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1. PARFAITEMENT ZEN
Simplifiez-vous la gestion financière. Passez au Cloud.
Karen Ainley
directrice de la gestion des produits, Sage Live
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GRÂCE À LA GESTION INTÉGRÉE

2. Introduction
Avez-vous déjà réfléchi aux gains de productivité et d'efficacité
permis grâce au transfert de vos informations financières et de
vos données clients des différents logiciels et / ou applications
que vous utilisez actuellement vers un emplacement unique sur
le Cloud ?
Avez-vous déjà imaginé la tranquillité d'esprit que vous
apporterait l'intégration sur le Cloud de votre gestion
administrative et commerciale, en permettant à chaque membre
de votre équipe d'en faire plus et plus vite ?
Avec une solution comptable sur le Cloud, vous devenez maître
des nombreux flux d'informations générés par votre activité et
vous disposez à tout moment d'une visibilité en temps réel, pour
une prise de décision parfaitement éclairée.
Fort de cette nouvelle transparence, vous pouvez beaucoup plus
aisément répondre à cette question cruciale : quelles sont les
véritables attentes de vos clients ?
Ce guide vous dévoile les trois signaux d'alerte auxquels vous
devez être attentif pour savoir exactement à quel moment il est
temps de passer au Cloud pour la gestion de vos informations
financières et de vos données clients.
Il détaille ensuite précisément les différents avantages qu'offre
une solution comptable sur le Cloud pour vous et votre activité.
Et pour finir de vous convaincre, il passe en revue les neuf
pertes de temps provoquées par le cloisonnement des données,
une problématique qu'une solution comptable en temps réel
élimine radicalement.
Chaque jour, des millions de personnes utilisent de multiples logiciels et applications pour
échanger des informations financières et des données clients. Ces différentes solutions
sont souvent des outils de travail essentiels pour les commerciaux et les professionnels de
la comptabilité. Toutefois, à mesure qu'une activité se développe, un cloisonnement excessif
des données devient rapidement un frein à l'efficacité, et par conséquent à la croissance.
Gardez-vous de commettre cette erreur.
C'est parti !

3. Section 1
Le cloisonnement excessif des données
freine-t-il votre développement ? Les
trois signaux d'alerte à ne pas ignorer.
Utilisez-vous de multiples logiciels et applications pour gérer vos informations
financières et vos données clients ? Si la réponse est oui, il y a de fortes chances que
cette « gestion dispersée » freine le développement de votre activité.
Vous avez probablement choisi ces différents logiciels et applications tout en
construisant votre activité, parfois peut-être dans l'urgence. Aujourd'hui, ils sont
devenus une habitude. Évidemment, ce sont des outils utiles pour la gestion et
la collaboration mais à mesure que votre activité prend de l'ampleur, vos besoins
deviennent plus complexes. Les habitudes doivent alors être remises en question !
Tout comme un jeune couple qui décide de fonder une famille finit par déménager
pour agrandir son espace de vie et répondre à ses nouveaux besoins, une entreprise
qui grandit doit tôt ou tard centraliser ses informations financières et ses données
clients en un seul endroit, pour que tous les collaborateurs puissent y accéder de façon
sécurisée, à tout moment et où qu'ils se trouvent.
Ce n'est qu'à cette condition que vous et votre équipe pourrez vous consacrer au plus
important : l'excellence de votre service au client et le développement de votre activité.
Examinons donc plus en détail les trois signaux d'alerte auxquels vous devez être
attentif pour passer au Cloud au bon moment et offrir à vos équipes un espace de
travail parfaitement adapté.

