Le document traite de l'animation d'équipes et de la conduite de réunions, en présentant divers types de réunions et la logistique nécessaire pour leur succès. Il aborde des stratégies pour préparer, animer et suivre l'issue des réunions ainsi que les comportements des participants, tout en soulignant l'importance d'une bonne gestion des interactions. Enfin, il met en avant des méthodes et outils spécifiques comme le métaplan pour favoriser la créativité et l'implication des participants.

1. ANIMER UNE EQUIPE CONDUIRE UNE REUNION MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2 Objectif : Organiser et dynamiser votre équipe

2. Types de réunions Amicale Décision Information Résolution de problèmes Pour PRODUIRE Réunion créative, Brainstorming Formation Travail Négociation MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

3. PLAN 1- Logistique de préparation 2- Les divers types de réunion 3- Anticipation de la Réunion 4- Objectif, cadre d’ouverture et fil rouge conducteur 5- Phase de production d’idées : Outil Métaplan 6- Phase de décisions 7- Conclusion et suivi MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

4. SOMMAIRE La préparation de la réunion contenu et logistique Comment procéder pour animer son équipe ? Comment répartir les rôles ? Comment suivre la production de chacun ? Comment organiser l’espace d’une réunion ? Comment établir un ordre du jour ? Quel est le code de bonne conduite de celui qui assiste à une réunion ? Fixer les REGLES: Confidentialité Un seul parle à la fois On demande la parole Il est interdit d'interdire L'esprit de tolérance règne MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

5. Planification ou non de la réunion ? Participants convoqués ou conviés ? N ombre ? Compte tenu du coût est-ce la meilleure méthode ? Thème – Quel sujet sera discuté? Horaire – Quel temps disponible? Objectif – Où nous voulons arriver? Méthode – De quelle forme sera la discussion? Cf : annexe1 MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2 PC de THOM

6. L’accueil Accueil et présentation du temps de travail Mettre à l’aise tous les participants - Tour de table si nécessaire PARTICIPANTS: les faire se présenter (chevalet ) ANIMATEUR: se présente (écrit mail & tél au tableau) RAPPORTEUR : à nommer dès le début de la séance Définition des rôles – le gardien du temps, le secrétaire de séance, l’animateur, le distributeur de parole, le modérateur… Il faut rappeler clairement : Le temps imparti : Fixer une limite et s'y tenir Demander si certains ont des contraintes de temps: train, avion, etc… MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

7. La phase de préchauffage pour réunion de 1h 30 min 10’ – les participants ont encore la tête en dehors de la salle 10’ – les participants commencent à s’intéresser à la réunion 45’ – les participants sont très intéressés par la réunion avec le degré le plus élevé d’attention 15’ – l’intérêt commence à chuter (peu de concentration) 10’ – l’intérêt a chuté (pensées déjà en dehors de la salle) Anecdote , Fil rouge / conducteur Reconnaître la présence des nouveaux et des invités, faire les annonces des activités et nouveautés Thème central ( concentration maxi) Finir le thème central, résumer la réunion, approuver les décisions Revoir les actions déléguées à chacun, les flashs , confirmer la prochaine réunion (date,lieu, heure) MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2 Gérance des Réunions

8. Le RYTHME de la REUNION Phases d’Attention Creux ludique temps Le creux ludique: Il est naturel. Le moment où tout le monde se déconnecte: agitations, rires, mouvements de pieds. L’animateur doit le sentir, l'accepter voire le favoriser: C’est le temps de la PAUSE 20 mn 1 h 15 MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

9. Préparer le canevas de réunion ... et annoncer le déroulement Définir thème et objectifs de la réunion Rappeler le rôle du conseil aux participants Elaborer un plan de discussion « Fil rouge » qui permet au modérateur de guider la discussion jusqu’au bout Anticiper le déroulement introduction, approfondissement, conclusion Indiquer la suite des opérations utilisation des idées collectées, questions à clarifier, formes du compte rendu & des suites envisagées MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

