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Rapport stage
- 1. Tuteur : Céline Pulido Etablissement/ Formation : 114, Rue Marius Aufan 92300 Levallois Entreprise d’accueil : 61, Rue Jules Auffret 93500 Pantin RAPPORT DE STAGE ASSISTANTE CHEF DE PROJET EVENEMENTIEL BESSIERES LOUISE DU 09/01/17 AU 28/04/17
- 2. 2 Sommaire………………………………………………………….……………………………………………………….……1 Remerciements…………………………………………………………………………………………………………….…2 Evaluation de stage……………………………………………….……………………………………………………..3-‐4 CV actualisé………………………………………………………………………………………………………………....….5 Introduction……………………………………………………………………………………………….……….........…6-‐7 Interview……………………………………………………………………………………………………………………….8-‐9 I) Présentation de l’entreprise A) Cartographie de l’entreprise……………………………………………………………………..10 B) Présentation de l’organisation du groupe LA FONDERIE ………………………..10-‐11 C) Organigramme…………………………………………………..………………………………………11 II) Description des missions effectuées A) Enjeux de mes missions au sein de pôle Heatlhcare, méthodes et résultats obtenus…………………………………………………………………………………………………12-‐31 III) Présentation de la réunion…………………………………..……….…………………………...22-‐24 IV) Bilan de stage A) Réflexion autour du secteur d’activité……………………………………………….………25 B) Comportement développé………………….…………………………….……………………26-‐27 C) Compétences acquises…………………………………………………..…………………………..27 V) Conclusion A) Axes d’amélioration de mon comportement en entreprise …………………….28-‐29 B) Bilan de ma mission effectuée………………………………………………………………..29-‐30 C) Réflexion sur mon projet professionnel………………………………………………….30-‐32 Annexes SOMMAIRE
- 3. 3 Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont contribué au succès de mon stage et qui m’ont aidé lors de la rédaction de ce rapport. Tout d’abord, je tiens à remercier Céline Pulido, directrice de clientèle, de m’avoir accueilli pour effectuer mon stage, en m’offrant ainsi la possibilité d’acquérir une expérience professionnelle très enrichissante. De plus, je tiens à remercier vivement ma maître de stage, Mme Aminta Timera, directrice de projet au service Healthcare, au sein de l’entreprise La fonderie, pour son accueil, le temps passé ensemble et le partage de son expertise au quotidien. Grâce aussi à sa confiance j’ai pu m’accomplir totalement dans mes missions. Elle fut d’une aide précieuse dans les moments les plus délicats. Je remercie également tout le service Healthcare, pour leur accueil et leurs disponibilités. Enfin, je tiens à remercier toutes les personnes qui m’ont conseillé et relu lors de la rédaction de ce rapport de stage : ma famille. REMERCIEMENTS
- 4. 4 ÉVALUATION DE STAGE
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- 7. 7 Dans le cadre de ma deuxième année à l’EFAP, l’école des nouveaux métiers de la communication, j’ai eu l’opportunité de réaliser un stage en tant qu’Assistante Chef de Projet au sein d’une agence événementielle : La fonderie. Ce stage était ma première expérience dans ce domaine. Suite à un entretien concluant avec Céline Pulido, directrice de clientèle, j’ai intégré son entreprise du 9 janvier au 28 avril 2017. Mes horaires étaient de 9H30 à 13H00 et de 14H00 à 17H30. Ce stage devait me permettre de mettre en pratique ce que j’ai pu apprendre au sein de mon école en milieu professionnel. Ma décision était plus facile à prendre que l’année dernière car je n’avais aucune expérience professionnelle. Selon moi, les stages sont une découverte d’un secteur d’activité et m’apportent des éléments permettant d’éclairer mon choix futur entre les différentes spécialisations proposées par l’EFAP. Cette année, ayant déjà eu un stage dans une agence de presse spécialisée dans la mode, je savais déjà ce que je ne voulais plus faire. Durant mes deux années scolaires, j’ai pu découvrir de plus près ce qui touchait le monde de la communication et ainsi apprécier ou non certaines matières. INTRODUCTION
- 8. 8 J’ai particulièrement approuvé le domaine de la communication interne et me voyait ainsi travailler dans une agence évènementielle B to B. L’organisation d’évènements est un domaine qui m’a toujours attiré, que j’ai toujours voulu découvrir. Je pense que ma personnalité correspond bien à ce métier puisque j’aime communiquer, j’apprécie les relations humaines et la proximité avec les individus. De plus, j’affectionne particulièrement la création, la créativité et l’image depuis mon enfance. Le fait de travailler au sein d’une agence évènementielle pour des laboratoires pharmaceutiques me plait davantage puisque ces deux spécialités m’intéressent. L’agence LA FONDERIE s’est installée en 2003, à Pantin, dans une ancienne fonderie de fer, un site où brûle encore une énergie créative et où souffle une promesse de qualité et d’innovation, au service des annonceurs. Leurs vocations sont de développer l’expérience du LIVE au cœur des dispositifs de communication de leurs clients.
