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OFFICE DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE ET DE LA PROMOTION DE TRAVAIL
-ISTA Khenifra-
1
Support de cours
Access 2007
Filière : ATV
Niveau : première année
2
3
Table de matière
I. DEFINITIONS...................................................................................................................4
II. Descriptions de l'écran ......................................................................................................5
III. Gestion des tables ..............................................................................................................5
III.1 Mode Feuille de données :...................................................................................................... 6
III.2 Mode Feuille de données :...................................................................................................... 9
IV. LES RELATIONS...........................................................................................................10
IV.1 Gestion des relations............................................................................................................. 10
IV.2 Règles des relations............................................................................................................... 11
V. LES FORMULAIRES.....................................................................................................11
V.1 Création des formulaires :..................................................................................................... 12
a. Créer/formulaire ................................................................................................................... 12
b. Créer/formulaire double affichage ....................................................................................... 12
c. Créer/Plusieurs éléments...................................................................................................... 12
d. Créer un formulaire à l'aide de l'Assistant Formulaire.......................................................... 12
V.2 Description des formulaires .................................................................................................. 14
a. Composition .......................................................................................................................... 14
b. Modes d’affichage................................................................................................................. 15
c. Propriétés.............................................................................................................................. 15
d. Contrôles ............................................................................................................................... 16
VI. LES REQUETES.............................................................................................................17
VI.1 Création d’une requête : ....................................................................................................... 17
a. Assistant requête................................................................................................................... 17
b. Création de requête .............................................................................................................. 18
VI.2 Ajouter des critères à la requête........................................................................................... 19
VI.3 Ajouter des calculs à la requête ............................................................................................ 20
VI.4 Synthétiser les valeurs de la requête .................................................................................... 21
VII.LES ÉTATS .....................................................................................................................22
VII.1 Composition .......................................................................................................................... 22
VII.2 Choisir une source d'enregistrement.................................................................................... 22
VII.3 Créer un état à l'aide de l'Assistant État ............................................................................... 22
4
VII.4 Créer un état en utilisant l'Assistant État.............................................................................. 23
VII.5 Créer un état en utilisant l'outil État vide ............................................................................. 23
I. DEFINITIONS
Access est un SGBDR, ce sigle signifie : Système informatique de Gestion de Bases de Données
Relationnel. Il s'agit d'un système relationnel : les données sont en effet organisées en ensembles
structurés reliés entre eux. Ces liaisons permettent de gérer les données d'un ensemble à l'autre,
et d'obtenir les informations souhaitées en interrogeant la base de données.
Base de données
Une base de données est un ensemble de tables, ayant pour but d’exploiter des informations de
façon conviviale et rapide.
Tables
Une table est une structure que l’on définit afin de recevoir des informations traitant d’un même
sujet. Composée de champs, elle définit les règles de validation de ceux-ci.
Relations
Une relation est une liaison que vous définissez entre des tables ayant un sujet en commun et
dont les informations sont stockées dans différentes tables.
Clé primaire:
Une clé primaire est un champ ou un ensemble de champs de la table qui indique l'identificateur
unique de chaque ligne
Clé étrangère:
Une clé étrangère identifie une colonne ou un ensemble de colonnes d'une table en référençant
une colonne ou un ensemble de colonnes d'une autre table.
Requêtes
Une requête est composée d’une ou plusieurs tables vous permettant une visualisation sélective
ou ordonnée de vos tables.
Formulaires
Un formulaire est un masque écran destiné à la saisie, la visualisation ou la modification de vos
données de façon plus conviviale.
Etats
Un état est un masque destiné à être imprimé, permettant la visualisation de vos données sur un
support papier.
5
II. Descriptions de l'écran
- La barre Titre
La barre titre de l’application permet de gérer l’affichage du programme Access.
- La barre de Menus
Access met à votre disposition toute une série de commandes vous permettant de travailler.
- La barre d’outils
La barre d'outils contient des icônes permettant d'activer rapidement des commandes se
trouvant dans l'arborescence des menus.
- Volet de navigation :
Ce volet contient la liste des tables, des requêtes, des formulaires et des états crées dans le
fichier base de données en cours.
III. Gestion des tables
Pour créer une table, cliquez sur « Créer-> table »
Il existe deux types d’affichage :
- Mode Feuille de données : ce mode sert à explorer les données stockées dans la table.
- Mode création : ce mode sert à gérer la structure d’une table.
6
III.1 Mode Création :
Lors de la création d'une structure de table, vous avez à préciser :
- Nom du champ
Il détermine l'identifiant du champ dans votre table
Nom physique du champ dans la table repris pour toute inclusion ou test de celui-ci au niveau
d’Access.
Le nom ainsi associé doit être le fruit d’une réflexion afin qu’il soit court et bien représentatif de
son contenu et de son contexte dans la base de données.
- Type de données
Détermine le type de valeurs autorisées dans le champ ainsi que l’espace alloué aux valeurs du
champ.
Numérique : de 1 à 8 octets (byte).
NumériqueAuto : de type numérique, auto incrémentation
Texte : type alphanumérique pouvant aller jusqu'à 255 caractères.
Mémo : 32.000 caractères.
Date/Heure : 8 bytes.
Monétaire : 8 bytes. N'utilisez pas le type de données numérique pour les valeurs monétaires car
la partie décimale risque d'être arrondie.
Compteur : nombre séquentiel de 4 bytes.
Oui/Non : valeurs booléennes 1 bit valeur choisie entre deux. (vrai/faux).
Assistant liste de choix: Il sert à créer une liste de choix pour le champ approprié.
Exemple : Si on veut limiter les valeurs que peut contenir un champ « Niveau » à trois valeurs :
Bac+2, Bac+3, Bac+4 et plus
On choisit comme type de données de ce champ assistant liste de choix :
7
On choisit l’option « Je taperai les valeurs souhaitées » pour saisir nos propres valeurs.
On saisit nos propres valeurs dans chaque cellule.
On termine cette opération en cliquent sur terminer.
En mode Feuille de données, on peut vérifier que le champ niveau est sous forme d’une liste
des valeurs saisies.
8
- Propriétés du champ
Les propriétés du champ définissent les règles de validation destinées à accueillir les données
saisies dans les champs.
Taille du champ
Définit le nombre de caractère pour les données de type Texte (1 à 255) et pour les données de
type Numérique (1 à 8 bytes)
Format
Nombre général : affiche le nombre tel qu'il a été rentré.
Monétaire : ajoute le signe monétaire devant le nombre et un séparateur entre les milliers et les
centaines.
