d’établissements, dans une logique d’harmonisation et d’interopérabilité, tout en étant adaptable aux besoins futurs liés à des évolutions réglementaires ou organisationnelles. • Deux restitutions à la communauté (12/09 et 07/11) avec des supports de présentation.
  • 43. 43 Avanc ement des développements 3 sprints réalisés : • Sprint 0 du 2/10 au 20/10, mise en place et US techniques • Sprint 1 du 23/10 au 10/11 : • 7 US prévues ; 3 réalisées, 4 non terminées • Ajustements techniques sur front end • Sprint 2 du 13/11 au 1/12 : • 8 US prévues (dont les 4 non terminées du sprint 1) • 4 US terminées (celles du sprint 1) • 2 US en cours de développement Pas encore suffisant pour estimer la vélocité
  • 44. 44 X X Risque présenté au CODIR précédent Nouveau risque 1 2 3 4 1 2 3 4 Gravité Probabilité Positionnement relatif des risques au regard de leur probabilité de survenance et de la gravité de leur impact Identific ation des ris ques majeurs du projet Plusieurs risques liés au démarrage du projet et à la mise en place des équipes et des processus # Risque Identifié Gravité Proba. Pondération / Contention Avancement 1 Défaut d’ASR 4 3 ouvrir les localisation des postes 2 candidats retenus 2 Management multisites 2 2 rencontres régulières planifiées, réalisées 3 Retards dans les conventions 4 3 échanges avec direction AMUE et Cocktail En cours 4 Mobilisation des établissements 3 3 plan de communication, conventions Conventionnement 5 Equipe de qualification 3 2 Recrutement À lancer 6 Coordination des transverses 3 2 réunions régulières planifiées, réalisées 7 Outils de communications 3 4 plan d’équipements Inventaire des besoins 8 Convergences experts métiers 3 2 Consultants fonctionnels, Expert métier 5 4 1 2 3 6 8 7
  • 45. 45 Ges tion des ris ques majeurs du projet + Focus sur les moyens de communications (7) + Acquérir pour chaque site des codecs de visioconférence et des équipements adaptés permettant le partage d’écran + Choisir un outil de chat et de communication texte simple + Réserver des salles sur le site de Montpellier + Améliorer les locaux du site de Toulouse + Acquérir des « pieuvres » son efficaces
  • 46. 46 A c h a t s d e f o u r n i t u r e s o u d e s e r v i c e s d é j à r é a l i s é s + Licences IntelliJ (3644 € HT pour 7 licences) + Licences Atlassian Confluence, Jira (11840 € HT) + Support Atlassian ( 1500 € HT) + Formations Agile (5000 € HT) + Accompagnement à la construction de la démarche Agile (8670 € HT) + Hébergement de l’Usine logicielle par l’Université de Strasbourg (2204 € HT/an)
  • 47. 47 P r é v i s i o n s d e s a c h a t s d e f o u r n i t u r e s o u d e s e r v i c e s + Lettre de commande prestation de « coaching agile » pour Toulouse et Strasbourg ( 3 mois, < 25K€) Dans le cadre de la convention de groupement de commande : + Appel d’offre marché de « coaching agile » pour la suite du projet (50 K€) + Marché UGAP pour la prestation d’ergonomie/design (60 K€) + Formations Angular (10 K€ pour deux sessions de 3 jours) + Accompagnement à la démarche de tests - TDD (< 25 K€) + Solution collaborative Partage de Renater (2200 €HT init + 672€HT/an) + Acquisition de systèmes de visio-conférence avec partage d’écran et sonorisation correcte (10K€ par site) + Acquisition de systèmes de vidéoprojecteur interactifs pour les sites (5K€ par site)