- 9. 9 J’ai fais le choix d’interviewer ma maître de stage car c’est elle qui m’a accompagné durant le long de ces 4 mois. J’ai beaucoup appris grâce à elle. Grâce aussi à sa confiance, j’ai pu m’accomplir totalement dans mes missions. Elle fut d’une aide précieuse dans les moments les plus délicats. Quelles sont les principales activités d’un chef de projet événementiel ? Quel est son rôle ? Le rôle de chef de projet est assez varié. L’objectif principal du chef de projet est de « vendre du rêve » à son client. Il doit répondre au mieux à ses besoins et à ses exigences afin de concevoir l’évènement qu’il souhaite. Il doit également faire beaucoup de commercial et de communication, afin de promouvoir son évènement et trouver les meilleurs sponsors en adéquation avec l’évènement. Il gère également la sécurité comme, par exemple, accompagner le client pour l’ouverture de sa manifestation… Quelles ont été vos motivations pour travailler dans le milieu de l’événementiel ? Ce qui m’a plu dans l’évènementiel est surtout le dynamisme du métier. On ne s’ennuie jamais. J’apprécie également le contact avec les personnes, et le fait de relever des défis constamment. INTERVIEW
- 10. 10 Quelles sont les qualités et les compétences nécessaires à un chef de projet événementiel ? En ce qui concerne les point forts, c’est un métier qui bouge tout le temps, on ne s’ennuie jamais car on n’a pas le temps pour. On développe son réseau à chaque évènement, ce qui est important dans ce métier. Plus on a de contacts, mieux c’est pour la suite. Pour être un bon chef de projet, il faut être organisé, sérieux, mais parfois aussi autoritaire, avoir une bonne condition physique, ne pas compter ses heures, et tout donner à chaque client, ne jamais s’économiser. Quels sont les inconvénients de ce métier ? Il ne faut pas compter ses heures en évènementiel, vous êtes peu chez vous et vous avez rarement du temps libre. Vous vivez pour votre métier. Si vous êtes carriériste, c’est parfait pour vous. Si vous deviez résumer ce métier en UN seul mot, quel serait-‐il ? Si je devais résumer ce métier en un seul mot : EXCITANT. Que diriez-‐vous à un étudiant qui viendrait vous demander conseil ? D'abord, de varier les environnements de stage pour vraiment fixer son choix de carrière et se rendre compte par soi-‐même des réalités du travail dans les différentes structures. Ensuite, quel que soit le lieu où tu travailles, il ne faut pas avoir peur de t'affirmer pour proposer tes idées. Et enfin, il faut savoir que dans ce milieu, les postes sont souvent temporaires, il est rare de faire toute sa carrière au même endroit. En général, si on veut évoluer, on est amené à changer d'entreprise au fil du temps.
