Formation interne SCD UPEC - Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique - Niveau 2 - octobre-novembre 2013

Connaître et savoir
utiliser la bibliothèque
numérique de l’UPEC
Niveau 2

octobre-novembre 2013

La documentation
électronique en université

Connaître et savoir utiliser la bibliothèque
numérique (niveau 2)


2

Rappels sur la documentation électronique à l’université

Politique documentaire électronique

Modèles économiques et offre documentaire électronique
Les modèles économiques des ressources électroniques sont très variables mais on distingue quatre
grands modes d’acquisition selon :
- Achat pérenne ou abonnement
- Titre à titre ou collection/bouquet
=> Outre sur le budget, le modèle économique d’une ressource a des répercussions sur la mise à jour
des contenus de la ressource et de ses métadonnées (signalement dans le catalogue)



3


Achat pérenne
Titre à titre

Abonnement

-

- Paiement chaque année
- Souvent engagement pluriannuel
- Arrêt d’abonnement => arrêt de
l’accès
- Sélection des titres les plus
intéressants
- Évolution de la collection en cours
d’abonnement ou à chaque
renouvellement

-

Achat en une fois
Pas d’engagement pluriannuel
Accès garanti dans le temps
Sélection des titres les plus
intéressants
Pas de mise à jour des titres =>
obsolescence

Exemples UPEC : New Palgrave
Dictionnary

Série / collection

-

Achat en une fois
Pas d’engagement pluriannuel
Accès garanti au fil des années
Pas de sélection de titres
Pas de mise à jour des titres =>
obsolescence

Exemples UPEC : e-books en médecine
Springer

Exemples UPEC : e-books Numilog, Le
Monde, Mementos Francis Lefebvre,
Techniques de l’ingénieur
- Paiement chaque année
- Souvent engagement pluriannuel
- Arrêt d’abonnement => arrêt de
l’accès
- Pas de sélection de titres
- Évolution de la collection en cours
d’abonnement ou à chaque
renouvellement
Exemples UPEC : e-books Cyberlibris,
bouquet de revues CAIRN…

4


Politique documentaire électronique
Cadres de l’acquisition essentiellement fixés par COUPERIN
Prix, rabais
Périmètre/contenu de la ressource payée
Modes d’accès
Durée de l’engagement
Les SCD achètent ensuite, seuls ou en groupement de commande, aux conditions fixées par Couperin
En cas d’échec de la négociation, discipline collective incitant à ne pas reconduire l’achat ou
l’abonnement
Ex : arrêt de l’achat de la collection « Lecture Notes in Computer Science » en 2013



5


Les accès à la documentation électronique
Les utilisateurs
Pour chaque ressource (quel que soit le niveau, la discipline ou encore le montant), l’accès est
toujours négocié pour :
- l’ensemble des étudiants
- les enseignants et enseignants-chercheurs
- les membres du personnel (bibliothèque, administration, services techniques…)
- les walk-in users (nos « lecteurs extérieurs », sur inscription et connexion uniquement dans la
bibliothèque)

Accès local / Accès distant
Accès local : accès sur les postes informatiques ou le wifi de l’université (postes du personnel, postes
publics de salle informatique ou de bibliothèque, PC portable, tablette ou smartphone connecté au wifi
étudiant ou personnel)
Accès distant : accès à « l’extérieur » de l’université (domicile, smartphone sur 3G, lieux publics…)

La quasi intégralité des ressources UPEC sont accessibles en accès local et distant



6


Les accès à la documentation électronique
Gestion technique des accès

Proxy (proxypac)

Proxy inverse
(EZproxy)

Géré par

DSI (Univesité)

Infodoc (SCD)

Type d’accès

Local

Distant

Fonctionnement

Fait transiter toutes les consultations
des sites web (dont la doc elec) à partir
de postes informatiques ou du wifi du
campus par une seule adresse IP
(communiquée aux fournisseurs de
docelec)

Permet d’authentifier l’usager
lorsqu’il se connecte à distance
(quel que soit le terminal sur
lequel il se connecte et le
fournisseur d’accès à internet)

Conséquences
pour l’usager

Les usagers qui utilisent le wifi pour
accéder à la docelec doivent inscrire
l’adresse du proxy dans les paramètres
de leur navigateur internet (procédure
pour vérifier ce paramétrage dans le
blog)

Les usagers doivent activer leur
compte numérique (page
Services numériques du site web
de l’UPEC)



7

Quelle bibliothèque
numérique à l’UPEC ?



