Organiser un
événement WordPress
DANIEL ROCH
Daniel Roch
Qui suis-je ?
 Consultant et formateur spécialisé
sur le référencement naturel de WordPress
 Créateur du sit...
Pourquoi promouvoir
WordPress ?
 Etes-vous êtes dans un de ces cas de figure ?
 Je suis passionné par WordPress
 Je gag...
Quel format
d’évènement ?
 Vous avez le choix !
 Meetup
 Barcamp (on peut même boire en même temps)
 Déjeuner
 WordCa...
Les règles à respecter
La licence GPL
 La licence GPL de WordPress :
 Utiliser librement WordPress
 Etudier le fonction...
Les règles à respecter
Le logo
 De base, il est interdit :
 d’utiliser dans le nom de l’évènement les termes
WordPress e...
Les règles à respecter
Le reste
 Des mentions légales
 Ne réinventez pas la poudre, prenez gentiment
celle des autres (W...
L’esprit WordPress
 Le partage et l’entraide
 Faire avancer la communauté et l’outil :
 Le concept du Contributor’s Day...
WordCamp ? WordPress
FR ?
 Il n’est pas obligatoire de faire un WordCamp si l’on veut
faire une journée de conférences
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Les WordCamp
Une mine d’information
 Des vidéos d’aide en ligne sur Youtube :
WordCamp Central
 https://www.youtube.com/...
Les WordCamp
Dois-je en faire un ?
 Les avantages
 Des sponsors régionaux
 Un coach et un accompagnement (attention, so...
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Des valeurs saines
 La charte des WordCamp implique :
 Le partage avec la communauté
 Le refus de la discr...
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Dois-je en faire un ?
 Inconvénients
 Des orateurs qui doivent être locaux
 Un site Internet peu modulable...
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Exemples de conférences indépendantes
 WP Camp
 Evènement Allemand
 Raisons invoquées :
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Planning
 Ne jamais oublier : aucun évènement n’est parfait
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Organisation et bénévoles
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Orateurs Logisitique
Salle
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Comptabilité
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Comptabilité : budget type WP Tech
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 100 places
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Salle
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Orateurs
 Ayez une vrai grille d’évaluation pour choisir
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Orateurs
 Il faut savoir gérer les orateurs non retenus
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Sponsors
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 Or
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Sponsors
 Pas d’exclusivité par métier/branche
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Communication : avant
 Le site Internet
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 Orateurs
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Communication : avant
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Communication : avant
 Anticipez les délais !!!
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Communication : pendant et après
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Les places
 Ne pas tout vendre d’un seul coup
 Faire du teasing, mais prévenir ;)
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Logistique
 Nourriture, pensez aux :
 Végétariens
 Intolérances alimentaires
 Pensez aux bou...
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After
 Bien planifier le budget car un after est coûteux
 Trouver une salle / un restaurant gr...
Les petits plus
 Un Twitt Wall
 Une table ronde
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Les petits plus
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 Rigoler
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Organiser un événement WordPress - WordCamp Paris 2015

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Slides de la conférence "Organiser un évènement WordPress" réalisée par Daniel Roch lors du WordCamp Paris 2015.

Présentation de Daniel Roch, du site internet http://www.seomix.fr/

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Organiser un événement WordPress - WordCamp Paris 2015

