Concentrez-vous sur l’essentiel !
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1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ? 
4
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Accompagner les entrepreneurs du web 
dans leur quête de gain de temps et d’organisation 
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Aider les dirigeants et chefs d’entreprise 
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Concentrez-vous sur l’essentiel !
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Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
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Votre expertise 
haute valeur ajoutée 
Back office 
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Vous concentrer uniquement sur votre expertise! 
et votre mission d’entrepreneur!
Evitez le Burn Out !
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LE TEMPS
1 ressource
faîtes en un allié
Le temps 
Dépenser ou l’investir ?
L’investir comme une ressource !
Investir son temps 
pour en gagner plus ensuite
par quel moyen ?
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! 
En déléguant vos tâches 
à faible valeur ajoutée, à un spécialiste ou 
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! 
Pourquoi pas à un Assistant à distance ?
3. QUE DELEGUER CONCRETEMENT A UN 
ASSISTANT VIRTUEL ? 
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COMMENT SAVOIR CE QUE JE DOIS DELEGUER ?
Identifier les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 
80% de résultats dans votre business ! 
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Identifier TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent 
plusieurs fois dans une journée, dans une ...
ENTREPRENEUR 
Wonder délégator - aime déléguer ! 
La Boutique doit tourner même en son absence
ENTREPRENEUR 
Un Wonder délégator qui aime déléguer !
Accélérer le développement de votre activité, 
en déléguant toutes vos tâches hors coeur de métier, 
grâce à des procédure...
COmment déléguer 
en 3 étapes ?
1. identifiez les tâches a déléguer 
! 
2. traduisez les tâches en 
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3. briefez ces tâches et mesurez les 
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première étape 
! 
1. identifiez les tâches a déléguer 
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PEUT ÊTRE DELEGUEE ?
Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la 
semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire 
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1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées 
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1 tâche récurrente...
3 conditions cumulatives pour considérer 
qu’une tâche peut être déléguée 
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Seconde étape 
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2. traduisez les tâches en procédure
Construisez-vous un Kit de délégation 
Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer
ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 
1 tâche = ACTION concrète 
1 Projet = succession de tâches (actions concrète...
Ecrivez TOUTES vos procédures 
et préparer une future délégation 
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commencez par détailler TOUT le parcours de l...
Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?
Exemple 
d’une 
PROCEDURE 
Les moyens 
Succession 
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Michael Gerber : 
« pensez votre entreprise comme une franchise » 
! 
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Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a 
autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos 
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Regroupez toutes ces procédures 
dans un même dossier : vous voilà équipé de 
votre premier KIT de délégation
Vous voilà Prêt à 
déléguer les tâches hors coeur de métier 
à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre
Exemple pour un E-commerçant entrepreneur
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stratégie 
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troisième étape 
3. briefez ces tâches et mesurez les 
résultats 
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Prenez le temps de briefer
Phase Input : Ne pas négliger la phase d’entrée 
et de transmission d’informations 
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Présenter la mission de façon MACRO 
Objectif : offrir une vision d’ensemble 
Définir les Résultats attendus 
Objectif : f...
BRIEF TYPE 
Présenter votre activité et fournir tous les documents 
de présentation nécessaire 
Donner du sens - Offrir un...
Ecueils à éviter 
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UN BRIEF NEGLIGE 
Un assistant sera plus rapide et efficace 
si vous acceptez d’investir du temps dans la phase de briefin...
Des procédures peu claires 
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin 
d’éviter de multi...
Non respect de la phase d’assimilation et 
d’apprentissage 
Conseil : soyez patient un assistant, bien que talentueux, ne ...
Ne pas fixer une feuille de route, 
avec planning défini 
Avant même de commencer la délégation, 
fixez dès maintenant la ...
Manque de suivi - feedback 
Fixez vous des moments de débriefing 
Exemple : tous les lundis, faîtes un mini-meeting de 15m...
Manque d’indicateurs 
nécessaires pour ajuster les tâches 
Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? 
Quels sont vos Objecti...