  • 48. 48 Tableau de s ynthès e budgétaire 2017 Nomenclature budgétaire Budget initial Budget réalisé Budget engagé Budget prévis. Coût Total du projet SCF - Fonctionnement SCF1 - Construction Formation 25000 750 11.685 25000 Expertise 23670 7225 7225 23670 Missions 100162 35.710,28 47.399,65 75000 SCF1 - Construction Serveur, Infrastructure, Logiciel 12086 14230 21590 25000 Coûts environnés 53000 53000 SCM - Masse salariale SCM1 - Construction MS Amue 617000 617000 MS Cocktail 311000 311000 MS Site Co-construction 1 (Toulouse) 153000 153000 MS Site Co-construction 2 (Strasbourg) 19500 0 0 16500 MS Site Co-construction 3 (Nantes) 0 0 0 0 MS Site Co-construction 4 (?) 0 0 0 0 MS Site Co-qualification (?) 0 0 0 0 SCR – Recette (Subvention) 2000000 2000000
  • 49. 49 Prévis ion budgétaire pluriannuel Nomenclature budgétaire 2017 2018 2019 2020 Coût Total du projet SCF - Fonctionnement SCF1 - Construction Formation 25000 30000 15000 0 Expertise 23670 110000 30000 30000 Missions 100162 214000 224000 224000 SCF1 - Construction Serveur, Infrastructure, Logiciel 12086 22670 25000 30000 Coûts environnés 53000 161000 190000 200000 SCM - Masse salariale SCM1 - Construction MS Amue 617000 927000 910000 928000 MS Cocktail 311000 562000 632000 644000 MS Site Co-construction 1 (Cocktail) 153000 459000 468000 477000 MS Site Co-construction 2 (Strasbourg) 16500 460000 480000 490000 MS Site Co-construction 3 (Nantes) 0 280000 420000 428000 MS Site Co-construction 4 (?) 0 178000 427000 435000 MS Site Co-qualification (?) 0 165000 168000 171000 SCR – Recette (Subvention) 2000000 2000000 2000000 2000000
  • 51. 51 Pr opos itions de pér imètr e Pér iode avr il à s eptembr e 2018 © amue / cocktail 2016 51 ETUDIANTS ENSEIGNANTS DOSSIERS ETUDIANTS GISEMENT DE DONNEES REFERENTIELS Internes OFFRE DE FORMATION INSCRIRE ACCUEILLIR METTRE EN ŒUVRE L’OFFRE DE FORMATION REFERENTIELS RESEAUX SOCIAUX ALUMNI CONSTRUIRE L’OFFRE DE FORMATION CHOISIR UN CURSUS PROSPECTS PLANIFICATION ACCOMPAGNEMENT DOC. ADMINISTRATIVE SUIVRE LE CURSUS CONTROLER LE CURSUS GERER LA VIE ETUDIANTE GERER LES ALUMNI DÉFINIR L’OFFRE DE FORMATION AUTOEVALUER L’OFFRE VALIDER L’OFFRE FAIRE ACCREDITER L’OFFRE CAMPUS FRANCE CNOUS POSTBAC MINISTERE NOMENCLATURES PUBLIER ET PROMOUVOIR ACTUALISER ADMINISTRATIVEMENT ACTUALISER PEDAGOGIQUEMENT ELABORER LES GROUPES CONSTRUIRE ET PROPOSER L’OFFRE DE STAGE OU LA PERIODE DE FORM. EN MILIEU PROF. CONSTRUIRE ET PROPOSER L’OFFRE DE THESE ORIENTER TRAITER LES PROSPECTS ORGANISER LES CANDIDATURES TRAITER LES CANDIDATURES VERIFIER L’AUTORISATION DE S’INSCRIRE COLLECTER LES DONNEES AFFILIER A LA SECURITE SOCIALE CALCULER LES DROITS ET LES FRAIS DUS FAIRE PAYER/EXONERER FAIRE SIGNER LES REGLEMENTS ET CHARTES SUIVRE COMPTABLEMENT ETABLIR ET DELIVRER LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS GERER LES ACCES AUX ELEMENTS DOCUMENTAIRES NUMERIQUES DESINSCRIRE ORGANISER LES CHOIX PERSONNALISER LES PARCOURS AFFECTER LES ETUDIANTS ELABORER LE CONTRAT PEDAGOGIQUES ET ENREGISTRER L’ENCADREMENT ELABORER LA CONVENTION DE STAGE SUIVRE COLLECTIVEMENT LA