SciencesConf.org : plateforme de gestion de congrès scientifiques. Février 2019

1. PLATEFORME DE GESTION
DE
CONGRÈS SCIENTIFIQUES
https://www.sciencesconf.org/formation/presentation.pdf
Version février 2019

2. Sommaire
 Introduction
 Présentation du portail www.sciencesconf.org
 Présentation de l’espace conférence
 Les modules de la plateforme
– Site web
– Gestion éditoriale
– Gestion de l’inscription
 Les différents accès
– Déposant
– Participant
– Relecteur
– Coordinateur
– Gestionnaire
 Transfert vers HAL
 Evolutions de la plateforme
2

3. INTRODUCTION
3

4. Historique
 2008 - Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil
unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la
communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.
 Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis
 Projet porté par le CCSD
 Septembre 2009 - Début de la réalisation
 Décembre 2010 - Ouverture de la version 1.0 de la plateforme
 Mars 2013 - Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en
place de la version 1.7
 Septembre 2015 - Réalisation d’une nouvelle version
 Décembre 2017 – Lancement de SciencesCall
4

5. Principe
Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le
« cloud CCSD » offrant :
 Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL
de la forme [maconf].sciencesconf.org
– Exemple : https://eucop2018.sciencesconf.org/
 Des adresses mails spécifiques
– Exemple : eucop2018@sciencesconf.org
 Demande d’hébergement simple via un site dédié
5
 Au c u n e i n f r a s t r u c t u r e i n f o r m a t i q u e l o c a l e

6. P O R TA I L
› CRÉATION de l’espace conférence dans le cloud ccsd
› ANNUAIRE des conférences
› CALENDRIER des évènements
E S PA C E C O N F É R E N C E
› POUR LES PARTICIPANTS
- Inscription
- Soumission
› POUR LES ORGANISATEURS
- Hébergement et personnalisation du site web
- Statistique de consultation
- Suivi des inscriptions
- Outils de sélection des contributions
- Mise en place du programme
- Envoi de mail
- Edition électronique
- Transfert vers l’archive ouverte HAL
Organisation de la plateforme
6

7. Sciencesconf.org en février 2019
 7 067 conférences
7
Sciences de l'Homme et de
la Société
28%
Sciences du Vivant
9%
Informatique
9%Physique
8%
Sciences de l'Ingénieur
8%
Chimie
5%
Mathématiques
5%
Sciences de l'Environnement
4%
Planète et Univers
4%
Sciences Cognitives
2%
Economie et Finances
quantitatives
2%
Statistiques
2%
Autres
14%

8. Sciencesconf.org en 2019
 3 712 utilisent le module de gestion éditoriale
– 177 556 résumés, 51 153 communications
– 2 094 abstracts pour la conférence [thermec2018]
– 943 textes complets pour la conférence [cfm2015]
– 2 603 textes exportés vers HAL
 4 272 utilisent le module d’inscription
– 293 511 inscrits
– 1 641 inscrits pour la conférence [uispp2018]
– 1 402 utilisent le module de paiement (913 en ligne
dont 205 via Paybox)
8

9. LE PORTAIL www.sciencesconf.org
9

10. Le portail www.sciencesconf.org
 Demande d’hébergement de la conférence
 Informations sur les conférences en cours
10

11. Consultation des conférences
 Liste
 Par lieux
11
 Chronologique
 RSS

12. Création d’une nouvelle conférence
 Demande de création en 5 étapes :
1. Authentification
2. Description
3. Modules
4. Site internet
5. Récapitulatif
 Validation de l’hébergement sur la plateforme par le
CCSD
– Vérification d’éligibilité
– Délai moyen 48 heures
12
 E s p a c e C o n f é r e n c e d i s p o n i b l e

13. ESPACE CONFERENCE
13

14. [maconf].sciencesconf.org
14

15. Accès Participant
 Point d’entrée pour le participant sur la
plateforme
 Accès :
– Inscription
– Dépôt des résumés et communications
– Programme, annonces
– Consultation des informations de la conférence
15

