Découvrez les tâches administratives, que vous pouvez déléguer à un assistant virtuel

1. Déléguez votre administratif
à un assistant virtuel

2. TIANA RAOILISON
Entrepreneur et General Manager
Smartelia

3. SMARTELIA
Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones
pour les dirigeants de TPE-PME

4. 1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ?
4

5. Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar)
est une véritable personne, qui réalise à la place d’une personne,
des tâches hors coeur de métier afin qu’elle se concentre sur l’essentiel
et sur ses tâches à Haute valeur ajoutée

6. UN SOLOENTREPRENEUR

7. Accompagner les entrepreneurs-dirigeants
dans leur quête de gain de temps et d’organisation
pour toujours plus de productivité,
de tranquillité et d’efficacité

8. UN DIRIGEANT-ENTREPRENEUR
avec une petite équipe de 2 à 50 personnes

9. Aider les dirigeants - entrepreneurs
à se concentrer sur leur expertise
et à travailler sur leur entreprise et non dans leur entreprise

10. UN MANAGER- UN RESPONSABLE

11. Aider les dirigeants de TPE - PME,
à optimiser la performance de leurs équipes managériales,
en offrant à leurs collaborateurs,
la possibilité de travailler avec un assistant virtuel

12. Comment ?

13. En délégant afin de se concentrer sur l’essentiel !

14. Entrepreneur - DIRIGEANT
Un entrepreneur est dans le FUTUR
saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit
une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation
opérationnelle de cette dernière

15. MANAGER
DANS LE PASSE
Coordonne / dirige / délègue
détecte les problèmes du passé
et trouve des solutions
TECHNICIEN
Dans le PRESENT
EXPERT dans son domaine
et Il maîtrise son expertise
VISIONNAIRE
Dans le FUTUR
Saisit des opportunités et constamment
à l’écoute du marché et des innovations

16. ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR
Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision

17. 1. Créateur
2. Entrepreneur
3. Chef d’entreprise

18. Entrepreneur sera/est un chef d’entreprise !
à la tête d’un système durable, rentable et pérenne

19. OBJECTIF
(entre entrepreneur et manager)
Produire des résultats en peu de temps
et avec le juste nombre de ressources humaines

20. Concentrez vos équipes sur des tâches
à haute valeur ajoutée !

21. Pourquoi ?

22. 1. Gain de temps pour penser vos
processus, vision et stratégie
2. Gain de temps pour … « vendre »
vos produits ou offres
3. augmenter rentabilité et efficacité

23. par quel moyen ?

24. DELEGUEZ LES TÂCHES A FAIBLE VALEUR AJOUTEE

25. Déléguez les tâches à faible valeur ajoutée,
à un ou une équipe d’assistants virtuels (assistant à distance)

27. Déléguez les tâches administratives
à un assistant virtuel

28. Pourquoi les tâches administratives ?
1. Simple à déléguer : succession de tâches concrètes à réaliser
2. Simple à standardiser : traduisibles en procédures
3. Simple à transmettre : via un brief clair et mesurable

29. COMMENT PRepARER
une DELEGATION de tâches administratives?

30. méthode en 3 temps

31. 1. identifiez les tâches a déléguer
2. traduisez les tâches en
procédureS
3. briefez ces tâches et mesurez les
résultats

32. ENTREPRENEUR - MANAGER - RESPONSABLE
Wonder délégator - aime déléguer !
La « Boutique » doit tourner même en votre absence

33. ENTREPRENEUR - DIRIGEANT - MANAGER
Un Wonder délégator qui aime déléguer !

34. première étape
1. identifiez les tâches a déléguer

35. COMMENT SAVOIR CE QUE JE PEUX DELEGUER ?

36. Identifiez les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer
80% de résultats dans votre business et
augmenter les résultats de vos équipes !
ET Concentrez-vous uniquement sur ces tâches !

37. Identifiez TOUTES les autres tâches administratives
et qui se répètent plusieurs fois dans une journée,
dans une semaine ou dans le mois
ET DELEGUEZ les à des techniciens (EX : assistants virtuels)

38. 1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées
X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise
1 tâche récurrente
1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise
X
X

39. Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la
semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire
en procédure impersonnelle

40. 3 conditions cumulatives pour considérer
qu’une tâche peut être déléguée
(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)
LA RECURRENCE HORS COEUR
DE METIER
Traduisible
en PROCEDURE

41. première étape
1. i d e n t i f i e z l e s t â c h e s
administratives que vous pouvez
déléguer dans votre business
model

42. Identifier les tâches administratives à déléguer
dans votre Business Model
Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
Les coulisses de
production
de votre offre
Front office
Mise à disposition
de votre offre
OFFRE

43. Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
Les coulisses de
production
de votre offre
Front office
Mise à disposition
de votre offre
VOTRE OFFRE

