De Chorus Portail pro au service fait de la facture

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A partir du 1er janvier 2017, les collectivités locales et les établissements publics devront être techniquement prêts à recevoir les factures électroniques produites par certains de leurs fournisseurs : des connecteurs entre la solution mutualisée « Chorus Portail Pro » et le système d’information de la collectivité seront nécessaires pour permettre le traitement des documents. Atol C&D et Alfresco vous proposent une présentation sur le traitement de la facture avec les différents scénarios identifiés et les solutions proposées.

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De Chorus Portail pro au service fait de la facture

  1. 1. 1www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com De Chorus Portail pro au service fait de la facture avec Atol C&D et Alfresco 1
  2. 2. 2www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com 2 Agenda  Présentation de la société Alfresco et ses actualités  Présentation Atol C&D  Introduction sur le cadre réglementaire lié à la dématérialisation des factures via Chorus Portail Pro.  Présentation des différents scénarios de traitement pour l’intégration de la facture en GED, la certification du service fait.  Focus sur l’intégration en GED : fonctionnement et avantages  Démonstration d’un workflow de service fait en GED  Questions réponses
  3. 3. 3www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Présentation Atol C&D
  4. 4. 4www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com réalisation de vos applications métiers une expertise au service de l'efficience des applications, +80 collaborateurs des solutions Open Source de référence Expertise et Agilité UX & UI : des applications adaptées à leurs utilisateurs un engagement sur la durée avec nos clients, nos collaborateurs, une volonté de capitaliser sur l'humain et les retours d'expériences de nos collaborateurs. R&D > 10 %
  5. 5. 5www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Nos activités Information géographique, web sémantique, au service de l’expérience utilisateurs GED, BPM, numérisation, IntranetDes solutions open source pour libérer votre décisionnel IAM, ESB, Search, Cloud souverain open source (OpenStack, Ceph, KVN…) Pentaho, une solution innovante, flexible, sans limite d’utilisateurs, adoptée par de nombreuses entreprise ou administrations (Ministère des Finances, Intérieur, Agriculture, Ecologie, Cerema, ANFR, ASN…) GED et workflow pour motoriser vos processus documentaires… associés aux meilleurs CMS Open Source pour votre intranet
  6. 6. 6www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Un pôle ECM / GED ● Partenaire officiel depuis 2006 ● Contributeur officiel au cœur logiciel d’Alfresco ● +25 collaborateurs pour notre pôle ECM : • Ingénieurs / Architectes certifiés • Consultants / Analystes Votre intégrateur Alfresco
  7. 7. 7www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com01/06/2016 Conseils, intégration, maintenance... ● Une équipe pluri disciplinaire (consultants, architectes, ingénierie) ● Des ingénieurs certifiés
  8. 8. 8www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Le travail sur le long terme, De nombreuses références
  9. 9. 9www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Expertises et retours d’expérience pour les collectivités locales Dernières signatures : CD46, CD73, CD59, CD91, CD2A, Région Haut de France, CD78, Institut de Recherche pour le Développement… Contrats cadres : CD93, CD33, CD14, CD41…
  10. 10. 10www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Notre offre GED collectivité Alfresco De nombreux modules complémentaires (connecteur parapheur, statistiques…) Des modules métiers
  11. 11. 11www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Les attentes de nos clients Mettre en œuvre un socle de dématérialisation pour leur organisation • GED • Parapheur électronique • Chaine de numérisation • Archivage électronique... Capitaliser sur ce socle pour optimiser les processus de gestion : • En complément des applications • Organisation cohérentes de l'information : des dossiers contextuels • Recherche, collaboration • Fonctions à valeur ajoutée pour les agents
  12. 12. 12www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Les apports de la GED La GED doit apporter une valeur ajoutée à l'utilisateur pour le traitement de ses dossiers : • Information en amont sur les dossiers, suivi • Recherche • Processus de traitement • Exhaustivité du dossier • Partage et collaboration Elle vient compléter les applications sur des services non fournit par l'application • Accès à l’ensemble des corpus métier, • Un document peut être utilisé dans différents contextes métiers, par plusieurs applications, • Notification, workflow • Acquisition, diffusion, recherche • Signature électronique, archivage...