8

Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC ?
Qu’est-ce qu’une bibliothèque numérique ?
Miroir ou complément sur internet ou « virtuel » de la bibliothèque physique

Communication :
- Site internet
- Pages Facebook
- Blog des bibliothèques de l’UPEC

Services :
- Réservations en ligne (salle de groupe, lecteur de microfiche)
- Compte lecteur (prolongation, alerte disponibilité…)
- Renseignement à distance (rue des facs, formulaire de questions/remarques)

Contenus numériques :
-

Ressources achetées : e-books, revues en ligne, bases de données de presse, bdd bibliographiques
Ressources en open access : revues scientifiques, archives ouvertes, mémoires et thèses…
Sujets d’examen
Patrimoine numérisé (très peu à l’UPEC)
Répertoire de sites internet de référence (très peu à l’UPEC)

Athéna :
Outil d’accès aux collections (physiques et numériques) et à certains services



9

Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC

Accès des étudiants à la bibliothèque numérique :
Le compte numérique étudiant

Identification pour réserver une salle de groupe
ou accéder au compte lecteur en ligne

Identification pour accéder à une ressource en ligne


10


Le fonctionnement d’Athéna : l’apparition des résultats après
requête
Interface
« logiciel »

Requête Athéna
Moteur de
recherche

Résultats : documents
physiques et
électroniques

« logiciel »

Aleph
Notices de
documents
physiques (livres,
revues papier,
DVD…), sujets
d’examen, thèses
électroniques

SFX (Résolveur liens)
Base locale
Logiciel
de
gestion
des
droits et
accès

Base Ex Libris
notices de
bdd, revues,
e-books

Primo Central
Réservoir de notices
d’articles :
Titre article, auteur,
nom de la revue, date,
résumé, mots-clés…

Fournissent des
notices
(= résultats)

11


Le fonctionnement d’Athéna : l’accès aux documents

Résultats : documents
physiques et
électroniques

Aleph
Notices de
documents
physiques (livres,
revues papier,
DVD…), sujets
d’examen, thèses
électroniques

Notice donne la localisation
des documents : l’usager
va dans le rayon

Accès direct au texte intégral en
ligne pour les documents qui sont
dans la base de SFX ou dans
Primo Central
12


Fonctionnement dans Athéna : de quoi dépend le signalement
de la doc elec ?
Aleph

Aleph :

réservoir de notices de documents physiques (livres, revues papier, DVD, thèses microfichées),
sujets d’examen et thèses électroniques ; la qualité du signalement dépend de la qualité des notices du SUDOC,
de la pratique de catalogage dans le SCD et des possibilités techniques du SIGB

Primo central

: réservoir de notices d’articles de revues scientifiques, constitué par les métadonnées
que veulent transmettre les éditeurs ou par des organismes ayant dépouillé des titres de périodiques => certains
périodiques sont indexés et d’autres non et la qualité de l’indexation est très variable. Le SCD n’a pas la main
sur cet entrepôt de notices.

SFX :

résolveur de liens. Donne accès au texte intégral aux ressources de la base de connaissance qui sont
« activées ». Signalement dépend de l’exhaustivité de la base de connaissance (qui répertorie les ressources
électroniques, payantes ou libres existantes) , de la profondeur du signalement (niveau du nom de la ressource ,
nom de la revue, du titre de l’e-book, du titre de partie/chapitre) et de la qualité de l’indexation (nombre et
précision de métadonnées par notice). En cas d’absence de signalement d’une ressource, Infodoc peut ajouter
une ressource « en local » (mais est alors responsable de la mise à jour).
Pour plus d’explications, consulter les billets de blog : Aleph, Primo, SFX, Ex Libris, Athéna… qui fait quoi? et Le
signalement de la docelec


13


Les différents modes d’accès aux ressources électroniques
Catalogue Athéna
Recherche possible :
du nom de la base de données ou « ressource »
Du titre du périodique
Du titre de l’e-book et de son auteur
(voire quelques métadonnées supplémentaires selon indexation)
-

