AtlonXpense vous permet de numériser vos notes de frais (tickets caisse, quittances, factures,…) et de les traiter automatiquement en ligne. Finis l'encodage, les tâches chronophages et les contrôles manuels; la seule chose à faire: prendre une photo de vos notes de frais/tickets avec votre téléphone.

1. X P E N S E
Gestion des notes de frais
Garantie d'économie de temps, mobilité, rapidité et
dématérialisation.
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA

2. M&H Atlon Services
Société suisse basée dans le canton de Neuchâtel, forte de 25
ans d’expérience. Fondée par des entrepreneurs inspirés par le
principe d’apporter des outils informatiques innovants à toutes
les entreprises, M&H Atlon Services a axé son développement
sur des critères de qualité élevés et de confiance afin de
construire des relations de longue durée avec ses clients et
partenaires, ce qui permet d’affirmer aujourd’hui autant son
ancrage local que sa portée internationale.
Notre société propose des solutions dans l’accompagnement et
dans la refonte des modèles économiques afin d’avoir des outils
et des solutions compatibles avec l’économie digitale.
Adopter des solutions basées sur le cloud ne suffit
plus; les entreprises doivent trouver de nouvelles
voies de croissance et d’innovation.
M&H Atlon connecte ces solutions cloud a vos
systèmes et vos processus.
Nous donnons aux entreprises une technologie
supérieure et une connaissance approfondie du
secteur.
Solutions cloud’s
Nous proposons des services de
développement logiciel utilisant
différentes approches en fonction de
votre projet et de votre idée.
Que vous soyez une entreprise bien
établie ou une startup, nous pouvons
trouver le moyen qui fera la différence
et aidera votre entreprise à se
développer.
offre un large éventail de solutions aux
entreprises et aux organisations leaders
dans le monde entier.
Développement logiciel sur mesure
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA

3. Mobilité Garantie d'économie de temps
Côntrole Dématérialisation
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Valeur probante

4. Collaborateur
Enregistre ses dépenses
professionnelles en moins
1 minute
Transfère ses justificatifs à
valeur probante depuis son
mobile
Suit le remboursement
de ses notes de frais
Manager
Est informé instantanément
d'une nouvelle demande de
validation
Gère les budgets de dépenses
dans le temps, par projet,
client, etc.
Valide le remboursement des
frais professionnels en un clic.
Comptabilité
Contrôles automatiques par les
règles définies par l’entreprise.
Alerte automatiques en cas de
non respect des règles de
validation (plafond, cohérence,
etc.)
Imputation automatique au
système comptable et/ou ERP.
Une gestion simplifiée de vos notes de frais !
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA

5. Collaborateur
Saisir le ticket/dépense depuis
le smartphone . Moins 1 minute
Manager
Gérer et valider les dépenses
en temps réel. Suivre par client
/ projet.
Comptabilité
Contrôles automatique et
écritures automatiques a tout
système comptable
Une gestion simplifiée de vos notes de frais !
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA

6. Fonctionnalités
A P P L I C AT I O N M o b i l e
A n d r o i d / i O S ( i P h o n e )
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7. Social Media Analysis!Application mobile / smartphone
Pour les collaborateurs
l’application mobile doit être
Simple et intuitive
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8. Création et gestion des tickets
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA
Envoi à validation automatique.
Information détaillée sur les
changements d’états d’un ticket.
Création
. Dépense / Débours
. Dépense multi TVA
. Trajet
Saisie rapide par
l’enregistrement de la dernière
donnée saisie.
Prise du ticket / dépense depuis
. Appareil photo
. Galerie
. Fichier PDF
Résume sur les principaux
indicateurs et totaux.

9. Création et gestion des tickets
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA
Envoi à validation automatique.
Information détaillée sur les
changements d’états d’un ticket.
Création
. Dépense / Débours
. Dépense multi TVA
. Trajet
Saisie rapide par
l’enregistrement de la dernière
donnée saisie.
Prise du ticket / dépense depuis
. Appareil photo
. Galerie
. Fichier PDF
Résume sur les principaux
indicateurs et totaux.

10. Création et gestion des trajets
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA
Calcul automatique des
kilomètres.
Selon type de véhicule
configuré, calcul automatique
des frais.
Saisie de lieu de départ, lieux
intermédiaires et lieu final
Affichage du parcours le plus
optimal.
Gestion des parcs des véhicules
et véhicules de location.

