Pour une entreprise de services qui effectue des déplacements quotidiens sur les lieux d’intervention, créer une vraie synergie entre les équipes bureau et terrain permet de fluidifier l'activité et de booster sa croissance. Les techniciens sont constamment en mouvement, la communication avec les équipes bureau doit être efficace pour fluidifier l’activité. De nos jours, il existe des outils pour dématérialiser ses interventions, et ainsi profiter de toute la puissance des outils numériques. Voici les principaux conseils pour améliorer sa gestion d'équipes : - Lever les freins dans sa gestion d’intervention - Automatiser intelligemment les tâches qui peuvent l’être - Dématérialiser sa gestion d’interventions - Remonter l’information depuis le terrain - Forger l’esprit d’équipe - Prendre en compte les qualités relationnelles dans les recrutements - Créer un plan d’accueil des nouveaux collaborateurs - Analyser l’information Utiliser des outils modernes comme le logiciel de gestion d'interventions Organilog permet aux intervenants de suivre les plannings, d'accéder aux informations clients et de remonter l'information depuis un simple mobile, directement sur le terrain. Les équipes bureau quant à elle profitent d'une interface web pour gérer les plannings, les devis et factures, gérer les stocks, les demandes d'absences et bien plus ! Pour résumer, afin de créer une vraie synergie entre les équipes bureau et terrain, il est important d'équiper correctement ses collaborateurs et de miser sur l'aspect relationnel pendant les entretiens de recrutement.

1. Améliorer sa gestion
des équipes terrain
et bureau

2. Pour une entreprise de services qui effectue
des déplacements fréquents chez les clients,
Les bureaux

3. Les bureaux Planning - Devis - Infos clients
Descente d'information
Pour une entreprise de services qui effectue
des déplacements fréquents chez les clients,

4. Les bureaux L'intervenant
Pour une entreprise de services qui effectue
des déplacements fréquents chez les clients,

5. Les bureaux
l'une des principales difficultés est de créer
une vraie synergie entre les équipes.
L'intervenant

6. Les bureaux Rapports d'interventions
Signatures | Photos
Remontée d'information
L'intervenant
l'une des principales difficultés est de créer
une vraie synergie entre les équipes.

7. Les bureaux Rapports d'interventions
Signatures | Photos
Remontée d'information
L'intervenant
l'une des principales difficultés est de créer
une vraie synergie entre les équipes.

8. Planning - Devis - Infos clients
Descente d'information
Les bureaux Rapports d'interventions
Signatures | Photos
Remontée d'information
L'intervenant
l'une des principales difficultés est de créer
une vraie synergie entre les équipes.

9. Planning - Devis - Infos clients
Descente d'information
Les bureaux Rapports d'interventions
Signatures | Photos
Remontée d'information
L'intervenant
l'une des principales difficultés est de créer
une vraie synergie entre les équipes.

10. Ces flèches donnent mal à la tête, non ?
Elles représentent les difficultés que les entreprises de
services ont pour traiter l'information et organiser leurs
interventions.

11. De nos jours, certains outils et bonnes pratiques
permettent de faciliter tout ça.

12. Lever les freins
dans sa gestion
d’intervention
#1

13. Il est important de réduire les éléments qui peuvent
stresser les équipes et leur faire perdre du temps.

14. Certaines entreprises utilisent encore
des moyens rudimentaires :
des fiches d’interventions papier
et des tableaux Excel.

15. Le papier et Excel,
c'était bien dans les années 80.

16. Trouver l’information facilement et simplifier
les tâches administratives :
La clé d’une bonne cohésion

17. Exemple des freins les plus courants :
Les fiches d’interventions papier sont remises en mains propres le soir au bureau.
Les équipes bureau doivent donc resaisir l’information sur ordinateur et s’assurer que les informations sont correctes.
Il y a aussi des pertes de fiches d’interventions, ou des écritures illisibles qui font perdre du temps.
Les techniciens ne peuvent donc pas accéder facilement au planning tout au long de la journée et les équipes bureau
doivent prévenir manuellement en cas de changement de planning.
C’est une étape chronophage qui peut pourtant être automatisée.
Les agendas sont fait sur Excel, ou même sur un tableau veleda.
Les fiches d’interventions sont envoyées une à une aux clients par email.