Selon la profondeur et la qualité du
signalement de la ressource
concernée (=> très variable)

Lors d’une requête dans Athéna, on peut trouver des articles de revues électroniques mais on ne peut pas chercher
d’article précis (car l’indexation de nos ressources au niveau article dans Athéna n’est jamais complète)

Listes des bases de données sur Athéna
-

Liste alphabétique
Liste thématique

Tous les outils de communication en ligne
Bibliographies/zooms en ligne
Billet Facebook
Courriel
Attention : on ne peut créer un lien hypertexte vers une ressource en ligne (base de données, article, revue, e-book…) que
si elle a une notice dans Athéna : on prend alors comme lien hypertexte l’URL de la « page menu sfx » (cf. billet Précautions
indispensables pour recommander une ressource électronique)



14


Connaissance des ressources
électroniques
Listes des bases de données
Accessible à tous les internautes
Liste de toutes les ressources électroniques
accessibles à l’UPEC
Indication accès local/accès distant/ressource libre

« Pages menu sfx »
Accessibles à tous les internautes
Rapides présentations des ressources
(contenus, mode d’accès, tutoriels…)



15


électroniques
L’outil des professionnels de l’UPEC : le blog La DocElec@u-pec
Seul endroit où retrouver toutes les informations
sur les nouveaux abonnements/achats,
contenus des différentes ressources, pannes, aide
à la résolution de problèmes d’accès, informations
sur l’état du signalement de la DocElec, entraînements
à la recherche documentaire…
Accès :
-Intranet et netvibes des sections
-URL enregistrée en favori (pas d’accès par Google)
-Possibilité d’abonnement pour recevoir les nouveaux
billets directement dans sa boîte mail
Possibilité de copier voire de modifier les textes des
billets pour écrire des posts sur Facebook, des mails
ou des actualités web.
Mais ne pas donner l’adresse du blog à l’extérieur
(blog d’information interne)



16


électroniques
Rapide parcours de la liste des ressources électroniques de l’UPEC : présentation de leur champ
disciplinaire, de leur niveau, de leur signalement…
Synthèse dans le tableau récapitulatif des ressources électroniques 2013-2014



17

Cas pratiques de recherche
documentaire



18

Exercices de recherche documentaire

Connaissance du signalement et qualité de la recherche
Comprendre le signalement c’est savoir répondre aux questions suivantes :
-

Quelles ressources sont signalées dans le catalogue ?

-

Quelles ressources sont uniquement accessibles par la liste des bases de données?

-

A quelle profondeur (granularité) les ressources sont-elles signalées dans Athéna?

-

Quelle est la richesse des métadonnées dans les notices sfx et Primo Central?

-

Quelle est la fréquence de mise à jour des bases de connaissance de SFX et Primo Central ?

Et c’est ce qui permet de faire une recherche efficace et exhaustive dans la bibliothèque numérique.



19


Méthodologie : trouver une référence précise
Recherche d’un livre précis :
 Recherche dans Athéna du titre du livre ou de son auteur
Soit on trouve un livre papier
Soit on trouve un livre électronique
Soit on trouve un titre proche ou une édition un peu ancienne en électronique => se rendre sur la
ressource d’où provient de résultat et refaire la recherche

Recherche d’une revue précise
 Recherche dans Athéna du titre de la revue (si elle n’apparaît pas dans les résultats, fortes chances
qu’on ne l’ait ni sous forme papier, ni sous forme électronique)

Recherche d’un article précis
 Si on sait dans quelle revue il se trouve : recherche de la revue dans Athéna puis recherche sur la
plateforme où se trouve la revue
Si c’est un article de revue scientifique : recherche de la revue dans Athéna ou recherche dans la base
bibliographique Web of Science (ou base bibliographique spécialisée selon discipline)



20

Cas pratiques de recherche documentaire

Méthodologie : trouver des ressources sur un sujet
Précision du sujet
-

Circonscription du sujet dans son champ disciplinaire, chronologique et géographique