- 11. 11 A) Cartographie de l’entreprise -‐ la taille : -‐29 salariés -‐ 115 collaborateurs pour le groupe -‐ Statut : Société par Action Simplifiée -‐ domaine : Evénementiel et Travel -‐ partenaires : Expert Lead, Prod’arev, Bmisystem, TF1events, Tucania, -‐ CA 2016 : 13 643 642€ 26 millions € de CA pour le groupe PAROLES DE CHEF DE PROJET « La fonderie, pour nous, c’est d’abord une forte culture d’agence qui est véritablement présente dès les premiers jours. Cette culture est en premier lieu faite d’un vrai sens du service client, d’un profond respect quant à ses attentes. Une autre dimension aussi très forte : la culture du resultat fini, de la réalisation concrète et le goût du détail qui va avec.. » B) Présentation de l’organisation du groupe LA FONDERIE. La fonderie est un groupe de 115 collaborateurs. Il y a deux groupes dans l’agence : Events & travels et Healthcare. J’ai pu intégré l’agence au sein du groupe Healthcare. Nos clients n’étaient que des laboratoires pharmaceutiques. De plus, dans I) PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
- 12. 12 ces deux sous groupes, on peut retrouver 3 pôles : PLACE GRAND PUBLIC, LES ARTS MIGRATEURS et SDT évents. C) Organigramme du groupe de l’agence Marc-ElieWEIL PrésidentDirecteurGénéral StéphanieROUCOU DirectionExternalisation Equipede40personnes CélinePULIDO DirectionHealthcare Equipede9personnes Jean-PaulBRUSQ DirectionTravel Equipede11personnes BrunoBELLETIER DirectionEvent&Création Equipede4personnes CorinneMOREIRA DirectionAdministrative Equipede4personnes Annie-ClaudeMIARA DirectricecommercialTravel NathalieMORLOT AssociéeConseil LaurentTORDJMAN Directeurcommercial Event -Healthcare-DMOS GadWEIL AssociéConseilet DirecteurArtistique PaulMIARA DirecteurConseil BPIFrance Associé Servicecommercial 3personnes Service Qualité&Audit et ServiceIT 2personnes C A C O D I R C O P I L ORGANIGRAMMELAFONDERIE2017
- 13. 13 A) Enjeux de mes missions au sein du pôle Healthcare, méthodes et résultats obtenus 1) GESTION ATRIUM Le Chef de projet Évènementiel est en charge de la conception d’évènements, de son suivi logistique, de la planification et du suivi de lancement de projets. Il veille à la réalisation des briefes et des recommandations, il s’assure de l’élaboration des devis et du respect des budgets. Le chef de projet évènementiel est responsable de la gestion et de la coordination des prestataires. Pour gérer l’organisation de l’évènement, nous utilisons un logiciel nommé : ATRIUM. Celui-‐ci est spécifique aux industries de santé. La plateforme collaborative Atrium est une réponse globale aux processus de gestion des événements ainsi qu’aux exigences locales et internationales de la transparence (EFPIA, Sunshine Act, DMOS, Loi Bertrand). J’ai appris lors d’une réunion que DMOS se définit par l’interdiction de proposer ou procurer des avantages aux Professionnels de santé. On parle des entreprises qui commercialisent des produits remboursés par la Sécurité sociale. Les professionnels de santé sont les médecins, pharmaciens, chirurgiens-‐dentistes, sages-‐femmes, II) DESCRIPTION DES MISSIONS EFFECTUÉS
- 14. 14 infirmier(e)s, masseurs-‐ kinésithérapeutes. Atrium Congrès est l’outil complet qui prend simultanément en charge les aspects logistiques, budgétaires et transparence. Le laboratoire peut autoriser l’accès à la gestion d’un événement donné à son agence prestataire : les données (invitations, restauration, hébergement, plans de transport, remboursement de frais...) sont alors récupérées à la source. Bien qu’externalisée, toute la gestion de l’événement est alors tracée et monitorée par le laboratoire. Selon moi, Atrium est un outil communicant car chaque invité à une manifestation reçoit une invitation par courrier électronique qui lui permet de se connecter sur son mini-‐site dédié pour valider sa participation, ses modalités d’hébergement et de transport ou encore signer sa convention électroniquement. Atrium Congrès assure au quotidien avec fiabilité la gestion d’événements de taille conséquente. En tant qu’assistante chef de projet, j’ai appris à gérer des événements internes et des symposiums, pour une gestion globale des événements. 2) GESTION DES INVITATIONS Mes missions principales étaient de faire du mailing comprenant invitations, suivis des coupons réponses qui serviront à déterminer quels invités participeront ou ne participeront pas.