Fixe : détermine le nombre de décimales.
Standard : ajoute un séparateur entre les milliers et les centaines.
Pourcentage : ajoute le signe % et multiplie le chiffre par cent.
Scientifique : stocke le nombre en base 10.
Autres propriétés
Décimale : détermine le nombre de décimales souhaité de 0 à 15.
9
Masque de saisie : définit un masque de saisie pour les champs de type texte uniquement.
Légende: information reprise pour les En-têtes de colonnes des tables et des requêtes ainsi que
pour les étiquettes des formulaires et états.
Valeur par défaut : valeur automatiquement reprise pour un nouvel enregistrement.
Valide si : définit les valeurs acceptées.
Message si erreur : permet d’envoyer un message lors de saisie d’informations erronées si la
propriété Valide si est renseignée.
Null interdit: permet de rendre la saisie du champ obligatoire.
Chaîne vide autorisée: permet de rentrer une chaîne vide pour les champs de type caractère.
Indexé : permet de définir un indexe de recherche.
Descriptif
Commentaire apporté au champ et affiché dans la ligne d’état lors de la saisie des informations
en mode table et formulaire.
III.2 Mode Feuille de données :
On pourrait exploiter sa base de données sous Access qu’en travaillant en mode feuille de
données qui est le mode d’affichage pour les tables. En effet, ce mode est très convivial et simple
d’utilisation.
- Les outils
Le mode d’affichage table permet de Saisir, Modifier, Supprimer, Trier, Filtrer, rechercher et
Imprimer les informations contenues dans votre table.
Saisir : se positionner sur une nouvelle ligne et remplir les champs.
Modifier : se positionner sur le champ à modifier.
Supprimer : sélectionner la ou les lignes contenant les enregistrements à supprimer et appuyer
sur Supprimer de votre clavier.
Trier : se positionner sur la colonne à trier et cliquer sur l’icône.
Filtrer : cliquer sur l’icône et insérer le critère de filtre .
Rechercher : cliquer sur l’icône . Trier, filtrer ou trouver des enregistrements
Changer le mode d’affichage Ajouter ou supprimer des enregistrements
10
IV.LES RELATIONS
Une relation est une liaison que vous définissez entre des tables ayant un sujet en commun et
dont les informations sont stockées dans différentes tables.
Règles
Les relations permettent de définir des liens entre différentes tables contenant des informations
liées par un même sujet afin d’éviter une double saisie.
La notion de relation est la clé de voûte dans une application Access. Si celle-ci est bien définie
l’application sera homogène, évitant ainsi la redondance d’information.
Il existe plusieurs types de relations, mais la plus courante étant la relation de un à plusieurs.
Dans ce type de relation, un enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec
plusieurs enregistrements de la table B, afin qu'à chaque enregistrement de la table B ne
correspond qu'un enregistrement de la table A Dans une relation plusieurs à plusieurs, un
enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de
la table B, et inversement un enregistrement de la table B peut être mis en correspondance avec
plusieurs enregistrements de la table A.
Ce type de relation n'est possible qu'après définition d'une troisième table, appelée table de
jonction.
IV.1 Gestion des relations
La gestion des relations est faite par la commande Outils de base de données/Relations qui
ouvre une fenêtre dans laquelle vous devez inclure la 1ère fois toutes vos tables.
Au travers de cette fenêtre, vous pouvez Créer, Modifier et Supprimer les relations entre les
tables.
11
Créer : cliquer sur le champ de la table côté Un, et faire glisser sur le champ de la table, côté
plusieurs.
Modifier : double clic sur la ligne de liaison,
Supprimer : cliquer sur la ligne de liaison et appuyer sur la touche Supprimer de votre clavier.
IV.2 Règles des relations
Plusieurs règles peuvent être appliquées aux relations :
Appliquer l'intégrité référentielle
Mettre à jour en cascade les champs…
Effacer en cascade les enregistrements
Intégrité référentielle : L'intégrité référentielle permet de ne pas détruire une information si
celle-ci est liée du côté plusieurs.
Mise à jour en cascade des champs : Permet la mise à jour des valeurs contenues du côté
plusieurs de la relation.
Effacer en cascade les enregistrements : Permet de supprimer tous les enregistrements liés du
côté plusieurs.
V. LES FORMULAIRES
Un formulaire est un masque écran destiné à la saisie, la visualisation ou la modification des
données, de façon plus conviviale.
Règles
Le formulaire est un masque que l’on applique afin de consulter, modifier, imprimer ou saisir les
informations dans les tables.
Le formulaire est basé en principe sur une table ou une requête et sa fonction principale est de
faciliter l’obtention d’informations telles que les clés d’accès à d’autres tables.
Les champs inclus dans les formulaires sont appelés des contrôles. Chaque contrôle se réfère à
des règles appelées des propriétés.
12
Tous les contrôles intégrés dans les formulaires, héritent automatiquement d’un commentaire
appelé Etiquette.
V.1 Création des formulaires :
A partir du menu Créer, on distingue plusieurs méthodes de création de formulaires
a. Créer/formulaire
La méthode la plus simple pour créer un formulaire consiste à sélectionner une table ou une
requête et cliquer sur l’icône Créer/Formulaire, Access crée un nouveau formulaire vous
permettant la saisie de vos données.
b. Créer/formulaire double affichage
Le formulaire double affichage est une fonctionnalité qui offre deux affichages simultanés des
données : un affichage Formulaire et un affichage Feuille de données. Ces deux affichages sont
rattachés à la même source de données et sont toujours synchronisés. Ainsi, si vous sélectionnez
un champ dans une partie du formulaire, le même champ est sélectionné dans l'autre partie du
formulaire. Vous pouvez ajouter des données dans chacune des parties, comme en modifier ou
en supprimer (à condition que la source d'enregistrement soit modifiable et que vous n'ayez pas
configuré le formulaire pour empêcher ces opérations).
c. Créer/Plusieurs éléments
Lorsque vous créez un formulaire à l'aide de l'outil Formulaire standard, le formulaire créé par
Access affiche un seul enregistrement à la fois. Si vous avez besoin d'un formulaire qui affiche
plusieurs enregistrements tout en offrant davantage de possibilités en termes de personnalisation
qu'une feuille de données, vous pouvez utiliser l'outil Plusieurs éléments.
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données
que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plusieurs éléments.
d. Créer un formulaire à l'aide de l'Assistant Formulaire
Cette méthode consiste à passer par l’assistant depuis la commande créer / Plus de formulaires/
Assistant Formulaire.