16. Accès Organisateur
 Site Web
– Hébergement
– Personnalisation : gabarit, apparences, contenu, …
– Statistiques de consultation
 Administration
– Configuration des listes : thématiques, types de dépôt, …
– Paramétrage de la conférence : période de soumission, de relecture, d’inscription, …
 Inscription
– Construction du questionnaire
– Suivi des inscriptions
 Gestion scientifique
– Outils de sélection des contributions
– Mise en place du programme
– Envoi de mail : appel à soumission, relance, …
– Edition électronique
– Transfert des communications sur l’archive ouverte HAL
16

17. Rôles utilisateurs
 Administrateur
Configuration de la conférence
Ouverture du site au public
Ce rôle comprend les rôles de : coordinateur, de webmaster et de gestionnaire
 Coordinateur
Organisation du travail de relecture : définition des relecteurs, répartition des
soumissions, sélection des soumissions
 Rédacteur
Accès aux évaluations des relecteurs
 Relecteur
Evaluation des soumissions
 Gestionnaire
Accès au suivi des inscriptions
 Webmaster
Gestion du site web de la conférence : apparence, contenu, statistiques
17

18. Rôles utilisateurs
18
Privilèges Rights
/ Modules
Dépôts
Submissions
Inscription
Registration
Gestion
éditoriale
Editorial
management
Relecture
Reviewing
Programme
Program
Gestion des
mails
Mailing
management
Gestion de
l'inscription
Registration
management
Site web
Website
Administration
Administration
Administrateur
Administrator
        
Coordinateur
Coordinator
     
Rédacteur
Redactor
  
Relecteur
Reviewer
  
Gestionnaire
Administrative
   
Webmaster
Webmaster
   

19. SITE WEB
19

20. Administration Site Web
 Langues de l’interface
Définition des langues disponibles pour le site web de la
conférence (Français, Anglais, Espagnol)
 Charte graphique
– En-tête Personnalisation du bandeau du site
– Disposition Mise en page du site
– Apparence Définition du thème graphique
 Menu
Gestion du contenu du site public (pages)
 Statistiques de consultation
20

21. En-tête du site
3 méthodes de personnalisation :
 Formulaire rapide
En-tête créé automatiquement à partir des informations
renseignées
21

22. En-tête du site
 En-tête image ou HTML
22

23. Disposition
Définition de la structure du site web:
 Menu Vertical
 Menu Horizontal
23

24. Apparence
3 méthodes de personnalisation du style :
 Styles prédéfinis
24

25. Apparence
 Formulaire rapide
Style créé automatiquement avec
les informations renseignées
 Style avancé
– Accès aux feuilles de styles CSS
25

26. Contenu du site web
Définition des pages constituant le site web de
la conférence
 Pages prédéfinies
Planning, consultation,
recherche,
Liste des participants, …
 Pages personnalisables
Pages HTML, liens, galeries, …
26
 P o s s i b i l i t é d e d é f i n i r d e s d r o i t s d ’ a c c è s
a u x d i ff é r e n t e s p a g e s d u s i t e e n f o n c t i o n d e s
r ô l e s u t i l i s a t e u r s

27. Pages prédéfinies
 Actualités de la conférence
Accessible sur une page du site
 Page Sponsors
Liste des partenaires de la conférence
 Liste des participants
Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions
 Programme de la conférence
Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée
 Consultation des soumissions
Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur
 Recherche
Recherche dans les soumissions pour la conférence
27

28. Pages personnalisables
 Page d’accueil
Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)
 Page personnalisable
Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)
 Galerie photo
Diaporama des photos déposées
 Liens extérieurs
 Lecteur flux syndication extérieurs (RSS)
 Fichiers déposés
 Dates importantes
28

29. Statistiques
 Outil externe d’analyse des visites
du site web intégré pour chaque conférence

29
 h t t p : / / p i wi k . o r g /
 h t t p : / / w w w. g o o g l e . c o m / a n a l y t i c s /

30. GESTION SCIENTIFIQUE
30

31. Fonctionnement avec dépôt de résumés
Déposants,
auteurs
1- Dépôt
31
Relecteurs Coordinateur
2- Relecture 3- Sélection
Répartition
Résumés
déposés
Résumés
relus
Résumés
acceptés
Mise en place
du programme
Edition du recueil
des résumés
Publipostage