- 15. 15 Lorsque nous sommes au courant de leurs présences à l’évènement, c’est que nous avons reçu un fax avec le cachet du médecin et sa réponse sur le coupon-‐réponse que nous lui avons envoyé avec l’invitation par voie postale. A chaque réponse, nous devons mettre à jour la liste des invités dans Atrium afin que le laboratoire soit mis au courant des nouveautés. Ceci est un des principaux outils de communication pour organiser et gérer l’événement en tant que chef de projet. Les canaux de communication sont différents selon l’événement à organiser. Si nous faisons face à une RP, nous envoyons les invitations par courrier. S’il s’agit d’un gros événement dans le quel nous avons à gérer automatiquement les acheminements et les hébergements des invités, la communication par email est nécessaire, car il est plus efficace d’échanger diverses informations et traiter les modifications de manière directe. 3) RELANCES TÉLÉPHONIQUES Il est préférable de ne pas en rester sur la réponse des invitations coupons-‐réponses que nous avons envoyé par voie postale. J’ai
- 16. 16 donc procédé aux relances téléphoniques pour savoir si les participants confirmaient bien leurs présences, et leurs propositions d’acheminement. 4) GESTION D’HEBERGEMENT Par ailleurs, la gestion d’hébergement est primordiale pour les invités qui se trouvent à plus de 50 km du congrès. J’ai appris que les invités locaux n’ont pas le droit d’être hébergés lorsqu’ils habitent à moins de 50 km du lieu de l’événement. Nous devons donc prévoir des hébergements pour les STAFF et les médecins. Les STAFF sont des individus en interne issus des laboratoires pharmaceutiques. Il m’est arrivé plusieurs fois de devoir faire des demandes de devis par mail ou téléphone concernant des réservations de groupe en précisant les dates, le nombre de chambres et en précisant notre budget TTC, au sein de plusieurs hôtels. Lorsque le service réservation m’indique que toutes les chambres sont disponibles avec le budget que nous avons, mon rôle était aussi de leur demander si nous étions commissionnés, les conditions d’annulations et la date de l’option. Si les budgets de l’hôtel ne correspondaient pas à celui que nous avons, il m’est arrivé de faire des négociations de prix. Nous ne pouvons pas accepter tout de suite la réservation auprès de l’hôtel. Bien évidement, nous devons attendre le choix des clients entre les différents hôtels que nous leur avons proposés.
- 17. 17 5) GESTION DE RESTAURATION Une autre de mes missions était de gérer la restauration des invités. J’ai donc dû rechercher des restaurants qui correspondaient aux demandes des clients à Paris et à Madrid. Les clients pour l’événement à Madrid voulaient un restaurant original, atypique tout en restant de haute gamme. En ce qui concerne les évènements à Paris, les clients réclamaient un lieu chic avec une salle dansante à l’intérieur, ou bien, des lieux atypiques et chaleureux. Comme pour l’hébergement, j’ai dû demander des devis en précisant le nombre de personnes qui dineront au sein du restaurant, la date, le programme et d’autres informations nécessaires pour que le devis soit fait correctement. 6) PRESENTATION DES LIEUX Par la suite, j’ai crée plusieurs RECOS. Une Reco est une présentation sur power point présentant les propositions de lieux d’hébergement et de restauration pour un événement. Je devais donc rechercher des visuels illustrant bien les lieux tout en faisant leurs promotions avec une description, afin que les clients choisissent ceux qu’ils préfèrent. Il arrive parfois qu’ils
- 18. 18 refusent toutes propositions, dans ce cas nous devons encore chercher des lieux qui correspondraient plus à leurs attentes. 7) GESTION D’ACHEMINEMENT L’agence se chargera de rechercher le meilleur itinéraire de voyage possible en tenant compte de la ville de départ, des impératifs horaires des invités, des conditions tarifaires et du confort du voyage. La recherche d’acheminement est une mission très importante pour que les médecins et « les staff » puissent participer à l’heure aux différents événements. J’ai par conséquent dû traiter les billets de chaque individu. Une fois tous les noms des médecins et des staff mis sur ATRIUM par la cliente (la responsable du laboratoire pharmaceutique), mon objectif était d’assigner les invités à leurs activités, leurs hôtels et leurs acheminements. Par la suite, ils reçoivent une invitation par courrier électronique qui leur permet de se connecter sur le mini-‐site dédié pour valider leurs participations. Il m’est souvent arrivé de traiter certains mails ou certains appels téléphoniques de participants qui souhaitaient faire des modifications de leurs itinéraires. 8) GESTION DE LOGISTIQUE AVEC FLEXSIGMA ET 4D Après nos relances téléphoniques auprès des invités confirmés n’ayant pas validé leur proposition d’acheminement, nous