-

Précision du sujet et détermination de mots-clés de recherche

Recherche dans le catalogue Athéna
Monographies et périodiques imprimés, thèses microfichées…
Articles électroniques ou titres de livres voire revues électroniques (provenant de toutes les
ressources signalées)
Identification des ressources ramenant le plus de résultats

Puis recherche approfondie dans les ressources électroniques
-

Recherche dans les ressources qui ramenaient des résultats dans le catalogue => tous les
documents des ressources (même ceux qui ne sont pas signalés dans Athéna mais dont a payé
l’accès)

-

Balayage des listes thématique et/ou alphabétique des bases de données => identification des
ressources qui ne sont pas apparues lors de ma recherche dans le catalogue mais qui traitent
probablement de mon sujet.


21

Remarque sur les avantages/inconvénients respectifs de la recherche dans Athéna et de celle sur
la plateforme d’un éditeur :
Recherche dans Athéna

Inconvénients

- Recherche simultanée dans toutes
les ressources signalées

- Modes de recherche plus complexes,
spécifiques au contenu et à l’usage

- Ne sont signalées que les
ressources auxquelles on a accès :
pas de frustration

Avantages

Recherche sur la plateforme de l’éditeur

- Signalement plus profond (meilleure
qualité d’indexation voire plein texte)

- Recherche avancée standard pour
toutes les ressources

-Nécessité de répéter la recherche sur
chaque plateforme

- Imperfection du signalement
(faible profondeur / faible qualité
d’indexation)

- Sur certaines plateformes, la recherche
par défaut intègre les ressources auxquelles
l’institution n’a pas accès =>
confusion/frustration



22

Savoir résoudre les
problèmes d’accès les plus
fréquents



23

Résoudre les problèmes d’accès les plus fréquents

« Je n’ai pas réussi à me connecter »
Cette phrase recouvre de nombreuses situations, il faut apprendre à identifier les principaux cas qui
peuvent causer un problème d’accès :

-

La ressource est temporairement indisponible

-

Défaut de paramétrage du proxy dans le navigateur internet

-

L’usager n’est pas passé par Athéna

-

Défaut de signalement des ressources auxquelles on a droit

-

Le nombre de connexions simultanées est limité

-

Défaut d’identification des doctorants

Lorsqu’aucune des principales sources de problème d’accès ne semble être en cause, ne pas hésiter à
signaler le problème à docelec@u-pec.fr en fournissant si possible une capture d’écran et/ou des
indications sur le chemin parcouru par l’usager



24


La ressource est temporairement indisponible
Manifestation du problème
La ressource est signalée, on peut s’identifier (quand on est en accès distant) mais au moment d’arriver sur la plateforme,
un message d’erreur apparaît et la connexion est bloquée.

Origine du problème
Il peut arriver que la connexion ne fonctionne pas mais qu’à la prochaine tentative cela fonctionne.
Il arrive également assez fréquemment qu’une ressource soit temporairement indisponible du fait d’un problème de
serveur de la part de l’éditeur, d’une opération de maintenance… En général, la situation revient très vite à la normale.

Solutions
-Vérifier qu’une rupture de connexion à une ressource n’a pas été annoncée dans le blog en consultant le calendrier de la
doc elec à l’UPEC
- Si ce n’est pas le cas, tenter une seconde connexion un peu plus tard
-Si la ressource reste inaccessible, signaler le problème à docelec@u-pec.fr



25


Défaut de paramétrage du proxy dans le navigateur internet
L’usager se connecte sur le wifi de l’université
ou sur un poste (professionnel ou public) du
campus et, lorsqu’il se connecte à la ressource,
une fenêtre d’identification inhabituelle apparaît et
les identifiants UPEC ne fonctionnent pas.

Le navigateur internet utilisé n’est peut être pas
paramétré pour passer par le proxy de l’université, ce
qui empêche le fournisseur de la ressource de
reconnaître l’ordinateur utilisé comme appartenant
à l’UPEC. Le proxy inverse ne propose pas
d’authentification car il reconnaît l’adresse IP
connectée comme « dans les murs » de l’université.

