La réunion générale du 16 juin 2009 a abordé divers sujets tels que les bilans des formations, les nouveautés dans l'organigramme et les projets pour 2009-2010. Des propositions de nouveaux horaires d'ouverture et d'organisation du service ont été présentées, visant à améliorer l'efficacité et le fonctionnement des bibliothèques. Des chantiers pour la nouvelle bibliothèque ont également été discutés, incluant des travaux d'intégration et de réaménagement.

1. Réunion générale
16 juin 2009
▍Ordre du jour
14h ▍GHT Bilan final
▍Nouveau règlement de service
15h ▍Bilan des formations
▍Bilan Belle Beille
▍Bilan Saint Serge
16h ▍Nouveautés dans l'organigramme
▍Nouvelle organisation Saint Serge
▍Projets 2009-2010
1 17/06/09
Service commun de la documentation

2. GROUPE HORAIRES
ET TEMPS
Saison 2
9 épisodes
2 17/06/09
Service commun de la documentation

3. Enquête auprès des
personnels
▍30 réponses
▍ Des propositions d'amélioration
▍ Des inquiétudes face à l'avenir
▍ Des interrogations sur la décision finale
▍ Des problèmes matériels solutionnés
Séances des 7/10 et 24/10/2008
3 17/06/09
Service commun de la documentation

4. Horaires d'ouverture
des bibliothèques
▍Proposition de la direction
▍Alignement Belle Beille / Saint-Serge
▍Déconnexion lundi-jeudi / vendredi-samedi
▍Moins de contrainte pour les agents
▍Rôle des moniteurs et des cadres après 18h
Séances des 24/10 et 21/11/2009
4 17/06/09
Service commun de la documentation

5. Interrogations et
réactions en direct
▍Difficultés du « work in progress »
▍Documents communiqués en direct
▍Réactions à chaud dans le forum intranet
▍Le GHT propose mais ne décide pas...
▍Intégration des réactions dans les propositions
Séance du 19/12/2008
5 17/06/09
Service commun de la documentation

6. Proposition
finale
▍Horaires réduits (10 semaines/an)
Lundi 8h30-18h
Mardi 8h30-18h
Mercredi 8h30-18h 47h30 hebdo.
Jeudi 8h30-18h
Vendredi 8h30-18h
Samedi
Gain annuel = 100 heures (sur 2 sites)
6 17/06/09
Service commun de la documentation

7. Proposition
finale
▍Horaires normaux (38 semaines/an)
Lundi 8h30-20h
Mardi 8h30-20h
Mercredi 8h30-20h 65h hebdo.
Jeudi 8h30-20h
Vendredi 8h30-18h
Samedi 8h30-18h
Gain annuel = 380 heures (sur 2 sites)
7 17/06/09
Service commun de la documentation

8. Proposition
finale
▍Ouverture nocturne Saint-Serge (24 semaines/an)
Lundi 20h-22h
Mardi 20h-22h
Mercredi 20h-22h + 8h hebdo.
Jeudi 20h-22h
Gain annuel = 192 heures (sur 1 site)
8 17/06/09
Service commun de la documentation

9. Proposition
finale
▍Le poids de l'effort...
Horaires moyens actuels :
10 x 42h30 = 425h
38 x 60h = 2280h
= 2705h
Horaires moy. modifiés :
10 x 47h30 = 475h
38 x 65h = 2470h
24 x 8h = 192h / 2
= 3041h
Gain annuel global = + 12,4%
Gain annuel lundi-vendredi = + 15,3%
9 17/06/09
Service commun de la documentation

10. Temps partagé avec
les autres
▍Organisation du service public
▍Durée de la plage horaire (BDP et BR)
▍Automatisation du prêt et rôle des moniteurs
▍Organisation du travail interne
▍Mélanger les catégories de personnels ?
Séances des 23/01 et 27/02/2009
10 17/06/09
Service commun de la documentation

11. Un travail utile...
encore à creuser
▍Pistes d'actions et de réflexion
▍Implication de tous pour l'ouverture
▍Participation des cat. C au renseignement
▍Banalisation du vendredi matin
▍Enquête réponses BDP et BR à refaire
▍Permanent mobile à STS et... BB
Séance du 27/03/2009
11 17/06/09
Service commun de la documentation

12. Proposition
du GHT
Belle Beille (après mise en oeuvre automate de prêt)
Accueil hall Accueil Salle Mobile 1 Mobile 2
8h30-9h B ou C B ou C
9h-10h30 C et (C ou B) B ou C
10h30-12h C B C B
12h-13h C B C B
13h-14h C B C B
14h-15h30 C B C B
15h30-17h C B C B
17h-18h C B C B
18h-19h B ou C volont. B, C volont ou cadre
19h-20h B ou C volont. B, C volont ou cadre
12 17/06/09
Service commun de la documentation