  1. 1. Organiser un événement WordPress DANIEL ROCH
  2. 2. Daniel Roch Qui suis-je ?  Consultant et formateur spécialisé sur le référencement naturel de WordPress  Créateur du site SeoMix  Orateur lors des précédents WordCamp Paris  Co-organisateur du WP Tech  Fan de WordPress
  3. 3. Pourquoi promouvoir WordPress ?  Etes-vous êtes dans un de ces cas de figure ?  Je suis passionné par WordPress  Je gagne ma vie grâce à ce CMS :  WordPress, c’est 23% des sites au monde  J’aime apprendre et échanger
  4. 4. Quel format d’évènement ?  Vous avez le choix !  Meetup  Barcamp (on peut même boire en même temps)  Déjeuner  WordCamp  Journée de conférences  Immatériel : Skype, Hangout…  …
  5. 5. Les règles à respecter La licence GPL  La licence GPL de WordPress :  Utiliser librement WordPress  Etudier le fonctionnement du CMS et l’adapter à ses besoins  Redistribuer des copies  Le contenu des évènements doit respecter cette licence
  6. 6. Les règles à respecter Le logo  De base, il est interdit :  d’utiliser dans le nom de l’évènement les termes WordPress et WordCamp  d’utiliser dans un logo celui de WordPress  Il faut demander l’autorisation à WordPress Foundation  http://wordpressfoundation.org/contact/ C’est le mal
  7. 7. Les règles à respecter Le reste  Des mentions légales  Ne réinventez pas la poudre, prenez gentiment celle des autres (WordCamp Paris et Paris Web)  Une déclaration à la CNIL  Respectez l’esprit WordPress
  8. 8. L’esprit WordPress  Le partage et l’entraide  Faire avancer la communauté et l’outil :  Le concept du Contributor’s Day  Savoir donner (de son temps, de son savoir, de son argent…)  Par exemple, PressNomics qui réalise des dons aux associations caritatives chaque année
  9. 9. WordCamp ? WordPress FR ?  Il n’est pas obligatoire de faire un WordCamp si l’on veut faire une journée de conférences  WordSesh  PressNomics  WP Tech  Il n’est pas obligatoire non plus de travailler avec WordPress FR  WPMX  WordPress In ALPS  …  Mais travailler ensemble est toujours une bonne chose !
  10. 10. Les WordCamp Une mine d’information  Des vidéos d’aide en ligne sur Youtube : WordCamp Central  https://www.youtube.com/channel/UCWQnu9XpK3 ze10STZv9ORLg  Des fichiers et guides en ligne  http://plan.wordcamp.org/
  11. 11. Les WordCamp Dois-je en faire un ?  Les avantages  Des sponsors régionaux  Un coach et un accompagnement (attention, soyez bilingues…)  Une communication internationale  Des goodies  Faire partie d’un tout plus grand  Une charte des WordCamp saine
  12. 12. Les WordCamp Des valeurs saines  La charte des WordCamp implique :  Le partage avec la communauté  Le refus de la discrimination, des spammeurs et des « jerks »  Le respect de la marque et de la licence WordPress  L’absence de promotion à titre personnel  Un évènement à but non lucratif  Un évènement accessible à tous
  13. 13. Les WordCamp Dois-je en faire un ?  Inconvénients  Des orateurs qui doivent être locaux  Un site Internet peu modulable  Aucun défraiement pour les orateurs  Un choix plus restreint sur le prix du billet d’entrée  Les gains ne sont pas conservés par l’évènement  Une vocation à rester généraliste
  14. 14. Les WordCamp Exemples de conférences indépendantes  WP Camp  Evènement Allemand  Raisons invoquées :  Se simplifier la vie  Pouvoir faire des dons  WP Tech  Evènement Français  Raisons invoquées  Pouvoir être ciblé et non généraliste  Pouvoir gérer nous même le site  Pouvoir défrayer les orateurs
  15. 15. L’organisation d’un event Planning  Ne jamais oublier : aucun évènement n’est parfait  Planifiez tout à l’avance  Créez ou rejoignez une association  Basez vous sur la communauté locale, nationale et internationale  Pensez à votre réseau et aux autres communautés  Commencez petit !
  16. 16. L’organisation d’un event Organisation et bénévoles  Ne JAMAIS être seul  Ayez un bénévole bilingue  Comptez au strict minimum 5 bénévoles  Un à l’accueil  Un par salle pour gérer les photos/vidéos  Un par salle pour la gérer : timing, questions, slides…  Un pour gérer la logistique  Un qui se repose (ou qui court partout)
  17. 17. Chef de projet Orateurs Logisitique Salle Repas et pauses Ordinateurs, son… Compatibilité Sponsors Billeterie Factures Jour J Accueil des participants Gestion des orateurs Gestion du planing Communication Supports Prints Réseaux sociaux Photo et vidéo Site Internet L’organisation d’un event Organisation et bénévoles
  18. 18. L’organisation d’un event Comptabilité  Les joies de gérer de l’argent : stress et organisation sont de rigueur  Conseils  Créez une association  Créez un compte bancaire dédié  Automatisez les factures  Gérez au fur et à mesure le budget