4. SIGNAL D'ALERTE N°1
VOTRE ÉQUIPE PERD DU TEMPS À
ESSAYER DE FAIRE LE LIEN ENTRE LES
DONNÉES DE DIFFÉRENTS LOGICIELS
ET APPLICATIONS.
Aucun cadre n'a envie de devoir prendre des
décisions critiques en s'appuyant sur des
informations incomplètes ou dépassées. C'est
pourtant ce que beaucoup sont forcés de faire, tout
simplement parce que les informations financières
et les données commerciales sont dispersées et
cloisonnées à travers de multiples logiciels
et applis.
Une telle approche complique naturellement
la mise à jour des informations et leur mise en
relation. Elle augmente donc aussi les risques de
commettre des erreurs.
Par exemple, à défaut d'une gestion centralisée des
informations, différents collaborateurs ou équipes
risquent de gérer leurs informations séparément ou
d'appuyer leurs rapports sur des informations qui
ne sont plus à jour.
C'est le contraire d'une gestion intégrée. Il vous
est alors beaucoup plus difficile de recouper
les informations en un tout cohérent pour « les
faire parler » et prendre des décisions de gestion
éclairées qui font véritablement avancer
votre activité.

5. Gérer vos informations financières et vos
données clients via de multiples logiciels et
applications signifie que votre équipe doit saisir ces
informations via de nombreuses interfaces et en de
nombreux endroits.
Les heures perdues en travaillant de cette manière
s'accumulent rapidement sur un mois ou un
trimestre. De nombreuses équipes commerciales
et financières expliquent que leur temps serait
bien mieux utilisé à répondre à des demandes
commerciales, à discuter de nouvelles idées
promotionnelles ou à préparer les comptes de
gros clients.
Si votre équipe passe son temps à introduire
manuellement les informations, par exemple,
les dépenses, ou à effectuer d'autres tâches
administratives, il est clair que vous gaspillez un
précieux temps de travail rémunéré dans des
tâches improductives.
Pouvez-vous vous permettre un tel gaspillage
de vos meilleures ressources ?
SIGNAL D'ALERTE N°2
VOS COMMERCIAUX ET FINANCIERS
PASSENT DES HEURES SUR DES TÂCHES
ADMINISTRATIVES D'IMPORTANCE
SECONDAIRE.

6. SIGNAL D'ALERTE N°3
VOS COLLABORATEURS NE DISPOSENT
PAS TOUJOURS DE DONNÉES CLIENTS
PARFAITEMENT À JOUR, CE QUI ENTRAVE
LEUR COLLABORATION.
Naturellement, vous recherchez un maximum
d'efficacité dans la gestion de votre activité. Vous
faites donc tout votre possible pour éliminer les
pertes de temps et les processus mal étudiés.
Mais avez-vous déjà réfléchi à la manière dont vos
collaborateurs se transmettent les informations
financières et les données clients ?
Par exemple, un cabinet juridique utilise un logiciel
pour la comptabilité tandis que ses juristes utilisent
une appli pour collaborer sur les différents dossiers
au quotidien.
En d'autres termes, ils travaillent sur de multiples
versions des données clients et les modifient en
différents endroits.
Même si chacun veille à ne pas faire d'erreur et
pense à mettre à jour les informations dans chaque
logiciel ou appli, l'échange des informations clients
les plus récentes restera un gros défi pour l'équipe.
Travailler avec de multiples versions des données
clients ne permet pas une collaboration efficace
et ne constitue certainement pas une approche
appropriée si vous souhaitez vous développer.

7. Section 2
Un nouvel espace pour
vos informations les plus
précieuses
Parmi les logiciels et applications d'aujourd'hui, beaucoup auront
toujours un certain rôle à jouer dans votre activité. Mais quelle que soit la
compétence ou la créativité dont vous faites preuve dans leur utilisation,
ceux-ci ont des limites. Et ces limites viendront plus rapidement freiner
votre équipe si vous vous appuyez sur de multiples logiciels et applications
pour la gestion des informations les plus importantes.
C'est évident :
Si vos informations les plus importantes sont dispersées et cloisonnées,
votre gestion manque d'efficacité et freine le développement de votre
activité. Ces « mauvaises habitudes » vous sont très coûteuses : elles vous
font perdre du temps, limitent l'accès à l'information et peuvent même
vous faire passer à côté de contrats ou de ventes.
Examinons donc comment vous pouvez vous simplifier la vie en adoptant
une solution comptable sur le Cloud pour la gestion de vos informations
financières et commerciales.

