À travers nos Smartphones, ordinateurs ou autres tablettes, nous avons pris l’habitude d’avoir accès à l’information en temps réel et de manière instantanée : emails, photos, nouvelles de nos proches ou du monde... Afin de répondre à cette nouvelle demande, les entreprises ont été amenées à s’adapter et à changer leur façon de travailler. Mais ces changements, s’ils ne sont pas expliqués et adaptés, donnent toujours lieu à la même réaction : le rejet.

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La mobilité au service du terrain social
Chapitre 1 - Les structures d’accueil de jour
Le numérique, une réalité bien présente
Numérique. Transformation digitale. Si ces termes sont
bien connus dans les entreprises et font parfois figure
de « buzzwords », la réalité est que nous sommes
passés, et ce depuis plusieurs années, dans l’ère du
tout numérique.
À travers nos Smartphones, ordinateurs ou autres
tablettes, nous avons pris l’habitude d’avoir accès à
l’information en temps réel et de manière instantanée
: emails, photos, nouvelles de nos proches ou du
monde…
Afin de répondre à cette nouvelle demande, les
entreprises ont été amenées à s’adapter et à changer
leur façon de travailler. Mais ces changements, s’ils ne
sont pas expliqués et adaptés, donnent toujours lieu à
la même réaction : le rejet.
Faire accepter le numérique sur le terrain
Le challenge que nous propose la transformation
digitale est autant un challenge technique, pour la
mise en place des outils pour récupérer et analyser les
données, qu’un challenge humain pour
l’accompagnement des équipes et l’acceptation des
nouvelles méthodes de travail qui en découlent.
Dans le domaine social, le challenge humain peut
s’avérer particulièrement important car les habitudes
et méthodes de travail peuvent être très éloignées des
besoins et contraintes de la transformation digitale.
Comment expliquer au personnel éducatif dans une
structure d’accueil de jour que l’ensemble des
évènements concernant les enfants doivent être
informatisés sans que cela soit perçu comme du travail
supplémentaire et fastidieux ? Comment éviter que les
équipes sur le terrain aient le sentiment de ne plus
faire le même travail ou se prémunir des exaspération
du type « Mais je ne suis pas informaticien ! » ?
Car pour tirer pleinement parti d’un logiciel tel qu’un
ERP, il est important de lui fournir des données les plus
précises possibles et le plus régulièrement possible. Il
n’est pas possible de demander à un système de
générer le journal de vie d’un enfant au moment où
ses parents viennent le chercher si ces informations
n’ont pas été saisies préalablement. Pour que les
parents puissent suivre et voir ce que font leur enfant,
les éducateurs doivent pouvoir renseigner ces activités
au cours de la journée.
Pour autant, il n’est pas question de demander aux
équipes de se précipiter sur un ordinateur après
chaque biberon ou de passer plus de temps derrière
un clavier et un écran qu’avec les enfants. Il n’est pas
non plus question de leur demander de saisir
l’ensemble des évènements dans un carnet puis de
retranscrire le contenu dans l’ERP en fin de journée.
Cette approche serait contreproductive et susciterait,
à juste titre, un rejet de la part des équipes sur le
terrain.
Des interfaces adaptées aux besoins du
terrain
Il est donc important que les solutions mises en place
apportent un réel plus aux équipes, en plus de remplir
leur rôle de gestion des données. Les solutions doivent
être un gain de temps et non une contrainte
supplémentaire.
Afin de répondre à ces problématiques, la solution
SAINET propose une interface adaptée aux
périphériques mobiles (tablettes et Smartphones).
Application Web à disposition du personnel éducatif. Ici, c’est la
page principale, le tableau de bord, constituée de tuiles pour
accéder aux différentes possibilités de l’application.