  19. 19. L’organisation d’un event Comptabilité : budget type  Revenus :  Billetterie  Sponsors  Dépenses :  Salle  Location de la salle  Assurance  Wifi  Vidéoproje cteur  Appareil Photo  Camera  Nourriture  Bouteille d’eau  Café/thé/ viennoiseri es  Repas du midi  After  Location de la salle  Repas / Boisson  Impression  T-Shirts  Tour de cou  Programm es  Roll-up  Frais bancaires  Orateurs  Hôtel  Transport  Diner des orateurs / sponsors
  20. 20. L’organisation d’un event Comptabilité : budget type WP Tech  Exemple simplifié du WP Tech :  100 places vendus  145 personnes sur places  Revenus : 6400€  Billetterie : 1400€  Sponsors : 5000€  Dépenses : 5950€  Camera : 50€  Nourriture : 1200€  After : 150€  Impression  T-Shirts : 900€  Tour de cou : 300€  Programmes : 50€  Roll-up : 400€  Frais bancaires : 120€  Orateurs  Hôtel : 600€  Transport : 1300€  Diner des orateurs / sponsors : 800€
  21. 21. L’organisation d’un event Salle  Trouvez une salle gratuite si possible  La salle doit :  Permettre d’accueillir le nombre de visiteurs désiré, pauses incluses  Sonoriser et afficher facilement les présentations  JAMAIS d’escaliers !
  22. 22. L’organisation d’un event Orateurs  Ayez une vrai grille d’évaluation pour choisir  Exemple avec le WP Tech : ils ont tous été notés de 1 à 5 par chaque organisateur  Avec -1 si c’est un orateur connu  Avec -5 si cette conférence a déjà été réalisée  Déterminez les durées pertinentes des conférences
  23. 23. L’organisation d’un event Orateurs  Il faut savoir gérer les orateurs non retenus  Les prévenir  Gérer les égos  Vérifiez si possible les présentations à l’avance (non à l’auto promo)  Gérez leurs hôtels et transports  Anticipez leurs ordinateurs et câbles  Réclamez avec insistance les descriptifs des orateurs et de session, ainsi que leurs photos
  24. 24. L’organisation d’un event Sponsors  Pour les sponsors, 4 niveaux de base :  Or  Argent  Bronze  Micro  Bien choisir les avantages de chaque niveau :  Tickets  Goodies  Article sur le site  Remerciements  Repas des orateurs
  25. 25. L’organisation d’un event Sponsors  Pas d’exclusivité par métier/branche  Définissez la taille des logos par support  La difficulté de gérer le planning Sponsor / Billetterie / Orateurs  Pensez à mettre constamment à jour les sponsors dans les emails  Attention aux dates dans les factures : les paiements peuvent arriver tard
  26. 26. L’organisation d’un event Communication : avant  Le site Internet  Sponsors  Programme, lieu, horaires  Orateurs  Contact  Mentions Légales  Billetterie  Bannières  Vidéos et Photos  Une page pour les anglais
  27. 27. L’organisation d’un event Communication : avant  La solution technique du WP Tech  Thème Hemingway  Gravity Forms + Paypal Add-on  MailPoet  NearbyMap  WordCamp ressources  Post Types et Theme Base => https://github.com/nacin/wordpress- sites/tree/master/wordcamp.org/public_html/wp- content/plugins/wc-post-types  Attention, tout ne fonctionne pas automatiquement
  28. 28. L’organisation d’un event Communication : avant  Anticipez les délais !!!  T-shirts  Gérez les tailles et les coupes Homme / Femme  Tours de cous  Imprimez le programme  Attention à la longueur du tour de cou  Goodies des sponsors  Roll-UP  Communication sur d’autres sites
  29. 29. L’organisation d’un event Communication : pendant et après  Pour la photo  Un bénévole avec un bon appareil photo  Pour la vidéo  Un bénévole  Bien tester le matériel avant  Pensez à la captation du son
  30. 30. L’organisation d’un event Les places  Ne pas tout vendre d’un seul coup  Faire du teasing, mais prévenir ;)  Définir un prix acceptable : pensez aux autres coûts pour les visiteurs  Pensez à la gestion des salles si conférences multiples
  31. 31. L’organisation d’un event Logistique  Nourriture, pensez aux :  Végétariens  Intolérances alimentaires  Pensez aux bouteilles d’eau  Pensez aux prises de courant, notamment pour le traiteur  Anticipez le lieu des pauses et l’éventuel fléchage des salles
  32. 32. L’organisation d’un event After  Bien planifier le budget car un after est coûteux  Trouver une salle / un restaurant gratuit  C’est très dur à faire un vendredi / samedi soir  La solution : un restaurant ouvert d’habitude uniquement en semaine  Il est impératif de faire payer les gens pour réserver un nombre de participants  Pensez aux intolérances alimentaires (Again)
  33. 33. Les petits plus  Un Twitt Wall  Une table ronde  Un jeu concours
  34. 34. Les petits plus  Des programmes de conférences pour :  Rigoler  Trouver un emploi
  35. 35. Merci Daniel Roch – www.seomix.fr

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