DES QUESTIONS ? 
79
PRÊT A DELEGUER ? 
80
DES QUESTIONS ? 
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3 étapes pour réussir sa collaboration avec un assistant virtuel

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Découvrez les 3 étapes pour réussir votre collaboration avec un assistant et accélérez le développement de votre business.

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3 étapes pour réussir sa collaboration avec un assistant virtuel

  1. 1. Concentrez-vous sur l’essentiel !
  2. 2. TIANA RAOILISON ! Entrepreneur et General Manager Smartelia !
  3. 3. SMARTELIA ! Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME
  4. 4. 1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ? 4
  5. 5. Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagscar) est une véritable personne, qui réalise à votre place des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel
  6. 6. Accompagner les entrepreneurs du web dans leur quête de gain de temps et d’organisation pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité
  7. 7. Aider les dirigeants et chefs d’entreprise à se concentrer sur leur expertise : développer le business et la stratégie de leur entreprise ! « Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »
  8. 8. Concentrez-vous sur l’essentiel !
  9. 9. Entrepreneur = machine à répondre aux mails ?
  10. 10. Le Pro de la facturation ????
  11. 11. THE BEST ENCODEUR ?? Le Pro de la saisie des données
  12. 12. ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR ! Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
  13. 13. ENTREPRENEUR n’est pas un technicien
  14. 14. ENTREPRENEUR n’est pas un Manager
  15. 15. Entrepreneur ! Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière
  16. 16. A terme, il Travaille SUR son entreprise et non DANS son Entreprise
  17. 17. ENTREPRISE ?
  18. 18. Votre expertise haute valeur ajoutée Back office ! Les coulisses de production de votre offre Front office ! Mise à disposition de votre offre FOCUS ESSENTIEL
  19. 19. sur quel aspect souhaitez-vous vous concentrer ?
  20. 20. et vous ? où en êtes-vous aujourd’hui ?
  21. 21. Votre expertise haute valeur ajoutée Back office ! Les coulisses de la production de votre offre 20% de mon temps ? Front office ! Mise à disposition de votre offre 60% de mon temps ? 20% de mon temps ?
  22. 22. Votre expertise haute valeur ajoutée Back office ! Les Coulisses de la production de votre offre 60% de mon temps Front office ! Mise à disposition de votre offre 20% de mon temps ? 20% de mon temps ?
  23. 23. 10% de mon temps 10% de mon temps Votre expertise haute valeur ajoutée Back office ! Coulisse de la production de votre offre Front office ! Mise à disposition de votre offre 80% de mon temps
  24. 24. Vous concentrer uniquement sur votre expertise! et votre mission d’entrepreneur!
  25. 25. Evitez le Burn Out !
  26. 26. votre 1er obstacle ?
  27. 27. 1er ennemi LE TEMPS
  28. 28. 1 ressource
  29. 29. faîtes en un allié
  30. 30. Le temps Dépenser ou l’investir ?
  31. 31. L’investir comme une ressource !
  32. 32. Investir son temps pour en gagner plus ensuite
  33. 33. par quel moyen ?
  34. 34. DELEGUEZ
  35. 35. ! En déléguant vos tâches à faible valeur ajoutée, à un spécialiste ou technicien des tâches administratives ou exécutives
  36. 36. ! Pourquoi pas à un Assistant à distance ?
  37. 37. 3. QUE DELEGUER CONCRETEMENT A UN ASSISTANT VIRTUEL ? 37
  38. 38. COMMENT SAVOIR CE QUE JE DOIS DELEGUER ?
  39. 39. Identifier les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business ! ET Concentrez-vous sur ces tâches !
  40. 40. Identifier TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois ET déléguez les !
  41. 41. ENTREPRENEUR Wonder délégator - aime déléguer ! La Boutique doit tourner même en son absence
  42. 42. ENTREPRENEUR Un Wonder délégator qui aime déléguer !