- 19. 19 passons à l’étape des pochettes voyage. Les pochettes voyages se caractérisent par l’envoi des titres de transport, la réservation hôtelière et informations pratiques par mail. Cette e-‐pochette comprendra l’ensemble des informations concernant l’accès au lieu, le programme. Lorsque les titres de transport des participants contiennent des billets à valeur (billet sncf papier donc non électronique), il est préférable d’adresser leurs pochettes voyages par courrier suivi. À maintes reprises, j’ai dû vérifier si les titres de transports correspondaient aux bonnes informations émises dans la gamme de logiciel, propre à l’agence : 4D. Par définition, 4D est la gamme de logiciel qui permet d’avoir les coordonnées des invités, le détail des réunions et de leurs acheminements. Il est important que toutes les informations sur 4D et Atrium soient toujours mises à jour, afin de travailler dans de meilleures conditions. Après avoir envoyé les pochettes voyages aux invités confirmés, nous procédons au mailing de confirmation avec le titre de la réunion, la date et le lieu. De plus, Flexisgma est aussi un logiciel propre à l’agence, permettant d’organiser les factures client, les fournisseurs, et les dépenses annexes. La gestion des données (des factures et des notes de frais) est primordiale dans le métier d’évènementiel. 9) POST EVENEMENT Plusieurs fois, ma mission a été d’envoyer le formulaire de remboursement de frais à tous les participants avant l’évènement. Pour chaque dépenses individuelles des individus lors du congrès (tickets de bus, dîners, taxis, hébergement... ),
- 20. 20 leur rôle est de nous renvoyer le formulaire de remboursement par courrier afin que l’agence rembourse. Au sein de ce formulaire, après l’événement, le participant doit obligatoirement justifier ses achats avec des tickets de caisse. Sinon, il ne sera pas remboursé. Par la suite, nous envoyons au comptable le chèque de remboursement de frais sur 4D avec diverses informations : La date, le libellé, la rubrique et le montant. Le but est que le comptable fasse la démarche de remboursement grâce à nos actions sur cette base de donnée. Lorsque l’événement est passé, la cliente nous envoie une liste d’émargement. Une liste d’émargement est une feuille de présence, document faisant foi, sur lequel on appose sa signature. Je devais à plusieurs reprises modifier sur atrium le statut post évent des participants pour que la cliente soit mise au courant. Par exemple, Il est arrivé que nous gérions l’acheminement et l’hébergement d’un invité à Madrid, qui n’a pas participé à la réunion. Nous avons donc conclu qu’il est allé à Madrid pour des vacances et non pour la réunion des médecins, comme ce qui était censé être prévu. 10) SIGNALÉTIQUES Lors d’une organisation d’un événement, il est primordial de créer des signalétiques pour que les participants se retrouvent lorsqu’ils sortent de l’avion afin de savoir ou ils vont, ou bien, avoir des informations nécessaires sur le déroulement de leur voyage. J’ai donc dû créer sur Word des panneaux A4 que les hôtesses mettent bien en vue pour les collaborateurs. Le texte
- 21. 21 était uniquement : -‐ « Séminaire des équipes France » sur un fond ciel bleu. B) Mission effectuée et présentation du pôle : Place grand Public J’ai pu faire diverses rencontres et m’intéresser aux différents pôles que propose l’agence, notamment celui de « Place Grand Public ». Place grand Public traite les évènements grands publics. L’évènement qui aura lieu prochainement sera à Avenue Foch du 3 au 5 juin 2017, et se nomme : BIODIVERSITERRE. Biodiversiterre est une installation, une œuvre végétale et humaine qui métamorphose l’avenue Foch. Elle convie le public parisien et francilien à un voyage dans un monde agricole et horticole plus respectueux de la nature. Au gré d’une promenade festive, entre découverte et plaisirs simples, Biodiversiterre met en scène les enjeux de la responsabilité de l’homme. Dix tableaux vivants et interactifs permettront au public de comprendre et de réagir sur les questionnements et les paris du futur. Chaque tableau est une facette qui contribue à former une vision contemporaine et active de la biodiversité et de l’agro-‐écologie.
- 22. 22 Par ailleurs, j’ai pu mettre en application mes compétences sur Photoshop pour le projet : INFINITERRE. Cet événement aura lieu en 2018. Ma mission était de créer un visuel qui représente une vue en plongée. De cette vue, je devais mettre en place un champ sous la forme de l’infini. Puis, autour de ce champ, des rizières aux couleurs de la terre afin que les participants marchent sur ces rizières et arrivent à l’entrée du champ.
