La Base unique départementale - Quel bilan, au bout de 5 ans .pdf

La Base unique
départementale
Quel bilan, au bout de 5 ans ?
Journée Base unique départementale - 4 avril 2024 - Flavin

Réseau informatisé des bibliothèques aveyronnaises
Données regroupées sur un logiciel partagé : orphée NX
...Un projet à long terme !
La Base Unique Départementale,
Qu'est ce que c'est ?

En quoi consiste le projet ?
Informatiser les bibliothèques aveyronnaises,
sur une Base Unique multi-sites et multi-bibliothèques.
Unique car toutes les données sont regroupées sur un même espace
informatique.
Les aveyronnais accèdent à l’intégralité des collections
et des actualités des lieux de lecture publique
depuis une même interface :
le Portail des médiathèques aveyronnaises

46 démos par la MDA
50 bibliothèques
123 tickets d’assistance à
c3rb
43 jours de formations
par c3rb
300 utilisateurs
Quelques chiffres
5 ans

Comment ça a
commencé ?
Avant la Base unique, il y avait ...
le logiciel orphée à la MDA,
partagé, dès 2011,
avec la bibliothèque des Archives départementales

PDLP 2016
Un constat
30% de bibliothèques informatisées
22% proposent la consultation de leur catalogue en ligne
Réseaux informatisés rares
JOURNEE DEPARTEMENTALE
DE LECTURE PUBLIQUE 2017
La mise en réseau des bibliothèques
Atelier n° 2 : La politique documentaire et le catalogue commun.
L’exemple des Ardennes
Le déclencheur

2019 La MDA (et les Archives) passent à la nouvelle version :
orphée NX
On expérimente avec la bibliothèque de Rignac...

Pause...
2020
On en profite pour mettre en place
le Portail des médiathèques aveyronnaises
(qui permettra au public d’accéder à l’offre de la base unique)
Co-construction en mode collaboratif.

2021 Réseau Des Causses à l’Aubrac (13 bib)
Cassagnes-Bégonhès
Marcillac-Vallon
Réseau Aveyron Bas Ségala Viaur (7 bib)

2022 Réseau Plateau de Montbazens (5 bib)
Réseau Pays rignacois (3 antennes en plus)
Causse-et-Diège
St-Côme d’Olt

2023
Réseau Comtal Lot et Truyère (10 bib en plus)
Réseau Aubrac Carladez Viadène (3 bib)
Pont-de-Salars

2024 : en cours...
Réseau Comtal Lot et Truyère (2 bib en plus)
Réseau Aubrac Carladez Viadène (1 bib en plus)
Broquiès
Réseau Plateau de Montbazens (1 bib en plus)

Le Monastère
Réseau Conques-Marcillac (12 bib en plus)
Service Développement culturel et artistique
(centre de documentation)
...
2024 : ... et à venir

Principales
caractéristiques
Notices partagées
Echanges avec la MDA simplifiés
Catalogue accessible pour le public sur le Portail
des médiathèques aveyronnaises
Un référent par site (coordinateur ou
responsable bib)
Paramétrages gérés par le coordinateur ou
directement par la MDA pour les bib isolées
Assistance de 1er niveau par la MDA (centralise
les demandes et gère les tickets auprès de c3rb)
Ce qui marche à un endroit peut profiter aux
autres…

Ce qui a déjà été
expérimenté
POURQUOI PAS DANS VOTRE BIB AUSSI ?
Si une option vous intéresse, rapprochez-vous de la MDA...

Un catalogue
filtré par
défaut…
… SUR LES DOCUMENTS
PRÉSENTS SUR LE SITE OÙ
L’ON SE CONNECTE
Mais possibilité d’enlever le filtre pour tout voir.
Utile pour trouver toutes les notices et y rattacher
son exemplaire
--------------
Ou, comme Cassagnes, ne voir que son site + la MDA
Pour réserver directement un document MDA pour
un lecteur (sans voir les notices qui ne peuvent pas
être réservées)