  13. 13. 13www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com CPP, QUELQUES RAPPELS
  14. 14. 14www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Obligations et échéances • Quelle montée en charge ? • Les entreprises vont elle anticiper les échéances ? • À compter du 1er janvier 2017, les collectivités locales et les établissements publics recevront des factures électroniques de la part de leurs fournisseurs et d'autres entités publiques Source AIFE
  15. 15. 15www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Principes • Trois possibilités d'émission et de réception des factures sont proposées • le mode Portail • le mode Service (API) • le mode EDI • Le service est accessible gratuitement sur internet • Les fournisseurs peuvent déposer leurs factures et suivre l'état d'avancement des paiements. Quelque soit le mode de transmission Chorus Portail génère un flux pivot pour faciliter les échanges et l’intégration aux systèmes d’information des entités publiques.
  16. 16. 16www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Modalité d’accès • L'EDI (Échange de Données Informatisé) propose des échanges selon un format standardisé. Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence. Ce mode nécessite le raccordement via un tiers de télétransmission un Tiers De Télétransmission (qui ce raccordera via une plateforme mise à disposition par la DGFIP) • Le mode portail : Le mode portail est accessible aux fournisseurs via internet il suffit de disposer d’un compte utilisateur, il permet le dépôt PDF ou d'un fichier XML, et la saisie de données dans un formulaire sur le portail. • Le mode API, met à disposition un ensemble de services interrogeables à partir d’un système d’information
  17. 17. 17www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Le flux pivot • La facture sous forme de pièce jointe • Et, le cas échéant, les pièces justificatives (PJ) complémentaires qui auraient été jointes par le fournisseur (bon de commande…) Le flux pivot présente • Les données • données relatives à l’en-tête et au pied de facture : identification du fournisseur, des éléments caractéristiques de la facture (N°, date…) des montants • ainsi que certaines informations des lignes de facturation lorsque le fournisseur a communiqué sa facture sous forme de données structurées
  18. 18. 18www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Les données Les possibilités de paramétrage Chaque entité publique pourra rendre obligatoire • la mention d'un code service (permettant de ventiler les factures) • la référence à l’engagement comptable Source AIFE
  19. 19. 19www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Modalités de suivi Source AIFE
  20. 20. 20www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com QUELS SCÉNARIOS DE TRAITEMENT
  21. 21. 21www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Enjeux pour la gestion des pièces justificatives du PES V2 • Au delà de la transmission des pièces, la mise en œuvre de la dématérialisation sert à l’optimisation des processus de traitement et de gestion des dossiers • Enjeux : • Amélioration des pratiques, harmonisation • Qualité comptable • Réduction des délais • Sécuriser les échanges
  22. 22. 22www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Différents scénarios de traitement possible Des scénarios qui évolueront entre 2017 et 2020 • « urgence » • Optimisation des processus dans la phase de montée en charge Les scénarios dépendent : • du patrimoine applicatif de l’organisation : capacité de la GEF, des connecteurs • De son organisation (centralisée, décentralisée) et de ses procédures de traitement • Des objectifs pouvant varier (volumétrie, choix stratégiques…) A prendre en compte : pendant la période transitoire, gestion d’un flux électronique et d’un flux papier
  23. 23. 23www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Différents scénarios de traitement possible Les champs des choix Ou