13
Access propose par le biais d’une boîte de dialogue le nom de la table ou de la requête sur lequel
le formulaire doit être basé.
Le bouton assistant vous aiguille pour définir : la table et les contrôles à inclure
Type de présentation
Colonne simple : un enregistrement par page.
Tabulaire : affichage des enregistrements les uns sous les autres.
Feuille de données : affichage des enregistrements en lignes.
Mode justifié : affichage sur une largeur d’écran
Motifs de présentation
14
V.2Description des formulaires
La création de formulaire est grandement facilitée par des assistants qui vous aiguillent à travers
différentes boîtes de dialogue afin d’obtenir le résultat souhaité.
a. Composition
Le formulaire est composé de 3 parties distinctes à savoir :
En-tête et pied de formulaire : informations affichées comme en-tête de colonne.
En-tête et pied de page : informations affichées à l’impression.
Détail : informations affichées dans le corps du formulaire.
Si le formulaire n’est pas destiné à être imprimé, il n’est pas nécessaire d’afficher l’en-tête de
page, commande Affichage/En-tête et pied de page.
La légende du formulaire peut être rentrée dans ces propriétés et apparaîtra ainsi dans la ligne
titre.
L’en-tête de formulaire est surtout utilisé lorsque le formulaire est affiché en mode tabulaire.
C’est-à-dire que tous les enregistrements sont affichés sur la même ligne, permettant ainsi
l’affichage de plusieurs enregistrements. Dans ce cas, les en-têtes de colonnes seront affichés
dans l’en-tête de formulaire.
15
b. Modes d’affichage
Le formulaire permet 3 modes d’affichages :
Mode création: modifie le formulaire.
Mode formulaire : saisie et consultation des informations.
Mode feuille de données : saisie en ligne des informations.
c. Propriétés
A chaque type de contrôle correspond des propriétés spécifiques que vous pouvez consulter par
catégories :
Format : donne accès à tous les attributs de présentation.
Données : donne accès à tous les attributs liés au contenu.
Evénements: donne accès à toutes les procédures pouvant être mises en application.
Autres: donne accès à tous les attributs complémentaires.
Toutes: donne accès à la totalité des possibilités.
16
d. Contrôles
En affichant la barre d’outils, vous pouvez intégrer différents types de contrôle permettant ainsi
la saisie des données à travers des grilles de choix imposé.
- Descriptif des contrôles
Sélection : sélection des contrôles à influencer.
Etiquette : insertion de commentaire.
Zone de texte : insertion de zone de saisie.
Groupe d’options : insertion d’un cadre regroupant des options.
Bouton bascule : bouton.
Case d’options : choix imposé d’une option parmi une liste d’options.
Case à cocher : proposition d’options.
Zone de liste : choix imposé parmi une liste.
Bouton : bouton de commande.
Image : inclusion d’image.
Cadre d’objet indépendant :
Cadre d’objet dépendant :
Saut de page : imposition d’une rupture de page à l’impression.
17
Sous-formulaire : inclusion d’un sous-formulaire.
Trait : insertion de dessin.
Rectangle : insertion de dessin.
VI.LES REQUETES
Une requête interroge une ou plusieurs tables sur leur contenu.
La manière de formuler une requête indique à Access les données à afficher.
Les requêtes Sélection sont les plus utilisées. Souvent utilisées par des formulaires ou des états, elles
permettent de consulter le contenu de plusieurs tables.
Lorsque vous exécutez une requête Sélection, Access affiche les enregistrements demandés dans une
feuille de réponses.
VI.1 Création d’une requête :
Il existe deux méthodes de création de requête :
a. Assistant requête
A partir de cette fenêtre, on peut préciser le type de requête qu’on souhaite crée.
18
On choisit la table et les champs intervenants dans cette requête
Une fois terminé, les champs sélectionnés vont apparaitre lors de l’exécution de la dite requête.
b. Création de requête
A partir de cette fenêtre, vous choisissez une ou plusieurs tables.
19
Champ : nom du champ dans la table.
Table : détermine l’appartenance.
Opération : option activée par .
Tri : croissant, décroissant, sans tri.
Afficher : permet de faire des calculs avec des contrôles non affichés.
Critères : sélection par comparaison.
VI.2 Ajouter des critères à la requête
Pour limiter le nombre d'enregistrements obtenus, vous pouvez spécifier un ou plusieurs critères.
Un critère de requête ressemble à une condition que vous appliquez à un champ. Le critère
définit une condition, en fonction des valeurs de champ, exprimant ce que vous souhaitez ajouter
à la requête, par exemple « afficher uniquement les enregistrements dont le champ Ville est
Casa ».
Ouvrez la requête en mode Création. Vous ajoutez un critère au champ Ville, afin d'afficher
uniquement les clubs situés à casa, tels qu'ils ont été spécifiés par les résultats de recherche.
1. Dans la ligne Critères du champ Ville, tapez Casa.
Ajoutez deux autres critères pour obtenir des résultats plus parlants. Par exemple, vous
ne souhaitez obtenir que les enregistrements qui contiennent l'adresse, et le numéro de
téléphone du club.
2. Dans la ligne Critères du champ Adresse, tapez Est Pas Null AND <>"". Faites de
même pour le champ Téléphone dans la ligne Critères.
20
REMARQUE Le critère Est Pas Null AND <>"" est vrai lorsqu'une valeur connue,
non vide existe pour le champ avec un critère. Il est faux lorsqu'il n'existe pas de valeur
connue (Null), ou lorsque la valeur est vide (""). Vous pouvez utiliser cette expression
pour vérifier un champ pour une valeur connue et non vide.
3. Basculez en mode Feuille de données pour afficher les résultats.
VI.3 Ajouter des calculs à la requête
Si vous avez bien conçu votre base de données, les tables ne devraient pas contenir de calculs
simples. Par exemple, la date de naissance d'un athlète, mais pas son âge, pourrait être
enregistrée dans une table. En effet, si vous connaissez la date du jour et la date de naissance de
la personne, vous pouvez calculer son âge. Par conséquent, il est inutile de stocker cette donnée
dans la table. Il vaut mieux créer une requête qui calcule et affiche la valeur pertinente. Les
calculs sont actualisés à chaque exécution de la requête pour tenir compte des éventuelles
modifications des données sous-jacentes.
Dans cet exercice, on affichera la date de naissance et l'âge de chaque individu.
1. Ouvrez la requête en mode Création.
2. Dans la fenêtre de la table Athlète, faites glisser le champ DateNaissance vers la
première colonne vide de la grille de création. Vous pouvez également double-cliquer sur
le nom du champ pour l'ajouter automatiquement à la première colonne vide.