32. Fonctionnement avec dépôt de résumés puis
textes complets
Déposants,
auteurs
1- Dépôt
32
Relecteurs Coordinateur
2- Relecture 3- Sélection
Répartition
Résumés
déposés
Résumés
relus
Résumés
acceptés
Mise en place
du programme
Edition du recueil
des résumés et des
actes
Publipostage
4- envoi des
notifications
aux déposants
6- Relecture 7- Sélection
Textes complets
déposés
Textes complets
relus
Textes complets
acceptés
5- Dépôt des
textes complets

33. Configuration du dépôt
 Définition des types de dépôts (oral, poster,…)
et des thématiques
 Définition des règles de dépôt:
– Type de document
– Format du résumé
– Période(s) de dépôt
– Alertes mail
 Choix des métadonnées demandées lors du
dépôt
– mots-clés, email des auteurs, …
33

34. Configuration de la relecture
 Définition des relecteurs
– Ventilation des papiers par thématique
– Puis éventuellement par soumission
 Définition des options de relecture
– Relecture (anonymisation possible)
– Périodes par type de dépôt
 Création de grilles de notation pour l’évaluation des dépôts par
les relecteurs
– Ajout de critères de notation
Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, …
 1 note par critère pondérant la note finale
 grille par type de document
 Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts:
– Accès aux avis des relecteurs
– Sélection des dépôts
34

35. Création de(s) grille(s) de relecture
 Ajout de critères d’évaluation
35
 Grille d’évaluation

36. INSCRIPTION
36

37. Configuration de l’inscription
 Configuration en 3 étapes
 Configuration générale
 Construction du formulaire d’inscription
 Configuration du paiement (optionnel)
 Configuration générale
– Période d’inscription
– Validation par l’administrateur des inscrits
– Limite du nombre d’inscrits
– Alerte mail aux administrateurs
37

38. Structure du formulaire
 Champs non modifiables
– Informations liées à la création d’un compte dans
Sciencesconf.org
 Adresse mail, login, mot de passe, nom, prénom
 Champs prédéfinis
– Informations complémentaires
 Titre, url site perso
– Informations sur le laboratoire du participant
 Laboratoire, adresse, pays
 Champs personnalisables
– Informations spécifiques à la conférence
 Catégories, diner de gala, ….
38

39. Construction du formulaire
 Ajout d’éléments de
description
Permettent d’habiller le formulaire
 Titre de section
 Description
 Saut de ligne
 Ajout d’éléments de
formulaires
Attendent une réponse du
participant
 Texte
 Texte long
 Liste déroulante
 Catégorie
39

40. Construction du formulaire
 Éléments texte et texte long
– Libellé, description (optionnel)
– Obligatoire : indique si le participant doit obligatoirement renseigner
ce champ
– Contrôle possible : Vérifie la saisie du participant
 Contrôles : numérique, date, mail
 Liste déroulante, élément catégorie
– Libellé, description
– Obligatoire : indique si le participant doit obligatoirement renseigner
ce champ
– Type de valeurs:
 oui/non, Liste des thématiques, liste des jours de la conférence, liste libre, …
– Si valeurs libres, il faut les saisir une par une
– Le champ catégorie est identique à une liste déroulante
 Champ unique
 Si intégration du paiement, permet de définir des montants de frais d’inscription
différents
40

41. Exemple de formulaire
41

42. Configuration du paiement
 Sélection des moyens de paiement à proposer
aux participants
– En ligne
 URL du système distant
 commentaire
– Par chèque
 Ordre
 Adresse d’envoi
– Par bon de commande
 Adresse d’envoi
– Par transfert bancaire
 Coordonnées bancaires
– Sur place
 Moyens de paiement acceptés
42

43. Frais d’inscription
 Définition du montant des frais d’inscription
– En fonction des catégories
 chercheurs, étudiants, membre association, …
– En fonction des dates
 Possibilité d’ajout d’options
– À partir du formulaire d’inscription créé
auparavant
– Le système présente tous les éléments du
formulaire d’inscription de type « Liste
déroulante »
 exemple: participation au repas de gala : +50€
43

44. Exemple
44

45. Paiement en ligne
 Via Paybox
 Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox
Clé secrète HMAC obligatoire
 Via Service local
 Lien avec une passerelle
 via AzurColloque
prochainement
45
 h t t p s : / / [ m a c o n f ] @ s c i e n c e s c o n f . o r g / p a y b o x

