communication

1. LA COMMUNICATION
ÉCRITE
PROFESSIONNELLE

2. LES DIFFÉRENTS TYPES DE MESSAGES
1. La lettre ou circulaire
2. La télécopie
3. La note : note d’information, note de service,
mémo
4. Le compte-rendu – Le rapport
5. La note de synthèse
6. Le courrier électronique
Autres messages : le dépliant, le tract, l’affiche, le
diaporama, etc.….

3. La rédaction professionnelle
Les caractéristiques du langage commercial : (se faire
comprendre sans ambiguïté )
Construire des phrases courtes (20 à 25 mots) (un sujet,
un verbe, un ou des compléments)
Adopter un style direct et dynamique
 (s’adresser directement au destinataire ; phrases à la forme
active, rédiger de façon positive et verbes conjugués au présent,
imparfait, futur ou passé composé + parfois le présent du
conditionnel, et du subjonctif)
Exprimez-vous avec simplicité et précision
 (mots courts et concrets, verbes actifs et utiliser le sujet « nous »)

4. LES CRITÈRES DE CHOIX (quel type de
message pour la situation donnée ?)
Quels outils de communication choisir en
fonction de la situation : interne ou
externe, confidentielle, légale, etc… ?
 Comparaison de l’utilisation des outils de communication

5. I - La lettre
 A - Présentation normalisée :
 normelettre.ppt
 Présentation des lettres
 B - Les formules de politesse :
 formules générales
 formules de politesse

6. II - La télécopie
Transmission de tous types de documents par le réseau téléphonique à
l’aide d’un télécopieur
Possibilité d’envoyer des télécopies par Internet, ou par ordinateur
 Pas de normes mais des éléments obligatoires
Utilisez les modèles du texteur
 Exemple de télécopie

7. III - Le courrier électronique
 Ne traite qu’ un seul sujet et a toujours un objet explicite et adapté
 Style direct et rédaction courte. Termes positifs.
 Peu de mise en page ou de recherche de présentation
 Ton plus simple et cordial que la lettre ou la note.
 Formule de politesse du courrier traditionnel ou formules allégées.
 La signature : prénom, nom et titre ou fonction (en e-commerce : représente un
procédé fiable d’identification
 Recommandations : assurez-vous dans le cas de pièces jointes que votre
correspondant possède les logiciels pour les lire. Limitez la taille des fichiers joints à
2 MO.
 Utilisez de préférence les listes de diffusion et classer les adresses dans l’ordre
alphabétique

8. IV - La note
Document écrit interne  pas de présentation normalisée
Pas de titre de civilité ni formule de politesse
la note d’information
Objectif : transmet une information sans ordre
Circule dans le sens hiérarchique latéral, ascendant, plus rarement descendant
Caractère informatif : peuvent être détruites
la note de service
Objectif : transmet un ordre à un ou plusieurs destinataires qui devront exécuter
l’action demandée
Circule dans le sens hiérarchique descendant
Caractère obligatoire donc conservées et classées et comportant un certain nombre
de mentions
les consignes
Objectif : transmet des consignes précises, démarches, procédures…
Circule dans le sens descendant
Caractère obligatoire

9. V - Le rapport
 Le rapport est un document interne qui circule de façon ascendante. Il communique le résultat
d’une étude et débouche sur un avis motivé ou sur des propositions susceptibles d’améliorer la
situation examinée. Il a pour but d’aider à prendre une décision. Il peut être rédigé à la demande
d’un supérieur hiérarchique ou à l’initiative d’un collaborateur. Sa longueur peut aller de deux à
quelques dizaines de pages.
 Les différents rapports :
 Le rapport d’étude : analyse une situation et propose des solutions

Le rapport d’opportunité : justifie une demande importante : investissement, création de poste.
 Le rapport de synthèse : fait le point sur un sujet déterminé
 LE RAPPORT.doc

10. VI - La note de synthèse
 La note de synthèse ou rapport de synthèse n’est pas un résumé de texte :
il ne s’agit pas de faire le condensé du document ou du dossier étudié ; il
s’agit de retenir les seules informations se rapportant à la demande et de
les présenter d’une façon claire et structurée. La méthode de travail est
différente du résumé. C’est un document interne faisant le point sur un fait,
une situation ou un dossier. Il circule de façon ascendante.
 Pas de présentation normalisée, mais certaines mentions communes à tous
les documents internes.
 LA NOTE DE SYNTHESE.doc