44. FABRICATION
DE VOTRE
Tâches administratives - BACK OFFICE
OFFRE =
Facturation Gestion du personnel
- Saisir les factures des fournisseurs
- Saisir les Timesheet des freelance
- Diffuser une annonce / offre d’emploi
- Organiser les déplacements des équipes
Administration des ventes
- Edition de contrat personnalisé : à partir d’un template, le mettre en forme et
personnaliser les données personnalisables
Agenda des équipes
- Organiser les RDVs
Logistique
- Vérifier état des stock des fournitures
- Commander des fournitures
- Réserver une salle de formation
- Saisir les notes de frais
- Trier les CV
- Edition de la facturation, à partir d’un modèle standard de facture
- Classement et archivage des contrats
- Informer les participants de date et lieu
- Organiser les Déplacements des
équipes

45. Tâches administratives - FRONT OFFICE
MISE A DISPOSITION
DE VOTRE
OFFRE =
Email
- Classer, Trier la boîte Email
- Répondre aux emails de niveau 1 : répondre aux demandes d’informations,
rediriger vers le bon interlocuteur
Agenda
- Organiser les RDvs avec les interlocuteurs externes
- Relancer les demandes de RDVs
- Verrouiller les RDVs Clients ou autre : lieu, date, coordonnées
Suivi administratif des clients
- Relancer les paiements
- Evénements client : concevoir le Save the date, créer les invitations,
- organiser l’envoi des invitations, les relances des invités,
le suivi des inscriptions…
- Réserver des salles, traiteur…

46. Cabinet de conseil aux affaires

47. Webinar
Gestion des emails
Tableaux de bord
Suivi Client
Suivi administratif des nouveaux clients
O
Agenda
des consultants
Recherche
Internet
Administration des ventes
Stratégie - Vision
Relation Client
Marketing - Commerciale
RDV New biz
Saisie des Timesheet
des consultants
Logistique événement
client - formation - webinar

48. E-commerçe

49. Support
client
Vision &
stratégie
Partenariat
Sélection et relation
Fournisseurs
Livraison
Commande EMAIL NIVEAU 1
Paiement
Livraison
Stock
Remontée de commandes
place de marché
Insertion
de fiches produit
Saisie de données

50. Seconde étape
2. traduisez les tâches en procédure

51. Construisez-vous un Kit de délégation
Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer

52. ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION
1 tâche = ACTION concrète
1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)

53. Ecrivez TOUTES vos procédures
et préparer une future délégation
Conseil :
commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,
en passant par l’après-vente de vos produits

54. Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?

55. Exemple
d’une
PROCEDURE
Les moyens
Succession
de tâches

56. Michael Gerber :
« pensez votre entreprise comme une franchise »
« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait
précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits
Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »

57. Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a
autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos
process mais aussi de préparer une éventuelle délégation
A noter :
le secret des startup qui se sont développées très rapidement :
Des processus écrits dans des procédures claires et précises
Exemple : airBNB ou Uber

58. Regroupez toutes ces procédures
dans un même dossier : vous voilà équipé de
votre premier KIT de délégation

59. Vous voilà Prêt à
déléguer les tâches hors coeur de métier
à une Tierce Personne ou stagiaire ou collaborateur

60. “Startup success can be engineered by following the process,
which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries
« This is how Uber in particular scaled so quickly.
They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them.
How did they do it? With a playbook. »
So now they just execute, like turning a key.

61. Un système durable, actionnable, duplicable
grâce à des kits de procédures clé en main

62. Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »

63. troisième étape
3. archivez en brief toutes ces procédures
(au fur et à mesure de votre avancement)

64. Présenter la mission de façon MACRO
Objectif : offrir une vision d’ensemble
Définir les Résultats attendus
Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques
pour avancer
Feuille de route datée : planning de délégation

65. PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous)
Présenter votre activité et fournir tous les documents
de présentation nécessaires
Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble :
Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase
Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission
X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous
Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches,
telle une recette de cuisine
Indiquez un futur planning de délégation
X
X
X
X
X
concrètement ?
X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)

66. Ecueils à éviter
66

67. UN BRIEF NEGLIGE
Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing :
Phase très importante d’assimilation
de la mission générale : contexte, activité, objectif…

68. Des procédures peu claires
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin
d’éviter de multiplier les allers-retours
Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure
à votre expertise, métier et activité

69. Manque d’indicateurs
nécessaires pour ajuster les tâches
Quels sont vos Objectifs quantitatifs ?
Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?
Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre
collaboration avec l’assistant virtuel

70. Vous voilà Prêt à
déléguer les tâches hors coeur de métier
à votre assistant virtuel

71. un conseil
regroupez et archivez toutes ces procédures
(au fur et à mesure de votre avancement)

72. des questions…

73. Bonne délégation !
tiana@smartelia.com