- 23. 23 J’ai participé à un séminaire dédié à l’agence, le lundi 16 janvier 2016 à 9H30 à L’idéal Artist House au 159 quai de Valmy Paris, 10ème arrondissement. Le but principal de cette réunion était de faire le point sur l’année 2016. En effet, j’ai trouvé la réunion intéressante puisqu’elle m’a permise de me rendre compte des objectifs d’une agence à long terme. Le début de la réunion était à 10h pendant 2H00. J’ai vécu pour la première fois un brainstorming. Par définition, un brainstorming est une technique de recherche d’idées originales, surtout utilisée dans la publicité et fondée sur la communication réciproque dans un groupe, des associations libres de chacun de ses membres. Deux animateurs dirigeaient notre groupe. Premièrement, nous étions face à de multiples tableaux. La plupart étaient des tableaux de paysages de golf, plutôt similaires. Il y en avait deux qui sortaient du lot. Nous étions en équipe de 2 et devions choisir un tableau pour 2. Le principe de l’exercice était de devoir dire chacune notre tour, pourquoi nous n’aimions pas le tableau, et à contrario, pourquoi nous l’apprécions. L’objectif de cet exercice était de travailler son ouverture d’esprit, afin de comprendre les points de vue de l’autre, même si notre avis était différent de notre coéquipier. Le principe du deuxième exercice était, tout d’abord, de dire ce III) PRÉSENTATION DE LA RÉUNION
- 24. 24 qu’il nous passait par l’esprit, du mot « créativité ». Des réponses étaient parfois surprenantes, mais c’était bel et bien le but du jeu. Se rendre compte de l’individualité de l’imagination de l’autre. Le 3ème exercice était le plus complexe, mais le plus intéressant. Nous étions des équipes de 6. Notre objectif était de répondre à la problématique « en tant qu’agence imaginative, quels sont les moyens de révéler les désirs cachés des clients ? » Nous disposions d’un tableau, de magazines, puis devions découper des photos/ phrases de ces magazines, et les collées sur le tableau afin de raconter une histoire et de répondre à la problématique. Nous sommes partis sur le fait que nous sommes une agence qui correspondrait à tous les profils (photographie de plusieurs yeux, de différentes couleurs ), et qui sait gérer son temps (nous avons découpés une phrase écrit : « TIEMPO ».) De plus, nous étions une agence qui pouvait « vous amener sur tous les territoires possibles » (photographie d’une maison abandonnée au sein d’une montagne de neige). Bien évidemment, la concurrence entre les agences est féroce et l’objectif étant de bien faire en peu de temps, afin que la productivité soit maximale. En effet, ce type d’activité entre collaborateurs nécessite de la créativité et du sérieux, mais autorise également de l’humour puisque c’est en parti un jeu afin de renforcer la cohésion d’équipe. À la fin du brainstorming, nous avions tous rendez-‐vous dans la salle de la réunion qui a eu lieu le matin. Encore une fois, j’ai pu participer à une nouvelle activité.
- 25. 25 Un professionnel de Beatbox nous a fait un cours de 1h00. Les participants commençaient par être gênés, mais se sont fait à l’idée que cette activité était en réalité organisée pour détendre l’atmosphère. La réunion prend fin, et je suis rentrée chez moi, satisfaite d’avoir pu participer à cette journée.