8. Améliorez la qualité des prévisions
financières
Établir des prévisions commerciales en
s'appuyant sur des informations enregistrées
en de multiples endroits n'est évidemment
pas optimal. Êtes-vous en possession des
informations suivantes ?
• De combien de prospects, présentations
ou devis avez-vous besoin pour générer
une vente ?
• De combien de prospects avez-vous besoin
pour réaliser un objectif ?
• Quelle est l'efficacité de chaque campagne
commerciale ? Comment chacune d'elle est-
elle reçue par différents marchés
ou segments ?
Enregistrer vos informations commerciales et
financières dans une solution comptable sur le
Cloud vous permettra de connaître le nombre
de prospects que vous générez et de suivre
précisément vos recettes en temps réel. Vous
disposerez également d'une meilleure visibilité
sur l'historique d'achat de vos clients.
Décidez en vous appuyant sur des
informations plus précises et complètes
Si chaque équipe n'a accès qu'aux informations
dont elle est responsable ou si les informations
sont inexactes, la productivité et l'efficacité de
votre activité est menacée. Les rapports issus
de multiples applis ne sont que des instantanés.
À moins d'être tous mis à jour, ils deviennent

9. rapidement obsolètes.
Par exemple, les prévisions établies pour le
prochain trimestre ne se mettront pas à jour
« toutes seules » si vous modifiez le calendrier de
travail d'un contrat proche de la finalisation. Si vos
équipes commerciales et de direction utilisent
des versions différentes des données clients, les
choses deviennent encore plus compliquées.
Une solution comptable sur le Cloud vient tout
simplifier. Parce que sur le Cloud, l'information
est toujours à jour et toujours disponible en
temps réel : vous avez en permanence accès à
une image fidèle de votre activité qui reflète les
évolutions les plus récentes et vous permet les
prévisions les plus précises.
Jaugez les rapports de vos commerciaux
Les commerciaux sont habituellement de nature
optimiste. Cet optimisme peut toutefois biaiser
leur interprétation des rapports commerciaux.
En tant que dirigeant, peut-être avez-vous
confiance dans le jugement de vos équipes
commerciales. Vous devrez néanmoins parfois
être en mesure de pouvoir analyser et contrôler la
logique qui se cache derrière leurs graphiques et
interprétations.
C'est pourquoi il est extrêmement utile de
disposer de tableaux de bord financiers fiables
et réalistes, qui vous parlent d'un seul coup d'œil
et vous permettent de tempérer l'optimisme de
vos équipes.
Protégez vos actifs les plus précieux
Aujourd'hui, les logiciels et applis utilisés
résultent souvent de préférences personnelles.
Dans de nombreux cas, seuls les utilisateurs
clés comprennent vraiment toutes les subtilités
d'un logiciel ou d'une appli complexe, ainsi que
la manière dont celui-ci est utilisé pour gérer les
données clients.
Et si l'un de ces utilisateurs clés vous quitte ?
Ses connaissances vous quittent aussi et les
informations qu'il gérait deviennent inutilisables
et doivent être recréées.
Si vous souhaitez protéger votre activité contre
la rotation du personnel, il est tout à fait judicieux
de centraliser les informations financières,
commerciales et de clientèle grâce à une solution
sécurisée et aisément accessible sur le Cloud.
Vous ne perdrez ainsi aucune information clé et
vous n'aurez pas à réinventer la roue à chaque
fois qu'un commercial, un comptable ou un
cadre vous quitte. Mieux encore, à mesure que
votre activité se développe, vous disposerez d'un
système où chacun peut trouver les informations
dont il a besoin, parfaitement à jour.
Utilisez des indicateurs plus fiables
Des rapports compilés à partir de données
dispersées et cloisonnées n'offrent pas à un
responsable commercial les indicateurs dont il a
besoin pour établir des prévisions commerciales
solides, par exemple, le ratio entre les prospects
et les commandes, ou entre les offres faites et les
contrats effectivement obtenus.
Assurer le suivi de tels indicateurs grâce à
une solution sur le Cloud permet d'établir des
prévisions commerciales beaucoup plus précises
et fiables, parce qu'elles s'appuient sur des
données toujours complètes et à jour.
Ne vous laissez pas surprendre
Vous ne devriez pas être obligé de passer des
heures à préparer un rapport pour pouvoir
suivre vos dépenses ou vos performances
commerciales, ou encore contrôler la réalisation
de vos objectifs de chiffre d'affaires. Vous ne
devriez pas non plus avoir à attendre la fin
de chaque mois pour disposer de données
commerciales fiables et à jour.
Bien au contraire, vous devez pouvoir consulter
toutes ces informations d'un seul coup d'œil,
afin d'identifier les priorités, les opportunités,
les éventuels problèmes, les clients sur le point
d'aller à la concurrence, etc.
Bien gérer votre activité exige aussi d'anticiper
les revers, afin de pouvoir si possible corriger le
cap. Une solution comptable sur le Cloud ne vous
protégera naturellement pas de tous les revers,
mais elle vous donnera la visibilité nécessaire
pour y être suffisamment préparé.
Préservez votre capital-temps
Gérer les informations financières et les données
commerciales à l'aide de dizaines d’applications
vous fait naturellement perdre un temps précieux.

