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Mobilic - Notice d'utilisation pour gestionnaire - 03-2022

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Notice d'utilisation pour gestionnaire - Mars 2022

Mobilic - Notice d'utilisation pour gestionnaire - 03-2022

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Simplifier le suivi et le respect du temps de
travail des travailleurs mobiles
Notice d’utilisation - gestionnaire
Contenu de ce mode opératoire
1. Présentation de l’outil Mobilic : à quoi ça sert ?
2. Explication du fonctionnement de chaque profil utilisateur (travailleur mobile /
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3. Démarrer en tant gestionnaire : se créer un compte, inviter des salariés et consulter
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  • 1. Simplifier le suivi et le respect du temps de travail des travailleurs mobiles Notice d’utilisation - gestionnaire
  • 2. Contenu de ce mode opératoire 1. Présentation de l’outil Mobilic : à quoi ça sert ? 2. Explication du fonctionnement de chaque profil utilisateur (travailleur mobile / gestionnaire) 3. Démarrer en tant gestionnaire : se créer un compte, inviter des salariés et consulter leur temps de travail
  • 3. Pourquoi Mobilic ? Simplifier le suivi et le respect du temps de travail des travailleurs mobiles les travailleurs mobiles les corps de contrôle de l’Etat les responsables d’exploitation Mobilic c’est pour qui ? 🚚 👨💻 👮 Besoin : saisir et consulter mon temps de travail en temps réel Besoin : récupérer les données de temps travail des collaborateurs pour faire le lien avec la paye Besoin : pouvoir contrôler le respect du droit du travail
  • 4. Que peut faire chaque profil utilisateur dans Mobilic ? Profil 🚚 Travailleurs mobiles 👨💻 Responsables d’exploitation= gestionnaire Que peut-il faire dans Mobilic ? ● Saisir son temps de travail (en temps réel) et modifier en cas d’erreur /oubli ● Consulter son historique de temps de travail ● Créer une entreprise sur Mobilic (lié SIRET) ● Gérer les membres de l'établissement ● Gérer la flotte de véhicules ● Voir et valider les temps de travail saisis par les travailleurs mobiles dans Mobilic dans le tableau de bord ● Saisir son temps de travail (si pertinent) Précisions ● Chaque entreprise peut rattacher autant de "travailleurs mobiles" que de collaborateurs soumis au LIC ● Il peut y avoir plusieurs gestionnaires par entreprise ● 1 gestionnaire peut gérer plusieurs entreprises en même temps Support d’utilisation préconisé La logique du LIC implique la dimension “portable” et “mobile”. La saisie est idéale sur smartphone ou tablette Les actions seront principalement gérées sur ordinateur fixe, via l'interface web de Mobilic.
  • 5. C’est parti : RDV sur https://mobilic.beta.gouv.fr/
  • 6. 👨💻 Démarrer en tant que membre de l’équipe de gestion administrative / direction
  • 7. LES ÉTAPES CLÉS POUR UTILISER LE RÔLE GESTIONNAIRE 1. S’INSCRIRE = SE CRÉER UN COMPTE 2. CRÉER L’ENTREPRISE 3. INVITER MES COLLABORATEURS 4. CONSULTER LE TEMPS DE TRAVAIL DES MEMBRES DE L’ENTREPRISE 5. PARAMÉTRER INFORMATIONS DE MON ENTREPRISE (ex. immat véhicules, adresses fréquentes) 6. RÉCUPÉRER LES DONNÉES DE MES SALARIÉS Pré-requis pour démarrer Utiliser Mobilic au quotidien
  • 8. ETAPE 0 - JE VAIS SUR MOBILIC DANS MON NAVIGATEUR Adresse : https://mobilic.beta.gouv.fr/ Je clique sur « Inscription » (si je n’ai pas de compte)
  • 9. ETAPE 1a - JE M’INSCRIS (SUR ORDINATEUR) Je sélectionne le profil gestionnaire
  • 10. ETAPE 1b - JE M’INSCRIS (SUR ORDINATEUR) Je complète le formulaire d’inscription ou j’utilise l’outil d’authentification France Connect pour créer mon compte
  • 11. ETAPE 2a - JE CRÉE MON ENTREPRISE SUR MOBILIC J’indique le SIREN de mon entreprise Je sélectionne l’établissement concerné. J’atteste être autorisé à le créer
  • 12. ETAPE 2b - J’ACTIVE MON ADRESSE EMAIL ● Je reçois un mail de confirmation sur la création de mon compte ● Je clique sur le lien indiqué dedans pour activer mon compte ● Une fois cela fait, je peux commencer à utiliser Mobilic dans mon Espace
  • 13. ETAPE 3 - J’INVITE MES COLLABORATEURS Sur la page « Entreprise(s) » de mon espace Mobilic je peux inviter mes salariés : ● soit par e-mail en renseignant leur adresse mail ● soit en renseignant directement leur identifiant Mobilic s’ils ont déjà un compte et que je connais leur numéro 1. Je clique sur le bouton “Inviter” 2. J’ajoute le mail ou l’identifiant Mobilic du salarié 4. Je valide -> le salarié reçoit un e-mail : il n’a plus qu’à valider la création de son compte pour pouvoir saisir son temps de travail 3. Je coche cette case si le salarié est également gestionnaire. Il pourra alors valider les temps de travail des autres salariés