11. V - Le compte-rendu
 analytique : plus formel, plus officiel , adopté pour les réunions institutionnelles. Il
relate les débats dans l’ordre chronologique en citant le nom (éventuellement la
fonction) de chaque intervenant. Les interventions sont reformulées.
 synthétique récapitule l’essentiel des débats menés autour des différents points de
l’ordre du jour. Le plan suivi est souvent thématique et structuré par des sous-titres.
 pas de norme de présentation du compte-rendu.
 Mais des éléments à trouver : le titre « compte-rendu », la date – éventuellement le
lieu- de la réunion et son objet principal. Ces informations constituent le titre du
document ; la liste des personnes présentes, excusées, absentes ; l’heure de début
de séance, les différents points traités (en fonction de l’ordre du jour) et l’essentiel
des débats, interventions et décision concernant chacun de ses points ; l’heure de fin
de séance et éventuellement la date et le lieu de la prochaine réunion.
 Un compte-rendu

12. La valorisation des messages

13. Mise en forme des documents écrits
Objectifs : créer des documents opérationnels en parfaite
adéquation avec les objectifs de notoriété, acte d’achat,
information, prise de contact, promotion, communication de
crise, événements, produits nouveaux…
Faire preuve de bon sens et de créativité. Conjuguer
l’esthétisme (attirer et séduire l’œil)., le message (qui va
séduire l’esprit) et la mise en valeur des informations
Veillez à l’orthographe et au style, c’est-à-dire vocabulaire et
syntaxe.
Erreurs à éviter

14. Manipulation des entités en fonction du média
utilisé
Les média utilisés :
Le texteur
Le tableur
La PAO
La Préao
Le courrier électronique
L’Internet – site WEB

15. Les règles de présentation
 Mise en forme générale :
 espacements des signes et symboles
 coupures de fin de ligne
 abréviations
 utilisation des traits d’union
 symboles d’unité
 unités monétaires
 écriture des dates
 écriture des nombres
 mise en page
 les majuscules
 les tableaux

16. La charte graphique
Définition : ensemble des directives visant à la mise en
forme d’une identité d’entreprise
Objectifs :
 visualiser une identité de l’entreprise
 assurer une homogénéité de la présentation des documents
 contrôler l’image de l’entreprise
Mise en œuvre :
 Standardiser les polices de caractères, les couleurs, les styles,
les documents
 Utiliser les modèles et les feuilles de styles avec l’outil texteur

17. Les modèles
Tous les documents informatisés répétitifs sont
enregistrés en modèles dans le texteur.
Le modèle est un document possédant certaines
caractéristiques et qui sert de base à la création d’autres
documents de même type.
Word propose 2 types de modèles :
 les modèles prédéfinis livrés avec le texteur
les modèles crées par l’utilisateur.

18. Les styles
Un style : ensemble de caractéristiques
de mise en forme : police, taille,
alignement, retrait, encadrement….) qui
peuvent être appliqués très rapidement à
un ou plusieurs paragraphes, afin d’en
uniformiser la présentation et de diminuer
le temps passé à la mise en forme.

19. Les lettres-types
Le publipostage : un document principal + une source
de données fusion complète ou partielle
Les lettres-types avec insertion des variables au
clavier (fonction recherche ou demande et remplir)
Les variables conditionnelles : si alors sinon
Les formulaires
Les étiquettes

20. Les documents publicitaires – les
présentations assistées par ordinateur
Utiliser les assistants des logiciels de Préao et
PAO.
Limiter les styles : uniformiser les présentations
Alléger les informations
Respecter la règle :
un document = une idée
une diapositive = une idée

21. La lisibilité d’un texte
Être lu, compris et mémorisé rapidement
Veiller :
 au nombre de caractères par ligne (entre 50 et 60 maximum,
espaces compris), pour éviter la fatigue de l’œil
 à la longueur des mots, privilégier les mots de 2 à 3 syllabes
 au repérage des paragraphes (emploi d’énumérations :
adjonction d’interlignes, de retraits de première ligne, centrage
de paragraphes essentiels)
 À mettre en valeur les informations essentielles (graissage,
italique, couleur, etc…)
 Eviter le soulignement (perturbe la lecture)