10. Ce temps que vous passez à rassembler les
informations et à préparer des rapports pourrait
être utilisé de manière bien plus productive.
En revanche, opter pour une solution comptable
sur le Cloud vous permet de visualiser
exactement les informations dont vous avez
besoin, par exemple, avant une réunion. Inutile
alors de passer par un commercial ou un membre
de l'équipe comptable pour savoir où en est
précisément votre activité.
Une solution comptable sur le Cloud vous aide à
préserver votre capital-temps pour le consacrer à
des projets clés et à des initiatives stratégiques.
Renforcez la productivité de vos
collaborateurs
Permettre à vos équipes de collaborer sur le Cloud
est une approche beaucoup plus intelligente.
Par exemple, un commercial administratif peut
recevoir un appel d'un client et ensuite mettre à
jour les informations qui le concernent.
Si, quelques instants plus tard, un VRP s'apprête
à avoir un entretien avec ce même client, il peut
examiner les dernières informations introduites
sur un appareil mobile.
Ces deux membres de l'équipe commerciale
peuvent collaborer sur un compte client donné
où qu'ils se trouvent. Ils évitent ainsi de faire deux
fois le même travail et sont plus productifs.
Appuyez-vous sur de véritables outils de
journalisation et de vérification
Quand vous débutez, une gestion un peu
dispersée faisant appel à de multiples logiciels
ne pose pas nécessairement problème : le faible
volume des données permet de facilement vous
y retrouver.
Néanmoins, la gestion des informations
financières devient tôt ou tard beaucoup plus
complexe. Et quand vos équipes se développent,
il devient de plus en plus problématique de relier
et « faire parler » des données trop dispersées
et cloisonnées. Une solution comptable sur le
Cloud élimine ce cloisonnement et vous garantit
des décisions éclairées, qui s'appuient sur des
données financières parfaitement complètes et
à jour.
Avec en plus de véritables fonctionnalités de
journalisation, de vérification et d'audit, qui vous
procurent une parfaite tranquillité d'esprit.
Améliorez vos processus métiers
Dans le cadre de vos activités, vous recevez
sans cesse des informations clients, qui doivent
être gérées.
Lorsqu'un client demande un devis, passe
commande, réceptionne des envois ou encore
règle une facture, des informations passent d'une
équipe ou d'un département à l'autre.
Gérer toutes ces informations de manière
cohérente et en permanence constitue un
véritable défi.

