L'intégration de Microsoft Dynamics CRM chez Atlantae a significativement amélioré l'efficacité du processus de recrutement, réduisant de moitié la durée des vacances de postes. Le logiciel permet une gestion centralisée des CV et un accès rapide aux informations, ce qui réduit le temps consacré à la recherche de candidats. Grâce à l'automatisation des processus, les consultants peuvent maintenant travailler plus efficacement, même à distance, tout en assurant un suivi rigoureux des interactions avec les candidats.

1. Microsoft Dynamics CRM 4.0
Les consultants en Executive Search d’Atlantae
placent plus de candidats en moins de temps
Atlantae, bureau de consultance et de recherche de cadres dirigeants, a pu se
débarrasser de ses bacs de fiches avec CV en format papier pour le recrute-
ment et la sélection grâce à l’intégration d’un nouveau logiciel de CRM. Toutes
les informations relatives aux candidats et profils sont désormais conservées
de manière sécurisée dans l’application web Microsoft Dynamics CRM.
Cette application permet aux collaborateurs d’introduire de nouveaux CV dans
www.traviata.be
+32 2 721 88 80 le système d’une manière univoque. Grâce à un certain nombre de champs
info@traviata.be obligatoires et facultatifs, ils pourront ultérieurement affiner leurs tâches de
recherche de telle sorte qu’ils puissent rapidement sélectionner le bon profil
pour leur client. Les consultants en RH reçoivent automatiquement des tâches
d’invitation de nouveaux candidats pour un entretien ou pour d’autres démar-
ches comme le suivi des conseils en matière de carrière.
Atlantae a collaboré avec le spécialiste en CRM Traviata sur un module de re-
crutement spécifique qui sera intégré au CRM au cours de l’automne 2008. Ce
faisant, les consultants en recherche de cadres dirigeants pourront déterminer
le bon profil encore plus rapidement.

2. Aperçu
Pays: Belgique
L ’installation de Microsoft Dynamics CRM a permis à
Atlantae de réduire de moitié la durée des vacances.
Cela revêt une importance décisive sur le marché de l’infor-
matique où certains profils sont presque introuvables et où
Secteur: Recrutement et sélection règne une concurrence exacerbée, comme le souligne Patrick
Van Lijsebetten, le gérant: « Le prestataire de services RH qui
Profil n’utilise pas encore de CRM n’est pas promis à un bel avenir
Atlantae est spécialisée en executive search ou le recrutement sur le marché... Nous avons installé un premier logiciel CRM
de cadres dirigeants, de commerciaux et de spécialistes techni- il y a six ans déjà, pour enchaîner peu après avec le premier
ques. Les clients d’Atlantae exercent leurs activités dans les Microsoft Dynamics CRM. L’identification et l’approche de
secteurs de l’informatique, de l’automatisation et de l’électroni- candidats sont désormais nettement plus rapides et effica-
que industrielles. L’entreprise belge a été créée en 2001 et est ces que par le passé. »
aussi active aux Pays-Bas où elle réalise 30% de son chiffre
En 2001, Atlantae devait encore farfouiller dans un casier de
d’affaires. Atlantae emploie huit collaborateurs à temps plein.
fiches avec des candidats ou une liste de nouveaux CV pour
chaque profil demandé. Cette méthode de travail n’était ni
Défi
pratique ni simple, et surtout très chronophage. Après seule-
Atlantae recherchait un logiciel pour gérer ses milliers de candi-
ment un an, l’entreprise disposait déjà de plus de cinq cents
dats. Elle entendait ainsi mettre fin aux interminables et labo-
rieuses recherches dans plusieurs fiches papier. Dans le même
temps, Atlantae entendait également automatiser un certain
nombre de processus internes avec le nouveau logiciel et inté-
grer les appels téléphoniques au système.
Solution
Après avoir analysé quelques progiciels, Atlantae a retenu Mi-
crosoft Dynamics CRM en raison de l’intégration facile à ses
applications bureautiques et de messagerie. Le partenaire CRM
Microsoft Traviata a déployé le logiciel et accompagne égale-
ment Atlantae dans le cadre des mises à jour et adaptations
ultérieures.