3. Dans la colonne suivante, sur la ligne Champ, tapez l'expression qui permettra de
calculer l'âge de chaque contact. Tapez Âge: DiffDate ("aaaa" ; [DateNaissance] ;
Date()).
Âge est le nom que vous utilisez pour le champ calculé. Si vous n'entrez pas de nom,
Access utilise un nom générique, par exemple EXPR1. La chaîne qui se trouve après les
deux-points (:) est l'expression qui fournit les valeurs de chaque enregistrement. La
fonction DiffDate calcule la différence entre deux dates et renvoie le résultat au format
spécifié. Le format aaaa affiche le résultat en années et les éléments [DateNaissance] et
Date() de l'expression indique les deux valeurs de date. La fonction Date renvoie la date
du jour et [DateNaissance] fait référence au champ DateNaissance de la table sous-
jacente.
21
Basculez en mode Feuille de données. Le résultat inclut deux champs supplémentaires :
DateNaissance et Âge.
VI.4 Synthétiser les valeurs de la requête
Il est plus facile de synthétiser les colonnes d'une requête dans Office Access 2007 que dans les
versions précédentes d'Access. Vous pouvez ajouter, compter ou calculer d'autres valeurs
d'agrégat, puis les afficher sur une ligne spéciale (appelée « ligne Totaux ») qui apparaît sous la
ligne marquée d'un astérisque (*) en mode Feuille de données.
Vous pouvez utiliser une fonction d'agrégat différente pour chaque colonne ou choisir de ne pas
synthétiser une colonne.
1. Ouvrez la requête en mode Feuille de données.
2. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.
3. Cliquez sur la ligne Total dans la colonne Contact.
Dans la liste déroulante, sélectionnez Aucun ou Nombre. Comme la colonne Nom du
contact affiche des valeurs textuelles, les fonctions telles que Somme et Moyenne ne
sont d'aucune utilité, et par conséquent, ne sont pas disponibles.
4. Sélectionnez Nombre pour compter le nombre de contacts obtenus.
Le chiffre 5 est affiché sur la ligne Total.
5. Dans le champ Âge, sélectionnez Moyenne. Comme le champ Âge renvoie un nombre, les
fonctions Somme, Moyenne, Nombre, Maximum, Minimum, Écart type et Variance sont
disponibles. Access affiche l'âge moyen dans la ligne Total.
22
VII. LES ÉTATS
Un état est un masque destiné à être imprimé vous permettant la visualisation de vos données sur
un support papier.
VII.1 Composition
L’état est composé de plusieurs parties distinctes à savoir :
En-tête et pied d’état : informations affichées 1 fois.
En-tête et pied de page : informations affichées à chaque page.
En-tête et pied de groupe : informations affichées à chaque changement de groupe.
VII.2 Choisir une source d'enregistrement
Un état est constitué d'informations provenant de tables ou de requêtes, ainsi que d'informations
stockées dans la structure même de l'état, telles que des étiquettes, des en-têtes et des graphiques.
Les tables et les requêtes contenant les données sous-jacentes sont également appelées « source
d'enregistrement de l'état ». Si les champs à inclure sont tous stockés dans une seule table,
utilisez cette table comme source d'enregistrement. Si les champs proviennent de plusieurs
tables, vous devez utiliser une ou plusieurs requêtes comme source d'enregistrement. Dans
certains cas, ces requêtes existent déjà dans la base de données. Dans d'autres cas, vous devez
créer de nouvelles requêtes, en fonction des besoins de l'état.
VII.3 Créer un état à l'aide de l'Assistant État
L'outil État est le moyen de création d'état le plus rapide, car la génération d'état est automatique,
sans demande d'informations. L'état affiche tous les champs provenant de la table ou de la
requête sous-jacente. L'outil État ne peut créer le produit finalisé, mais il est très pratique pour
donner un aperçu rapide des données sous-jacentes. Vous pouvez enregistrer l'état en mode Page
ou en mode Création, en fonction de vos besoins.
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table sur laquelle vous voulez baser le rapport
ou la requête.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État.
Access crée et affiche l'état en mode Page.
3. La section Afficher, imprimer ou envoyer votre état sous forme de message électronique
contient plus d'informations sur l'affichage et l'impression de votre état.
23
Une fois l'état affiché, vous pouvez l'enregistrer, puis fermer, soit l'état et les données sous-
jacentes, soit la requête utilisée comme source d'enregistrement. À la prochaine ouverture de
l'état, Access affichera les données les plus récentes de la source d'enregistrement.
VII.4 Créer un état en utilisant l'Assistant État
Vous pouvez utiliser l'Assistant État pour affiner la sélection des champs constitutifs de votre
état. Vous pouvez également spécifier le mode de regroupement et de tri des données, et utiliser
des champs provenant de plusieurs tables ou requêtes, à condition d'avoir défini au préalable les
relations entre les tables et les requêtes. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur
Assistant État.
1. Suivez les instructions de l'Assistant État. Sur la dernière page de l'Assistant, cliquez sur
Terminer.
Sur l'aperçu de l'état, vous apercevez l'état tel qu'il apparaîtra à l'impression. Vous
pouvez également augmenter le grossissement en utilisant la fonction zoom pour un
aperçu détaillé. La section Visualiser, imprimer ou envoyer votre état sous la forme d'un
courrier électronique contient plus d'informations sur l'affichage et l'impression de votre
état.
REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs provenant de plusieurs tables et requêtes
dans votre état, ne cliquez pas sur Suivant ou Terminer après la sélection des champs de la
première table ou requête, dans l'Assistant État. Répétez les étapes de sélection d'une table ou
d'une requête, et cliquez sur les champs supplémentaires à inclure dans l'état. Cliquez ensuite sur
Suivant ou sur Terminer pour continuer.
VII.5 Créer un état en utilisant l'outil État vide
Si vous ne souhaitez pas utiliser l'outil État ou l'Assistant État, vous pouvez utiliser l'outil État
vide pour créer un état vide. Il s'agit d'un moyen très rapide de créer un état, en particulier si
vous envisagez de n'insérer que quelques champs dans votre état. Pour utiliser l'outil État vide,
procédez comme suit :
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État vide.
Un état vide s'affiche, en mode Page, et la Liste des champs s'affiche sur la partie droite
de la fenêtre Access.
24
2. Dans la Liste des champs, cliquez sur le signe plus affiché en regard de la ou des tables
contenant les champs à afficher dans l'état.
