1. Le libre sur le poste de travail ?
OUI, c'est possible !
Christophe Villemer
christophe.villemer@auf.org
christophe@villemer.org
2. Le Plan
• L'AUF en deux mots
• La plan stratégique
• Le contexte de la migration
• Les 3 axes de travail
• Problèmes rencontrés
• Facteurs clés de succès
• Qu'en retenir ?
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3. L'AUF en deux mots
1/2
• La plus importante association d'universités au
monde (686 établissements dans 81 pays)
• L'opérateur unique de la Francophonie pour
l'enseignement supérieur et la recherche
• Fondée en 1961, son Siège se trouve sur le
campus de l'Université de Montréal
3
4. L'AUF en deux mots
2/2
Contribue à la construction et à la consolidation
d’un espace scientifique en français en :
• favorisant la coopération scientifique
• formant des futurs acteurs du développement
• soutenant la recherche et l’excellence
• partageant l’expertise
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5. La diversité
comme réalité
Une organisation multiculturelle et polycentrée :
• 437 agents de plus de 40 nationalités
• 64 sites dans 38 pays :
– 2 Services centraux (Paris & Montréal)
– 9 Bureaux régionaux
– 5 Instituts de formation
– 38 Campus numériques francophones
5
6. Une politique logicielle
« libre & durable »
« appliquons à nous même ce que nous
préconisons pour nos membres »
• Standardisation logicielle
• Maîtrise des coûts d'achats de licences
• Utilisation de formats de données ouverts
• Mise à disposition d'outils de travail modernes
• Respect de la propriété intellectuelle
• Efficience des fonds publics
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7. Une politique logicielle
« libre & durable »
qui prévoit notamment l'utilisation de :
• Mozilla Firefox comme navigateur web
• Thunderbird comme client de messagerie
• OpenOffice.org comme suite bureautique
✔ Ubuntu comme poste de travail
Politique saluée aux trophées des “Lutèces d'Or” dans la
catégorie « Stratégie de mise en œuvre des logiciels
libres » lors de “Paris Capitale du Libre” en juin 2006.
7
8. OpenOffice.org ?
• Atouts techniques
• Documents normalisés
• Uniformisation de la version utilisée
• Multiplateforme (XP, MacOS, Linux)
• Aspects financiers directs et indirects
• 350.000 $ d'économies directes
• Maintenance facilitée
• Pas de gestion de licences
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9. OpenOffice.org ?
• Aspects macroéconomiques (fonds publics)
• L'argent investi (services) autour du produits
génère de l'activité localement
• Licences payées aux éditeurs génèrent peu de
richesses en Francophonie
• Aspects durables
• Utilisation des standards (ODF)
• Pérennité de l'information
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10. Le contexte
de la migration
• 2 types de contraintes (techniques, humaines)
➔ Un environnement technique maîtrisé
➔ Un contexte organisationnel spécifique
... riche, diversifié mais source de contraintes :
Milieu universitaire (à dominante français...)
Force des habitudes
Politique d'exceptions
Finalement …
10
11. … Un constat
sans concessions
• De compétences bureautiques faibles
• De mauvaises habitudes de travail
• Inefficacité, perte de temps, etc...
+ une gestion du changement
– une problématique technique
➔ 1 objectif stratégique
➔ 3 axes de travail (technique, formation, comm.)