11. Une solution comptable sur le Cloud vous
permet de configurer le partage automatique
de certaines informations financières entre les
équipes commerciales et la comptabilité, de
manière à ce que chaque département sache
précisément où en sont les clients dans le cycle
de facturation.
Chacun peut ainsi utiliser l'information afin
de déterminer l'approche adéquate avant tout
contact avec un client. La création de modèles de
factures pour les transactions récurrentes pourra
également permettre de gagner du temps.
Garder le contrôle de vos données clients vous
place de plus en meilleure position pour réaliser
vos objectifs.
Favorisez la rentabilité tous azimuts
Selon un rapport IDG de 2014, les entreprises
qui gèrent plus efficacement leurs données
connaissent une croissance plus rapide de
35 %. Il est plus facile d'identifier des tendances
commerciales et des opportunités de ventes
croisées lorsque vous disposez d'une meilleure
visibilité sur le volume de vos ventes et la valeur
des transactions effectuées.
Vous pouvez ainsi déceler d'éventuelles baisses
des commandes chez certains clients et prendre
les mesures qui s'imposent avant de les perdre
définitivement. Vous pouvez aussi analyser vos
principales données de performance à travers
des rapports faciles à comprendre et identifier
les opportunités de stimuler la croissance de
votre activité.
Par exemple, si vous savez que certains éléments
de stock vont être livrés en retard, vos équipes
commerciales peuvent se concentrer sur la vente
d'autres produits et services qui ne sont pas
affectés par ce retard. Dans le même temps, vous
pouvez vous concentrer sur l'amélioration du taux
de service à travers l'entreprise.
Ensemble, vous et vos équipes ferez croître
votre activité.
Faites la promotion des bons produits
auprès des bonnes personnes
Disposer de données clients complètes et à jour
vous permet d'analyser les rapports commerciaux
en temps réel et de décider quels types de
produits et services promouvoir. Vos équipes
commerciales peuvent ensuite utiliser ces
informations pour effectuer des ventes croisées
appropriées auprès de la clientèle existante.
Un VRP pourra également utiliser ces
informations pour déterminer s'il convient de
proposer un produit ou un service d'une gamme
supérieure à un client.
Vous pouvez ainsi proposer les produits et
services les plus appropriés en fonction des
demandes de vos clients.
Et vous pouvez parfaitement répondre à
leurs attentes.

12. Section 3
Les neuf pertes de
temps provoquées par le
cloisonnement des données
Si vous utilisez déjà une solution sur le Cloud, vous savez que cela permet
d'énormes améliorations de productivité et d'efficacité.
La question est : vous souvenez-vous encore du temps où vous utilisiez de
multiples solutions et applications, voire même des rapports sur papier,
pour gérer vos informations financières et vos données clients ?
Si vous n'utilisez pas encore une solution sur le Cloud pour la gestion de
vos informations financières et de vos données commerciales, vous devriez
probablement l'envisager.
Vous pourrez alors définitivement oublier les neuf pertes de temps
provoquées par le cloisonnement des données, que nous passons en revue
dans les pages suivantes et qui paralysent peut-être encore votre activité.