3. Faites glisser les champs un à un dans l'état ou, tout en maintenant la touche CTRL
enfoncée, sélectionnez plusieurs champs et faites-les glisser simultanément dans l'état.
4. Utilisez les outils du groupe Contrôles, sous l'onglet Mise en forme, pour ajouter le
logo, le titre, les numéros de page, la date et l'heure à l'état.

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  • 1. OFFICE DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE ET DE LA PROMOTION DE TRAVAIL -ISTA Khenifra- 1 Support de cours Access 2007 Filière : ATV Niveau : première année
  • 2. 2
  • 3. 3 Table de matière I. DEFINITIONS...................................................................................................................4 II. Descriptions de l'écran ......................................................................................................5 III. Gestion des tables ..............................................................................................................5 III.1 Mode Feuille de données :...................................................................................................... 6 III.2 Mode Feuille de données :...................................................................................................... 9 IV. LES RELATIONS...........................................................................................................10 IV.1 Gestion des relations............................................................................................................. 10 IV.2 Règles des relations............................................................................................................... 11 V. LES FORMULAIRES.....................................................................................................11 V.1 Création des formulaires :..................................................................................................... 12 a. Créer/formulaire ................................................................................................................... 12 b. Créer/formulaire double affichage ....................................................................................... 12 c. Créer/Plusieurs éléments...................................................................................................... 12 d. Créer un formulaire à l'aide de l'Assistant Formulaire.......................................................... 12 V.2 Description des formulaires .................................................................................................. 14 a. Composition .......................................................................................................................... 14 b. Modes d’affichage................................................................................................................. 15 c. Propriétés.............................................................................................................................. 15 d. Contrôles ............................................................................................................................... 16 VI. LES REQUETES.............................................................................................................17 VI.1 Création d’une requête : ....................................................................................................... 17 a. Assistant requête................................................................................................................... 17 b. Création de requête .............................................................................................................. 18 VI.2 Ajouter des critères à la requête........................................................................................... 19 VI.3 Ajouter des calculs à la requête ............................................................................................ 20 VI.4 Synthétiser les valeurs de la requête .................................................................................... 21 VII.LES ÉTATS .....................................................................................................................22 VII.1 Composition .......................................................................................................................... 22 VII.2 Choisir une source d'enregistrement.................................................................................... 22 VII.3 Créer un état à l'aide de l'Assistant État ............................................................................... 22
  • 4. 4 VII.4 Créer un état en utilisant l'Assistant État.............................................................................. 23 VII.5 Créer un état en utilisant l'outil État vide ............................................................................. 23 I. DEFINITIONS Access est un SGBDR, ce sigle signifie : Système informatique de Gestion de Bases de Données Relationnel. Il s'agit d'un système relationnel : les données sont en effet organisées en ensembles structurés reliés entre eux. Ces liaisons permettent de gérer les données d'un ensemble à l'autre, et d'obtenir les informations souhaitées en interrogeant la base de données. Base de données Une base de données est un ensemble de tables, ayant pour but d’exploiter des informations de façon conviviale et rapide. Tables Une table est une structure que l’on définit afin de recevoir des informations traitant d’un même sujet. Composée de champs, elle définit les règles de validation de ceux-ci. Relations Une relation est une liaison que vous définissez entre des tables ayant un sujet en commun et dont les informations sont stockées dans différentes tables. Clé primaire: Une clé primaire est un champ ou un ensemble de champs de la table qui indique l'identificateur unique de chaque ligne Clé étrangère: Une clé étrangère identifie une colonne ou un ensemble de colonnes d'une table en référençant une colonne ou un ensemble de colonnes d'une autre table. Requêtes Une requête est composée d’une ou plusieurs tables vous permettant une visualisation sélective ou ordonnée de vos tables. Formulaires Un formulaire est un masque écran destiné à la saisie, la visualisation ou la modification de vos données de façon plus conviviale. Etats Un état est un masque destiné à être imprimé, permettant la visualisation de vos données sur un support papier.
  • 5. 5 II. Descriptions de l'écran - La barre Titre La barre titre de l’application permet de gérer l’affichage du programme Access. - La barre de Menus Access met à votre disposition toute une série de commandes vous permettant de travailler. - La barre d’outils La barre d'outils contient des icônes permettant d'activer rapidement des commandes se trouvant dans l'arborescence des menus. - Volet de navigation : Ce volet contient la liste des tables, des requêtes, des formulaires et des états crées dans le fichier base de données en cours. III. Gestion des tables Pour créer une table, cliquez sur « Créer-> table » Il existe deux types d’affichage : - Mode Feuille de données : ce mode sert à explorer les données stockées dans la table. - Mode création : ce mode sert à gérer la structure d’une table.
  • 6. 6 III.1 Mode Création : Lors de la création d'une structure de table, vous avez à préciser : - Nom du champ Il détermine l'identifiant du champ dans votre table Nom physique du champ dans la table repris pour toute inclusion ou test de celui-ci au niveau d’Access. Le nom ainsi associé doit être le fruit d’une réflexion afin qu’il soit court et bien représentatif de son contenu et de son contexte dans la base de données. - Type de données Détermine le type de valeurs autorisées dans le champ ainsi que l’espace alloué aux valeurs du champ. Numérique : de 1 à 8 octets (byte). NumériqueAuto : de type numérique, auto incrémentation Texte : type alphanumérique pouvant aller jusqu'à 255 caractères. Mémo : 32.000 caractères. Date/Heure : 8 bytes. Monétaire : 8 bytes. N'utilisez pas le type de données numérique pour les valeurs monétaires car la partie décimale risque d'être arrondie. Compteur : nombre séquentiel de 4 bytes. Oui/Non : valeurs booléennes 1 bit valeur choisie entre deux. (vrai/faux). Assistant liste de choix: Il sert à créer une liste de choix pour le champ approprié. Exemple : Si on veut limiter les valeurs que peut contenir un champ « Niveau » à trois valeurs : Bac+2, Bac+3, Bac+4 et plus On choisit comme type de données de ce champ assistant liste de choix :
  • 7. 7 On choisit l’option « Je taperai les valeurs souhaitées » pour saisir nos propres valeurs. On saisit nos propres valeurs dans chaque cellule. On termine cette opération en cliquent sur terminer. En mode Feuille de données, on peut vérifier que le champ niveau est sous forme d’une liste des valeurs saisies.