46. Paiement en ligne via Paybox
46
Participant
Gestionnaire
 Saisie
questionnaire
 Envoi données
+
redirection
 Retour paiement
+
redirection
Back office
Service de paiement
PAYBOX

47. Paiement en ligne via Service local
47
Service local
(université, …)
Service de paiement
(PAYBOX, banque, …)
Participant
Service
comptable
 Saisie
questionnaire
 Envoi données
 Redirection paiement  Etat paiement
 Retour paiement
Etat comptable

48. Paiement en ligne via AzurColloque
48
Service de paiement
Participant
Service
comptable
 Inscription
 Redirection
 Redirection paiement  Etat paiement
 Retour
Etat comptable  Saisie questionnaire
(choix tarif + options)

49. OUVERTURE DU SITE
49

50. Publication du site de la conférence
 Selon l’activation de certains modules, le
site de la conférence peut être publié
lorsque les modules suivants ont été
configurés:
– Module de dépôt
– Module de relecture
– Module d’inscription
50
I l e s t p o s s i b l e a u s s i d e f e r m e r l e s i t e a u p u b l i c .

51. LES ACCÈS
51

52. Accès déposant
52

53. Dépôt pour les auteurs
4 étapes :
 Métadonnées
 informations sur la soumission
(titre, …)
 Auteurs
 Liste des intervenants (et
auteurs) de la soumission
avec appartenance des
auteurs
 Fichier(s)
 Texte complet ou documents
annexes (présentation, vidéo,
images, …)
 Conversion automatique
dans le format PDF
 Récapitulatif
53

54. Accès relecteur
54

55. Relecture
 Module accessible
automatiquement en fonction
des dates définies par le
coordinateur
 Accès aux dépôts attribués par
le coordinateur
 Une grille par dépôt
 Possibilité de grilles par type de
document et par type de dépôt
 Possibilité d’ajout de
commentaires, reclassement
des dépôts (dans d’autres
thématiques)
55

56. Accès coordinateur
56

57. Sélection des communications
 Tableau de bord des communications en
temps réel
57
- Acceptation
- Refus
- Demande de
modifications au
déposant
- Modification directe
des communications

58. Accès participant
58

59. Inscription pour les participants
 Lien d’inscription accessible sur le site en fonction
de la période définie par l’administrateur
 Le participant complète le formulaire d’inscription
 Il reçoit une confirmation de son inscription par mail
 Si paiement :
– Le système présente le montant des frais d’inscription
– Choix du mode de paiement (en fonction des modes
définis par l’administrateur)
59

60. Accès gestionnaire
60

61. Tableau de bord des inscrits
 Accès en temps réel aux inscriptions pour la
conférence
 Possibilité d’être alerté pour chaque
nouvelle inscription
 Export de la liste des participants
61

62. L’administrateur peut aussi
 Accéder aux dépôts
 Créer des comptes
 Donner des privilèges
 Exporter la liste des participants
62

63. Consultation des dépôts scientifiques
Tous les abstracts et communications peuvent être
disponibles en consultation sur le site de la
conférence :
– Soit par auteur, intervenant ou thématique que vous avez créés
dans la partie publique (grâce aux pages)
– Soit à partir d’une URL :
 Accès à la page du dépôt :
http://[maconf].sciencesconf.org/IDDOC
 Accès au dépôt au format :
– PDF http://[maconf].sciencesconf.org/IDDOC/document
– XML http://[maconf].sciencesconf.org/export/IDDOC/xml
– TeX http://[maconf].sciencesconf.org/export/IDDOC/tex
63

64. Gestion des emails
64

65. Alias mails
› Création automatique d’un alias par
conférence
› Possibilité de créer d’autres alias préfixés
par l’identifiant de la conférence
65
 [ m a c o n f ] @ s c i e n c e s c o n f . o r g
 E x : [ m a c o n f ] - l i s t e 1 @ s c i e n c e s c o n f . o r g

66. Apparence des mails
 Personnalisation de la structure des mails
envoyés par l’application
 Attention aux images dans les modèles
66

67. Modèles de mails
 Personnalisation du contenu
– Confirmation inscription
– Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt
– …
 Création de nouveaux modèles
– Mise à jour du programme
– Modification des dates de relecture
– …
67

68. Listes de destinataires
 Création de listes de destinataires
prédéfinies
– Pour préparer les relectures
– Pour informer les participants
– …
68