  24. 24. 24www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Les principaux éditeurs disposent également désormais de connecteurs permettant une intégration plus ou moins poussée avec la solution Alfresco : • Délégation du stockage des pièces en GED • Dépôt de pièces en GED • Référencement d’une pièce de la GED • Mise à jour des méta données ou non selon les éditeurs • Gestion des droits d’accès Nous avons mené ou sommes en train de mener différents projets d’intégration GEF – Alfresco. Les principaux éditeurs proposent des connecteurs CPP Nous proposons un connecteur CPP Alfresco LES CONNECTEURS GEF / CHORUS, GED NOTRE CONNAISSANCE DE L’EXISTANT
  25. 25. 25www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Traitement de la facture Dépend des pratiques et solutions en place, par exemples ; • Accès à la GF ou au parapheur pour l’ensemble des acteurs concernés ? (chef de projet pour la validation métier…) • Présence d’un GED ou non ? Dans une logique GED transverse les Agents se sont ils appropriés les interfaces et disposent ils d’un accès • Connecteur GF et capacités ? • Niveau de « maturité » des projets de dématérialisation ? Des bases documentaires utiles à la gestion des pjs sont déjà structurées en GED (marchés publics, délibérations…) • Mode de traitement actuel ? • Intégration des contenus de CPP, de flux numérisés • Validation du service fait • GED • Parapheur • GF • Papier Les scénarios de traitement
  26. 26. 26www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Un scénario de traitement avec Alfresco GED et BPM au service du traitement de la facture
  27. 27. 27www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Pourquoi en GED ? • Le traitement de certaines pièces est réalisée par des acteurs qui n’ont pas accès à la Gestion financière • Les processus sont implémentés avec des interfaces optimisées (prévisualisation+meta données, tableaux de pilotages, documents suggérés…), interfaces GED qui seront utilisées par ces mêmes utilisateurs dans d’autres contextes (GED Transverse, appropriation des interfaces…) • Gouvernance du patrimoine documentaire • De nombreuses pièces justificatives ont vocation à être en GED en amont • Dossier de marchés publics Délibération, conventions • Rapport, PV de recettes • Commandes, factures… • Prise en compte de la phase intermédiaire avec des flux numérisés ou nativement numériques : un même cycle de traitement quelque soit le mode de transmission.
  28. 28. 28www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Connecteur Chorus Portail Pro Lancement du module de service fait. • Contrôles d’unicité de la facture • Retours intermédiaires à CPP pour les messages fournisseurs (Service Fait, Suspendu, Refusé, Mandaté). • Le retour sur le fait que la facture est payée est fait par Hélios. Connecteur CPP 2017 pour Alfresco: • Connexion sécurisée en mode API • Découpage et interprétation du flux Pivot • Insertion dans Alfresco • Retour d’information à CPP sur les statuts Connecteur Alfresco
  29. 29. 29www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Service fait avec Alfresco Intégration avec les référentiels de la gestion financière • Eviter les saisies • Normalisation Accès aux autres pièces justificatives Fonctions à valeur ajoutée • Tableau de pilotage • Documents suggérés Prise en compte des informations disponibles pour le routage : • Informations disponibles via chorus (code service), • Informations disponibles via la numérisation • Informations complétées par des utilisateurs Un même traitement pour les factures CPP ou numérisée
  30. 30. 30www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Démonstration
  31. 31. 31www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Questions ? 31
  32. 32. 32www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com MERCI pour votre attention Notre site : http://www.atolcd.com Twitter : https://twitter.com/atolcd Chaine Youtube : https://www.youtube.com/user/atolcd LinkedIn : https://www.linkedin.com/company/atol- conseils-et-d-veloppements Viadeo : http://www.viadeo.com/fr/company/atol- conseils-developpements Retrouvez nous sur
  33. 33. 33www.atolcd.co m Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com Vos contacts Michael Neault Ingénieur d’affaires m.neault@atolcd.com Charles Juhel Business Developper c.juhel@atolcd.com Jean Philippe Porcherot Directeur Général jp.porcherot@atolcd.com Michaël Domanski Directeur ECM m.domanski@atolcd.com

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