La planification au sein des structures d'accueil de jour est un vrai casse-tête. Les directeurs/rices y passent le plus clair de leur temps afin de trouver des solutions pour des sollicitations de parents grandissantes. Les outils sont souvent peu adaptés et rarement voir jamais en corrélation avec le reste du système informatique qui permet la gestion de l'institution. Cet article parle de ce constat et propose une solution adaptée à notre époque avec notamment le module de planification de l'ERP SAI Net développé par SAI ERP.

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La planification dans les structures d’accueil de
jour*, un cauchemar technique bientôt résolu ?
*crèches, garderies, unités d’accueil pour écoliers, mamans de jour, etc.
Du bien public au produit de consommation
Historiquement, une structure d'accueil est avant tout
une entreprise/association sociale qui a pour but de
simplifier la vie des nombreux parents qui doivent
jongler entre leur vie familiale et professionnelle. C'est
avant tout un grand service rendu.
Au fil des ans, l'évolution démographique de la société
face au manque d'offre de places dans les structures
d'accueil a fait évoluer les mentalités des deux camps.
Coté parents, les comportements actuels montrent
qu'une place de garderie est presque devenu un bien
de consommation. On la négocie, on la débat, on
l'achète à grand frais et on se bat pour la garder ou
elle sera louée au plus offrant si les conditions ne vous
permettent plus de la garder. Les règles deviennent de
plus en plus strictes et les listes d'attente de plus en
plus longues.
Coté structure, l'objectif est de répondre au besoin du
plus grand nombre de façon efficace. Cependant, on
remarque que malgré la demande continue et diverse,
il est en pratique impossible pour une structure
d'atteindre une occupation de 100%.
Tableau de bord pour l’administration. Permet l’appel aux tâches les plus
courantes et la vision instantanée du personnel et des enfants présents.
Mais alors il y a de la place! Comment est ce possible ?
Alors que la demande afflue comment une structure
peut-elle seulement occuper 90% de ses places et ne
pas réussir à pousser plus loin ? La difficulté réside
dans deux points :
- l’extrême évolution des besoins au quotidien
- l'efficacité de sa planification et les outils à sa
disposition.
Analysons les challenges principaux d'une planification
d'une structure. Nous verrons ensuite un état des
outils actuels peu performants.
Planification et contraintes
L'une des vocations d'une structure d'accueil est de
suivre mais également de contribuer à la bonne
évolution de l’enfant de part ce qu'on lui fait
découvrir, tester, mais également dans
l’environnement dans lequel on le fait évoluer.
L'opinion générale des gestionnaires de structure
d'accueil est majoritaire sur un point : un enfant ne
doit pas être changé de groupe régulièrement afin
qu'il s'épanouisse et évolue dans un milieu stable. Dès
lors, impossible de lui faire aller le lundi matin dans un
groupe, le mardi dans un autre, le mercredi de
nouveau dans le premier, etc. Il n’est donc pas possible
pour une personne chargée de la planification de
combler les trous n'importe comment.
L'une des réalités dans la gestion d'une planification de
structure est la division (ou non !) des journées en
morceaux. Certaines crèches par exemple divisent la
journée en deux avec des options de repas. D'autres
structures divisent leur journée en 3, 4, 5. Le pire
trouvé jusqu’à présent de notre expérience est 11
créneaux dans une même journée. Dans le cas des 11,
on pourrait s'attendre à ce que cela représente des
périodes d'une heure chacune mais non, les créneaux
sont tous différents.
En opérant ainsi, une structure s'approche au plus près
du besoin du parent, et propose alors des tarifs
adaptés aux horaires choisis.

2. Article #001
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Division d’une semaine à travers les différents horaires à disposition.
Cependant, en fonctionnant ainsi, elle décuple la
complexité de sa planification. Certaines structures
fonctionnent à l'heure et en fonction de la
disponibilité, il est possible d'intégrer un enfant sur
une plage horaire variable chaque jour.
Un logiciel efficace de planification doit être capable
de gérer toutes ces possibilités de façon fluide, en
temps réel et en présentant une interface intuitive. On
sent que le challenge est de taille.
Un choix important dans la planification est également
la taille des groupes. En effet, suivant l'âge des
enfants, il est nécessaire d'avoir un certain nombre
d'encadrants pour un nombre défini d'enfants. Faites
des groupes trop petits et vous emploierez trop de
personnel lorsque des enfants sont absents sans
pouvoir les déplacer car vous devrez maintenir les
quotas. Faites des groupes trop grands et il vous sera
alors impossible de gérer tous les enfants en même
temps.
La question de la taille optimale d'un groupe est très
complexe à déterminer. Elle dépendra également de la
capacité de gestion de vos éducateurs/trices ce qui
n'est pas connu au démarrage.
Enfin ! Vous avez réussi à déterminer vos créneaux et
défini vos groupes, les demandes affluent et vous
n'avez plus qu'à les insérer.
Un nouveau problème majeur apparait ! Qui allez vous
placer en premier ?
Quelle est la meilleure façon de définir la liste
d’attente :
- En fonction de l'ordre d'arrivée des demandes ?
- En fonction du niveau de revenu des parents et
de leur activité professionnelle ?
- En fonction de si l'enfant est déjà dans la
structure ?
Chaque structure possède sa règle et chaque règle
possède ses avantages et ses inconvénients. Au final, il
n'y a qu'une manière de fonctionner lorsqu'on n’a pas
d'outils adaptés : au bon jugement de la personne qui
planifie.
S'ensuit un travail laborieux de positionnement de
demandes successives en fonction de choix de
priorités manuelles dans la liste d'attente.
Toutes ces contraintes qui évoluent constamment au
quotidien ont pour conséquence d'empêcher un
remplissage optimal de la structure. Des places
morcelées restent donc vacantes ce qui finit par
entraîner un impact financier souvent conséquent.
Mise en place - Créneaux dynamiques
Nous avons résolu la question en proposant aux
structures un système permettant de définir un
planning type constitué de créneaux séparés ou alors
de plages d'ouvertures. Chaque enfant possède son
dossier et utilise dans le temps un certain nombre de
créneaux. Grâce à notre système intégré de
visualisation de données temporelles, une personne à
l'administration peut alors voir localement au niveau
d'un enfant ainsi que globalement au niveau groupe,
d'un secteur, ou au niveau de la structure combien
d'enfants sont présents quotidiennement dans chaque
groupe.
En fonction des pré-requis par groupe, ils peuvent
alors affecter le bon nombre d'employés par groupe.
Opérationnel - Occupation des créneaux et
des plages
Grâce à un outil que nous avons développé basé sur
notre expérience de la gestion des temps et que nous
avons intégré comme module dans notre logiciel de
gestion globale d'entreprise, nous proposons,
automatiquement basé sur l'expression d'un besoin, le
meilleur chemin d'utilisation des plages / créneaux
pour accepter l'enfant dans la structure tout le long de
son parcours. Ce système tient compte des dates de
passage entre les différents secteurs (par exemple