  • 8. 8 - Propriétés du champ Les propriétés du champ définissent les règles de validation destinées à accueillir les données saisies dans les champs. Taille du champ Définit le nombre de caractère pour les données de type Texte (1 à 255) et pour les données de type Numérique (1 à 8 bytes) Format Nombre général : affiche le nombre tel qu'il a été rentré. Monétaire : ajoute le signe monétaire devant le nombre et un séparateur entre les milliers et les centaines. Fixe : détermine le nombre de décimales. Standard : ajoute un séparateur entre les milliers et les centaines. Pourcentage : ajoute le signe % et multiplie le chiffre par cent. Scientifique : stocke le nombre en base 10. Autres propriétés Décimale : détermine le nombre de décimales souhaité de 0 à 15.
  • 9. 9 Masque de saisie : définit un masque de saisie pour les champs de type texte uniquement. Légende: information reprise pour les En-têtes de colonnes des tables et des requêtes ainsi que pour les étiquettes des formulaires et états. Valeur par défaut : valeur automatiquement reprise pour un nouvel enregistrement. Valide si : définit les valeurs acceptées. Message si erreur : permet d’envoyer un message lors de saisie d’informations erronées si la propriété Valide si est renseignée. Null interdit: permet de rendre la saisie du champ obligatoire. Chaîne vide autorisée: permet de rentrer une chaîne vide pour les champs de type caractère. Indexé : permet de définir un indexe de recherche. Descriptif Commentaire apporté au champ et affiché dans la ligne d’état lors de la saisie des informations en mode table et formulaire. III.2 Mode Feuille de données : On pourrait exploiter sa base de données sous Access qu’en travaillant en mode feuille de données qui est le mode d’affichage pour les tables. En effet, ce mode est très convivial et simple d’utilisation. - Les outils Le mode d’affichage table permet de Saisir, Modifier, Supprimer, Trier, Filtrer, rechercher et Imprimer les informations contenues dans votre table. Saisir : se positionner sur une nouvelle ligne et remplir les champs. Modifier : se positionner sur le champ à modifier. Supprimer : sélectionner la ou les lignes contenant les enregistrements à supprimer et appuyer sur Supprimer de votre clavier. Trier : se positionner sur la colonne à trier et cliquer sur l’icône. Filtrer : cliquer sur l’icône et insérer le critère de filtre . Rechercher : cliquer sur l’icône . Trier, filtrer ou trouver des enregistrements Changer le mode d’affichage Ajouter ou supprimer des enregistrements
  • 10. 10 IV.LES RELATIONS Une relation est une liaison que vous définissez entre des tables ayant un sujet en commun et dont les informations sont stockées dans différentes tables. Règles Les relations permettent de définir des liens entre différentes tables contenant des informations liées par un même sujet afin d’éviter une double saisie. La notion de relation est la clé de voûte dans une application Access. Si celle-ci est bien définie l’application sera homogène, évitant ainsi la redondance d’information. Il existe plusieurs types de relations, mais la plus courante étant la relation de un à plusieurs. Dans ce type de relation, un enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, afin qu'à chaque enregistrement de la table B ne correspond qu'un enregistrement de la table A Dans une relation plusieurs à plusieurs, un enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement un enregistrement de la table B peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table A. Ce type de relation n'est possible qu'après définition d'une troisième table, appelée table de jonction. IV.1 Gestion des relations La gestion des relations est faite par la commande Outils de base de données/Relations qui ouvre une fenêtre dans laquelle vous devez inclure la 1ère fois toutes vos tables. Au travers de cette fenêtre, vous pouvez Créer, Modifier et Supprimer les relations entre les tables.
  • 11. 11 Créer : cliquer sur le champ de la table côté Un, et faire glisser sur le champ de la table, côté plusieurs. Modifier : double clic sur la ligne de liaison, Supprimer : cliquer sur la ligne de liaison et appuyer sur la touche Supprimer de votre clavier. IV.2 Règles des relations Plusieurs règles peuvent être appliquées aux relations : Appliquer l'intégrité référentielle Mettre à jour en cascade les champs… Effacer en cascade les enregistrements Intégrité référentielle : L'intégrité référentielle permet de ne pas détruire une information si celle-ci est liée du côté plusieurs. Mise à jour en cascade des champs : Permet la mise à jour des valeurs contenues du côté plusieurs de la relation. Effacer en cascade les enregistrements : Permet de supprimer tous les enregistrements liés du côté plusieurs. V. LES FORMULAIRES Un formulaire est un masque écran destiné à la saisie, la visualisation ou la modification des données, de façon plus conviviale. Règles Le formulaire est un masque que l’on applique afin de consulter, modifier, imprimer ou saisir les informations dans les tables. Le formulaire est basé en principe sur une table ou une requête et sa fonction principale est de faciliter l’obtention d’informations telles que les clés d’accès à d’autres tables. Les champs inclus dans les formulaires sont appelés des contrôles. Chaque contrôle se réfère à des règles appelées des propriétés.
  • 12. 12 Tous les contrôles intégrés dans les formulaires, héritent automatiquement d’un commentaire appelé Etiquette. V.1 Création des formulaires : A partir du menu Créer, on distingue plusieurs méthodes de création de formulaires a. Créer/formulaire La méthode la plus simple pour créer un formulaire consiste à sélectionner une table ou une requête et cliquer sur l’icône Créer/Formulaire, Access crée un nouveau formulaire vous permettant la saisie de vos données. b. Créer/formulaire double affichage Le formulaire double affichage est une fonctionnalité qui offre deux affichages simultanés des données : un affichage Formulaire et un affichage Feuille de données. Ces deux affichages sont rattachés à la même source de données et sont toujours synchronisés. Ainsi, si vous sélectionnez un champ dans une partie du formulaire, le même champ est sélectionné dans l'autre partie du formulaire. Vous pouvez ajouter des données dans chacune des parties, comme en modifier ou en supprimer (à condition que la source d'enregistrement soit modifiable et que vous n'ayez pas configuré le formulaire pour empêcher ces opérations). c. Créer/Plusieurs éléments Lorsque vous créez un formulaire à l'aide de l'outil Formulaire standard, le formulaire créé par Access affiche un seul enregistrement à la fois. Si vous avez besoin d'un formulaire qui affiche plusieurs enregistrements tout en offrant davantage de possibilités en termes de personnalisation qu'une feuille de données, vous pouvez utiliser l'outil Plusieurs éléments. 1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. 2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plusieurs éléments. d. Créer un formulaire à l'aide de l'Assistant Formulaire Cette méthode consiste à passer par l’assistant depuis la commande créer / Plus de formulaires/ Assistant Formulaire.