10. 5. COMMENT ORGANISER L’ESPACE D’UNE REUNION ? LE CONFORT( EAU, VERRES, LUMIERE, CALME) MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

11. MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

12. Le poste d’observation Annotation sur PC distant mode présentateur Le poste d’animation Contrôle consignes Note Planifie Demande aide ext. autorisée (Marqueur neuf, Post It Scotch, Punaises, Crayons, Papiers ) MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

13. 6. COMMENT ETABLIR UN ORDRE DU JOUR ? Préciser présence souhaitée ou requise MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

14. Etablir un ordre du jour et le communiquer avant la réunion MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

15. Réunions perverses non démocratiques dans l’urgence Beaucoup de non-dit Présence d ’un flou dans le propos de l ’animateur et des participants Gestion partiale des informations préalables Comportement trouble du responsable Pour TROUVER un ACCORD Rôle de Médiation, Arbitrage MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

16. Réunions perverses - Résultats Suscite la méfiance Pas de libre expression Pas de contribution positive Participants risquent de reproduire le style du leader Possibilités d ’engendrer des conflits Énergie investie dans le comment et non dans le pourquoi MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

17. Réunions obsessionnelles Règle : le ritualisme est plus important que l ’esprit Valorisation de rationalité et logique Risque : émergence d ’éléments subjectifs Comportement parfois paranoïaque Dépendance très forte au meneur MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

18. Réunions hystériques L ’énergie libérée positivement Dramatisation Centrée sur le futur L ’objectif privilégié par rapport aux moyens et aux ressources disponibles MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

19. Réunions dépressives Surévaluations des contraintes externes Rationalisation de l ’échec Contagion dépressive Remise en cause par les participants plus toniques MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

20. Code de bonne conduite de celui qui assiste à une réunion ? Se préparer à participer : Ne pas oublier le but de la réunion et s’y tenir Ecouter les autres Citer les faits, ne jamais juger Eviter de donner des opinions Respecter le timing proposé Prendre la parole à son tour Aider celui qui anime Rester maître de soi Reformuler des propositions pour obtenir le consensus Cf : Annexe 2 MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

21. Se préparer à participer Relire le compte rendu de la réunion précédente Accomplir les actions qui m’ont été assignées Arriver à l’heure à la réunion Éviter d’être interrompu par des visiteurs ou des appels durant la réunion (portable vibreur) Préparer les points à l’ordre du jour Si je dois être absent, informer et préparer mon remplaçant MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

22. Les comportements ?  Types de comportement identifiés : Il a de la bonne volonté, il n’est pas particulièrement compétent pour le travail à faire Il veut bien faire le travail, mais il ne veut pas le faire tout seul. Il accepte de le faire avec Monsieur X et Madame Y Il veut faire le travail, mais il n’est pas tout-à-fait d’accord, il propose a utre chose, il remet en question ce qui a été décidé à la réunion Il se propose pour faire le travail, il est compétent et il a du temps disponible Cf: Annexe 10 MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

23. La gestion de la dimension socio-affective au sein du groupe Veiller à ce que tout le monde soit attentif et impliqué dans la réunion. Attention aux personnes situées dans les coins !(vidéo) Donner la parole en premier à l’extraverti. Donner la parole aux timides assez rapidement pour que leurs idées soient originales et non des redites. Recentrer sur la réunion en lui demandant son avis sur le sujet débattu Repérer celui qui dessine. celui qui a le regard ailleurs. celui qui s'avachit. celui qui s'enferme dans son mutisme. celui qui parle avec son voisin. Etre attentif aux réactions physiques des personnes (synergologie, froncement de sourcils, étonnement, attitudes corporelles) qui traduisent un désaccord. Relancer celui qui a eu une réaction pour qu'il s'exprime. Cf :annexe 6 MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

24. Le rôle des participants Les passifs Les hésitants Les grognons Les opposants Les révoltés Les militants Les enthousiastes Comment les gérer ? Cf: Annexe 10 MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