FORM. ET L’INSERTION PRO SUIVRE INDIVIDUELLEMENT LA FORM. ET L’INSERTION PRO SUIVRE ET ATTESTER L’ASSIDUITE ELABORER ET CONTRIBUER AUX DOCUMENTS DE SUIVI DU CURSUS GERER LES ACCIDENTS INSCRIRE AUX EXAMENS ET AUX CONCOURS PLANIFIER ET CONTROLER LES INCOMPATIBILITES ORGANISER LES EXAMENS ET LES CONCOURS TRAITER LES RESULTATS ORGANISER LES DELIBERATIONS TRAITER LES FRAUDES CONTROLER LA PRESENCE PUBLIER LES RESULTATS DELIVRER DES SUPPORTS CONTROLES ET AUTHENTIFIES GERER L’ATTRIBUTION DE LOGEMENTS SUIVRE LA MEDECINE PREVENTIVE GERER LES AIDES GERER LES EMPLOIS ORGANISER DES EVENEMENTS GERER LES ASSOCIATIONS ETUDIANTES GERER LES COMPTES D’IMPRESSION VALORISER L’ENGAGEMENT ETUDIANT GERER LA RELATION ANIMER LE RESEAU DES ALUMNI GERER LES DONS ABES CPAM PRÉPARER LES ÉLECTIONS CONSOLIDER ET PARTAGER DES DONNÉES SUIVRE LE SERVICE DES ENSEIGNANTS FAIRE DES ÉTUDES STATISTIQUES ET DES TRAITEMENTS MESURER ET ÉVALUER LES CHARGES D’ENSEIGNEMENT OPTIMISER LA GESTION DES LOCAUX RÉPONDRE AUX ENQUÊTES NATIONALES PRÉPARER LE DIALOGUE CONTRACTUEL EVALUER LES BESOINS DE FORMATIONS SIMULER LES COÛTS DES FORMATIONS PRÉVOIR DES CHARGES D’ENSEIGNEMENT PLURIANNUELLES SITES PAIEMENT SECURITE SOCIALE MUTUELLES E-PEDAGOGIE STRUCTURES LIEUX Processus faisant partie du projet potentiellement traité différemment PILOTER OPÉRATIONNELLEMENT PREPARER LE PILOTAGE CONTRACTUEL SUPPORT (TRANSVERSE) Habilitations Authentification Rôles et habilitations
  • 52. 52 Pr opos itions de pér imètr e Pér iode avr il à s eptembr e 2018 © amue / cocktail 2016 52 ETUDIANTS ENSEIGNANTS DOSSIERS ETUDIANTS GISEMENT DE DONNEES REFERENTIELS Internes OFFRE DE FORMATION INSCRIRE ACCUEILLIR METTRE EN ŒUVRE L’OFFRE DE FORMATION REFERENTIELS RESEAUX SOCIAUX ALUMNI CONSTRUIRE L’OFFRE DE FORMATION CHOISIR UN CURSUS PROSPECTS PLANIFICATION ACCOMPAGNEMENT DOC. ADMINISTRATIVE SUIVRE LE CURSUS CONTROLER LE CURSUS GERER LA VIE ETUDIANTE GERER LES ALUMNI DÉFINIR L’OFFRE DE FORMATION AUTOEVALUER L’OFFRE VALIDER L’OFFRE FAIRE ACCREDITER L’OFFRE CAMPUS FRANCE CNOUS POSTBAC MINISTERE NOMENCLATURES PUBLIER ET PROMOUVOIR ACTUALISER ADMINISTRATIVEMENT ACTUALISER PEDAGOGIQUEMENT ELABORER LES GROUPES CONSTRUIRE ET PROPOSER L’OFFRE DE STAGE OU LA PERIODE DE FORM. EN MILIEU PROF. CONSTRUIRE ET PROPOSER L’OFFRE DE THESE ORIENTER TRAITER LES PROSPECTS ORGANISER LES CANDIDATURES TRAITER LES CANDIDATURES VERIFIER L’AUTORISATION DE S’INSCRIRE COLLECTER LES DONNEES AFFILIER A LA SECURITE SOCIALE CALCULER LES DROITS ET LES FRAIS DUS FAIRE PAYER/EXONERER FAIRE SIGNER LES REGLEMENTS ET CHARTES SUIVRE COMPTABLEMENT ETABLIR ET DELIVRER LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS GERER LES ACCES AUX ELEMENTS DOCUMENTAIRES NUMERIQUES DESINSCRIRE ORGANISER LES CHOIX PERSONNALISER LES PARCOURS AFFECTER LES ETUDIANTS ELABORER LE CONTRAT PEDAGOGIQUES ET ENREGISTRER L’ENCADREMENT ELABORER LA CONVENTION DE STAGE SUIVRE COLLECTIVEMENT LA FORM. ET L’INSERTION PRO SUIVRE INDIVIDUELLEMENT LA FORM. ET L’INSERTION PRO SUIVRE ET ATTESTER L’ASSIDUITE ELABORER ET CONTRIBUER AUX DOCUMENTS DE SUIVI DU CURSUS GERER LES ACCIDENTS INSCRIRE AUX EXAMENS ET AUX CONCOURS PLANIFIER ET CONTROLER LES INCOMPATIBILITES ORGANISER LES EXAMENS ET LES CONCOURS TRAITER