  43. 43. Accélérer le développement de votre activité, en déléguant toutes vos tâches hors coeur de métier, grâce à des procédures écrites claires, précises et définies dans le temps
  44. 44. COmment déléguer en 3 étapes ?
  45. 45. 1. identifiez les tâches a déléguer ! 2. traduisez les tâches en procédureS ! 3. briefez ces tâches et mesurez les résultats
  46. 46. première étape ! 1. identifiez les tâches a déléguer ! !
  47. 47. COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE PEUT ÊTRE DELEGUEE ?
  48. 48. Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire en procédure impersonnelle
  49. 49. 1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise 1 tâche récurrente 1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise X X
  50. 50. 3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée (réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise) LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER Traduisible en PROCEDURE
  51. 51. ! Seconde étape ! 2. traduisez les tâches en procédure
  52. 52. Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer
  53. 53. ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)
  54. 54. Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente, en passant par l’après-vente de vos produits
  55. 55. Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?
  56. 56. Exemple d’une PROCEDURE Les moyens Succession de tâches
  57. 57. Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise » ! « Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits ! Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »
  58. 58. Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement : Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber
  59. 59. Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de votre premier KIT de délégation
  60. 60. Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre
  61. 61. Exemple pour un E-commerçant entrepreneur
  62. 62. Support client Vision & stratégie Partenariat ! Sélection et relation Fournisseurs Livraison Commande Support client Paiement Livraison Stock Remontée de commandes place de marché Création & Insertion fiche produit FAQ, Tutoriaux, blog
  63. 63. POUR UN SOLOENTREPRENUR
  64. 64. Logistique Online Webinar, Formation, Atelier Stratégie - Vision Relation Client Marketing - Commerciale RDV New biz Marketing de contenu Finance Comptabilité Agenda Prise de RDV Email Suivi lead & Prospect
  65. 65. ET pour tout entrepreneur
  66. 66. Suivi lead & Prospect Webinar Inbox ZERO Finance Comptabilité O Agenda prise de RDV Recherche Internet Stratégie - Vision Relation Client Marketing - Commerciale RDV New biz Finance Comptabilité
  67. 67. ! ! ! troisième étape 3. briefez ces tâches et mesurez les résultats ! ! ! !
  68. 68. Prenez le temps de briefer
  69. 69. Phase Input : Ne pas négliger la phase d’entrée et de transmission d’informations ! = ! Accepter de « perdre » du temps pour en gagner ensuite
  70. 70. Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour avancer Feuille de route datée : planning de délégation
  71. 71. BRIEF TYPE Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessaire Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase Estimer le temps passé par jour / par semaine pour la mission Fournir la procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine Fournir un planning de délégation X X X X X X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous concrètement ? X Donner les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)
  72. 72. Ecueils à éviter 72
  73. 73. UN BRIEF NEGLIGE Un assistant sera plus rapide et efficace si vous acceptez d’investir du temps dans la phase de briefing : Phase très importante d’assimilation de la mission générale : contexte, activité, objectif…
  74. 74. Des procédures peu claires Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours de votre assistant Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité
  75. 75. Non respect de la phase d’assimilation et d’apprentissage Conseil : soyez patient un assistant, bien que talentueux, ne pourra absorber d’un coup toutes les missions que vous avez prévu de déléguer… Déléguez étape par étape !
  76. 76. Ne pas fixer une feuille de route, avec planning défini Avant même de commencer la délégation, fixez dès maintenant la première mission à déléguer et la date de démarrage des prochaines missions. Ce sera une première feuille de route pour avancer
  77. 77. Manque de suivi - feedback Fixez vous des moments de débriefing Exemple : tous les lundis, faîtes un mini-meeting de 15mn pour balayer les missions de la semaine : les urgences, les priorité et les encours
  78. 78. Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ? Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel
  79. 79. DES QUESTIONS ? 79
  80. 80. PRÊT A DELEGUER ? 80
  81. 81. DES QUESTIONS ? 81
  82. 82. CONTACTEZ-NOUS ! 82
  83. 83. CONTACT tiana@smartelia.com @tianastef 83

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