Axxes a automatisé ses processus internes en utilisant Dynamics CRM pour améliorer le suivi des prospects, clients et consultants, réduisant ainsi le temps de facturation de quatre à deux jours par mois. Cette automatisation permet à Axxes de gérer sa croissance sans augmenter ses équipes administratives, grâce à une intégration efficace des données et une meilleure réactivité aux demandes des clients. La société prévoit d'étendre l'utilisation de Dynamics CRM pour intégrer davantage de processus liés à sa gestion opérationnelle.

1. Axxes gagne en efficacité grâce à l’automatisation de ses processus internes
Axxes, spécialisé en détachement de spécialistes IT, a
automatisé le suivi de ses prospects, clients et consultél. +32 (0)9 361 82 33
sales@net-it.be
pays: Belgique
secteur: services HR
profil
Axxes est spécialisé dans le détachement de
tants. Solution choisie: l’application de sourcing et staffing de Net IT, basée sur Dynamics CRM, qui a en outre
été intégrée avec SharePoint, où sont consignés les CV.
L’automatisation des processus internes permet à Axxes d’opérer plus vite et de manière plus efficace.
Les feuilles Excel utilisées jusque là ne pouvaient plus
accompagner la société dans sa croissance. Désormais,
consultants IT. Les clients peuvent ainsi compter
toutes les données sur les consultants, prospects et
sur la mise à disposition flexible d’expertises IT
clients sont stockées dans Dynamics CRM, ce qui a
répondant à leurs besoins. Axxes emploie plus de
pour effet de rationaliser et rendre plus efficace le suivi
100 consultants.
défi
Axxes se doit de réagir rapidement aux questions
des contacts commerciaux.
Les consultants ont recours à un portail pour enregistrer leurs heures de travail qui sont ensuite utilisées
des clients pour voir des missions lui échapper. La
pour la facturation. Celle-ci exigeait par le passé 4 jours
croissance de la société ne lui permettait plus de
de travail par mois. Elle n’en demande plus que deux.
tout gérer à l’aide de feuilles Excel et d’un enco-
Ce regain d’efficacité permet à Axxes de gérer sa crois-
dage manuel de données.
sance sans devoir étoffer ses équipes administratives.
Microsoft Dynamics CRM

2. solution
Axxes est actif dans le domaine du détachement de spé-
Net IT, partenaire informatique, a installé sa solu-
cialistes IT. La société a automatisé le suivi des prospects,
tion spécifique de sourcing et staffing développée
clients et consultants à l’aide de Dynamics CRM, en ce
sur base de Dynamics CRM. Net IT a par ailleurs
intégré le progiciel avec SharePoint afin qu’Axxes
puisse effectuer efficacement des recherches simultanées dans les deux systèmes.
compris la facturation des heures prestées. Le logiciel a
été installé par Net IT.
« Net IT dispose d’un progiciel dédié à notre secteur.
Nous n’avons donc pas du faire beaucoup de développe-
avantages
Û Regain d’efficacité et gain de temps
Û Meilleur suivi des ventes
Û Création rapide de rapports
Û Intégration avec d’autres logiciels
Û Stockage structuré d’informations
Û Automatisation des flux de tâches
ments sur mesure », témoigne Benjamin Goesaert, directeur commercial chez Axxes.
Temps de facturation divisés par deux
Tous les collaborateurs du service administratif utilisent
désormais le nouveau système. L’intégration avec Outlook
permet aux commerciaux de stocker aisément les mails
qu’ils échangent avec leurs clients et prospects dans le
software&services
Servers
CRM et de donner ainsi naissance à un historique accessible à tous. Les consultants peuvent enregistrer euxmêmes leurs relevés d’heures de travail via un portail. Ces
chiffres, une fois validés, sont utilisés pour la facturation. «
Developer Tools
Windows
Desktop Applications
Business Solutions
Dynamics CRM
L’administration s’en trouve nettement accélérée », souligne Benjamin Goesaert. « Par le passé, la facturation durait environ quatre jours alors qu’elle n’en prend plus que
deux aujourd’hui. Cela nous évite de devoir engager de
nouveaux collaborateurs administratifs alors même que
nous continuons de croître. »
Les consultants avaient coutume de remplir leurs feuilles
Online Services
de temps manuellement dans Excel avant de les envoyer
par mail au service administratif qui imprimait les fichiers,
Microsoft Services
Microsoft Technologies
Microsoft Security
les contrôlait et les utilisait ensuite pour la facturation. Les
factures, elles aussi, étaient stockées dans Excel. Les données étaient systématiquement réencodées, avec les risques d’erreurs que cela implique.
Progiciel sectoriel
A mesure qu’Axxes grandissait, il lui était difficile de s’en
tenir à cette méthode. La société utilisait déjà une ancienne version de Dynamics CRM qui lui procurait des
fonctions standard. Elle s’est toutefois mise en quête
d’une solution plus adaptée à l’automatisation intégrale
des flux de tâches.
« Nous avons comparé de nombreux logiciels et assisté à
nombre de démos », déclare Benjamin Goesaert. « Il s’est
avéré que Net IT disposait d’une application PSO
(Professional Services Organisation) spécifique, basée sur
Dynamics CRM, qui répondait à nos besoins. Le danger,

