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Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones 
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Dans le PRESENT 
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2. traduisez les tâches en procédure
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Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?
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« pensez votre entreprise comme une franchise » 
« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait 
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votre premier KIT de délégation
Vous voilà Prêt à 
déléguer les tâches hors coeur de métier 
à une Tierce Personne ou stagiaire ou collaborateur
“Startup success can be engineered by following the process, 
which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries 
« This is how Uber in particular scaled so quickly. 
They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them. 
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Présenter la mission de façon MACRO 
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Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques 
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Feuille de route datée : planning de délégation
PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous) 
Présenter votre activité et fournir tous les documents 
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X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous 
Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, 
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Indiquez un futur planning de délégation 
X 
X 
X 
X 
X 
concrètement ? 
X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)
Ecueils à éviter 
66
UN BRIEF NEGLIGE 
Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : 
Phase très importante d’assimilation 
de la mission générale : contexte, activité, objectif…
Des procédures peu claires 
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin 
d’éviter de multiplier les allers-retours 
Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure 
à votre expertise, métier et activité
Manque d’indicateurs 
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Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? 
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Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre 
collaboration avec l’assistant virtuel
Vous voilà Prêt à 
déléguer les tâches hors coeur de métier 
à votre assistant virtuel
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Bonne délégation ! 
tiana@smartelia.com

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Webinar 20 novembre - Déléguez votre administratif à un assistant virtuel !

  • 1. Déléguez votre administratif à un assistant virtuel
  • 2. TIANA RAOILISON Entrepreneur et General Manager Smartelia
  • 3. SMARTELIA Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les dirigeants de TPE-PME
  • 4. 1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ? 4
  • 5. Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) est une véritable personne, qui réalise à la place d’une personne, des tâches hors coeur de métier afin qu’elle se concentre sur l’essentiel et sur ses tâches à Haute valeur ajoutée
  • 7. Accompagner les entrepreneurs-dirigeants dans leur quête de gain de temps et d’organisation pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité
  • 8. UN DIRIGEANT-ENTREPRENEUR avec une petite équipe de 2 à 50 personnes
  • 9. Aider les dirigeants - entrepreneurs à se concentrer sur leur expertise et à travailler sur leur entreprise et non dans leur entreprise
  • 10. UN MANAGER- UN RESPONSABLE
  • 11. Aider les dirigeants de TPE - PME, à optimiser la performance de leurs équipes managériales, en offrant à leurs collaborateurs, la possibilité de travailler avec un assistant virtuel
  • 13. En délégant afin de se concentrer sur l’essentiel !
  • 14. Entrepreneur - DIRIGEANT Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière
  • 15. MANAGER DANS LE PASSE Coordonne / dirige / délègue détecte les problèmes du passé et trouve des solutions TECHNICIEN Dans le PRESENT EXPERT dans son domaine et Il maîtrise son expertise VISIONNAIRE Dans le FUTUR Saisit des opportunités et constamment à l’écoute du marché et des innovations
  • 16. ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
  • 17. 1. Créateur 2. Entrepreneur 3. Chef d’entreprise
  • 18. Entrepreneur sera/est un chef d’entreprise ! à la tête d’un système durable, rentable et pérenne
  • 19. OBJECTIF (entre entrepreneur et manager) Produire des résultats en peu de temps et avec le juste nombre de ressources humaines
  • 20. Concentrez vos équipes sur des tâches à haute valeur ajoutée !
  • 22. 1. Gain de temps pour penser vos processus, vision et stratégie 2. Gain de temps pour … « vendre » vos produits ou offres 3. augmenter rentabilité et efficacité
  • 24. DELEGUEZ LES TÂCHES A FAIBLE VALEUR AJOUTEE
  • 25. Déléguez les tâches à faible valeur ajoutée, à un ou une équipe d’assistants virtuels (assistant à distance)
  • 26.
  • 27. Déléguez les tâches administratives à un assistant virtuel
  • 28. Pourquoi les tâches administratives ? 1. Simple à déléguer : succession de tâches concrètes à réaliser 2. Simple à standardiser : traduisibles en procédures 3. Simple à transmettre : via un brief clair et mesurable
  • 29. COMMENT PRepARER une DELEGATION de tâches administratives?
  • 30. méthode en 3 temps
  • 31. 1. identifiez les tâches a déléguer 2. traduisez les tâches en procédureS 3. briefez ces tâches et mesurez les résultats
  • 32. ENTREPRENEUR - MANAGER - RESPONSABLE Wonder délégator - aime déléguer ! La « Boutique » doit tourner même en votre absence
  • 33. ENTREPRENEUR - DIRIGEANT - MANAGER Un Wonder délégator qui aime déléguer !