Solutions
Aller dans le menu de paramétrage du navigateur internet et vérifier que l’adresse http://www.u-pec.fr/proxy/proxy.pac figure bien en
configuration automatique du proxy.
Pour connaître la procédure exacte pour les différents navigateur internet : consulter le billet Un problème d’accès? Pensez à
vérifier la configuration du proxy…


26


L’usager n’est pas passé par Athéna
L’usager se connecte à une ressource mais on lui
refuse l’accès aux résultats de la recherche, on l’invite
à payer pour la consultation d’un article ou encore on
lui demande de s’identifier mais les identifiants UPEC
ne fonctionnent pas.

Il est possible que l’usager ait directement cherché
la base de données via Google ou un autre moteur
de recherche, sans passer par Athéna. En accès local,
il arrive que le fournisseur de la ressource identifie la
connexion comme venant de l’UPEC mais en accès
distant c’est impossible. La page qui apparaît, avec une
fenêtre d’identification, est alors en général la page
utilisée pour les utilisateurs particuliers mais pas ceux
venant d’une université.

Solutions
Pour accéder aux ressources électroniques payées par l’UPEC, il est absolument nécessaire de passer par le site du SCD
que ce soit par la liste des bases de données, le catalogue ou encore la rubrique « Bibliothèque en ligne ».


27


Défaut de signalement des ressources auxquelles on a droit
L’usager repère un article qui l’intéresse dans Athéna, il clique dessus (s’identifie s’il est en accès distant) mais en arrivant
sur la base, on l’informe qu’il n’a pas le droit de consulter l’article en texte intégral.

Cela vient d’une différence entre le paramétrage de notre résolveur de liens SFX (qui indique à quelles ressources : titres,
états de collection) et le paramétrage des accès de l’UPEC par l’éditeur.

Solutions
Face à un problème de ce type, signaler le problème à docelec@u-pec.fr en fournissant si possible une capture d’écran et/ou
des indications sur le chemin parcouru par l’usager, pour que le SCD corrige son erreur de signalement ou fasse valoir ses
droits d’accès auprès de l’éditeur.
Si c’est bien un problème de signalement ou si l’usager a besoin d’obtenir l’article rapidement, on peut lui proposer un PEB



28


Le nombre de connexions simultanées est limité
L’usager tente de se connecter à la ressource, parvient à s’identifier (s’il est en accès distant) mais l’accès lui est refusé

Pour certaines ressources, le prix à payer varie très sensiblement en fonction du nombre d’accès simultanés (nombre
d’usagers de la même université qui peuvent se connecter en même temps à la ressource). Pour des raisons budgétaires,
on ne prend qu’un nombre limité d’accès simultanés ce qui peut provoquer des « embouteillages » temporaires.

Dalloz revues : 1 accès simultané
ENI : 3 accès simultanés
FRANCIS, ERIC ou Medline : 5 accès simultanés
Europresse : 12 accès simultanés

Solutions
Si le problème d’accès se pose pour l’une des ressources citées, inviter l’usager à tenter de se connecter à nouveau un peu
plus tard.
Si le problème d’accès persiste, ce n’est peut-être pas la limitation d’accès simultanés qui est en cause : signaler le
problème à docelec@u-pec.fr en fournissant si possible une capture d’écran et/ou des indications sur le chemin parcouru
par l’usager



29


Défaut d’identification des doctorants
Un doctorant est dépourvu d’identifiants pour se connecter aux ressources électroniques

La gestion administrative des doctorants dépend du PRES Université Paris-Est, ils ne sont donc pas
automatiquement intégrés dans notre annuaire d’authentification des étudiants. Sans une procédure
spécifique, ils ne peuvent accéder aux ressources électroniques.

Solutions
Pour l’instant seule une solution provisoire (donc susceptible d’évoluer) existe. Pour accéder à nos
ressources le doctorant doit :
1.

Obtenir un CODE LECTEUR (comme un lecteur extérieur), délivré par les bibliothécaires, pour se
connecter aux postes informatiques du SCD.

2.

Ecrire à infodoc@u-pec.fr pour qu’on lui crée un identifiant et un mot de passe provisoire (à
changer lors de l’activation du compte numérique) d’accès aux ressources.



30

www.u-pec.fr
Mathilde Vergnaud
Chargée de la valorisation
des ressources électroniques du SCD
mathilde.vergnaud@u-pec.fr
Tél. 01 45 17 70 39


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