Avantages
 Les bacs de fiches en papier appartiennent au passé
 Les recherches des CV dans la base de données sont nette-
ment plus rapides
 L’utilisation d’une base de données centrale accélère l’accès
à l’information
 Moins de perte de temps lors de la recherche des bons profils
 L’intégration à la téléphonie permet le suivi automatique des
appels téléphoniques
« Tous les collaborateurs ont accès aux
 Un module de recrutement spécial accélère les recherches
 Les collaborateurs reçoivent une notification automatique des
contacts avec le candidat et aux activités
profils qui les intéressent entreprises dans le cadre d’une tâche de
 Notifications automatiques en cas de modification de docu- recrutement. Grâce à Microsoft Dynamics
ments
CRM, nous pouvons automatiser un
 Réduction de la consommation de papier
 Les clients bénéficient d’une prestation de service plus rapide
certain nombre de ces processus de
 Les collaborateurs peuvent aussi consulter la base de don- communication. »
nées à domicile
 Diminution de la durée des procédures de sollicitation Patrick Van Lijsebetten, gérant d’Atlantae

3. CV de candidats. En introduisant le logiciel de CRM, l’entrepri- aspects pratiques que nous ne pouvons pas oublier, etc. »
se a pu se débarrasser de ses bacs de fiches. Atlantae trou-
vait désormais les candidats dans son nouveau système de Adaptabilité simple du CRM
CRM. Afin d’accélérer la recherche, Atlantae a créé une propre enti-
té « vacancy » dans CRM. Patrick Van Lijsebetten: « Nous pou-
CRM = Candidate Relationship Management vons coupler une adresse e-mail par exemple à un program-
« Le CRM est le lien entre le candidat et notre client. Par meur.NET et à toutes les vacances .NET possibles. Le consul-
conséquent, le CRM est en fait une candida-
tes relationship management pour Atlan-
tae », plaisante Van Lijsebetten.
« Aujourd’hui, le système contient quelque
vingt mille candidats. Le CRM nous permet
de coder efficacement leur CV de telle sorte
que le système devienne un simple moteur
de recherche. Lors de la recherche d’un pro-
fil donné, vous introduisez un certain nombre
de critères et le CRM vous donne une sélec-
tion de candidats. Plus vous introduisez de
critères, plus vous affinez la recherche. »
Les champs de critère ont été créés par Van
Lijsebetten : « Le CRM est très convivial.
Dans la fiche de contact, nous avons joint
des champs pour la fonction actuelle des
candidats, leur domicile, leurs connaissan-
ces linguistiques, etc. Un certain nombre de champs sont « Le CRM nous permet de coder efficace-
obligatoires. En effet, le CRM est d’autant plus puissant que ment les CV de telle sorte que le système
tous les champs reprennent des informations pertinentes. »
devienne un simple moteur de recherche.
Les collaborateurs reçoivent automatiquement les Lors de la recherche d’un profil donné,
tâches de suivi
vous introduisez un certain nombre de
Les CV empruntent quatre canaux pour arriver chez Atlantae :
via le site propre et les sites d’emploi payants, via des sites critères et le CRM vous donne une sélec-
de réseaux sociaux, via des bases de données payantes et via tion de candidats. »
des activités de « chasseur de tête » d’Atlantae. Lorsqu’un
tant qui dispose à ce moment d’un poste vacant .NET en souf-
candidat réagit par exemple à une annonce de poste vacant
france en est alors averti. Il reçoit une tâche consistant à co-
publiée sur le site web, il peut envoyer son CV. Son CV est
der le CV du candidat, à l’inviter à un entretien, etc. C’est ainsi
repris dans la base de données via une traduction XML. Le
que nous nous tenons mutuellement informés de nouveaux
système CRM examine ensuite quel collaborateur est respon-
profils sans vraiment le savoir. Et nous pouvons aussi aider
sable du profil recherché. Ce collaborateur reçoit alors une
plus rapidement les clients pour lesquels nous avons une
nouvelle tâche dans sa liste de tâches de CRM l’invitant à
tâche de recherche permanente. Ils nous demandent en effet
contacter le candidat. Grâce à l’intégration à Outlook, le colla-
de toujours leur notifier certains profils parce qu’ils les recher-
borateur peut choisir de recevoir un e-mail plutôt qu’une tâ-
chent en permanence. »
che.