Un accès gratuit*
à la base de
données Electre
POSSIBILITÉ DE RÉCUPÉRER
DES NOTICES
NON TROUVÉES AILLEURS…
(MODULE MDA DE PRISE
EN MAIN OBLIGATOIRE)
Et bien plus !
--------------
UNE NOUVELLE VERSION À VENIR :
*sauf pour les communes de + de 10 000 habitants

Le catalogage des
jeux de société
Accès aux notices Wikiludo depuis orphée
ADHESION DE LA MDA À L’ALF

Liste des prêts et prolongations
Réservations
Accès aux ressources en ligne
Pas de formulaire à remplir, ni de validation
du compte par la bib
Pour les lecteurs,
un seul compte
pour tout !
SUR LE PORTAIL

La réservation
des documents MDA
directement
par/pour le lecteur
DANS ORPHEE
Le lecteur peut réserver, lui-même,
un document de la MDA
LE SUIVI DU RÉSERVATAIRE EST ASSURÉ DANS ORPHÉE JUSQU’AU PRÊT AU LECTEUR
Rappel : Toujours passer en retour les documents qui viennent
de la MDA (navette) pour affecter la resa au lecteur
DEPUIS LE PORTAIL
La bibliothèque peut réserver un doc MDA
directement pour un lecteur

La réservation
des documents MDA
pour la
bibliothèque
OU ALORS CREER UNE CARTE ADHÉRENT FICTIVE AU NOM
DE LA BIBLIOTHÈQUE DANS ORPHEE
CONTINUER À FAIRE LES RÉSERVATIONS SUR LE PORTAIL,
AVEC LE COMPTE DE LA BIBLIOTHÈQUE

La réservation
depuis orphée
sur des notices vides
(sans exemplaire)
PAR CONTRE, LES RÉSERVATIONS SONT BIEN BLOQUÉES
ENTRE SITES (HORS MDA)
IL EST POSSIBLE DE RÉSERVER UNE NOTICE VIDE
Permet notamment de réserver un document que la MDA a commandé mais pas encore reçu, ni exemplarisé

Envoi automatique des mails
de mise à dispo des réservations
et de relance pour les retards
DIFFÉRENTS PARAMÉTRAGES POSSIBLES

Les documents MDA
« réservés à retourner »
PARAMÉTRAGE POSSIBLE POUR LES VISUALISER
DEPUIS ORPHÉE
UNE SITUATION POUR NE PLUS LES CHERCHER, UNE FOIS
MIS DE CÔTÉ : « A RENDRE À LA MDA »
(traitement par lots)
= prêtés dans votre bib mais réservés par d'autres
Apparait au même niveau que les réservations des lecteurs, dans les notifications
(Testé par Cassagnes et Rignac)

(Marcillac, Cassagnes, Pont-de-Salars)
Suggestion de titres à acheter,
en cas de recherche
infructueuse sur le Portail
DE LA PART DE VOTRE BIB POUR LA MDA
MAIS AUSSI DE LA PART DE VOS LECTEURS POUR VOTRE BIB

Gestion de la circulation
au sein d’un réseau
Aucune circulation des documents ni des adhérents entre bib
Aucune circulation des documents
MAIS circulation des adhérents entre bib
Circulation partielle (pas les nouveautés) des docs avec
retour à la bib d’origine
Circulation complète des docs avec retour à la bib d’origine
Circulation des documents mais dans un seul sens (de la
médiathèque interco vers les antennes / mais pas l’inverse)
Mise en commun des collections ou Fonds flottant
voire à l’échelle départementale...
DIVERS FONCTIONNEMENTS EXPÉRIMENTÉS :

Prêt et retour : uniquement dans la bib d’origine / Retour
dans n’importe quelle bib du réseau
Au moment de la réservation :
le lecteur peut choisir la bib où récupérer le doc,
c’est la bib de l’adhérent par défaut, etc.
Priorité pour l’affectation d’une réservation :
priorité à l’exemplaire de la bib du lecteur
idem mais seulement s’il est disponible
c’est la première bib du réseau qui trouve le document
DE NOMBREUX PARAMÉTRAGES POSSIBLES :

Attention !
L’exemplaire du site sera toujours prioritaire par rapport à celui de la MDA
(même s’il n’y a pas de circulation entre les bib du site)
CAS DES RÉSERVATIONS SUR DES NOTICES
AVEC UN EXEMPLAIRE MDA
ET UN EXEMPLAIRE DANS UNE AUTRE BIB DU RÉSEAU :