  • 14. ETAPE 3 - J’INVITE MES COLLABORATEURS 1. Si j’ai beaucoup d’employés, je peux tous les inviter en même temps en cliquant sur ce bouton 2. Je copie ensuite dans cet encart l’ensemble des adresses e-mail des salariés que je veux inviter sur Mobilic
  • 15. ÉTAPE 4 - JE CONSULTE LE TEMPS DE TRAVAIL DES MEMBRES DE L’ENTREPRISE - Je peux consulter les journées de travail des travailleurs à plusieurs mailles temporelles (jour, mois, semaine) - Je peux faire défiler l’écran pour remonter dans le temps - Je peux filtrer par employé pour ne garder que les données qui m’intéressent Si un de mes salariés a oublié de remplir une journée de travail, je peux le faire moi-même en cliquant sur ce bouton
  • 16. ETAPE 5a - Paramétrer les informations de mon entreprise => GÉRER MA FLOTTE DE VÉHICULES - Les véhicules enregistrés seront directement accessibles dans l’application mobile : les travailleurs n’auront plus besoin de rentrer à la main les numéros d’immatriculation
  • 17. ETAPE 5b - Paramétrer les informations de mon entreprise => ENREGISTRER MES ADRESSES FRÉQUENTES - Les adresse enregistrées seront directement accessibles dans l’application mobile : les travailleurs n’auront plus besoin de rentrer à la main ces adresses
  • 18. ETAPE 5c - Paramétrer les informations de mon entreprise => ACTIVER OU DESACTIVER LES MODES OPTIONNELS Si mes collaborateurs ne travaillent pas en équipe, je peux désactiver le mode équipe et le temps accompagnement Si mes collaborateurs doivent prendre le train, le ferry, l'autocar ou l'avion pour se rendre sur un chantier, je peux l’ajouter à leur journée de travail en activant le temps de liaison
  • 19. ETAPE 5c - Paramétrer les informations de mon entreprise => ACTIVER OU DESACTIVER LES MODES OPTIONNELS Si mon LIC sectoriel ne prévoit pas la saisie du kilométrage, je peux désactiver sa saisie (a priori seulement pour le déménagement) Si je forfaitise les frais de mes employés, je peux désactiver la saisie des frais Si mes salariés ne travaillent pas à la mission, je peux désactiver le nom de mission
  • 20. ETAPE 6a - VALIDER LES INFORMATIONS SAISIES Si je n’ai pas d’observation, je peux valider directement les données saisies par mes collaborateurs Une notification m’indique le nombre de saisies qui ne sont pas encore validées
  • 21. ETAPE 6b - MODIFIER LES DONNÉES SAISIES Si j’ai besoin de vérifier les informations saisies par le salarié, je clique sur la ligne correspondante, le détail de la mission s’ouvre alors
  • 22. ETAPE 6b - MODIFIER LES DONNÉES SAISIES Je peux modifier l’ensemble des informations saisies par le salarié lors de sa mission en cliquant sur les stylos. Le salarié sera informé de ces modifications par e-mail. Ces dernières apparaîtront également dans son historique. Je peux ajouter une activité dans le cas où le salarié aurait oublié
  • 23. ETAPE 6b - MODIFIER LES DONNÉES SAISIES Une fois que j’ai définitivement validé la mission, je ne peux plus la modifier. Seul l’ajout de commentaires sera disponible.
  • 24. ETAPE 7a - RÉCUPÉRER LES DONNÉES DE MES SALARIÉS 1. Je clique sur « Exporter » - Je peux télécharger au format Excel ou C1B le détail d’activité pour tous mes salariés. - Le fichier contient les données d’activité de mon entreprise (pour tous les employés ou pour ceux que je sélectionne) dans la période sélectionnée
  • 25. ETAPE 7b - RÉCUPÉRER LES DONNÉES DE MES SALARIÉS 2. Je sélectionne le format du fichier
  • 26. ETAPE 7c - RÉCUPÉRER LES DONNÉES DE MES SALARIÉS 5. Je télécharge les données au format choisi 3. Par défaut, je télécharge les données de l’ensemble de mes salariés. Je peux néanmoins filtrer par salarié si je le souhaite 4. Je sélectionne la période concernée
  • 27. Pour partager tous vos retours, écrivez-nous à : mobilic@beta.gouv.fr Une question ? https://faq.mobilic.beta.gouv.fr/mobilic-cs/
  • 28. ANNEXE - INSTALLER L’APPLICATION MOBILIC SUR SON BUREAU Sur Google chrome (attention, cette manipulation ne fonctionne pas sur les autres navigateurs), je me connecte sur https://mobilic.beta.gouv.fr 1. Sur le menu en haut à droite, je sélectionne “Installer Mobilic...” https://mobilic.beta.gouv.fr
  • 29. ANNEXE - INSTALLER L’APPLICATION MOBILIC SUR SON BUREAU 2. Je clique ensuite sur “Installer” https://mobilic.beta.gouv.fr
  • 30. ANNEXE - INSTALLER L’APPLICATION MOBILIC SUR SON BUREAU 3. Une fois le téléchargement effectué, je peux faire glisser Mobilic sur mon bureau. Je pourrai alors cliquer directement sur l’icone pour accéder à mon compte gestionnaire