Atlantae attache beaucoup d’importance à la qualité des
L’ensemble du trafic e-mail avec le candidat est aussi suivi
contacts avec les candidats. Microsoft Dynamics CRM est une
dans le CRM. « Tous les collaborateurs ont accès aux contacts
aide précieuse dans ce cadre. « Lorsqu’un candidat place son
avec le candidat et les activités que nous avons entreprises
CV sur un site d’emplois, il est appelé au moins vingt fois le
dans le cadre d’une tâche de recrutement. Grâce à Microsoft
même jour », indique Patrick Van Lijsebetten « Il faut, d’une
Dynamics CRM, nous pouvons automatiser un certain nombre
part, prendre la balle au bond et le CRM nous aide à entrete-
de processus de communication. Nous pouvons automatique-
nir une systématique interne et, d’autre part, il est préférable
ment envoyer une réponse au candidat ou créer automatique-
d’éviter que différents collaborateurs contactent le candidat
ment des activités comme rappeler des personnes, envoyer
immédiatement. Grâce à CRM, nous savons parfaitement ce
des mails, prévoir des interviews, assurer le suivi de certains

4. qu’il en est et nous évitons d’introduire deux fois les candi-
dats dans le système ou de les contacter deux fois. Nous
Pour plus d’informations pouvons aussi joindre la réponse du candidat au dossier. »
Pour obtenir davantage d'informations sur les produits et La nouvelle application améliore l’équilibre entre la
services de Microsoft décrits plus haut, appelez le +32 (0)2 vie professionnelle et la vie privée des collaborateurs
704 30 00, ou visitez le site www.microsoft.be/business/ L’utilisation d’un système CRM a permis de considérable-
cases. Vous y trouverez les références d'autres entreprises ment améliorer l’ambiance de travail chez Atlantae. Comme
qui utilisent des applications similaires. les candidats ne sont généralement accessibles qu’après les
heures de bureau, les consultants de RH d’Atlantae avaient
des journées de travail à rallonge, car au cours des inter-
Pour obtenir davantage d'informations sur Traviata, appelez
views, ils prenaient des notes qu’ils glissaient immédiate-
le +32 (0)2 721 88 80 ou visitez le site
ment dans la farde ad hoc. Aujourd’hui, ils ne doivent plus
http:// www.traviata.be
rester au bureau grâce à l’accès web au CRM. Ils peuvent
procéder aux interviews à domicile et remplir les champs
Pour plus d'informations sur Atlantae, surfez sur le site immédiatement en ligne. Grâce à l’approche standardisée,
http://www.atlantae.be/. les collaborateurs peuvent consulter l’historique de projets et
facilement prendre le relais de collègues en congé.
Intégration aux téléphones
L’intégration aux systèmes de téléphonie aide aussi considé-
rablement les collaborateurs. Lorsqu’un candidat appelle, sa
fiche s’ouvre automatiquement quand la base de données
reconnaît le numéro. Atlantae a aussi intégré Microsoft Sha-
rePoint Services au CRM. Patrick Van Lijsebetten: « Nous
l’utilisons comme un serveur de fichiers moderne. Nous dis-
posons ainsi d’un couplage rapide à toute une série de docu-
ments comme les offres, rapports d’interview, certificats de
qualité, révisions de suivi de projet et factures. Vous pouvez
accéder à cette information à partir de la fiche d’entreprise
dans le CRM. »
Van Lijsebetten utilise aussi Microsoft Dynamics CRM à des
fins marketings. « Comme le CRM est intégré à Microsoft Offi-
ce, nous pouvons par exemple envoyer à nos clients des bul-
Software and Services letins d’information ou des livres blancs à partir du CRM. Un
certain nombre de nos consultants ont de l’expérience en
matière de coaching de profils commerciaux. Nous regrou-
Servers Desktop Applications
Microsoft SQL pons régulièrement des informations utiles dans un livre
Server 2005 Business Solutions blanc qui doit aider nos clients à encore mieux vendre. Nous
Microsoft Dynamics créons alors un onglet à partir du CRM pour les livres blancs
Developer Tools CRM 4.0 et nous sélectionnons un certain nombre de contacts fixes
qui doivent recevoir le document. »
Windows Services
Atlantae intégrera encore cette année un module de recrute-
Technologies
ment pour l’executive search. « Il devrait nous permettre
d’encore proposer plus rapidement le bon profil pour un pos-
te vacant donné. Aujourd’hui, le CRM couvre déjà 98% de
Partner nos besoins. Les deux pour cent restants exigeront un peu de
travail sur mesure. Forte de ce module de recrutement, notre
Traviata partenaire Traviata dispose d’une solution prête à l’emploi
pour notre secteur », conclut Patrick Van Lijsebetten.