13. Proposition
du GHT
Saint Serge (après ouverture extension)
Accueil N1 Accueil N3 Mobile
8h30-9h A,B ou C C ou B, A
9h-10h A,B ou C C ou B, A
10h-11h A,B ou C B ou C C ou B, A
11h-12h A,B ou C B ou C C ou B, A
12h-13h A,B ou C B ou C C ou B, A
13h-14h A,B ou C B ou C C ou B, A
14h-15h A,B ou C B ou C C ou B, A
15h-16h A,B ou C B ou C C ou B, A
16h-17h A,B ou C B ou C C ou B, A
17h-18h A,B ou C B ou C C ou B, A
18h-19h B ou C volont. B, C volont ou cadre
19h-20h B ou C volont. B, C volont ou cadre
13 17/06/09
Service commun de la documentation

14. Et après ?
▍Mise en place du décompte à l'heure
▍Mise en place système permanence mobile
▍Evaluation par le GHT (déc, mars et juin)
▍Mise en place du GAQ à partir de sept. 2010
▍Reprise des propositions sur l'organisation
▍Reprise de l'enquête BDP/BR
▍Travail sur la qualité après un an
14 17/06/09
Service commun de la documentation

15. Calendrier
conditionnel
▍15/09/09 Nouveaux horaires
▍Nouveaux plannings pour les agents
▍Pas de changement dans le décompte des congés
▍01/01/10 Mise en route application congé
▍Nouveau décompte à l'heure des congés
▍Mise en route automate BB
▍Janvier 09 Formation des collègues
▍01/02/10 Début des permanences mobiles BB
▍Mars/avril Ouverture STS...
▍Mai/Juin 10 Constitution du GAQ
15 17/06/09
Service commun de la documentation

16. Règlement
de service
▍Nouvelles règles
▍Contrainte du 19h => contrainte 18h
▍Contrainte du 17h => 17h ou 8h30
▍Possibilité de finir une fois par semaine entre
18h-20h
▍Gestion des congés à l'heure (application en ligne)
▍Utilisation du temps récupéré/bonifié simplifiée
Séance du 30/04/2009
16 17/06/09
Service commun de la documentation

17. Règlement
de service
▍Les BU après 18h
▍Les volontaires peuvent ou non être au public
▍3 moniteurs de 17h30 à 20h dans chaque BU
▍1 agent SIAP de 19h à 20h dans chaque BU
▍3 moniteurs de 20h à 22h à Saint-Serge
▍1 cadre de permanence de 18h à 20h ou 22h
17 17/06/09
Service commun de la documentation

18. Questions/Réponses
18 17/06/09
Service commun de la documentation

19. Bilan des formations
2008-2009
19 17/06/09
Service commun de la documentation

20. Formation professionnelle
▍Concrétisation du plan de formation
▍ Bilan chiffré positif
▍ Suivi personnalisé
▍ Formations SCD
20 17/06/09
Service commun de la documentation

21. Formation professionnelle
▍Concrétisation du plan de formation
▍ Bilan chiffré positif
SCD SCD
2008 2007
A B C Total A B C Total
Nb de j. de
5 4,3 3,3 4 2,1 3 1,6 2,1
formations / agent
Agents formés /
100% 100% 100% 100% 57% 84% 73% 80%
effectif catégorie
21 17/06/09
Service commun de la documentation

22. Formation professionnelle
▍Concrétisation du plan de formation

▍ Suivi personnalisé
▍ Préparation de concours
2008: 6 agents, 10 entretiens, 1 stage
d'immersion professionnelle
22 17/06/09
Service commun de la documentation

23. Formation professionnelle
▍Concrétisation du plan de formation

▍ Suivi personnalisé
▍ Suivi du volet formation des entretiens
professionnels 2008
de nouvelles formations
au SCD
hors SCD
23 17/06/09
Service commun de la documentation

24. Formation professionnelle

▍Concrétisation du plan de formation
▍ Formations SCD
en 2008
21 sessions
215 inscriptions
1 enquête
en 2009
28 sessions
242 inscriptions
24 17/06/09
Service commun de la documentation

25. Formation des usagers
▍Une année importante
▍ Bilan chiffré positif
▍ Formation niveau 1
25 17/06/09
Service commun de la documentation

26. Formation des usagers
▍Une année importante

▍ Bilan chiffré positif
2008-2009: 2663 formés
+ 70 % d'étudiants formés
1563 en 2007-2008
26 17/06/09
Service commun de la documentation