- 26. 26 A) réflexion autour du secteur d’activité L’événementiel s’avère être un domaine vaste. C’est pourquoi, nous allons faire un bref aperçu de tous les types de manifestations que l’on peut rencontrer à l’heure d’aujourd’hui. Ainsi, on peut retrouver 2 grandes catégories d’évènements qui sont : • Évènements grand publics • Évènements d’entreprise. Les évènements grand publics peuvent être de nature non marchande. En effet, le but recherché est de séduire à une simple volonté d’animation d’une ville, d’une rue ou encore d’un quartier. Les évènements d’entreprise peuvent être réalisés soit en interne soit en externe. Ainsi les évènements réalisés en externe concernent toutes les participations des entreprises à des foires ou salons dans le but de faire connaître ses produits et son savoir faire au sein d’un stand préparé pour l’occasion. Le client représente le cœur de cible de ce genre de manifestation. À l’inverse, pour les évènements réalisés en interne (organisation d’un séminaire, d’une journée du personnel... ) ce sont les salariés mêmes de IV) BILAN DU STAGE
- 27. 27 l’entreprise qui s’avèrent être les sujets de ce genre de rassemblement. B) Comportement développé Mon stage m’a permis de mettre un pied dans le monde de la communication et plus précisément dans le monde de l’évènementiel. Tout d’abord, le dynamisme et l’enthousiasme sont deux qualités requises pour exercer un métier dans la communication. Il faut donc être de nature communicative, savoir accepter les difficultés et se relever aussitôt. De plus, lorsque nous faisons de l’évènementiel en interne, il faut savoir gérer et accepter les modifications, les exigences et le manque de réponses des clients qui sont parfois très inattendues. Lorsque ceci arrive, un stress et une angoisse peuvent parfois, même très souvent, arriver. Pour s’habituer à ce métier, sans avoir de surprise, un des comportements que j’adopterai le plus rapidement, est le fait de gérer son stress en étant le plus organisé possible. De solides qualités rédactionnelles sont aussi primordiales car c’est le fil conducteur de la communication autour de l’événement. Je pense en premier temps aux mailings avec les clients, sachant qu’ils sont la source de la réussite de notre métier. De plus, la gestion du temps est un comportement indispensable lorsque nous faisons de l’évènementiel. Il nous est arrivé de préparer un séminaire pour 400 personnes en 1 mois et demi en comptant 2
- 28. 28 semaines de vacances. Après ces 4 mois de stage, je me suis rendu compte que les clients peuvent parfois être très difficiles, tout comme des personnes très agréables qui rendent le métier attachant. Par ailleurs, au sein de l’agence, les collaborateurs s’entendent tous très bien et savent être solidaires entre eux, contrairement au stage que j’ai pratiqué l’année dernière. 3) Compétences acquises Mes missions m’obligeaient à être extrêmement précise et concentré. Par exemple lorsque je devais faire du mailing aux clients, je devais faire attention à l’orthographe pour ne pas donner une mauvaise image de notre agence. Par ailleurs, lors de mes créations, je devais respecter les petits détails. J’ai crée des signalétiques qui étaient placées à la sortie du bus pour que les clients se repèrent en allant à l’aéroport. Je devais donc parfaitement centrer la photo et la police puisque les clients allaient les voir par la suite. Lorsque j’utilisais les outils bureautiques tel que Excel et Word, j’ai appris davantage de techniques afin de faciliter mon travail et le rendre plus agréable. Ces 4 mois de stage m’ont permis de m’améliorer en rigueur et en organisation. Lorsque nous faisons ce métier, nous devons penser à tous les petits détails pour que l’événement se passe parfaitement bien et que les clients aient un agréable voyage sans contraintes.
- 29. 29 A) Axes d’amélioration de mon comportement en entreprise Lors de mon ancien stage, une de mes plus grosses difficultés lors de mon entrée dans la vie professionnelle, était le fait de m’intégrer dans l’agence. Ayant d’habitude une forte capacité relationnelle, je ne savais pas vraiment comment me comporter au sein de l’agence. Je ne savais pas si je devais plus interroger mon responsable lorsque je ne comprenais pas quelque chose, attendre qu’il ne soit plus occupé pour ensuite tout demander d’un coup ou bien lui demander petit à petit pour le laisser travailler. Au sein du stage de cette année, ma responsable m’a directement mise à l’aise. Lorsqu’il y avait quelque chose que je ne comprenais pas, je ne doutais pas sur le fait que je pouvais demander sans être obligée de déranger. Au contraire, plus je pose de questions moins je fais d’erreurs, il est donc préférable de demander sans avoir peur de gêner. Je ne savais pas s’il était plus difficile de s’intégrer dans une grande entreprise où nous ne pouvons pas rencontrer tout le monde et où il est vite facile de se perdre dans la masse ou bien dans une petite agence ou les affinités sont déjà créées. Ayant passé mes deux stages dans une petite et grande entreprise, je peux dire que je préfère travailler au sein d’une grande agence. V) CONCLUSION
