Access , Bureautique , Office , formation , training , SGBD , Table ,requête

1. Réalisé par : Harrag Naziha
Le :31 /10/2017

2. Définition de SGBD Access
Création de la base de donnée
Création des tables et ses éléments
Importation des données
Analyse des données a travers de requêtes
Exportation des résultats

3. MS Access est un système de gestion de base de donnée édité par
Microsoft en 1996.
Ce logiciel assure les fonctions de :
 Stockage
 Mise à jour
 Recherche
 Présentation des résultats
La dernière version en date est la version .

4. Tout d’abord , il faut exécuter l’application Access en Cliquant sur son icône de lancement.
Pour y Accéder :
 Cliquer sur le bouton « démarrer» et de choisir dans la section « Programmes» le dossier « Microsoft Office »
puis le « Logo concerné ».
 Quand vous cliquez dessus , vous accédez à l’interface graphique du logiciel Access.
1 Barre de menu
2 Les modèles
3 comment créer les objets

5.  Nous choisissons la création de la base de donnée . Après validation de son nom et son emplacement, un
fichier est généré avec l’extension « accdb »: « my_first_BD.accdb »
1 Nom de fichier base de donnée
2 L’emplacement de fichier
3 Validation

6. Une base de données est constituée d’un ensemble d’objets
 Tables
 Requêtes
 Formulaires
 Etats
 Macro-commandes et modules de programmation
Les informations sont contenues dans des tables qui sont présentées sous différentes formes à l’aide de requêtes ,
formulaires et états.
L’objet « table » est l’objet visualisé initialement

7.  Les tables sont le cœur de la base de donnée .Les informations y sont conservées et consultées à tout
moment. Pour les créer , nous utilisons le schéma relationnel .
 Chaque relation définit une table

8.  D’abord , vous créez la table en mode création, dans la « barre de menu » cliquer « Créer » puis
« Création de table »
1 Table
2 Champ et son type et description
3 Clé primaire
4 Nommer la table
5 Propriété des champs
 Finalement , vous nommez la table , en sélectionnant le menu « fichier » et l’option « enregistrer sous »

9.  L’écran suivant s’affiche quand vous avez oublié de spécifier la clé primaire
 Access évite d’avoir une table sans clé primaire
 Si vous cliquez sur bouton « oui » , Access ajoute automatiquement un champ avec le type « NuméroAuto »

10. Quand une table est ouverte , il existe plusieurs aspects .Les plus importants sont:
 Aspect « structure » correspondant au mode « création » : noms des champs, type , clé primaire… ,etc. Il
définit la structure mais aussi la modifié.
 Aspect « donnée » correspondant au mode « feuille de donnée », il concerne le contenu des tables , en bref
leur saisie

11.  Pour afficher le schéma ou les relations, dans la barre de menu , cliquer « Outils de base de donnée » puis
« Relations » ,une fois la fenêtre apparait « sélectionner les tables » souhaiter et « établir les relations »

12.  Pour être véritablement considéré comme clé étrangère , il faut relier les tables concernées , pour cela , il
faut joindre l’élément commun des deux tables concerné , nous sélectionnons celui de la table « Employe »
en appuyant sur le bouton gauche de la souris sans le relâcher , nous déplaçons la souris vers son
double dans la table « conduire » une fenêtre est affichée ou il faut préciser si nous acceptant l’intégrité
référentielle.

13.  Intégrité référentielle est un mécanisme très intéressant car il évite des anomalies dans une base de donnée .
Si vous activez l’intégrité référentielle , vous ne pouvez pas :
-Créer la table « conduire » si la voiture n’a pas été constituée au préalable.
-Supprimer «véhicule » si elle concerne la table « conduire ».
 SI vous cochez la première option , les deux autres sont activées automatiquement.

14.  Après la validation de l’intégrité référentielle ,les incohérences sont éliminées et la jointure à été réalisée
 La jointure est l’association des clés primaires des tables jointes.
Clé étrangère
Clé primaire
Relation
Cardinalité 1;1
Cardinalité 1;N

15.  Pour accéder de nouveau à tous les objets de la base de données , vous cliquez sur une table et commencer de
saisie des valeurs.
Insérer les données manuellement

16.  Vous pouvez importer les données d’une feuille Excel ou texte ou même d’un autre site web ou SGBD dans une
table d’ACCESS .
pour faire ceci , Cliquez « bouton droit de la souris » quelque part dans la base de données, et choisissez
l’option « Importer ». Vous pouvez aussi faire appel au menu « Fichier / Données externes / Importer». Puis « le
fichier Excel » , puis cliquez « suivant » ,sélectionner « la feuille » puis « suivant », cochez la case « la première
ligne contient les en tètes de colonnes » puis cliquez « suivant », « vérifier les champs », choisissiez « clé primaire
de la table » a la fin « entrer le nom de la table a importer vers » et cocher « je souhaite que l’assistant analyse la
structure de ma table après avoir importé les données » puis « Terminé»
Fichier Excel

18.  Pour accéder de nouveau à tous les objets de la base de données , choisissez l’ongle « Créer » de la barre d’outils.
Vous cliquez sur l’objets « Requête » et l’option créer une requête en mode création ».
 Cliquez sur l’icône concerné et sélectionnez les tables et requêtes contenant les champs concernés. Dans la ligne
« critères », insérez la valeur cherchée avec la possibilités d’utiliser les opérations de comparaison .

19.  Pour obtenir les résultats de la requête , rien de plus simple , Cliquez sur le bouton .

20.  Un formulaire correspond a une représentation différente d’une table ou d’une requête , il est préférable
d’utiliser l’assistant qui facilite sa mise en place .
 Dans l’ongle « Créer » choisissez l’objet « Assistant formulaire » et suivez les étapes

21.  L’état est identique à un formulaire mais son résultat ne s’affiche pas sur un écran , mais est visualisé
sur une imprimante.

22.  Il existe deux méthodes pour exporter les résultats , soit vous faites « Copier » « Coller » ou bien
Dans l’ongle « données externes » , cliquez sur « icône Excel » , dans la page « Exportation »
Entrez « nom du fichier Excel » et « L’emplacement » puis cochez « Exporter les données avec la mise
En forme et la mise en page » , et cliquer « Ok ».

23. Access, Créer des requêtes simple
Tutoriel , Créer une base de donnée Access
tuto-Access-gratuit, Alphorm
Access2013.pdf

24. Access est un système de gestion de bases de données dont la
particularité est d'être accessible à la fois aux amateurs et aux
professionnels. Ce mini-cours va vous permettre d'en maîtriser les
grands principes et de créer votre propre base de donnée. Il s'adresse à
toutes les personnes qui ne connaissent rien à Access et qui veulent
élargir leurs compétences en matière de bureautique.