69. Publipostage
 Sélection destinataire
– Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au
moins un papier accepté dans une thématique, liste
personnalisées, …)
– Ajout de nouvelles adresses mails
 Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de
nouveaux mails
– Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi
%%USER%%, %%CONFERENCE%%, …
 Options supplémentaires
– Ajout de pièces jointes
– Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé
réception, …
 Historique des mails envoyés
69

70. Programme
70

71. Programme de la conférence
 Ajout d’événements
– Session,
– Discours,
– Pause,
 Ajout des interventions dans les sessions
– Récupéré dans les soumissions acceptées
 Edition en PDF du programme
 Plusieurs vues disponibles pour le participant
71
 L e p r o g r a m m e e s t u t i l e s i l e m o d u l e
G e s t i o n é d i t o r i a l e e s t u t i l i s é

72. Vue journée
72

73. Vue semaine
73

74. Vue détaillée
74

75. Edition électronique
75

76. Recueil des résumés / actes
 Choix des données
 Type : résumé, texte complet
 Regroupement : programme, thématiques
 Statut des données (acceptées, …)
 Données supplémentaires
 Pages prédéfinies : couverture, table des matières, index
des auteurs, …
 Fichiers extérieurs au format PDF
 Mise en page
 Tri sur les dépôts
 Pagination
 Langue
76
 C r é a t i o n d ’ u n f i c h i e r a u f o r m a t P D F

77. HAL
77

78. Intégration dans l’archive ouverte HAL
 Export vers HAL (sur demande)
 Accord nécessaire des déposants
 Vérification de l’éligibilité
 Création d’une collection HAL
 Transfert des papiers
78

79. Déposants
Auteurs
1- Dépôt
79
Relecteurs Coordinateur
2- Relecture 3- Sélection
Texte complets Dépôts
relus
Dépôts
acceptés
Accord des auteurs
Vérification des dépôts
Demande de transfert
Intégration dans l’archive ouverte HAL
Administrateur

80. Avantages du transfert
 Collection personnalisée pour la conférence
 Diffusion large à travers l’archive ouverte
 Enrichissement des listes d’articles pour les
laboratoires
 Enrichissement de l’archive ouverte HAL
 2 603 textes exportés vers HAL
– Moyenne de 120 dépôts exportés par site
80

81. CONCLUSION
81

82. Evolutions à venir
 Administration
– Choix du type de site : conférence ou d’appel à projets
 Gestion éditoriale
– Améliorer l’édition du programme
– Application mobile pour présentation du programme
– Proposer une répartition aléatoire des soumissions aux différents relecteurs
 Inscription
– Proposer un système complet de gestion des inscriptions (feuilles de présence,
badges)
– Passerelle avec AzurColloque
 Documentation
– Site bilingue externe dédié à la documentation avec création d’une FAQ et d’un
module de recherche
82

83. En résumé, Sciencesconf c’est
83
Transfert
des Textes
complets
Système
de paiement
en ligne
Module de
relecture
Référentiel
AURéHAL
Gestion Scientifique Gestion des inscriptions
Site web Publipostage
 Dépôt des communications /
posters
 Outil de sélection
 Outil de relecture
 Edition du recueil des résumés,
des actes
 Edition du programme de la
conférence
 Construction du questionnaire
d’inscription
 Mise en place du paiement des
frais d’inscriptions
 Tableau de bord permettant le
suivi des inscriptions en temps
réel
 Site multilingue
 Modèles de site prédéfinis ou à
personnaliser
 CMS pour la gestion du contenu du
site
 Outil d’analyse des visites du site web
de la conférence
 Personnalisation d’emails
 Création de modèles d’emails
 Création de liste de diffusion
 Envoi des emails (appels à
communication, relances, …)
Sciencesconf.org

84. Liens
 Portail principal
– h t t p s : / / w w w. s c i e n c e s c o n f . o r g
 Documentation
– h t t p s : / / w w w. s c i e n c e s c o n f . o r g / d o c u m e n t a t i o n / a d m i n
– h t t p s : / / d o c . s c i e n c e s c o n f . o r g ( à v e n i r )
 Contact
– c o n t a c t @ s c i e n c e s c o n f . o r g
 Support
– s u p p o r t @ s c i e n c e s c o n f . o r g
84