25. A chaque comportement correspond un style : MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2 STYLES Le responsable : Directif (A) -donne des consignes pas à pas, détaillées -fait une vérification immédiate du résultat Persuasif (B) -donne des consignes précises -mais surtout des encouragements, appels à sa bonne volonté, à son sens du devoir -en cas d’erreur, lui remonte le moral, l’aide à mieux faire -attention cependant à ne pas tomber dans le paternalisme Participatif (C ) -donne des objectifs clairs -mais surtout négocie les moyens qu’il utilisera -laisse une certaine latitude innovatrice, tout en vérifiant qu’il a bien compris le but et qu’il respect bien ce qu’il faut faire Délégatif (D) -donne de grands objectifs, c’est tout -à date fixe, il fait le point sur les résultats

26. Phase : 1 production d’idées L’animateur lance le travail : en s’assurant que chacun s’exprime en reformulant pour clarifier les propos en régulant les échanges et en recadrant si besoin ( aidé par le modérateur et le distributeur de paroles) en proposant des synthèses partielles et en vérifiant l’accord du groupe MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

27. Selon la taille du groupe 4-5 pers: Réunion Préparation à plusieurs - Ordre du jour à l’avance Réguler les débats: - Noter les demandes de parole, respecter l’ordre - Transmettre un compte-rendu à tous 5- 25/30 pers: Métaplan (décrit plus loin) Plus de 30 pers: diviser en commission, 6 pers x 6 min Production d’aspects divergents ou complémentaires sur un thème: 6 min – Rapports des groupes : 6 en 6 minutes Débat :10 min – Nouveau questionnement, etc ... (Possibilité de mixer avec Métaplan ) MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

28. Choisir la méthode Selon les objectifs recherchés et le nombre de participants Rendre efficace la production d’idées et les débats dans le groupe, Favoriser la réflexion et l’implication des participants en permettant l’expression et la prise en compte de toutes les opinions Aboutir à des résultats soutenus par tous Recueillir, ne pas juger Ne pas décider seul (grille de Tandenbaum) MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

29. Métaplan: Les règles du jeu 5 à 15 mn pour répondre chacun, en même temps, à une question posée (introduite en quelques mots) - Discussion par écrit : une carte ou post-it = une idée ( 2 à 5 cartes chacun, selon la durée prévue de réunion) Empêcher toute discussion d'idées. Recentrer sur le sujet si nécessaire. Prendre toutes les idées, même les extrêmes. Maintenir un rythme soutenu. Remercier les participants de leur production - Des phrases courtes plutôt que des mots génériques Sept mots maxi sur 3 lignes par carte MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

30. Conduire la discussion avec un outil de créativité La méthode Métaplan - Les participants (25 maxi, devant tableau) sont sollicités par une « question ouverte » - Ils répondent par écrit, par une phrase courte sur des gros post-it avec de gros feutres (pour permettre la visualisation à 6-8m) - Les cartes sont lues à haute voix et affichées - Regroupées par thèmes, hiérarchisées - Les contre-arguments sont écrits, commentés par oral (Prise de parole limitée à 30 sec précisions/opposition) MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

31. Types de questions Métaplan: « Question ouverte » - Bânir la «question fermée»: (oui/non) « Question carte »: chacun répond par écrit « Question d’appel »: l’animateur écrit les réponses que le groupe donne par oral « Question de pondération »: le groupe hiérarchise des propositions préexistantes (4 gommettes de couleur pour 2 à 20 idées) « Question de sensibilisation »: Placer des pastilles sur : + + + - - - Puis « question carte » pour illustrer les arguments: accord ou désaccord (commencer par la minorité) MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

32. Autres techniques & outils Plutôt que tableaux et cartons, utiliser « en direct » un vidéo- projecteur pour retranscrire les idées émises par écrit Suppose un ou une secrétaire très « agile », un logiciel de bloc notes ou post-it - Préparer les supports pour faciliter la saisie Le brain-storming : simulation de l’intelligence collective - mots qui viennent à l’esprit sur le sujet, associations libres, spontanées, pas de commentaires, de censure, d’ordre de parole MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

