Gestion des ressources électroniques aux Archives & Bibliothèques de l'ULB. Présentation dans le cadre de la "Journée des bibliothécaires" (BIBforum2013 - Bibliothèques fédérales) http://bibforum2013.drupalgardens.com/

1. Ressources électroniques
traitement et consultation
Journée des bibliothécaires – 19/09/2013 – Archives & Bibliothèques de l’ULB
19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 1

2. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 2
Aperçu de la présentation
Ressources électroniques
• Quelques chiffres
• Traitement des ressources électroniques
 Activation
 Catalogage semi-automatisé
 Gestion des problèmes d’accès
• Consultation des ressources électroniques
 Outil de découverte (Cible+)
 Linking (Vlink)
 Accès à distance (EZ-Proxy)
 Prêt inter-bibliothèques en ligne (PIBel)
 E-books : Etat des collections, Etude, Perspectives
(Christophe Algoet)

3. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 3
Quelques chiffres
• Près de 21.000 périodiques électroniques
• Plus de 57.000 e-books
• De plus en plus d’offres pour des e-books isolés
• Passage au tout électronique pour de plus en plus d’éditeurs
• En 10 ans, augmentation de 80% des dépenses en
documentation électronique
• En 12 ans, multiplication par 3 du nombre de périodiques à l’ULB
(contrats « Big deals »)

4. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 4
En pratique
Le passage à l’e-only a des répercussions sur toute la chaîne
de travail
• Développement des collections (Big deals, prix des titres isolés)
• Acquisitions
• Activation des titres
• Catalogage
• Vérification des accès électroniques
• Intégration des outils de mise à disposition (EZ-Proxy, Vlink, etc.)
• Evaluation des ressources
• Promotion et formation
Afin de continuer à proposer une offre documentaire et des services
efficaces qui répondent aux besoins des utilisateurs, il est
nécessaire de revoir et optimiser la gestion de cette masse de
documentation électronique, à tous les niveaux de la chaîne
documentaire.

5. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 5
Activation des accès
Activation des accès électroniques aux A&B
• Centralisation des contacts : adresse e-mail unique
• Redirection en interne vers les différentes bibliothèques
• Chaque bibliothèque gère l’activation des titres qui lui sont
propres
• L’activation des ressources pluridisciplinaires est centralisée
• L’activation peut se faire via Swets ou via l’éditeur

6. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 6
Procédure d’activation
Suggestion
d’une
ressource
électronique
Commission
facultaire
transmission
des données
d’activation
par Swets
Mail ou Site
éditeur :
compte
admin + IP +
config ULB
Signature
Licence
Vérification
Accès
Transfert de
l’info au dép.
Catalogue
Re-
vérification de
l’accès et
catalogage
Titre
disponible
dans Cible+
facultatif

7. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 7
Catalogage semi-automatisé des
ressources électroniques
Catalogage automatisé des périodiques et livres électroniques :
• Fichier tabulé récupéré chez l’éditeur au format :
ISSN – Titre – URL – date début – date fin (périodique)
ISBN – Titre – URL (livre)
• Chargement automatisé à partir de catalogues distants (script
adapté pour chaque éditeur et mis à jour à chaque chargement)
• Traitement manuel pour certaines listes :
- ajout de codes – champ 653 de la notice
- vérification des accès
• Pour les e-books : chargement des notices OCLC si proposées par
l’éditeur

8. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 8
Gestion des accès
Gestion des problèmes d’accès et suivi
• Chaque bibliothèque assure le suivi auprès des éditeurs pour les
titres qui lui sont propres
• Gestion centralisée pour les problèmes d’accès liés à des
bouquets ou titres pluridisciplinaires
• Suivi manuel complexe car chaque cas peut durer plusieurs
semaines

9. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 9
Gestion des accès
Accès
coupé
• Notification par utilisateur ou lors de vérifications
• Re-vérification de l’étendue de la coupure d’accès (totale ou partielle)
Contact
• Swets (si abonnement via Swets)
• Editeur (si achat direct)
• Description du problème : étendue de la coupure, durée, et toute autre info pertinente
Réponse
• Demande de licence, paiement, etc.
• Demande adresses IP
• Plus d’information sur la nature de la coupure (accès EZ-Proxy, accès à d’autres titres, etc.)
Détails
• Renvoi des renseignements demandés
• Nouveaux tests avant réponse
Résolution
• Plages IPs corrigées
• Confirmation licence, paiement, etc.
• Confirmation accès

10. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 10
Gestion des problèmes d’accès
Méthode actuelle
• Suivi de chaque problème d’accès via e-mails et organisation du
suivi par fichiers Excel personnels.
Solution alternative - ERM
• Centralisation des informations
• Utilisation par tous les départements concernés
• Données à jour
• Système de rappel pour les suivis
• Gestion des licences
• Statistiques

11. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 11
ERM
Electronic Resources Management tool – promesses :
• Centralisation des données fournisseur / éditeur (personnes de
contact, coordonnées, etc.)
• Vue globale de tous les problèmes en cours
• Suivi centralisé : plusieurs départements peuvent intervenir et
mettre à jour les infos dans l’ERM
• Un système d’alarmes permet de relancer plus facilement les
éditeurs et assurer un suivi plus efficace
• Centralisation des licences (fichiers scannés) et de leurs infos
structurées (accès via Proxy, accès multi-campus, durée du
contrat, etc.). Permet de retrouver plus facilement l’info
• Récupération automatique de certaines statistiques d’usage ;
stockage des fichiers ; génération automatique de rapports

12. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 12
Accès aux ressources électroniques
• Toutes les ressources électroniques achetées par les
Bibliothèques sont disponibles via Cible+, ainsi que certaines
ressources et sites web disponibles gratuitement (sélectionnés
par les bibliothécaires).
• Types de ressources électroniques cataloguées
• Bases de données
• Périodiques électroniques
• E-books
• Sites web
• Catalogues de bibliothèques
• Productions propres (iconothèque, digithèque, etc.)
• Accès via :
• Outil de découverte (Summon, de Serials Solutions/ProQuest) : Cible+
• Site web
• Webs thématiques
http://www.bib.ulb.ac.be/fr/bibliotheque-electronique/index.html

13. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 13
Outil de découverte : Cible+
Objectifs :
• Centraliser en un point de recherche unique la totalité des
ressources des A&B : ressources cataloguées, Dépôt
institutionnel, Iconothèque, Digithèque, base de données
d’archives, etc.
• Proposer aux utilisateurs une interface de recherche simple
« Google like », mais performante, intégrée dans le portail des
bibliothèques.
Outil choisi par les Archives & Bibliothèques de l’ULB :
• Serials Solutions – Summon

14. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 14
Outil de découverte : Cible+
Cible+ permet de :
• trouver, via une seule interface, articles, livres, revues, ebooks,
thèses, mémoires, etc...
• accéder directement aux textes en ligne
• voir la disponibilité du document à la bibliothèque
• commander des ouvrages conservés dans les réserves
• renouveler les emprunts… (via « mon dossier »)
• créer un fil RSS pour les nouveautés liées à une recherche
Cible+ affiche les résultats correspondant aux clés de recherche
trouvées dans les références bibliographiques (titre, auteur, résumé,
etc.), mais également dans le texte intégral de certains documents.

15. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 15
Outil de découverte : Cible+

16. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 16
Outil de découverte : Cible+

17. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 17
Linking (Vlink)
• Les Bibliothèques disposent d’un système de linking, Vlink,
développé par la Vrije Universiteit Brussel (VUB).
• Le système de linking permet, à partir d’une notice
bibliographique dans un catalogue ou une base de
données, d’afficher une interface contenant un ensemble
de liens en rapport avec cette notice.
• Les bases de données acquises par les Archives &
Bibliothèques doivent être configurées pour afficher le
bouton Vlink

18. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 18
Linking (Vlink)

19. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 19
Linking (Vlink)

20. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 20
Accès hors-campus : EZ-Proxy
Qui ?
• Etudiants de l’ULB
• Membres du personnel ayant un mandat actif à l’ULB
• Personnel de l’hôpital académique Erasme
Quoi ?
• Accès par défaut à toutes les ressources électroniques
cataloguées
• Adresse IP du serveur EZ-Proxy bloquée par les éditeur
interdisant ce type d’accès,
Comment ?
• Via le site web des A&B
• Via MonULB (portail des étudiants de l’ULB)

21. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 21
PIBel (Prêt Inter-Bibliothèques en ligne)
• Service payant de demandes de prêts à distance
• Réservé aux étudiants devant préparer un travail de fin d’études
ainsi qu’aux chercheurs et professeurs
• Interface de suivi des demandes en cours
• Possibilité d'échanger avec le département du PIB des
informations relatives à ces demandes.
• Environ 10.000 demandes / an (entrantes & sortantes)

22. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 22
Question ?
Merci !
Pour toute question à venir :
florence.robert@ulb.ac.be