18. Le client ne peut pas accéder à un portail client en toute autonomie pour retrouver les
informations dont il a besoin.
Les équipes bureau sont donc confrontée à un nombre important d’appels et d’emails.
Ici encore une perte de temps et une source d’erreur. Avec des logiciels modernes, il est possible de transformer une
intervention en devis, puis en facture. Et même relancer les impayés !
Isoler les demandes d’absences du reste, c’est la porte ouverte aux erreurs de planning. Intégrer les absences
automatiquement dans le planning permet d’y voir plus clair.
Les devis et factures sont édités manuellements.
Les absences sont gérées indépendamment.
Exemple des freins les plus courants :

19. Automatiser
intelligemment les
tâches qui peuvent
l’être
#2

20. Dans une entreprise de services, il existe de nombreuses tâches
redondantes et chronophages, ce sont de véritables freins à la
productivité.
Ces tâches peuvent être automatisées ou semi-automatisées, à
l’aide d’un logiciel de gestion d’interventions.
la répartition des tâches des techniciens,
l’édition des rapports d’interventions,
l’édition des devis et factures,
la relance des impayés,
l’envoi des avis de passages au client,
la gestion des absences,

21. Dématérialiser sa
gestion d’interventions
#3

22. Il est possible de centraliser l’ensemble d’une activité
en dématérialisant sa gestion d’interventions.

23. En bref, tout se fait sur un logiciel
Avec un téléphone, une tablette ou un ordinateur,
vous centralisez toutes vos actions et documents.

24. Les gros avantages de la dématérialisation des
interventions :
Retrouver l’information facilement
Gagner du temps sur la création des rapports d’interventions
Améliorer la communication d’équipe
Fluidifier la facturation
Créer des statistiques de performances

25. Concrètement, pour les équipes bureau :
Elles accèdent à toutes les informations
(plannings, factures, rapports) depuis une
interface web.
Ils peuvent planifier les interventions,
envoyer les rapports aux clients, éditer les
factures facilement, gérer les absences, etc.
Tout ce qu'il faut pour organiser des
interventions.

26. Pour les équipes terrain :
Une simple application à télécharger sur un
téléphone leur permet de remplir les fiches
d’interventions, de récupérer les signatures clients,
de prendre des photos, d’avoir les itinéraires des
prochaines interventions, etc.
Pour un technicien, la dématérialisation permet de
gagner en autonomie et en professionnalisme, tout
en gagnant du temps.

27. Remonter l’information
depuis le terrain
#4

28. La remontée et la redescente d’informations
dynamisent toute une activité de services,

29. c’est certainement l’engrenage le plus important
et pourtant, celui qui est souvent le moins optimisé.

30. Imaginez...

31. se rendre sur le terrain,
effectuer sa mission,
décrire ce qui a été fait,
prendre des photos,
faire signer le client,
ajouter des commentaires,
et même envoyer le rapport d’intervention
automatiquement mis en forme en PDF
Avec un simple téléphone, l’intervenant peut :

32. Il peut donc remonter l'information
tout au long de la journée,

33. et les équipes bureau peuvent trouver
et traiter l'information facilement,

34. sans attendre le soir pour
que l’information se partage.

35. Forger l’esprit
d’équipe
#5

36. Créer des moments d'échanges
Offrir plus d’autonomie à ses collaborateurs et
les équiper d’outils modernes n’est pas une
raison pour supprimer les réunions utiles et les
moments de discussions entre les équipes.

37. Participer à des escape game
ou activités sportives
Vous avez certainement entendu parler des
Escapes games, c’est un jeu d’énigmes en équipes
qui se déroulent généralement dans une salle
décorée selon des thèmes (pirates, moyens-
âges..).
Ces jeux nécessitent une bonne collaboration et
permettent de forger l’esprit d’équipe.

38. Prendre en compte les
qualités relationnelles
dans les recrutements
#6

39. Vous le savez, nous sommes tous différents.
Certaines personnes peuvent ne pas avoir les qualités
relationnelles compatibles avec le poste concerné.

40. La cohésion d’une équipe passe avant tout par les
qualités relationnelles de ses membres.

41. Créer un plan d’accueil
des nouveaux
collaborateurs
#7

42. Si vous voulez des collaborateurs performants,
il faut en être à la hauteur !

43. Bien intégrer un technicien permet de fidéliser
le collaborateur et de le rendre rapidement opérationnel.

44. partager un livret d’accueil,
réserver des créneaux pour rencontrer les équipes,
désigner un “accompagnateur” dédié,
fournir des outils modernes et performants.
Avoir des collaborateurs heureux, c’est votre mission n°1
Quelques bonnes pratiques pour
accueillir un nouveau collaborateur

45. Analyser
l’information
#8

46. Les statistiques peuvent dire beaucoup de choses.
En utiliser est un excellent moyen de détecter les points
de friction rapidement et ainsi solutionner le problème.

47. Une baisse de performance chez un technicien
ou sur toute une zone géographique ?
Des retards répétés ?
De nombreux indicateurs peuvent sonner l’alerte
pour vous permettre d'améliorer la situation.

48. BONUS
Nous avons rédigé un E-book de 30 pages, avec tous les conseils
indispensables en 2021 pour gérer efficacement ses interventions afin
d’améliorer la cohésion des équipes bureau et terrain. C’est cadeau !
>> Télécharger : le guide de la gestion d’interventions 2021