13. Les mises à niveau et correctifs
Pour un expert-comptable, il est
particulièrement ennuyeux d'avoir à
perdre du temps avec des mises à niveau
et des correctifs. Par chance, tout ceci
s'effectue automatiquement sur le Cloud.
Vous pouvez donc vous concentrer sur
votre cœur de métier.
Les sauvegardes
La seule chose qui soit pire que des
informations dépassées, c'est la perte
d'informations critiques. Lorsque vos
données sont enregistrées sur le Cloud,
elles sont toujours sauvegardées.
Les données clients et les
informations financières dépassées
Avez-vous déjà passé du temps à
compiler des informations provenant de
sources multiples, pour finalement vous
apercevoir que ces informations sont
dépassées ? En gérant vos informations
en un seul endroit, sur le Cloud, vous
avez l'assurance que celles-ci sont
toujours à jour.
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La connexion (sécurisée) de vos
différentes applis
Lorsque vous et votre équipe utilisez de
multiples applis, la gestion sécurisée de
vos données clients devient une tâche
à part entière. En revanche, lorsque
vous enregistrez vos données clients
critiques en un seul endroit, sur le
Cloud, vous gagnez du temps et vous
vous évitez bien des soucis techniques.
L'accès aux données
Lorsqu'un membre essentiel de votre
équipe de comptabilité rentre chez
lui ou part en vacances, pouvez-vous
toujours accéder aux informations
qu'il gère ? La réponse est oui, lorsque
vous gérez vos données clients et vos
informations financières sur le Cloud.
La prise de décision sur la base
d'informations dépassées
Avoir accès aux informations financières
et aux données clients les plus récentes
signifie que vous n'avez pas à passer
par un collaborateur pour obtenir les
derniers chiffres. Vous pouvez donc
prendre des décisions plus rapides et
accélérer la croissance de votre activité,
dès aujourd'hui.

14. Les rapports incorrects
Derrière n'importe quel nouveau
logiciel ou nouvelle appli se cachent
des développeurs, c'est-à-dire des
êtres humains, qui font parfois des
erreurs dans les formules utilisées. De
nombreux correctifs et mises à jour
sont donc souvent nécessaires. En
revanche, lorsque votre équipe utilise un
logiciel sur le Cloud doté d'un moteur
comptable de qualité supérieure, les
formules utilisées ont été testées et
éprouvées à de maintes reprises.
Les problèmes de collaboration
entre vos équipes
Avant le Cloud, les dirigeants
d'entreprises devaient consacrer
du temps à veiller à une bonne
communication entre service
commercial et comptabilité.
Aujourd'hui, tous vos collaborateurs
peuvent travailler ensemble grâce à
une solution unique sans avoir à se
connecter à des dizaines de logiciels et
applis pour obtenir les derniers rapports
commerciaux ou données clients.
Les mauvaises surprises
Il est difficile d'assurer le suivi des
informations critiques lorsque les
notifications vous parviennent de
sources multiples. Lorsque vos
informations financières sont gérées
sur le Cloud, vous obtenez une image
de votre situation en temps réel et
vous pouvez même configurer des
notifications de manière centralisée afin
d'être immédiatement averti de toute
mise à jour.
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15. En conclusion
La gestion comptable du futur est là : elle s'effectue
sur le Cloud et en temps réel.
Il est temps d'offrir un nouvel espace à vos informations financières
et données clients critiques.
En les transférant des multiples logiciels et applications que vous
utilisez actuellement vers une solution comptable sur le Cloud, vous
réduirez les risques d'erreur et vous renforcerez la productivité de
vos équipes.
Vous protégerez également vos informations critiques et
vous garantirez aux équipes commerciales et comptables une
collaboration sur la base des informations les plus récentes. Vous
disposerez en outre d'une solution qui évolue à mesure que votre
activité se développe.
Et la cerise sur le gâteau ?
L'intégration de votre gestion administrative et commerciale vous
apportera une totale tranquillité d'esprit, grâce à l'assurance de prises
de décision qui s'appuient sur les informations les plus récentes.
Tout comme une famille qui s'est agrandie et a fini par déménager
dans un nouvel espace de vie pour répondre à ses besoins, après
avoir adopté une solution comptable sur le Cloud, vous vous
demanderez comment vous avez bien pu parvenir à gérer votre
activité en vous appuyant sur des informations financières et des
données clients totalement dispersées et cloisonnées.
C’EST PARTI !