Maîtrise collaborative des risques - Forum PMI - Branche Midi-Pyrénées (Vincent Dumain)
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Maîtrise collaborative des risques - Forum PMI - Branche Midi-Pyrénées (Vincent Dumain)
- 1. Client or Partner logo and Together. Free your energies Vincent DUMAIN Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Forum PMI France Sud - Midi-Pyrénées 4 mars 2010 – ESC Toulouse (révision : juin 2010)
- 2. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Contenu Contexte en mutation Un cas récent Difficile recherche d’un optimum Radiographie dynamique de la gestion des risques projet Maîtrise collaborative globale Conditions de succès et raisons d’espérer 2
- 3. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Contexte en mutation Dureté et volatilité des marchés, pression grandissante • Produit et services adaptation rapide, compétitivité • Processus productivité et qualité Projets d’innovation et de transformation • Recours grandissant à la sous-traitance (partage de risques, recherche d’optimisation des coûts) • Donneurs d’ordre n’ont souvent pas les moyens de fournir une expression détaillée et finalisée de leurs besoins • Tension des relations clients / sous-traitants 3
- 4. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Contexte en mutation Standish Group Chaos Report 2009 Taux d’échec des projets le plus élevé depuis 10 ans Quelles causes racines ? 1.Objectifs business ambitieux, 2.Organisations et produits complexes, 3.Interactions politiques internes et externes compliquées 4.Moyens souvent insuffisants face à la complexité globale. 4
- 5. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN un constructeur japonais de véhicules « perd les pédales » Informations disponibles Fin 2009 • Des pédales d’accélérateur défectueuses collent au plancher… • Le constructeur rappelle plusieurs millions de véhicules • Coût :1,4 milliard d’euros (dont 40% en baisse des ventes) Début 2010 • Le constructeur accuse le sous-traitant de défauts de fabrication • Le sous-traitant affirme que les pièces fabriquées respectent les spécifications du constructeur… 5
- 6. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Cas 1 un constructeur japonais de véhicules « perd les pédales » Les dessous possibles imaginés de l’affaire chez le sous-traitant 6 Il y a un risque, il faut voir ça avec le client Avez-vous respecté toutes les exigences de ses spécifications Ou pourrait seulement changer de matériau… John, je sais que tu as 25 ans d’expérience dans le métier, mais maintenant nous n’avons plus les moyens, ni en budget ni en temps, pour discuter les specs du client Oui, bien entendu … et augmenter le prix de revient de 3% ! Ne revenons pas sur une optimisation récente… Non, il faudrait faire davantage de tests en collaboration avec les ingénieurs de notre client Ton équipe est sure de ce risque ?
- 7. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Difficile optimisation (1/2) 7 Moyens insuffisants pour traiter la complexité d’un projet facteurs de risque • Compétences • Budget • Temps • Outils • Processus • … • Modèles d’estimation non fiables • Facteurs de complexité ignorés • Contexte inconnu • Effort en avant-vente insuffisant • Pression commerciale • … Sous-estimation des coûts par le sous- traitant chance de gain « Meilleur » prix davantage de risques embarqués Comment vraiment optimiser ?