Lots de BD, mangas, jeux (qui tournent régulièrement)
(l’exemple du réseau Des Causses à l’Aubrac)
Cas de bibliothèques non informatisées
mais créées dans orphée :
possibilité de leur attribuer un lot de documents
(Des Causses à l’Aubrac, Aubrac Carladez Viadène)
DES ÉCHANGES DE LOTS DE DOCUMENTS
ENTRE BIBLIOTHÈQUES :

(Causse-et-Diège, St-Geniez d’Olt)
Gestion des prêts aux collectivités
(classes scolaires)
TOUS LES PRÊTS MÉLANGÉS :
PRÊT ENREGISTRÉ SPÉCIFIQUEMENT SUR CHAQUE ÉLÈVE
Liste des titres avec emplacement pour noter le nom de l’élève
Suppose de mettre à jour la liste des élèves par classe chaque année

Extraire
les données d’orphée
pour le rapport
d’activité de la bib
TROIS CLICS, ET ON OBTIENT
TOUS LES CHIFFRES
À REPORTER SUR NÉOSCRIB
Fonds, Acquisitions, Adhérents, Prêts, etc.

D’autres états d’édition
CERTAINS CRÉÉS OU ADAPTÉS POUR UNE BIB
OU UN RÉSEAU
CEUX LIVRÉS PAR DÉFAUT PAR C3RB
Impression des étiquettes de cotes
(en bipant les codes-barres ou en sélectionnant
tous les exemplaires créés sur une période)
Liste des réservations en attente
Pour un réseau : Préparation de la navette interco, liste des
documents en transit d’une bib à l’autre, etc.
...
Liste de documents, d’adhérents, etc.

D’autres états d’édition
POSSIBILITÉ DE SÉLECTIONNER
LES ÉTATS D’ÉDITION À FAIRE APPARAITRE
DÈS LA PAGE D’ACCUEIL
LISTE À IMPRIMER DE DOCUMENTS
(AVEC VISUELS DE COUV)
(Widget Rapports)
Dernières nouveautés de la bib, ou autres

Des stats très fines
DES GRILLES EXISTANTES
POUR SE SIMPLIFIER LA VIE !
UNE LOGIQUE À PRENDRE AU DÉPART
DES POSSIBILITÉS INFINIES
Nombre de connexions sur le portail,
Nombre d’accès aux ressources en ligne
etc.
Catalogue, Adhérents, Prêts, Réservations, Fréquentation...

Un compteur de passage
pour estimer
la fréquentation
STATS POSSIBLES PAR MOIS, JOUR, HEURE...
POUR COMPTABILISER
LE NOMBRE D’ENTRANTS
A ACTIVER OU NON PAR UTILISATEUR
(Aubrac Carladez Viadène, Plateau de Montbazens, Des Causses à l’Aubrac,
Comtal Lot et Truyère, Causse-et-Diège)

Pour afficher dans un article
(MDA, Bozouls)
SUR LE PORTAIL :
Faire
des sélections
de documents
SUR ORPHEE :
Pour retrouver facilement des titres sur
une thématique

Gestion des revues
NOTICES ET DÉPOUILLEMENT DES REVUES
COMMUNS À TOUTE LA BASE
pour les bib qui gèrent beaucoup de revues
CALENDRIER PRÉVISIONNEL DE RÉCEPTION
(Rignac, MDA)

(Comtal Lot et Truyère, Des Causses à l’Aubrac)
Noter tous les rendez-vous sur
Mon agenda
UN CALENDRIER PARTAGÉ SUR ORPHÉE
pour une bib
pour un réseau

Respect de la RGPD
POUR LES UTILISATEURS ORPHÉE
POUR LES LECTEURS SUR LE PORTAIL
Redéfinition obligatoire du mot de passe par le lecteur,
à la 1ère connexion
Une session par individu
Mot de passe complexe (majuscule, caractère spécial, etc.)
et à changer régulièrement
(des essais, comme Aubrac Carladez Viadène, Comtal Lot et Truyère)