3. Benjamin Goesaert, directeur commercial chez Axxes: « Dynamics CRM nous a permis de diviser par deux le
temps consacré à la facturation. Il est passé de quatre à deux jours par mois. »
avec un CRM ou un ERP, est souvent d’acheter un
compter que les opérations de recherche parmi les
progiciel cher et hyper-complet dont on n’utilise
10.000 CV sont sensiblement accélérées.
que quelques fonctions. En optant pour une solution verticale, on est sûr d’en utiliser toutes les fonc-
« C’est là une chose très importante. Nous devons
tions de manière optimale. Nous n’avons en outre
en effet réagir rapidement aux demandes de clients
dû y apporter que quelques adaptations mineures. »
qui ont besoin d’un consultant », souligne Benjamin
Connexion avec SharePoint
Net IT a par ailleurs prévu une connexion avec Microsoft SharePoint. Sam Vanderstraeten, Senior Project Manager chez Net IT: « Nous avons développé
un moteur de recherche qui permet à Axxes d’effectuer des recherches simultanées dans les deux sys-
Goesaert. « Ils attendent de nous que nous leur fassions une proposition dans les 48 heures. Sans cela,
nos chances de décrocher la mission diminuent sensiblement. Voilà pourquoi nous désirions stocker
tous les CV et données de manière structurée, afin
de pouvoir accélérer les recherches. »
tèmes. Dynamics CRM reprend les informations
L’autonomie grâce à un bon coaching
structurées concernant les consultants, qu’ils soient
Les CV s’affichent via une page Web qu’Axxes a
salariés, freelances ou candidats potentiels. Share-
programmée elle-même en .Net. Les rapports, eux
Point, quant à lui, contient les CV que les consul-
aussi, ont été développés en interne. Et les collabo-
tants ont eux-mêmes fournis sous forme de docu-
rateurs d’Axxes se chargent eux-mêmes de la main-
ments Word ou PDF. »
tenance et des adaptations de Dynamics CRM, qui
tourne sur le serveur de la société. « C’est ce que
Selon la demande du client, les utilisateurs du CRM
nous voulions », souligne Benjamin Goesaert. « Net
peuvent désormais rechercher l’information dans les
IT a montré le chemin et nous a coachés. Désor-
champs fixes du CRM- expérience, région, âge...- ou
mais, nous poursuivons par nos propres moyens.
par mots-clé dans les CV. Soit encore en combinant
Nous disposons d’ailleurs en interne de nombreuses
les deux. Ils obtiennent ainsi un résultat préalable-
personnes disposant des connaissances IT nécessai-
ment filtré. L’avantage, pour le personnel adminis-
res. »
tratif, est de ne pas devoir réencoder dans le CRM
les informations se trouvant dans les CV. Sans
Le projet CRM a été préparé jusque dans ses moin-

4. dres détails. « Nous démarrons systématiquement par une
formation pour expliquer le fonctionnement de nos logiciels », souligne Sam Vanderstraeten. « Nous y intégrons
ensuite les processus du client et procédons, si nécessaire,
à quelques petites adaptations. Une fois la phase de test
terminée, nous optimisons à nouveau l’application. Tout
cela a pris du temps, du fait que les activités ne pouvaient
évidemment pas s’arrêter. Axxes a finalement décidé de
procéder elle-même à la formation de ses utilisateurs finaux, juste avant la mise en oeuvre. La méthode a porté
ses fruits puisque les utilisateurs ont immédiatement appliqué les nouvelles procédures. Le tout s’est d’ailleurs
passé sans grand bouleversement puisqu’ils étaient déjà
Sam Vanderstraeten
habitués à travailler avec Microsoft CRM. Pour la migration proprement dite, nous avons utilisé un outil de migration que nous avons nous-même développé, afin de
« Nous avons développé un moteur de recherche qui permet à Axxes d’effectuer des
recherches simultanées dans Dynamics
CRM et dans SharePoint. »
transvaser les données de l’ancien système CRM vers le
nouveau. »
Intégrer un maximum de processus dans le CRM
Le projet ne s’arrêtera pas avec la migration vers le nouveau système CRM. « Nous croyons beaucoup dans ce
logiciel et nous voulons pousser l’expérience plus loin »,
déclare Benjamin Goesaert. « Nous adoptons une perspective à long terme, compte tenu du fait que Microsoft
continuera à développer le logiciel et que nous pourrons
adopter son rythme de migration si nous le souhaitons.
Notre intention est d’intégrer un maximum de processus
dans le CRM, par exemple la gestion des voitures de société. Cela concerne les données de plaques d’immatriculation, les contrats, les conducteurs... Nous voulons également intégrer au CRM le suivi de nos consultants, via des
pour plus d’informations
Pour toute information complémentaire concernant les produits et services de Microsoft décrits
dans ce document, veuillez contacter le +32 2 503
31 13 ou visiter le site www.microsoft.be/cases.
Vous y trouverez d’autres sociétés qui utilisent des
applications similaires.
Pour toute information complémentaire concernant Net IT, contactez le +32 9 361 82 33 ou visitez
le site www.net-it.be
Pour toute information complémentaire concernant Axxes, visitez le site www.axxes.com
informations telles que certifications, entretiens d’évaluation... A l’avenir, nous désirons également octroyer un accès mobile au CRM à nos vendeurs via leur smartphone. »