Le pouvoir de l’information dans
votre organisation
Julie Rodrigue
Expert-conseil en gestion d’information
21 mai 2015
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Plan La gestion de quoi?
Les problèmes rencontrés
Les outils
La gestion de quoi?
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Pourquoi parler de gestion d’information?
Ressources financières Ressources humaines
Ressources ma...
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vs organisation
Planification
de la gestion
de
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Collection,
création,
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électroniques
Intranet
Courriels
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penser à sa gestion d’information?
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Toutes les entreprises doivent répondre au
défis que posent:
L’augmentation phénoménale de l’infor...
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Impacts d’une mauvaise gestion d’information
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• Perte de temps
• Perte d’information / per...
Maintenant, comment je fais
face au problème?
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Architecture d’information
Gestion des processus
Directives (façons d...
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Les normes, directives et procédures peuvent concerner :
La gestion des courriels
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Formation
Gestion du changement
Formation initiale
Mise en place d’un programme
Rappel
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Technologie - Contenant vs contenu
Volume d’information que les compagnies doivent gérer
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électroniques
Intranet
Courriels
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Connaissances
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Par où attaquer le problème ?
Réfléchir à
l’architecture
• Est-ce que j’ai
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technologie?
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Recommandations
1. Gardez le tout simple!
2. Mettez en place un système qui répond à
VOS besoins… et non pas un système
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Transformez votre chaos en
productivité!
Le but de la gestion d’information est de mettre en
place...
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Le pouvoir de l'information dans votre organisation

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Survol des grands concepts en gestion d'information.
Présentation faite au Réseau des femmes d'affaires Montérégie Centre-Est le 21 mai 2015.

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  1. 1. Le pouvoir de l’information dans votre organisation Julie Rodrigue Expert-conseil en gestion d’information 21 mai 2015
  2. 2. www.gestion-indicium.ca
  3. 3. www.gestion-indicium.ca
  4. 4. Plan La gestion de quoi? Les problèmes rencontrés Les outils
  5. 5. La gestion de quoi?
  6. 6. www.gestion-indicium.ca Pourquoi parler de gestion d’information? Ressources financières Ressources humaines Ressources matérielles Ressources informationnelles Entreprise
  7. 7. www.gestion-indicium.ca Gestion vs organisation Planification de la gestion de l’information Collection, création, réception et saisie Organisation Utilisation et diffusion Conservation, protection et préservation Élimination Évaluation Processus de gestion d’information Toutes les entreprises gèrent de l’information • Interne • Externe
  8. 8. www.gestion-indicium.ca Ressources informationnelles Base de données Documents électroniques Intranet Courriels Document papiers Connaissances Internet Extranet Messagerie instantannée Réseaux sociaux Information reçue
  9. 9. www.gestion-indicium.ca Les professionnels dépensent de 5 à 15 % de leur temps à lire de l’information et jusqu’à 50 % pour la trouver (Groupe Fujistu)
  10. 10. Mais je n’ai pas de problème…
  11. 11. www.gestion-indicium.ca Les utilisateurs perdent en moyenne 30 minutes par jour à la recherche de documents C’est l’équivalent de 3900$ par employé par an en perte de productivité (Harmon.ie)
  12. 12. www.gestion-indicium.ca Quels sont les signes qu’il est temps de penser à sa gestion d’information? Travailleurs autonomes/ microentreprises Petites et moyennes entreprises Grandes entreprises
  13. 13. www.gestion-indicium.ca Toutes les entreprises doivent répondre au défis que posent: L’augmentation phénoménale de l’information Le repérage rapide de l’information La réutilisation de l’information La perte de connaissances La concurrence
  14. 14. www.gestion-indicium.ca Impacts d’une mauvaise gestion d’information • Stress • Perte de temps • Perte d’information / perte de connaissances • Mauvaise décision • Perte de productivité • Mauvaise transmission d’information • « La main droite ne sait pas ce que fait la main gauche » • …
  15. 15. Maintenant, comment je fais face au problème?
  16. 16. www.gestion-indicium.ca Les outils à mettre en place Architecture d’information Gestion des processus Directives (façons de faire) Formation Outils technologiques (si nécessaires)
  17. 17. www.gestion-indicium.ca Architecture d’information
  18. 18. www.gestion-indicium.ca
  19. 19. www.gestion-indicium.ca
  20. 20. www.gestion-indicium.ca Gestion des processus VS
  21. 21. www.gestion-indicium.ca Directives Les normes, directives et procédures peuvent concerner : La gestion des courriels La numérisation des documents Nomenclature des documents La diffusion d’information sur les réseaux sociaux La collecte d’information Etc.
  22. 22. www.gestion-indicium.ca Formation Gestion du changement Formation initiale Mise en place d’un programme Rappel Formation des nouveaux employés
  23. 23. www.gestion-indicium.ca Technologie - Contenant vs contenu Volume d’information que les compagnies doivent gérer Obligations légales Repérage d’information Automatisation de processus Capturer Classifier Gérer Repérer Conserver
  24. 24. www.gestion-indicium.ca Base de données Documents électroniques Intranet Courriels Document papiers Connaissances Internet Extranet Messagerie instantannéeRéseaux sociaux • Architecture d’information • Processus • Directives • Formation • Outils technologiques
  25. 25. www.gestion-indicium.ca
  26. 26. www.gestion-indicium.ca Par où attaquer le problème ? Réfléchir à l’architecture • Est-ce que j’ai besoin de technologie? Déterminer les façons de faire • Ne pas oublier la formation Passer à l’action! Identifier les points douloureux
  27. 27. Recommandations 1. Gardez le tout simple! 2. Mettez en place un système qui répond à VOS besoins… et non pas un système théoriquement parfait 3. Évitez le syndrome du «tout garder» 4. N’oubliez pas que vous souhaitez changer des façons de faire 5. Évaluez avec les nouvelles réalités
  28. 28. www.gestion-indicium.ca Transformez votre chaos en productivité! Le but de la gestion d’information est de mettre en place une solution performante pour rendre l’information pertinente accessible et utilisable
  29. 29. www.gestion-indicium.ca

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