LES RESULTATS ORGANISER LES DELIBERATIONS TRAITER LES FRAUDES CONTROLER LA PRESENCE PUBLIER LES RESULTATS DELIVRER DES SUPPORTS CONTROLES ET AUTHENTIFIES GERER L’ATTRIBUTION DE LOGEMENTS SUIVRE LA MEDECINE PREVENTIVE GERER LES AIDES GERER LES EMPLOIS ORGANISER DES EVENEMENTS GERER LES ASSOCIATIONS ETUDIANTES GERER LES COMPTES D’IMPRESSION VALORISER L’ENGAGEMENT ETUDIANT GERER LA RELATION ANIMER LE RESEAU DES ALUMNI GERER LES DONS ABES CPAM PRÉPARER LES ÉLECTIONS CONSOLIDER ET PARTAGER DES DONNÉES SUIVRE LE SERVICE DES ENSEIGNANTS FAIRE DES ÉTUDES STATISTIQUES ET DES TRAITEMENTS MESURER ET ÉVALUER LES CHARGES D’ENSEIGNEMENT OPTIMISER LA GESTION DES LOCAUX RÉPONDRE AUX ENQUÊTES NATIONALES PRÉPARER LE DIALOGUE CONTRACTUEL EVALUER LES BESOINS DE FORMATIONS SIMULER LES COÛTS DES FORMATIONS PRÉVOIR DES CHARGES D’ENSEIGNEMENT PLURIANNUELLES SITES PAIEMENT SECURITE SOCIALE MUTUELLES E-PEDAGOGIE STRUCTURES LIEUX Processus faisant partie du projet potentiellement traité différemment PILOTER OPÉRATIONNELLEMENT PREPARER LE PILOTAGE CONTRACTUEL SUPPORT (TRANSVERSE) Habilitations Authentification Rôles et habilitations
  • 53. 53 Périmètre c iblé dans le c adre du POC + Liste des fonctionnalités à développer pour démontrer le scénario 0 + COF - CFO - Création d’une formation from scratch + COF - CFO - Création d’une UE + COF - CFO - Création d’un EC + COF - CFO - Création d’un enseignement + COF - CFO - Création d’une activité + COF - CFO - Création d’un groupement + COF - CFO - Création d’un diplôme + Liste des fonctionnalités à développer pour démontrer le scénario 1 + COF - CFO - Création d’un modèle de formation + COF - CFO - Recherche d’un modèle de formation + COF - CFO - Création d’une formation à partir d’un modèle + COF - CFO - Recherche d’une UE et ajout d’une UE à une formation + COF - CFO - Visualisation graphique d’une formation + Liste des fonctionnalités supplémentaires à développer pour démontrer le scénario 2 + COF - CFO - Recherche d’une formation + COF - CFO - Duplication d’une formation + COF - CFO - Suppression d’une UE d’une formation + Liste des fonctionnalités supplémentaires à développer pour démontrer le scénario 3 + COF - CFO - Editer un document en relation avec l’offre de formation
  • 54. 54 Pr opos itions de pér imètr e Pér iode avr il à s eptembr e 2018 Processus à travailler en priorité (spécifications et développements) INS + CDA - Collecter les données des usagers apprenants + PRI - Préparer l'inscription + VAI - Vérifier/établir l'autorisation de s'inscrire + ASS - Affilier à la sécurité sociale + CDF - Calculer les droits et frais dûs + FPE - Faire payer/exonérer + FSR - Faire signer les règlements et chartes + SCO - Suivre comptablement (y compris facturer) + VAD - Etablir/Délivrer les documents administratifs + DES - Désinscrire + SAI - Suivre administrativement les inscriptions COF + CFO - Concevoir les formations (poc et suite du poc) + CFO - Reprise de données MOF + ACA - Actualiser administrativement + ACP - Actualiser pédagogiquement + PPO - Publier et promouvoir l'offre de formation + EGR - Elaborer les groupes Transverse + Référentiels + Multi-établissements + Structure organisationnelle + Habilitation / authentification