  • 13. 13 Access propose par le biais d’une boîte de dialogue le nom de la table ou de la requête sur lequel le formulaire doit être basé. Le bouton assistant vous aiguille pour définir : la table et les contrôles à inclure Type de présentation Colonne simple : un enregistrement par page. Tabulaire : affichage des enregistrements les uns sous les autres. Feuille de données : affichage des enregistrements en lignes. Mode justifié : affichage sur une largeur d’écran Motifs de présentation
  • 14. 14 V.2Description des formulaires La création de formulaire est grandement facilitée par des assistants qui vous aiguillent à travers différentes boîtes de dialogue afin d’obtenir le résultat souhaité. a. Composition Le formulaire est composé de 3 parties distinctes à savoir : En-tête et pied de formulaire : informations affichées comme en-tête de colonne. En-tête et pied de page : informations affichées à l’impression. Détail : informations affichées dans le corps du formulaire. Si le formulaire n’est pas destiné à être imprimé, il n’est pas nécessaire d’afficher l’en-tête de page, commande Affichage/En-tête et pied de page. La légende du formulaire peut être rentrée dans ces propriétés et apparaîtra ainsi dans la ligne titre. L’en-tête de formulaire est surtout utilisé lorsque le formulaire est affiché en mode tabulaire. C’est-à-dire que tous les enregistrements sont affichés sur la même ligne, permettant ainsi l’affichage de plusieurs enregistrements. Dans ce cas, les en-têtes de colonnes seront affichés dans l’en-tête de formulaire.
  • 15. 15 b. Modes d’affichage Le formulaire permet 3 modes d’affichages : Mode création: modifie le formulaire. Mode formulaire : saisie et consultation des informations. Mode feuille de données : saisie en ligne des informations. c. Propriétés A chaque type de contrôle correspond des propriétés spécifiques que vous pouvez consulter par catégories : Format : donne accès à tous les attributs de présentation. Données : donne accès à tous les attributs liés au contenu. Evénements: donne accès à toutes les procédures pouvant être mises en application. Autres: donne accès à tous les attributs complémentaires. Toutes: donne accès à la totalité des possibilités.
  • 16. 16 d. Contrôles En affichant la barre d’outils, vous pouvez intégrer différents types de contrôle permettant ainsi la saisie des données à travers des grilles de choix imposé. - Descriptif des contrôles Sélection : sélection des contrôles à influencer. Etiquette : insertion de commentaire. Zone de texte : insertion de zone de saisie. Groupe d’options : insertion d’un cadre regroupant des options. Bouton bascule : bouton. Case d’options : choix imposé d’une option parmi une liste d’options. Case à cocher : proposition d’options. Zone de liste : choix imposé parmi une liste. Bouton : bouton de commande. Image : inclusion d’image. Cadre d’objet indépendant : Cadre d’objet dépendant : Saut de page : imposition d’une rupture de page à l’impression.
  • 17. 17 Sous-formulaire : inclusion d’un sous-formulaire. Trait : insertion de dessin. Rectangle : insertion de dessin. VI.LES REQUETES Une requête interroge une ou plusieurs tables sur leur contenu. La manière de formuler une requête indique à Access les données à afficher. Les requêtes Sélection sont les plus utilisées. Souvent utilisées par des formulaires ou des états, elles permettent de consulter le contenu de plusieurs tables. Lorsque vous exécutez une requête Sélection, Access affiche les enregistrements demandés dans une feuille de réponses. VI.1 Création d’une requête : Il existe deux méthodes de création de requête : a. Assistant requête A partir de cette fenêtre, on peut préciser le type de requête qu’on souhaite crée.
  • 18. 18 On choisit la table et les champs intervenants dans cette requête Une fois terminé, les champs sélectionnés vont apparaitre lors de l’exécution de la dite requête. b. Création de requête A partir de cette fenêtre, vous choisissez une ou plusieurs tables.
  • 19. 19 Champ : nom du champ dans la table. Table : détermine l’appartenance. Opération : option activée par . Tri : croissant, décroissant, sans tri. Afficher : permet de faire des calculs avec des contrôles non affichés. Critères : sélection par comparaison. VI.2 Ajouter des critères à la requête Pour limiter le nombre d'enregistrements obtenus, vous pouvez spécifier un ou plusieurs critères. Un critère de requête ressemble à une condition que vous appliquez à un champ. Le critère définit une condition, en fonction des valeurs de champ, exprimant ce que vous souhaitez ajouter à la requête, par exemple « afficher uniquement les enregistrements dont le champ Ville est Casa ». Ouvrez la requête en mode Création. Vous ajoutez un critère au champ Ville, afin d'afficher uniquement les clubs situés à casa, tels qu'ils ont été spécifiés par les résultats de recherche. 1. Dans la ligne Critères du champ Ville, tapez Casa. Ajoutez deux autres critères pour obtenir des résultats plus parlants. Par exemple, vous ne souhaitez obtenir que les enregistrements qui contiennent l'adresse, et le numéro de téléphone du club. 2. Dans la ligne Critères du champ Adresse, tapez Est Pas Null AND <>"". Faites de même pour le champ Téléphone dans la ligne Critères.
  • 20. 20 REMARQUE Le critère Est Pas Null AND <>"" est vrai lorsqu'une valeur connue, non vide existe pour le champ avec un critère. Il est faux lorsqu'il n'existe pas de valeur connue (Null), ou lorsque la valeur est vide (""). Vous pouvez utiliser cette expression pour vérifier un champ pour une valeur connue et non vide. 3. Basculez en mode Feuille de données pour afficher les résultats. VI.3 Ajouter des calculs à la requête Si vous avez bien conçu votre base de données, les tables ne devraient pas contenir de calculs simples. Par exemple, la date de naissance d'un athlète, mais pas son âge, pourrait être enregistrée dans une table. En effet, si vous connaissez la date du jour et la date de naissance de la personne, vous pouvez calculer son âge. Par conséquent, il est inutile de stocker cette donnée dans la table. Il vaut mieux créer une requête qui calcule et affiche la valeur pertinente. Les calculs sont actualisés à chaque exécution de la requête pour tenir compte des éventuelles modifications des données sous-jacentes. Dans cet exercice, on affichera la date de naissance et l'âge de chaque individu. 1. Ouvrez la requête en mode Création. 2. Dans la fenêtre de la table Athlète, faites glisser le champ DateNaissance vers la première colonne vide de la grille de création. Vous pouvez également double-cliquer sur le nom du champ pour l'ajouter automatiquement à la première colonne vide. 3. Dans la colonne suivante, sur la ligne Champ, tapez l'expression qui permettra de calculer l'âge de chaque contact. Tapez Âge: DiffDate ("aaaa" ; [DateNaissance] ; Date()). Âge est le nom que vous utilisez pour le champ calculé. Si vous n'entrez pas de nom, Access utilise un nom générique, par exemple EXPR1. La chaîne qui se trouve après les deux-points (:) est l'expression qui fournit les valeurs de chaque enregistrement. La fonction DiffDate calcule la différence entre deux dates et renvoie le résultat au format spécifié. Le format aaaa affiche le résultat en années et les éléments [DateNaissance] et Date() de l'expression indique les deux valeurs de date. La fonction Date renvoie la date du jour et [DateNaissance] fait référence au champ DateNaissance de la table sous- jacente.