33. L’abaque de Reigner L’Abaque de Régnier, est outil original de consultation d’experts, afin d’interroger ceux-ci et de traiter leurs réponses en temps réel à partir d’une échelle de votes colorés et argumentés (voir ci-dessous) Je suis tout à fait d’accord X Je suis d’accord X Je suis mitigé X Je ne suis pas d’accord X Je ne suis pas du tout d’accord X Je ne sais pas répondre X Je ne veux pas répondre X L’objectif de l’utilisation de l’abaque de Régnier est de repérer les consensus ou les divergences plus ou moins marquées sur des questions prospectives controversées. Dans la méthode Abaque, les « questions» posées aux personnes interrogées sont en fait des affirmations volontairement tranchées qui parcourent différentes composantes de la problématique étudiée. Les personnes sont amenées à répondre de façon qualitative sur une grille de vote colorée, et à commenter leur vote en quelques lignes. MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

34. Identifier et percevoir les participants, leurs actions et leurs objectifs Interagir facilement avec des sources d ’informations riches Fournir des moyens de présentations variés: paper board, vidéprojecteur, film Anticiper les besoins des utilisateurs pendant l ’exécution des tâches Fournir des enregistrements et des résumés pour une utilisation ultérieure Supporter une collaboration locale et parfois distante (conf tél) Équilibrer la prise de parole (la couper à ceux qui en abusent, la donner à ceux qui hésitent à la prendre) Contrôler une réunion, c’est aussi anticiper les problèmes, c’est déceler les signes négatifs et positifs Votre rôle d’ animateur MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

35. Votre rôle d’ animateur 1. La production 2. La régulation 3. La facilitation Il distribue la parole. Il veille à ce que tout le monde s'exprime. Il recentre immédiatement sur l'objectif de façon directive. Il ne permet pas de discussion sur l'objectif de la réunion. Qu'en pense le groupe? Il se positionne bien par rapport au groupe. Il s'impose comme le seul leader. Il montre sa détermination de réussite de la réunion. Il se fait oublier le plus possible dans la discussion des idées, de manière à ce que les participants débattent entre eux sans passer par l'animateur. Il n'exprime pas ses opinions ou seulement quand tout le monde s'est exprime. MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

36. ANIMER L’EQUIPE Respecter un certain nombre de règles au début : Préciser la nature de la réunion : décision, information, résolution de problèmes, etc… Faire valider le compte rendu de la réunion précédente Vérifier que chacun a réalisé l’action assignée dans le précédent compte rendu Gérer le déroulement de la réunion, fil rouge & perturbateur S'il y a objection d'un participant, qu'en pense le groupe ? MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

37. Dérives classiques dans l’animation de groupe… L’animateur travaille seul et le groupe est passif L’animateur et le groupe s’éloignent des objectifs Le groupe est livré à lui-même et l’animateur est démissionnaire (positions ok-/ok+) Silence du groupe (ne pas craindre le silence, chercher les raisons du silence) Bavardages (résumer son intervention, lui demander d’être bref, lui rappeler l’horaire) Émergence d’un leader (ne pas tomber en rivalité avec le leader) voir vidéo Fuite du groupe (positions ok+/ok-) (rappeler les objectifs, rappeler les règles.) Si la tâche est difficile, mettre en avant la difficulté. Déviations du thème (reformuler, noter la question, rappeler le sujet en cause et relancer le débat Gérer les digressions Cf :Annexe 12 MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

38. Dérives classiques dans l’animation de groupe… 1) Après un exposé substantiel , le groupe paraît figé. Comment le réchauffer? -->Utiliser la ruche (une activité bourdonnante) -->Demander à ce que chacun dise sa réaction à son voisin et lui confie la question qu’il aimerait poser. 2) 5 intervenants se succèdent et leurs interventions partent dans toutes les directions --> Faire une synthèse rapide des discussions, remarquer la complexité de la question et la diversité d’opinion. Exemples: « Pierre a insisté sur… Marc a fait remarquer que… Chantal a fait valoir tel point de vue… et Hélène s’y est opposé pour telle raison… » La synthèse a 2 avantages: elle permet au groupe de comprendre son parcours et à l’animateur de rester maître du jeu MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