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12. Objectif stratégique
Faire du changement un levier de progrès pour
l'organisation :
• Renforcer les compétences bureautiques
• Proposer des bonnes pratiques
• Standardiser les documents (modèles)
• Innover avec une communauté de pratique
• Le tout à budget constant
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13. 3 axes de travail
• TECHNIQUE
➔ Analyse du périmètre fonctionnel
➔ Portabilité et interopérabilité
• FORMATION
➔ Ateliers spécifiques
➔ Support et accompagnement
• COMMUNICATION
➔ Officielle (verticale) et de proximité (horizontale)
➔ Conscientisée sur les enjeux
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14. L'axe Technique
• Ériger des bonnes pratiques et règles d'usages
des formats de documents (interne / externe)
• Analyse du périmètre fonctionnel
• Identifier les points de blocages (.xls)
• Conversion des documents maîtres
• Portage des macros partagées
• Proposer de nouveaux fichiers modèles (odf)
• Promouvoir “API” avec le système d'information
14
15. L'axe Formation
la stratègie - 1/5
➔ Faire du changement un levier de progrès pour
l'organisation :
• Développer les compétences bureautiques
• Rendre les agents plus efficace au quotidien
• Sans pour autant augmenter les coûts de la
formation continue (budget constant)
• Tirer l'expérience des erreurs passées
• Créer une communauté de pratique
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16. L'axe Formation
approche globale - 2/5
➔ Associer les Ressources Humaines
• Bilan des évaluations individuelles
• Analyse des demandes de formation
• Coordination de l'offre de formation
➔ Identifier les acteurs clés et les impliquer
➔ Former ces formateurs internes (« référents »)
➔ Assurer la formation à l'interne
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17. L'axe Formation
du sur-mesure - 3/5
Assurer la formation à l'interne
Lundi 23 mars Mardi 24 mars Mercredi 25 mars Jeudi 26 mars Vendredi 27 mars
Rez-de-chaussée Rez-de-chaussée Salle du 2e étage Rez-de-chaussée Rez-de-chaussée
9h00 Mise en page et Création d'une base Tableaux et images
impression de données dans Writer
9h30 dans Calc
• Ateliers spécifiques
Mise en page Création de
et styles formulaires
10h00 d'un document
• Sur-mesure
10h30
11h00 Calculs : formules et Création d'une Outils de recherche
fonctions présentation avec documentaire
• Cycles courts 11h30
12h00
Impress
Faire une veille avec
• Théorie / Pratique
les flux RSS
12h30
13h00
• Innover 13h30
14h00
• « Vendredis OOo »
Création et utilisation Saisie: menus
Analyse de données:
de fichier déroulants et
14h30 filtres et tris Modèles Publipostage et validation de
Analyse de données: données
étiquettes
15h00 pilote de données
(équivalent du
tableau croisé
15h30 dynamique)
16h00
16h30 17
18. L'axe Formation
le support - 4/5
● Le support comme acteur du changement
➔ Du support classique au « support 2.0 »
➔ Vers la communauté de pratique
● Organiser le « Support 1.0 » (papier, mail, web)
● Mise à dispositions de livres de référence
● assistance-openoffice@auf.org
● Espace documentaire sur l'intranet :
● Mise à disposition des supports de formation
● Bonnes pratiques, liens web, FAQ...
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19. L'axe Formation
le support - 5/5
● Organiser le « Support 2.0 » (communauté)
• Créer une communauté de pratique
• Identifier les acteurs clés : les « référents OOo »
• Responsabiliser les leaders, impliquer, valoriser
• Animer le groupe de « référents »
• Liste de discussion-openoffice@auf.org (courriel)
• Animer la communauté
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20. L'axe Communication
• Faire une communication « vraie »
• Ne pas cacher les problèmes
• Ne pas sur-vendre le produit
• Officielle / verticale : importance du sponsor
• Conscientiser les agents sur les enjeux
• Ne pas négliger la communication horizontale
➔ La communauté : vecteur de la communication
entre utilisateurs
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21. Problèmes rencontrés
Une satisfaction : Rien d'insurmontable !
• Peu de vrais problèmes techniques
➔ Importance de l'analyse préalable
• Toute une résistance au changement
➔ Qui cache souvent autre chose...
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22. Quelques conseils...
Car on apprend toujours de ses erreurs...
• Ne pas focaliser sur l'outil
• Bien cibler la formation sur le métier
• Ne pas conserver MS Office en parallèle...
• Cibler les utilisateurs « bloquants »
• L'exemple vient d'en haut !
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23. Les facteurs clés
de succès
Une migration centrée sur la personne et non
sur le produit !
– formations ciblée sur le métier
– « correspondants » efficaces et investis
– support réactif aux problèmes
➔ Valorisation de l'individu dans sa maîtrise de
l'outil
➔ L'utilisateur ressort plus compétent, plus efficace
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24. Que retenir ?
Le libre sur le poste de travail ?
Oui, c'est possible !
• Bien planifier
• Bien analyser les besoins et l'existant
• Croire au changement
• En profiter pour unifier les procédures
• En profiter pour développer les compétences
• En profiter pour innover
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