  • 21. 21 Basculez en mode Feuille de données. Le résultat inclut deux champs supplémentaires : DateNaissance et Âge. VI.4 Synthétiser les valeurs de la requête Il est plus facile de synthétiser les colonnes d'une requête dans Office Access 2007 que dans les versions précédentes d'Access. Vous pouvez ajouter, compter ou calculer d'autres valeurs d'agrégat, puis les afficher sur une ligne spéciale (appelée « ligne Totaux ») qui apparaît sous la ligne marquée d'un astérisque (*) en mode Feuille de données. Vous pouvez utiliser une fonction d'agrégat différente pour chaque colonne ou choisir de ne pas synthétiser une colonne. 1. Ouvrez la requête en mode Feuille de données. 2. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux. 3. Cliquez sur la ligne Total dans la colonne Contact. Dans la liste déroulante, sélectionnez Aucun ou Nombre. Comme la colonne Nom du contact affiche des valeurs textuelles, les fonctions telles que Somme et Moyenne ne sont d'aucune utilité, et par conséquent, ne sont pas disponibles. 4. Sélectionnez Nombre pour compter le nombre de contacts obtenus. Le chiffre 5 est affiché sur la ligne Total. 5. Dans le champ Âge, sélectionnez Moyenne. Comme le champ Âge renvoie un nombre, les fonctions Somme, Moyenne, Nombre, Maximum, Minimum, Écart type et Variance sont disponibles. Access affiche l'âge moyen dans la ligne Total.
  • 22. 22 VII. LES ÉTATS Un état est un masque destiné à être imprimé vous permettant la visualisation de vos données sur un support papier. VII.1 Composition L’état est composé de plusieurs parties distinctes à savoir : En-tête et pied d’état : informations affichées 1 fois. En-tête et pied de page : informations affichées à chaque page. En-tête et pied de groupe : informations affichées à chaque changement de groupe. VII.2 Choisir une source d'enregistrement Un état est constitué d'informations provenant de tables ou de requêtes, ainsi que d'informations stockées dans la structure même de l'état, telles que des étiquettes, des en-têtes et des graphiques. Les tables et les requêtes contenant les données sous-jacentes sont également appelées « source d'enregistrement de l'état ». Si les champs à inclure sont tous stockés dans une seule table, utilisez cette table comme source d'enregistrement. Si les champs proviennent de plusieurs tables, vous devez utiliser une ou plusieurs requêtes comme source d'enregistrement. Dans certains cas, ces requêtes existent déjà dans la base de données. Dans d'autres cas, vous devez créer de nouvelles requêtes, en fonction des besoins de l'état. VII.3 Créer un état à l'aide de l'Assistant État L'outil État est le moyen de création d'état le plus rapide, car la génération d'état est automatique, sans demande d'informations. L'état affiche tous les champs provenant de la table ou de la requête sous-jacente. L'outil État ne peut créer le produit finalisé, mais il est très pratique pour donner un aperçu rapide des données sous-jacentes. Vous pouvez enregistrer l'état en mode Page ou en mode Création, en fonction de vos besoins. 1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table sur laquelle vous voulez baser le rapport ou la requête. 2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État. Access crée et affiche l'état en mode Page. 3. La section Afficher, imprimer ou envoyer votre état sous forme de message électronique contient plus d'informations sur l'affichage et l'impression de votre état.
  • 23. 23 Une fois l'état affiché, vous pouvez l'enregistrer, puis fermer, soit l'état et les données sous- jacentes, soit la requête utilisée comme source d'enregistrement. À la prochaine ouverture de l'état, Access affichera les données les plus récentes de la source d'enregistrement. VII.4 Créer un état en utilisant l'Assistant État Vous pouvez utiliser l'Assistant État pour affiner la sélection des champs constitutifs de votre état. Vous pouvez également spécifier le mode de regroupement et de tri des données, et utiliser des champs provenant de plusieurs tables ou requêtes, à condition d'avoir défini au préalable les relations entre les tables et les requêtes. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Assistant État. 1. Suivez les instructions de l'Assistant État. Sur la dernière page de l'Assistant, cliquez sur Terminer. Sur l'aperçu de l'état, vous apercevez l'état tel qu'il apparaîtra à l'impression. Vous pouvez également augmenter le grossissement en utilisant la fonction zoom pour un aperçu détaillé. La section Visualiser, imprimer ou envoyer votre état sous la forme d'un courrier électronique contient plus d'informations sur l'affichage et l'impression de votre état. REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs provenant de plusieurs tables et requêtes dans votre état, ne cliquez pas sur Suivant ou Terminer après la sélection des champs de la première table ou requête, dans l'Assistant État. Répétez les étapes de sélection d'une table ou d'une requête, et cliquez sur les champs supplémentaires à inclure dans l'état. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer. VII.5 Créer un état en utilisant l'outil État vide Si vous ne souhaitez pas utiliser l'outil État ou l'Assistant État, vous pouvez utiliser l'outil État vide pour créer un état vide. Il s'agit d'un moyen très rapide de créer un état, en particulier si vous envisagez de n'insérer que quelques champs dans votre état. Pour utiliser l'outil État vide, procédez comme suit : 1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État vide. Un état vide s'affiche, en mode Page, et la Liste des champs s'affiche sur la partie droite de la fenêtre Access.
  • 24. 24 2. Dans la Liste des champs, cliquez sur le signe plus affiché en regard de la ou des tables contenant les champs à afficher dans l'état. 3. Faites glisser les champs un à un dans l'état ou, tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, sélectionnez plusieurs champs et faites-les glisser simultanément dans l'état. 4. Utilisez les outils du groupe Contrôles, sous l'onglet Mise en forme, pour ajouter le logo, le titre, les numéros de page, la date et l'heure à l'état.