- 30. 30 De plus, il est toujours perturbant de passer du statut d’étudiant « libre et indépendant » à un statut de stagiaire surtout lorsqu’on est sous une hiérarchie. Patience et adaptation sont donc de rigueur. Une bonne mémoire est indispensable pour faire ce métier. Lors de la gestion des participants, qui sont bien évidement tous des cas différents, il m’est arrivée de recevoir de multiples appels téléphoniques afin de régler leurs problèmes individuels quelconques. Il m’est arrivé de parfois oublier pour quel congrès participe l’invité et pourquoi je l’avais appelé la dernière fois. Au début de mon stage, je travaillais que sur un seul événement : l’événement COPHY à Madrid. Plus le temps passait, plus j’avais à gérer des évènements différents. La difficulté était donc d’être le plus organisé possible pour se repérer, étant donné le nombre de participants à gérer pour chaque évènement. B) Bilan de ma mission effectuée J’ai également trouvé qu’au sein de mes missions, il manquait une part de créativité. J’ai été quelque peu déçue de ne pas pouvoir montrer mes compétences et prouver que je valais en création au sein de mon pôle. Néanmoins, j'ai trouvé mes missions très variées, ne se ressemblant pas beaucoup et m’obligeant à être extrêmement précise, rigoureuse et concentrée. Les missions variaient en fonction des besoins des clients, et des types d’évènements. Je me suis également rendue compte qu’il faut vraiment que
- 31. 31 j’approfondisse mes compétences linguistiques, notamment en anglais. Il m’est arrivé de faire quelques erreurs, mais c’est grâce à ça que je me rends compte de l’importance des stages dans la future vie professionnelle d’un étudiant, car c’est grâce à ces petites erreurs que nous apprenons, que nous nous relevons. C’est ce qui nous permet d’évoluer, de murir et de vaincre notre timidité a chaque expérience, pour mieux se relever. De plus, la mission m’a apporté beaucoup d’assurance. J’ai remarqué que dans ce milieu, il est indispensable d’être sûr de soi et de ne montrer aucune faiblesse. Ce que j’ai découvert est différent de l’image qui en découle, plus relationnel que créatif. J’ai commencé à remplir un carnet d’adresses qui va me servir tout au long de ma carrière, j’ai rencontré des gens qui m’aideront par la suite, j’ai tissé des liens avec des personnes qui sauront me conseiller, dans ce milieu qui fourmille de gens et de professions. Grâce à ses rencontres et à ma motivation, j’ai été prise en stage l’année prochaine au sein du pôle Grand Public. C) Réflexion sur mon projet professionnel : Le domaine d’activité que je souhaite découvrir L’organisation d’évènements est un domaine qui m’a toujours attiré, que j’ai toujours voulu découvrir. Je pense que ma personnalité correspond bien à ce métier puisque j’aime
- 32. 32 communiquer, j’apprécie les relations humaines et la proximité avec les individus. De plus, j’affectionne particulièrement la création, la créativité et l’image depuis mon enfance. Après 4 mois de stage dans une agence évènementielle corporate pour des laboratoires pharmaceutiques, j’aimerais découvrir le métier d’évènementiel sous un autre angle : le Grand Public. En effet, travailler dans la même agence au sein d’un autre pôle me plairait d’avantage puisque j’ai tissé des liens avec des individus, notamment mon prochain maître de stage, : Associé conseil et Directeur Artistique. Je pense que dans ce métier, je pourrais montrer mes compétences en création par les logiciels bureautiques tel que Photoshop et Indesign. De plus, la communication est plus présente en Event grand Public qu’en interne, car le but est de promouvoir l’événement avant et après par diverses moyens de communications (autre que le mailing et le phoning ). Je parle en premier temps du street marketing puis du viral marketing par les réseaux sociaux. Le digital est une perspective d’évolution très intéressante à suivre. Le monde de la communication est très vaste et il y a beaucoup de choses à voir et à comprendre avant de se lancer dans une voie définitive. Je n’ai pas encore déterminé le milieu précis dans lequel je me verrai pour le reste de ma vie professionnelle. Ce stage m’a permis de savoir si cet environnement pourrait être le mien ou pas. Je n’envisage pas d’être chef de projet évènementiel en interne car j’aimerais faire part de ma passion pour la création et la créativité. Cependant, j’ai découvert un univers que j’affectionne. Un
- 33. 33 univers remplit d’information, de communication et de contacts. La création d’événement est un domaine dans le quel je me verrais également. J’aimerais prendre mon temps afin d’analyser et découvrir tous les milieux qui touchent au monde de la communication. Il y a une expression qui me vient à l’esprit : « l’important est de participer. » Après ces 4 mois de stage, je suis plus amenée à penser que : « l’important est de communiquer ».
- 34. 34 A) Photographie de mon bureau au sein de l’agence 1 VI) ANNEXES
- 35. 35 B) Présentation de l’agence dans sa globalité 2
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