- 8. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Difficile optimisation (2/2) 8 Résultat Niveau d’exigences Recherche d’optimum par « ajustement collaboratif » Chemin tortueux vers objectifs mobiles ajustements itératifs – boucles de rétroaction rapide, capteurs
- 9. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Relations contractuelles et gestion des risques 9 Relations contractuelles dures Absence de gestion collaborative des risques Client Manques éventuels de communication chez le client ou le sous-traitant nuisant à la gestion des risques
- 10. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Réflexions autour d’une formule 10 Je ne vais pas inquiéter mon client, il sera bien temps lorsque le risque sera évident Si je remonte le risque, j’y serai négativement « associé » Je vais lui fournir de la qualité et de la valeur, mais uniquement dans le cadre contractuel Ma proximité avec le client me permet de lui dire la vérité Lorsque le problème surgira, je lui vendrai une prestation pour le résoudre… Le devoir de conseil n’est pas dans le contrat On est tous débordés, … pas le temps de considérer les risques au-delà de notre périmètre
- 11. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Exigences/pression modérées sur la sous-traitance 11 Pression Effort d’amélioration de la productivité, innovation, qualité Coût Total ClientSous-traitant
- 12. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Exigences/pression optimum sur la sous-traitance 12 Amélioration de la productivité, innovation, qualité Risques Coût Total
- 13. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Exigences/pression excessives sur la sous-traitance 13 Détérioration de la productivité, et de la qualité Risques Coût Total
- 14. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Difficile optimisation 14 Niveau d’ exigences Résultat Coût global
- 15. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Facteurs de risque globaux 15 Client Sous-Traitant devenu problème pas encore identifié identifié éliminé Facteur de risque : Périmètre du sous-traitant Facteurs de risques communs
- 16. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Radiographie de la gestion de risques (projet sous-traitant) (1/4) 16 0 20 40 60 80 100 120 P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 Coûts Coût des risques, actions et problèmes associés Coûttotal (actions + problèmes) Coûtdesproblèmesissusdes risques Coûtcumulé desactions de réductiondesrisques Coûtpondéré desrisques identifiés Risques projet éliminés ou transformés en problèmes Coût total < coûts pondérés des risques Assez bonne identification initiale des risques Plan d’actions de réduction assez efficace
- 17. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Radiographie de la gestion de risques (projet sous-traitant) (2/3) Absence de plan de réduction 17 Aucune action de réduction des risques Le coût des problèmes issus des risques est maximum Certains risques peuvent disparaitre sans action + Coût hors périmètre projet : - Commercial (Sous-traitant) - Business (Client)
- 18. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Radiographie de la gestion de risques (projet sous-traitant) (3/4) Situation et gestion quasi-idéales 18 Très bonne identification initiale des facteurs de risques Plan d’actions de réduction très efficace Aucun problème issu des risques
- 19. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Radiographie de la gestion de risques (projet sous-traitant) (4/4) Quasi absence d’identification initiale 19 Très mauvaise identification initiale des facteurs de risque Découverte très Progressive des facteurs de risque La plupart des risques transformée en problèmes Coût final important
- 20. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Maitrise inefficace des risques globaux 20 Client Sous- Traitant devenu problème pas encore identifié identifié éliminé Facteur de risque : Risques communs
- 21. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Maitrise collaborative efficace des risques globaux 21 Client Sous- Traitant devenu problème pas encore identifié identifié éliminé Facteur de risque : Risques communs
- 22. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Conditions de succès 22 Identification collaborative, à 360°, des facteurs de risque Respect et prise en compte des différentes visions des facteurs de risques + effets induits possibles Plan d’actions coordonné de réduction avec toutes les parties prenantes optimisation globale Pas d’emprisonnement contractuel, ni de bras de fer perdant-perdant (Ajustements « agiles ») Vigilance / risque de non-atteinte de objectifs explicités communs et partagés (ceux de la MOA) Reconnaissance du niveau de complexité (sans dénégation) Confiance et maturité émotionnelle & managériale à tous les niveaux (vs. « green culture ») Identification collaborative, à 360°, des facteurs de risque Respect et prise en compte des différentes visions des facteurs de risques + effets induits possibles Plan d’actions coordonné de réduction avec toutes les parties prenantes optimisation globale Pas d’emprisonnement contractuel, ni de bras de fer perdant-perdant (Ajustements « agiles ») Vigilance / risque de non-atteinte de objectifs explicités communs et partagés (ceux de la MOA) Reconnaissance du niveau de complexité (sans dénégation) Confiance et maturité émotionnelle & managériale à tous les niveaux (vs. « green culture »)
- 23. | Titre de la présentationForum Gestion des risques Toulouse ESC | 04-mars-2010 (révisé juin 2010) SUD | MIDI-PYRÉNÉES Sous-traitance : Maîtrise Collaborative des Risques Vincent DUMAIN Des raisons d’espérer • Maturité grandissante des Achats • Retours des expériences malheureuses passées • Intégration du besoin de collaboration et des moyens associés • Amélioration de la pertinence des critères de choix des sous-traitants • Les approches agiles progressent chez les clients les plus mûrs • Macro planification vers des objectifs business + itérations + réponses rapides aux risques dès indentification • Bénéfices de l’efficacité des interfaces entre les parties prenantes • La culture LEAN se répand • … avec ses capteurs aptes à détecter des facteurs de risques et les traiter rapidement (boucle de rétroaction) • Compréhension des causes racines des échecs, vigilance / risques associés 23
Notes de l'éditeur
- Je vais parler aujourd’hui d’un sujet sensible et vaste, celui de la gestion et maitrise des risques dans la relation donneur d’ordres / sous-traitant. Ce sujet concerne beaucoup d’entre nous, que nous soyons donneurs d’ordres ou sous-traitants.