39. Digressions & agressions 3) Un intervenant fait une énorme sortie contre une autre personne de l’assemblée. Le degré de stress est très élevé. --> Faire la distinction entre le problème et la personne . « Je vois, aux termes que vous utilisez, que cette question vous affecte profondément. Si vous permettez, nous ne personnaliserons pas le conflit mais nous allons essayer de comprendre le problème, les enjeux et les pistes de solutions. » Reformuler le problème en terme neutre sans jugement sur la personne et demander à l’intervenant attaqué « si j’ai bien compris votre problème, il s’agit de .. » FAIRE REPONDRE PAR LE GROUPE AUX AGRESSIONS MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

40. Technique d’interactions Susciter l’interaction par des questions S’adresser aux expériences et opinions plus qu’aux connaissances et aux experts mangeurs de temps (Questions ouvertes, permettant plusieurs réponses) Fixer/respecter des règles de discussion Un seul argument par prise de parole et 30 sec par contribution permet à plus de personnes de s’exprimer Conduire une discussion visualisée Condenser, pondérer la discussion Faire s’exprimer accords ou désaccords MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

41. Technique de «visualisation» Rendre visible la discussion Mettre à disposition des moyens de visualisation Créer un paysage ordonné, un « poster » Présenter le poster sur le côté sans tourner le dos aux participants Synchroniser «l’œil et l’oreille» (V.A.K.) Faire un compte-rendu photographique MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

42. Le suivi de compte rendu  Le travail prévu a été réalisé La règle de management A l’occasion, valoriser celui qui a fait le travail en disant un petit mot, même indirectement. Exemple : lâcher dans une conversation, l’affichage du C/R est fait en heure et en temps voulus avec untel ! Le travail prévu n’a pas été fait 2 règles de management Ne pas faire le travail à la place de l’autre Se renseigner pour savoir qu’elles sont les raisons de la défection et trouver une solution. MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

43. Assurer un suivi 2,0 MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2 En tant que community manager Des outils de collaboration en ligne Améliorer la plate-forme technique de la communauté Gérer l'historique et l'archivage des contenus produits par la communauté. Accompagner le développement des fonctionnalités de la plateforme utilisée par la communauté

44. A la fin de la séance SYNTHESE Synthèse finale avec points d’accord et de désaccord Prise de décision et poursuite de l’action (calendrier, qui fait quoi, lieu…) Reprendre toutes les décisions qui répondent à l'objectif. Ne pas chercher le consensus à tout prix. Prendre en compte les différences. Rappeler le travail à faire pour la prochaine réunion Réserver un temps pour les questions diverses Décider de l’ordre du jour Remercier les participants Décider des actions à entreprendre et qui fait les actions. Dans quel délai? Action smart (stimulante, mesurable, accessible, réaliste, dans un temps fixe). Indiquer date, heure et lieu de la prochaine réunion. MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

45. Avez-vous des questions ?" L'école ne nous a pas appris à poser des questions mais à y répondre . Les gens prennent alors souvent la parole pour formuler une opinion et non une interrogation., une négociation avance davantage avec une bonne question plutôt qu'avec un bon argument à la façon d'un interrogatoire, repose sur un questionnement rigide, froid, directif et fermé. Néanmoins, elle présente l'avantage d'être précise, exigeante, rigoureuse et factuelle. La deuxième au contraire, basée sur un échange de type conversationnel, est coopérative et souple. Cependant, elle reste vague. "Dans ce cas, souligne-t-il, c'est vous qui donnez la balle à votre interlocuteur, MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2

46. Conclusion de la réunion Traçabilité de la réunion Validation par le groupe des décisions -le secrétaire de séance précise les éléments dont il a gardé des traces. Sourire Laisser une bonne impression Clôture de séance Nettoyage et rangement des tables de la salle si cadre associatif pour en savoir plus http://www.animerunereunion.com/ MARCEL NIZON IDRAC NANTES M2