11. Création et gestion des voyages
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Calcul et génération des
indemnités automatiques.
Création du voyage
. Lieu – Nom du voyage
. Date et heure de départ
. Date et heure d’arrivé
Sélection si calcul d’indemnités
automatiques.
Gestion du voyage avec ses
dépenses.

12. Fonctionnalités
A P P L I C AT I O N W E B
V u e u t i l i s a t e u r

13. Liste et gestion des dépenses
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Suivi en temps réel des
dépenses et celles de ses
collaborateurs si validateur.
Filtres personnalisés.
Suivi détaillé des dépenses
selon ses préférences.
Rapport personnalisé par
collaborateur.
Création rapide et intuitive des
dépenses, dépenses multi-TVA,
factures et frais kilométriques.
Saisie rapide des dépense en
masse.
Exportation classique Excel avec
répartition des coûts par services

14. Saisie d’une nouveau ticket
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Possibilité d’ajouter d’autres
collaborateurs ou participants .
Champs principaux
. Compte (utilisateur)
. Description ticket
. Voyage (si correspond)
. Client
. Projet
. Service
. Méthode de paiement
. Devise de base
. Pays / Monnaie
. Montant
. TVA
. Date
. Remarques
Historique et traçabilité
Gestion des commentaires
Support PNG, JPG, PDF, Docx, …
Champs personnalisés

15. Gestion et suivi des voyages
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA
Gestion automatique des
indemnités.
Détail des dépenses par voyage
Génération automatique des
frais d’indemnité par voyage
. Petit déjeuner
. Repas
. Hôtel
. . .
(Selon règles de la société)
Création et gestion des voyages
. Date et heure départ
. Date et heure arrivé
Compte d’imputation par
voyages et centre de coûts

16. Statistiques personnels
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Indicatifs des dépenses et Km
mensuels.
Résume des tickets selon état
. A soumettre
. En attente de validation
. Rejetées
Statistiques personnels par
. Service
. Client
. Projet
. Devise
. Mode de paiement
. Compte

17. Fonctionnalités
A P P L I C AT I O N W E B
V u e v a l i d a t e u r
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA

18. Validation des dépenses
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Rejet avec commentaire
obligatoire
Filtres de validation par
collaborateurs ou général
Traçabilité de la validation
Actions sur la dépense
. Valider
. Modifier / Corriger
. Rejeter
Affichage simplifié de la pièce
(Ticket, facture, …)
Vue générale de dépenses par
voyage

19. Validées – A exportation
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Valeur probante (destruction du
ticket papier.
Changement d’état du ticket à
payé
Exportation
. Systèmes comptables
. ERP
. Système de RH
Système comptable GED – Valeur probante

20. Gestion des paiements
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA
Gestion des acomptes.
Rapports
Gestion de paiements par
. Collaborateurs
. Période
En cas de pas être lié a un
système tiers, module de gestion
des paiements.

21. Dépenses archivées – Consultation
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA
Recherche avancée
Consultation des dépenses
. Par collaborateur
. Totaux
Lien avec GED (Valeur probante)

22. Rapports
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA
Rapports sur des dépenses
archivées.
Rapports
. Par clients
. Par clients / projets
. Par service
. Par collaborateur

23. Configuration
A P P L I C AT I O N W E B
S o c i é t é e t g é n é r a l e
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA

24. Collaborateurs – Centre de coût Clients / Projets Services / TVA par pays
Conversion automatique de devises Validateurs / Délegation Champs personnalisés
Options de configuration
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA

25. Gestion des indemnités
Journal des indemnités
Options de configuration
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA
Définition des règles d’indemnité par fonction du collaborateur

26. Gestion des indemnités
Journal des indemnités
Options de configuration
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA
Définition des règles d’indemnité par fonction du collaborateur

27. Liste des règles de dépenses
Gestion parc des véhicules
Options de configuration
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA
Définition des règles de dépenses

28. Configuration de la société
Configuration et PlugIns
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA
Connexion avec des applications tiers en passant par des Plugins

29. Configuration de l ’exportation
Alfredo Hofmann © 2019 – M&H Atlon Services SA

30. Conclusion
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31. Amélioration continue
du logiciel
Moteur des règles
puissant
Gestion des indemnités
automatique
Développement
sur mesure
pour une adaption
100% à votre métier
Conclusion

32. MERCI
P O U R V O T R E AT T E N T I O N

33. M&H Atlon Services SA
Nouscontacterinfo@atlon.ch
+41 (0) 76 416 00 75
+41 (0) 79 207 95 32
www.atlon.ch
NEUCHÂTEL, SUISSE
www.atlonxpense.ch