- Contexte que favorise la multiplication des facteurs de risque Un exemple dont les médias ont beaucoup parlé dans le monde entier. Je n’ai pas pris d’exemples impliquant des acteurs locaux, pour des raisons évidentes. Je parlerai ensuite des mécanismes internes de la maîtrise des risques et de la difficile recherche d’un optimum et d’un équilibre Je finirai par une note d’optimisme, sur les raisons d’espérer que la gestion collaborative progressera dans l’avenir
- Tout d’abord une évidence : l’environnement concurrentiel est volatil et continu a se durcir pour quasiment toutes les entreprises, les grosses comme les petites. Deux impératifs : Les produits et services doivent s’adapter et évoluer à un rythme plus soutenu que jamais les processus doivent répondre aux exigences accrues de productivité et de qualité Cette pression et volatilité grandissantes se répercutent sur les projets d’innovation (produits et services) et de transformation (processus opérationnels) et donc sur les relations entre les donneurs d’ordres et les sous-traitants qui participent à ces projets. Sous-traitants, partenaires « stratégiques » ou pas.
- Standish Group Chaos Report 2009 : analyse les données de milliers de projets à travers le monde. A moyens « insuffisants » équivalents, certains projets se passent bien, d’autres sont des échecs. On réussi rarement à identifier les causes des échecs, comme ceux des succès d’ailleurs. Dans ce contexte contraint et volatil, où l’histoire ne se répète pas, les succès et les échecs obéissent donc de moins en moins à des déterminismes connus.
- Comment Toyota en est arrivé là ? Le pionnier du Lean Six Sigma, du kaizen, le champion toutes catégorie des la relation à longs termes avec ses partenaires. Il faut se rappeler qu’en 2005, Toyota a imposé à ses partenaires, de façon assez brutale, une réduction de 30 % de leurs coûts + Raccourcissement des délais de conception + amélioration de la qualité. Tout cela en 3 ans. Pratiquement tous les constructeurs ont suivi le même chemin. Résultat : en Amérique du Nord, tous constructeurs confondus, ces 3 dernières années, 530 rappels on concernés plus de 23 millions de véhicules. Du jamais vu dans l’industrie automobile ! La même tendance est observée dans d’autres industries, les résultats de l’enquête du Standish Group en témoigne. http://blogs.lesechos.fr/article.php?id_article=3564
- CTS Corp est un équipementier canadien. Les pédales conçues par un autre équipementier, japonais celui-ci, n’ont rencontré aucun problème. Pourquoi alors seul CTS a eu des problèmes ? On peu imaginer qu’un équipementier Canadien a des relations moins collaboratives avec les ingénieurs de chez Toyota que son concurrent japonais, pour de multiples raisons (éloignement, langues, cultures,…). Moralité : le durcissement des contraintes sans collaboration aboutit à une augmentation des risques et des problèmes.
- Les facteurs de risque naissent le plus souvent d’un manque de moyens pour traiter la taille et la complexité connues ou pas. L’histoire ne se répète pas, ou seulement partiellement : les modèles d’estimation de la complexité d’un projet ont donc une marge significative d’erreur, qq soit leur sophistication. Le choix du moins-disant offrant le prix le plus bas revient souvent à choisir le sous-traitant qui embarque le plus de risques. Un sous-traitant qui gagne une affaire peut se demander si ce n’est pas grâce à une sous estimation… associée à beaucoup de risques. Mais alors se pose la question : comment sortir de cette spirale en optimisant véritablement, sans fausse optimisation comme nous allons le voir plus loin.
