La communication est essentielle dans la gestion de projet, permettant de coordonner les équipes, partager les objectifs et résoudre les problèmes. Des réunions régulières comme le kick-off et les comités de pilotage sont cruciales pour suivre l'avancement et prendre des décisions. Un compte-rendu bien structuré et une gestion efficace des documents sont nécessaires pour assurer la traçabilité et la collaboration au sein de l'équipe.

1. La communication
liée à un projet
Management de Projet
Laëtitia Pfaënder·Automne 2013
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2. La réalisation d’un projet
impose de communiquer.
Se coordonner pour travailler ensemble :
✦ expliquer les objectifs et contraintes du projet
✦ s’accorder sur la marche à suivre et se répartir les tâches
✦ partager les difficultés et trouver des solutions
✦ régler les conflits et motiver les équipes
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3. La réalisation d’un projet
impose de communiquer.
Se coordonner pour travailler ensemble :
✦ expliquer les objectifs et contraintes du projet
✦ s’accorder sur la marche à suivre et se répartir les tâches
✦ partager les difficultés et trouver des solutions
✦ régler les conflits et motiver les équipes
Rendre compte à qui de droit de :
✦ de l’avancement du projet
✦ du respect des objectifs, du planning ou du budget
✦ des décisions prises ou possibles
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4. Le Chef de projet
Il doit communiquer :
✦ avec son équipe en particulier les responsables de tâches
✦ avec le directeur de projet et les équipes de la MOA
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5. La réunion de lancement
(kick off)
Au démarrage du projet, cette réunion a 3 objectifs :
✦ apprendre à se connaître
✦ présenter l’objectif et les contraintes du projet
✦ motiver l’équipe projet
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6. Les réunions de
suivi d’avancement
Ces réunions régulières au sein de l’équipe projet servent à :
✦ faire le point sur l’avancée du projet
✦ proposer et valider les orientations techniques
✦ identifier les difficultés rencontrées
✦ s’accorder sur la marche à suivre
✦ revoir le planning et la répartition des tâches en fonction de
la charge de travail et des délais
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7. Les Comités Projet
(COPRO)
Réunion périodique opérationnelle entre les principaux
acteurs de l’équipe projet, avec ou sans la MOA.
Elle sert à :
✦ faire le point sur les actions en cours
✦ partager les points de blocage et trouver des solutions
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8. Les Comités de Pilotage
(COPIL)
Réunion périodique à un niveau décisionnaire entre
MOE et MOA.
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9. Les Comités particuliers
✦ par phase du projet
✦ par acteur
ex : comité de suivi de la recette
ex : comité avec le fournisseur
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10. Le Directeur de projet
Il doit de l’information à la direction de l’entreprise.
Il fait donc des interventions ponctuelles ou régulières dans les
comités de direction :
✦ Comités de Direction (CODIR)
✦ Comités Exécutifs (COMEX)
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11. Comment organiser
une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
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12. Comment organiser
une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance
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13. Comment organiser
une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance
✦ seulement avec les participants vraiment concernés
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14. Comment organiser
une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance
✦ seulement avec les participants vraiment concernés
✦ des documents communiqués à l’avance
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15. Comment organiser
une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance
✦ seulement avec les participants vraiment concernés
✦ des documents communiqués à l’avance
réunion physique, téléphonique, visioconférence ou ?
✦ un mode de réunion approprié
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16. Comment organiser
une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance
✦ seulement avec les participants vraiment concernés
✦ des documents communiqués à l’avance
réunion physique, téléphonique, visioconférence ou ?
✦ un mode de réunion approprié
✦ rester concentré sur l’objectif de la réunion
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17. Comment organiser
une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance
✦ seulement avec les participants vraiment concernés
✦ des documents communiqués à l’avance
réunion physique, téléphonique, visioconférence ou ?
✦ un mode de réunion approprié
✦ rester concentré sur l’objectif de la réunion
✦ au sortir de la réunion vérifier que chaque participant a
compris ce qu’il a à faire
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18. En tant que participant
à une réunion, je dois :
✦ arriver à l’heure
✦ arriver préparé
✦ participer de manière optimiste et constructive
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19. Le Compte-rendu
Le compte-rendu (CR) a pour but de laisser une trace
de ce qui s’est dit en réunion.
Il est diffusé au plus vite, à tous les participants et
toute autre personne concernée.
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20. Le Compte-rendu
Il reprend donc naturellement :
✦ la date de la réunion
✦ le nom des participants
✦ l’ordre du jour et les différents points abordés
✦ les informations importantes pour l’ensemble de l’équipe
✦ les difficultés rencontrées
✦ les décisions prises
✦ les actions à mener et les délais associés
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21. Le Compte-rendu
Comme tout document, il comporte :
✦ un titre
✦ le nom du projet
✦ la date de création
✦ si besoin la date de modification et un numéro de version
✦ le nom de son auteur
✦ des numéros de page (ex : page 1 / 2)
ex : CR de la réunion d’avancement du 22/09/2013
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22. La Gestion des documents
Elle est capitale pour :
✦ Centraliser et classer l’information
✦ Pour échanger facilement les documents
✦ Pour tracer le projet et pouvoir retrouver les décisions
précédentes
✦ Pour capitaliser l’expérience
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