3. Article #001
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nurserie vers trotteurs ou garderie) et des différentes
contraintes qui auront pu être exprimées.
Sur ce tableau de bord, le responsable de la planification peut voir
l’essentiel de son planning : en bleu et violet, les présences et absences des
collaborateurs. En jaune, par quart d’heure, le total des collaborateurs et
des enfants planifiés. En rouge le nombre de collaborateurs qui manquent
par rapport aux enfants prévus. En vert, il y a assez de collaborateurs pour
les enfants prévus. En orange, il y a trop de collaborateurs. D'un coup d'œil,
le planificateur voit donc les présences des collaborateurs en lien avec les
futurs besoins des enfants.
Opérationnel - Gestion de la liste d'attente
Nous nous sommes posés la question de comment
améliorer la liste d’attente d'une structure en faisant
plus que ce que pourrait donner une liste papier ou les
outils actuels du marché. Nous avons intégré notre
gestion des créneaux dans la liste d'attente ce qui
permet d'avoir automatiquement une analyse de la
possibilité des demandes. Les détails des rapports
permettent d'avoir des informations précises sur ce
qui fonctionne ou pas dans chaque demande.
L'opérateur/trice peut alors voir avec les parents quels
changements ils sont prêts à accepter.
Afin de faire coller au mieux la liste d'attente aux
comportements standards de planification dans les
structures, le système permet de jouer avec les
entrées de la liste en retenant certaines options, en
augmentant la priorité des entrées, en validant
temporairement certaines saisies, etc.
Nous avons ainsi trouvé une solution ergonomique et
agréable à utiliser offrant un maximum d'informations
à la personne devant faire les choix cruciaux
d'attribution.
Badging des enfants pour une optimisation
en temps réel
Afin d'aider les structures à gérer leur planification en
temps réel pendant une journée, nous avons introduit
l'utilisation d'appareils mobiles (téléphones, tablettes)
qui permettent d'indiquer quels enfant sont présents.
Ceci permet en temps réel aux administrations de voir
où sont les manques en terme d'effectifs qui peuvent
être aidés par des renforts.
Nous arrivons donc à gérer la planification également à
court terme.
Tablette et application web utilisée au sein des groupes avec des
fonctionnalités simples et intuitives.
Portail parent
Une des difficultés notamment sur la liste d'attente est
qu'elle est extrêmement vivante. Les parents changent
très souvent de besoins en terme de fréquentation
lorsqu'ils n'ont pas la possibilité d'avoir tous les
créneaux désirés ou lorsque leur enfant n'est pas
encore né. Il est alors nécessaire de leur permettre de
saisir leurs besoins à travers un outil adapté.
L'un des projets en cours est de fournir aux parents un
portail de communication directement relié à la
structure ce qui permet de fournir des informations
temps réel sur les présences et les besoins de
planification liés à l'enfant. Grâce aux informations
temps réel transmises par le parent, la crèche peut
optimiser sa planification à court, moyen et long
terme.
Prédiction des présences pour optimiser le
moyen terme
Notre approche de la planification nous a amené à
mettre en place un système de prédiction. Dans
beaucoup de structures, l'enfant n'est pas forcément
amené ou ramené à l'heure. Notre système permet de
calculer et de prédire avec divers niveaux de fiabilité
les vraies horaires de présence de l'enfant par rapport
à son contrat. Ceci permet grandement d'optimiser les

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présences des employés et faire des économies
d'échelle en conséquence.
Agenda des groupes en fonction des présences théoriques en bleu et des
présences réelles en vert par exemple.
Conclusion
Une structure d'accueil à des besoins très complexes
en constante évolution face à une société en plein
essor. Nous pensons que notre approche moderne de
la problématique, basée sur une longue expérience du
domaine de la gestion des temps et de personnes,
nous a permis d’établir un nouveau produit novateur
indispensable à l'optimisation des structures.
Disponible sur une plateforme web, elle permet aux
parents, aux éducateurs/rices, à l’administration et à la
direction de travailler en mode collaboratif.
Les retours de nos premiers clients nous ont permis de
finaliser le produit. L'objectif est maintenant d'aller de
l'avant vers une commercialisation à plus grande
échelle.
Article rédigé par RBL
Mars 2019
Didier Waldmeyer est à votre disposition pour une
démonstration ou pour répondre à vos questions.
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