- Entre deux extrêmes un maximum/optimum, mais où ? Lorsque on a des objectifs, mais que l’on ne connait pas le chemin pour y parvenir - chemin souvent tortueux et objectifs mobiles pour compliquer l’affaire - la seule façon de s’en sortir est de procéder par ajustement itératifs, en se servant d’une boucle de rétroaction alimentée par des données provenant d’un ensemble complet de capteurs. Ce sont des mécanismes cybernétiques utiliser par la nature, dans le guidage des satellites, et dans beaucoup d’autres domaines, y compris ceux de la régulation/optimisation de tout type (encore balbutiant dans l’économie mondiale, comme on a pu le voir récemment). Leurs premières utilisations concrètes remontent à plus de 70 ans. Alors pourquoi ces mécanismes ne seraient-ils pas utilisables dans la gestion de projet et des risques en particulier, dans des environnement incertains et qq peu chaotiques ? D’où la Recherche d’optimum par « ajustement collaboratif » Il y a une 10aine d’années, j’ai réagi négativement contre l’approche dite « Gestion par les Risques » qui venait d’apparaitre. Cela ne faisait pas professionnel, cela cachait un manque de vision, de rigueur, de planification « initiale ». Mais maintenant, il semble que toutes les conditions soient réunies pour qu’une nouvelle « gestion par les risques » répondent aux problématiques des projets actuelles, cela en complète cohérence avec le mouvement agile.
- Revenons à un niveau plus terre-à-terre : quels sont les freins qui empêcheraient le déploiement d’une telle approche. A mon sens, le principal réside dans les relations contractuelles dures et rigides entre le client et le sous-traitant, mais également, de façon un peu fractale, dans les relations difficiles entre départements, services, groupes et membres d’une même équipes.
- Voilà une formule que vous connaissez peut-être. Ces risques perçus sont ceux que le client impute au sous-traitant, dont le sous traitant lui semble être la cause. Dernière bulle « lorsque le problème surgira, je lui vendrai une prestation pour le résoudre… » : … comble de cynisme dans un environnement non-collaboratif.
- Coût total = Coûts des activités chez le client + Budget alloué au sous-traitant Sur ce slide = coût nominal La pression et le niveau d’exigences du client poussent modérément le sous-traitant à améliorer sa productivité, sa capacité d’innovation et la qualité de ses produits et services, sans générer de risque. Situation théorique, improbable, pas optimum.
- Quand la pression augmente, apparaissent des risques des deux cotés. La pression reste raisonnable lorsque les gains en coûts n’excèdent pas le coût des risques que prend le sous-traitant, au moins à courts et moyens termes. Ici, plus optimum que sur le slide précédent, puisque le coût total < coût nominal
- Quand la pression dépasse le seuil de l’acceptable, les risques dégradent les performances du sous-traitant. Cette dégradation rejaillit souvent violemment chez le client. Le bilan est perdant-perdant. Confronté à cette situation, le sous-traitant va chercher à réduire ses risques financiers en faisant souvent litéralement exploser ses risques de delivery : Équipe de juniors (moins chers), Turnover élevé dans les équipes projets, Niveau d’industrialisation interne faible (outils, processus, formations,…), Fuite non maitrisée vers l’Offshore, Prestations minimalistes dans le strict périmètre contractuel, sans collaboration Exigences contractuelles non respectées, Retards, …
- Pour mieux comprendre la recherche collaborative d’un optimim, regardons de plus près le fonctionnement dynamique de la gestion des risques.
- On se place ici dans le strict périmètre du sous-traitant (durée du projet de P1 à P10). Coût d’un risque = coût du problème possible * probabilité du risque On considère que lorsque le projet est terminé (P10), tous les risques sont éliminés ou transformés en problèmes.
- Coût = seulement coût des actions de réduction
- J’aurais plutôt dû titrer ce slide « non maitrise non collaborative… » Voilà un exemple de mauvaises pratiques, qui illustre un enchainement que nous avons probablement tous vécu. Quatre grandes phases : Peu de facteurs de risque sont identifiés Progression lente de cette identification 3) Le coût probable des risques culmine tardivement 4) Une diminution du niveau de risque mais au profits des nombreux problèmes issus des risques… ! Des risques importants subsistent coté client.
- … … … La plupart des risques éliminés.
- Cette liste n’est pas exhaustive … intelligence émotionnelle et discipline, comme d’ailleurs le demande les approches agiles.
- Progressions lentes des mentalités Beaucoup de pistes intéressantes à explorer, je dirais même passionnantes ! En tant que CP coté donneurs d’ordre ou coté sous-traitants, nous sommes tous vecteurs de déploiement de ces pratiques avancées et de la promotion des conditions de succès et de l’état d’esprit qui va avec.