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Le but de cette interface n’est pas de remplacer le
client riche utilisé habituellement. Il s’agit de fournir
un autre moyen d’accès à la solution, destiné au
personnel encadrant qui n’a pas vocation à se
connecter régulièrement à un ordinateur et qui est la
plupart du temps dans les groupes auprès des enfants.
Sur cette application, seule 10% de l’ERP est mise à
disposition, ce qui permet d’avoir un outil facile
d’accès, esthétique et qui remplit l’entier des besoins
du quotidien.
Le dashboard, ou tableau de bord, permet d’accéder
facilement aux informations les plus pertinentes. Le
personnel éducatif pourra ainsi voir d’un seul coup
d’œil la liste des enfants attendus ou présents dans
leur groupe. Il pourra aussi accéder aux données des
enfants dont il a la charge, en particulier aux
informations liées à la santé telles que les maladies
chroniques, les allergies ou restrictions alimentaires.
En plus de la possibilité d’accéder aux informations de
l’ERP, l’interface permet également de saisir des
données. Il devient ainsi très simple de réaliser des
actions de « badging ».
Lorsqu’un collaborateur arrive sur son lieu de travail, il
indique en un clic sa présence. À tout moment de la
journée, il peut de la même manière indiquer la
nouvelle activité qu’il commence (travail avec les
enfants, travail personnel, formation, pause...). Chaque
déclaration d’activité interrompt automatiquement la
précédente. En fin de journée, il lui suffit d’indiquer
son départ pour clôturer la dernière activité en cours.
Ainsi les collaborateurs n’ont plus besoin de remplir de
feuille d’activités à la fin de la journée ou en fin de
mois, les informations sont sauvegardées en temps
réel dans l’ERP.
Un écran de sélection permet aux collaborateurs de déclarer le
début d’une nouvelle activité.
Un moyen de communication avec tous les
acteurs
Le badging s’applique aussi pour le suivi des arrivées et
départs des enfants. Lorsqu’un enfant est déposé par
ses parents, les éducateurs indiquent son arrivée d’un
simple clic, en précisant avec qui il est arrivé. Ils ont
aussi la possibilité d’ajouter un commentaire pour
indiquer par exemple un point d’attention fourni par
les parents, avec quel jouet ou peluche l’enfant est
arrivé ou encore l’heure à laquelle les parents ont
prévu de revenir le chercher en fin de journée. Dans ce
cas, le planning sera automatiquement mis à jour avec
l’heure de départ prévue.

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En un clic, l’éducateur saisie l’arrivée d’un enfant en précisant la
personne qui l’accompagne. La solution permet également
d’afficher les interdits de contact afin de garantir qu’aucun enfant
ne parte pas avec une personne non autorisée.
Tout au long de la journée, l’équipe éducative utilise la
tablette pour indiquer les évènements marquant de la
journée : sorties, repas, siestes… La tablette sert aussi
de support pour l’éducateur lorsque les parents lui
demandent comment s’est passée la journée au
moment du départ. En un clic, il est possible de
générer le journal de vie de l‘enfant et d’être certain
de ne rien oublier.
Un écran présentant le journal de vie utilisée par le personnel
encadrant. Sur la gauche, une iconographie permet rapidement
d’identifier les différents événements.
La tablette est aussi un moyen de communication
entre la direction et les équipes éducatives. La tablette
permet ainsi d’afficher les messages saisis dans l’ERP
par la direction à destination des équipes. À l’inverse,
la direction peut être automatiquement avertie en cas
d’évènements particuliers (sortie, accident).
Les périphériques mobiles peuvent donc être des
outils très utiles pour les équipes. Ils permettent un
gain de temps en leur évitant de devoir saisir des
informations sur différents supports et en donnant
facilement accès aux données les plus pertinentes.
Ils sont aussi des outils de communications, facilitant
l’échange d’information avec les parents et la
direction. Étant totalement intégrés à l’ERP, ils
bénéficient de la sécurité et de la gestion des droits
d’accès de SAINET. Seules les données nécessaires
sont rendues accessibles aux utilisateurs.
La clé d’une adoption réussie par les équipes est avant
tout une interface fiable, intuitive et adaptée aux
besoins.
Article rédigé par VBL
Avril 2019
Didier Waldmeyer est à votre disposition pour une
démonstration ou pour répondre à vos questions.
dw@sai-erp.net / 078 624 22 44