CONDITIONS :
Sortir la liste des mails
des adhérents
qui ont donné leur accord pour
recevoir des infos de la bibli
UNE ZONE DANS LA FICHE ADHÉRENT
UN ÉTAT D’ÉDITION POUR OBTENIR LA LISTE
Le lecteur doit :
avoir donné son accord
être informé de l’utilisation des données
et de la durée de conservation
pouvoir facilement se désinscrire
Une coche “Accepte les mails” : oui/non
(Aveyron Bas Ségala Viaur, Comtal Lot et Truyère)

Gestion des inscriptions
aux animations
CRÉATION DES ÉVÈNEMENTS DANS ORPHÉE
ET INSCRIPTION DES PARTICIPANTS
(ADHÉRENTS OU NON)
INSCRIPTIONS EN LIGNE PAR LES LECTEURS
(testé seulement pour Aveyron Bas Ségala Viaur, avec leur Portail
indépendant)

Interface pour le public
–
proposé gratuitement
de base pour tous
ACCÈS AU CATALOGUE DEPUIS
LE PORTAIL DES MÉDIATHÈQUES AVEYRONNAISES
PAGE DÉDIÉE POUR LA BIB/LE RÉSEAU : VITRINE
UNE FOIS IDENTIFIÉS SUR LEUR COMPTE PORTAIL, LES
LECTEURS NE VOIENT PLUS QUE LES SEULS DOCUMENTS
RÉSERVABLES (DU SITE ET DE LA MDA)

Interface pour le public
–
les options payantes
testées en Aveyron
CATALOGUE EN LIGNE INDÉPENDANT
PORTAIL INDÉPENDANT
APPLI MOBILE MA BIBLI
(Bozouls, Montrozier, Archives départementales)
Deux options possibles :
Accès direct aux ressources en ligne
Echanges de données entre Portails
(Aveyron Bas Ségala Viaur)
(Cassagnes et, peut-être, Aubrac Carladez Viadène, Conques-Marcillac)
(Marcillac, Rignac, Pont-de-Salars)

Les autres options payantes
testées en Aveyron
BUREAU ORPHÉE MEDIA
RFID
pour gérer l’accès aux postes informatiques pour le public
(filtrage des sites Internet, obligation légale)
Système de puce antivol
pour les automates de prêt
(Aveyron Bas Ségala Viaur)
(Rignac)

D’autres expérimentations
à venir dans la Base unique
PRÊT SECOURU
En cas de coupure d’orphée ou d’Internet, solution de repli
INTÉGRATION DU SERVICE DÉVELOPPEMENT CULTUREL ET ARTISTIQUE
(CENTRE DE RESSOURCES ART ET CULTURE)
Possibilité de réserver directement leurs docs, comme pour la MDA
STATS PRÉCALCULÉES
Générées et mises à jour automatiquement
(nombre d’emprunts, compteur de passage, etc.)
RÉCOLEMENT
(MDA et, peut-être, Des Causses à l’Aubrac
Inventaire des collections
L’APPLI MABIBLI POUR TOUT LE DÉPARTEMENT
AVEC ACCÈS AUX RESSOURCES EN LIGNE ?

CONVENTION
avec le Département
DEVIS ET
COMMANDE
auprès de c3rb
PARAMÉTRAGES
INTEGRATION,
FORMATION
et passage au prêt informatisé
Comment rejoindre
la Base unique
LES ÉTAPES
ETUDE
DU PROJET
avec la MDA

Les
options
de
financement
Département
DRAC
Aide financière à hauteur de 30%
Pour être éligible :
une dimension communautaire
Régie directe
Plusieurs conditions pour le taux de
participation dont :
12h minimum d’ouverture au public
La présence et le nombre de
personnels qualifiés
...
Aide financière variant de
20 à 55%

La Base unique départementale - Quel bilan, au bout de 5 ans .pdf

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Similaire à La Base unique départementale - Quel bilan, au bout de 5 ans .pdf

Similaire à La Base unique départementale - Quel bilan, au bout de 5 ans .pdf (7)

Dernier

Dernier (15)

La Base unique départementale - Quel bilan, au bout de 5 ans .pdf