  • 34. première étape 1. identifiez les tâches a déléguer
  • 35. COMMENT SAVOIR CE QUE JE PEUX DELEGUER ?
  • 36. Identifiez les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business et augmenter les résultats de vos équipes ! ET Concentrez-vous uniquement sur ces tâches !
  • 37. Identifiez TOUTES les autres tâches administratives et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois ET DELEGUEZ les à des techniciens (EX : assistants virtuels)
  • 38. 1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise 1 tâche récurrente 1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise X X
  • 39. Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire en procédure impersonnelle
  • 40. 3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée (réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise) LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER Traduisible en PROCEDURE
  • 41. première étape 1. i d e n t i f i e z l e s t â c h e s administratives que vous pouvez déléguer dans votre business model
  • 42. Identifier les tâches administratives à déléguer dans votre Business Model Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Les coulisses de production de votre offre Front office Mise à disposition de votre offre OFFRE
  • 43. Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Les coulisses de production de votre offre Front office Mise à disposition de votre offre VOTRE OFFRE
  • 44. FABRICATION DE VOTRE Tâches administratives - BACK OFFICE OFFRE = Facturation Gestion du personnel - Saisir les factures des fournisseurs - Saisir les Timesheet des freelance - Diffuser une annonce / offre d’emploi - Organiser les déplacements des équipes Administration des ventes - Edition de contrat personnalisé : à partir d’un template, le mettre en forme et personnaliser les données personnalisables Agenda des équipes - Organiser les RDVs Logistique - Vérifier état des stock des fournitures - Commander des fournitures - Réserver une salle de formation - Saisir les notes de frais - Trier les CV - Edition de la facturation, à partir d’un modèle standard de facture - Classement et archivage des contrats - Informer les participants de date et lieu - Organiser les Déplacements des équipes
  • 45. Tâches administratives - FRONT OFFICE MISE A DISPOSITION DE VOTRE OFFRE = Email - Classer, Trier la boîte Email - Répondre aux emails de niveau 1 : répondre aux demandes d’informations, rediriger vers le bon interlocuteur Agenda - Organiser les RDvs avec les interlocuteurs externes - Relancer les demandes de RDVs - Verrouiller les RDVs Clients ou autre : lieu, date, coordonnées Suivi administratif des clients - Relancer les paiements - Evénements client : concevoir le Save the date, créer les invitations, - organiser l’envoi des invitations, les relances des invités, le suivi des inscriptions… - Réserver des salles, traiteur…
  • 46. Cabinet de conseil aux affaires
  • 47. Webinar Gestion des emails Tableaux de bord Suivi Client Suivi administratif des nouveaux clients O Agenda des consultants Recherche Internet Administration des ventes Stratégie - Vision Relation Client Marketing - Commerciale RDV New biz Saisie des Timesheet des consultants Logistique événement client - formation - webinar
  • 49. Support client Vision & stratégie Partenariat Sélection et relation Fournisseurs Livraison Commande EMAIL NIVEAU 1 Paiement Livraison Stock Remontée de commandes place de marché Insertion de fiches produit Saisie de données
  • 50. Seconde étape 2. traduisez les tâches en procédure
  • 51. Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer
  • 52. ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)
  • 53. Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente, en passant par l’après-vente de vos produits
  • 55. Exemple d’une PROCEDURE Les moyens Succession de tâches
  • 56. Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise » « Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »
  • 57. Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement : Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber
  • 58. Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de votre premier KIT de délégation
  • 59. Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou collaborateur
  • 60. “Startup success can be engineered by following the process, which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries « This is how Uber in particular scaled so quickly. They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them. How did they do it? With a playbook. » So now they just execute, like turning a key.
  • 61. Un système durable, actionnable, duplicable grâce à des kits de procédures clé en main
  • 62. Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »
  • 63. troisième étape 3. archivez en brief toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)
  • 64. Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour avancer Feuille de route datée : planning de délégation
  • 65. PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous) Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessaires Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine Indiquez un futur planning de délégation X X X X X concrètement ? X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)
  • 67. UN BRIEF NEGLIGE Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : Phase très importante d’assimilation de la mission générale : contexte, activité, objectif…
  • 68. Des procédures peu claires Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité
  • 69. Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ? Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel
  • 70. Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à votre assistant virtuel
  • 71. un conseil regroupez et archivez toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)
  • 73. Bonne délégation ! tiana@smartelia.com