27. Formation des usagers
▍Une année importante

▍ Bilan chiffré positif: 2005-2009
3000
2664
2500
2288
2000
nb étud formés année civile
1563 nb étud formés année univ
1500 h de formation SCD civ
1263 h de formation SCD univ
1002
1000 831
722
606 592
500 335 345 387
165 153 186 189 189 212
117
68
0
2004 2005 2006 2007 2008
27 17/06/09
Service commun de la documentation

28. Formation des usagers
▍Une année importante

▍ Formation niveau 1
2 moniteurs formation
formation dans tous les cursus
1911 étudiants formés
nb X 2 / 2007-08
49 % d'étudiants : élargir la “couverture”
28 17/06/09
Service commun de la documentation

29. Bilan Belle-Beille
29 17/06/09
Service commun de la documentation

30. Chantiers STS 2009-2010
30 17/06/09
Service commun de la documentation

31. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantiers au milieu du gué
▐ Travaux : octobre 2008- février 2010
▐ Intégration CRD
▐ Intégration ESTHUA : avant fin septembre 2009
▐ Recotation intellectuelle : avant fin juillet 2009
▐ Recotation matérielle : avant fin septembre 2009
▐ RFID : équipement collections MTC, STS, ESTHUA
avant janvier 2010
▐ Mise en espace provisoire des collections STS et ESTHUA à
STS: avril à septembre
31

32. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Ressources humaines
ETP réels
TOTAL
Montéclair Saint-Serge
A 0,8 0,8
B 2,6 2 + 2 cdd 6,6
C 2,8 6,6 9,4
Moniteurs accueil 680 h 680 h 1360 h 18,5 ETP
Moniteurs chantier 20 h en 2008 200 à 250 h 220 à 270 h
Stagiaires 12 + 3 semaines
Contractuels chantier ESTHUA Équivalent 1 ETP 8 mois
32

33. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 1 : Travaux ▐ EN COURS
▐ Qui ? NC/OT ==> maîtrise d'ouvrage, maîtrise d'oeuvre,
DPI, OPC, 13 corps de métier – toute la BU STS pour les nuisances
▐ Quoi ?
- Assister à la réunion de chantier hebdomadaire,
- Transmettre informations à l'équipe et au public
- Documenter les opérations
- Organiser la sécurité des personnes et des collections
- Suivre l'exécution dans les murs
✗
▐ Quand ?
Depuis le 12 septembre 2008 – jusqu'à réception de l'ouvrage,
réserves etc.
33

34. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 2 : Intégration bibliothèque CRD
▐ Qui ? SB /stagiaire 3 semaines/ NH pério ; FL Monographies
▐ Quoi ?
- Désherber la majeure partie des 200 périodiques ▐ FAIT
- Etablir une convention avec l'UFR ▐ FAIT
- Intégrer en salle et en magasin 300 monographies et 30 titres de
périodiques ▐ EN COURS
- Questions relatives aux mémoires de Master ▐ EN COURS
▐ Quand ?
- Chantier à terminer d'ici fin juin 2009
34

35. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 3 : Intégration bibliothèque ESTHUA
▐ Qui ? SC + 8 mois de contrat B + 12 semaines stagiaire
▐ Quoi ?
- Etablir convention avec UFR ▐ EN COURS
- Intégrer à la BU STS 15000 monographies, 100 périodiques :
- Etablir une cotation spécifique ▐ FAIT
- Désherber, recoter, exemplariser, cataloguer ▐ FAIT A 90 %
- Equiper RFID + reprendre équipement ▐ A FAIRE
▐ Quand ?
- Depuis janvier 2009
- A terminer avant septembre 2009
35

36. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 4 : Intégration bibliothèque pharmacie
▐ Qui ? AP en pharmacie / AMM , DB + CC pour Aleph
▐ Quoi ?
- Partage collections BU avec centre de doc UFR ▐ EN COURS
- Etablir convention avec UFR ▐ EN COURS
- Intégrer dans Aleph le fonds après désherbage ▐ A FAIRE
▐ Quand ?
- Signature convention prévue le 17/06/2009
- Traitement fonds centre de documentation : fin 2009
- Aménagement nouvelle salle : 2010 (sous réserve)
36

37. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 5 : Recotation intellectuelle
▐ Qui ? MFA, SC, EB, SB, IR, FL, NS, moniteurs
▐ Quoi ?
- Recoter le libre accès STS ▐ FAIT A 90 %
- Etablir des cotes validées inspirées Dewey ▐ FAIT
- Recoter dans le champ cote 2 d'Aleph l'ESTHUA ▐ EN COURS
- Recoter le fonds général ▐ EN COURS
▐ Quand ?
- Finir recotation intellectuelle fin juin 2009
- Histoire fin 2009
37

38. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 5 bis : Recotation matérielle ▐ A FAIRE
▐ Qui ? l'équipe à 17 pendant la fermeture d'été
▐ Quoi ?
- Recotation matérielle 50000 volumes libre accès STS + ESTHUA
- Code couleur par étage
- Remise en espace de la collection
- Reprise générale de la signalétique de 2nd niveau
▐ Quand ?
- rééquipement des livres + remise en espace : été 2009.
- traitement des retours, reprise anomalies, traitement Histoire :
automne 2009
38

39. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 6 : RFID
▐ Qui ? CS + NR (Coordination NC, OT pour marché) ; DB,
CC pour interface Aleph
▐ Quoi ?
- Choisir fournisseur : CCTP + marché ▐ FAIT
- Equipement des livres de MTC ▐ A FAIRE
- Equipement STS + ESTHUA ▐ A FAIRE
▐ Quand ?
- choix du fournisseur : marché mars 2009 choix début juin 2009
- rééquipement de MTC, STS et ESTHUA été 2009
- contrôle qualité : automne 2009
- paramétrer et implanter automates : automne-hiver 2009
39

40. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 7 : Mises en espace provisoire STS
▐ Qui ? CB, EB, EJ, PL, IR. Coordination NC ; Déménageur pour
gros mouvements collection + tous
▐ Quoi ?
- Déménagement collections STS pour causes travaux ▐ FAIT
- Implantation provisoire collections recotées + ESTHUA ▐ A FAIRE
▐ Quand ?
- Déplacement collections STS pour travaux : avril 2009
- Intégration collection ESTHUA : été 2009
- Réimplantation provisoire collections recotées : été 2009
40

41. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 7 bis : Aménagement définitif STS ▐ A FAIRE
▐ Qui ? CB + EB + EJ + IR + PL Coordination NC ;
Déménageur pour gros mouvements collection + tous
▐ Quoi ?
- Installation [nouveau] mobilier salle + bureaux + cuisine
- Installation collections de STS + ESTHUA dans [nouveau]
mobilier
- Transfert et installation à STS des collections de MTC
- Mise en place d'une signalétique définitive
▐ Quand ?
- Préparation automne 2009
- Avant réouverture : début 2010
41

42. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 8 : Commandes nouveaux mobiliers ▐ EN COURS
▐ Qui ? OT (marchés + choix), NC coordination préparation,
relevés précis existant NB et IR
▐ Quoi ?
- Marchés mobiliers
▐ Quand ?
- Relevé précis de l'existant (printemps 2009)
- Préparation des marchés juin.
- Livraison : début 2010
42

43. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Et aussi...
▐ Engagement Libqual : rachat de monographies sur
critères (+ 1000 exemplaires en 2008)
▐ Désherbage livres en main : 5000 exemplaires
(STS+MTC)
▐ Prêts portables court : plus de 4000 prêts depuis 1 an
▐ Constitution d'une collection de 1000 DVD
▐ … subir les nuisances d'un chantier sous les fenêtres
Tous ces chantiers se sont inscrits dans une année de fréquention,
prêts et acquisitions en hausse
43

44. Planning chantiers 2009-2010
44

45. Organigramme de
rentrée
45 17/06/09
Service commun de la documentation

46. Organigramme
de rentrée
▍Nouveautés organigramme
▍ Formation des usagers (MP)
▍ Valorisation en ligne (NK + BAS)
▍ Référents renseignement / Accueil (2 BAS)
▍ Renforcement Bibnum (AMM)
▍ Gestion transversale : périodiques, BD, DVD
à partir de janvier 2010
46 17/06/09
Service commun de la documentation

47. Zoom sur STS après
l'extension
Fusionner équipes et
fonctions
47 17/06/09
Service commun de la documentation

48. Planning fonctionnel 2009-2010
48

49. Organigramme Nouvelle BU STS 2010
49

50. Projets 2009-2010
50 17/06/09
Service commun de la documentation

51. Projets
2009-2010
STS ▍Préparation extension BU Saint-Serge 2009
▍Ouverture de la BU 2010
BB ▍Réaménagement BU Belle Beille (B0,C0) 2009
▍Automates de prêt 2010
▍Signalétique générale “
▍Prêt des périodiques “
SCD ▍Nouveau site web (cahier des charges)
▍Enquête sur la documentation recherche
▍Formation des usagers (moniteurs + CEVU)
51 17/06/09
Service commun de la documentation