Rendez vos réunions professionnelles encore plus efficaces ! Au cours de cette formation vous allez : - Maîtriser les techniques pour rendre vos réunions professionnelles encore plus efficaces - Apprendre les postures à tenir, pendant vos réunions, pour améliorer votre efficacité - Eviter les écueils qui peuvent réduire la qualité de vos réunions -Déployer des solutions pour faire gagner en performance vos réunions Lien de la formation vidéo en ligne : https://www.smartnskilled.com/tutoriel/formation-en-ligne-comment-rendre-une-reunion-efficace

1. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
Introduction et mise en route
Présentation générale

2. Comment rendre une réunion efficace ?
Présentation générale
La réunion professionnelle donne la possibilité aux collaborateurs d’une entreprise
de réfléchir ensemble à des sujets internes ou externes à la société, de dresser un
bilan et d’exposer la stratégie de l’entreprise à l’ensemble des salariés.
Cependant, nous savons pertinemment que l’organisation d’une réunion
professionnelle peut être difficile tant il y a d’aspects à prévoir et à prendre en
compte.
Cette formation vous permettra de savoir pourquoi organiser une réunion
professionnelle sera bénéfique pour vous, votre équipe et votre entreprise, mais
aussi comment l’organiser.

3. Comment rendre une réunion efficace ?
Présentation formateur
• Paolo Andreassi
• Sociologue des Organisations
• Black Belt Lean 6 Sigma
• Expériences dans les domaines des Services et des
Industries
• Expert en démarches de Performance Opérationnelle/
Managériales et Change Management
• Président du Conseil d’Administration de l’Ecole de Biologie
Industrielle
• Fondateur de « PAASS – Le Chemin de la Transformation »
www.linkedin.com/in/paoloandreassi

4. Comment rendre une réunion efficace ?
Le plan de la formation
1. L’importance des réunions
2. Planifier la réunion
3. Le déroulement de la réunion
4. Après la réunion
5. Comportement à tenir pendant la réunion
6. Ce qu’il faut retenir pour rendre une réunion efficace

5. Comment rendre une réunion efficace ?
Prérequis
 Cette formation ne nécessite pas des connaissances particulières et/ou spécifiques.

6. Comment rendre une réunion efficace ?
Public concerné
 Directeurs, Managers, Responsables de Service, qui réunissent régulièrement leurs
équipes
 Directeur/Chef de Projet qui pilotent leurs projets/équipes
 Toutes les personnes qui participent à des réunions

7. Comment rendre une réunion efficace ?
Objectifs visés
 Maîtriser les techniques pour rendre vos réunions professionnelles encore plus
efficace
 Apprendre les postures à tenir, pendant vos réunions, pour améliorer votre efficacité
 Eviter les écueils qui peuvent réduire la qualité des vos réunions
 Déployer des solutions pour faire gagner en performance vos réunions

8. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
L’importance des Réunions
Pourquoi l’efficacité des réunions est-elle si importante ?

9. Comment rendre une réunion efficace ?
Pourquoi l’efficacité des réunions est-elle si
importante? (1/3)
Réunions = augmentent la coopération et la collaboration au sein d’une
équipe
Réunions = permettent de développer une plus grande motivation
personnelle
Réunions = moyen pour construire des équipes soudées et un modèle de
leadership

10. Comment rendre une réunion efficace ?
Pourquoi l’efficacité des réunions est-elle si
importante? (2/3)
Réunions = outils essentiels qui contribuent à la performance de notre
activité
Réunions = permettent une meilleure mise en application des décisions
Réunions = une plus grande utilisation du professionnalisme et de la
créativité de tous le monde

11. Comment rendre une réunion efficace ?
Pourquoi l’efficacité des réunions est-elle si
importante? (3/3)
Réunions = outils de création d’une connaissance commune et
d’expressions des freins et/ou difficultés
Mauvaises réunions = sources énormes de temps perdu et de
frustrations dans beaucoup d’organisations
Réunions = permettent une plus grande valorisation des buts a atteindre

12. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
L’importance des Réunions
Pourquoi une réunion ne fonctionne pas ?

13. Comment rendre une réunion efficace ?
Pourquoi une réunion ne fonctionne pas? (1/2)
► Démarre en retard
► Trop longue
► Personne ne dirige la réunion
► Pas d’agenda ni d’objectifs
► Ne satisfait pas les objectifs
► Trop de participants ou pas les
bons
► Les actions ne concernent le
traitement des problèmes
► Actions pas faites
► Mauvais facilitateur
► Mauvais environnement
► Trop de sujets annexes ou
digressions
► Conversations annexes
► Trop d’importance sur le
pourquoi au lieu du comment
résoudre

14. Comment rendre une réunion efficace ?
Pourquoi une réunion ne fonctionne pas? (2/2)
► La préparation est incomplète
ou inexistante
► Le temps de parole n’est pas
respecté ou équilibré
► Ne se termine pas
► Des règlements de compte inter
services
► Pas à construire ensemble mais
à démolir les autres
► Les intervenants/participants ne
sont pas pris au sérieux
► Le mots clés ne sont pas
expliquées
► Personne participe/s’exprime
activement
► Manque de conclusions claires

15. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
L’importance des Réunions
Doit-je tenir une réunion ?

16. Comment rendre une réunion efficace ?
Dois-je tenir une réunion ?
OUI
NON
Ai-je bien
étudié cette
situation ?
Prévoyez du
temps pour
la réflexion
Ai-je besoin d’un
apport extérieur
pour progresser ?
Prévoyez du
temps pour faire
le travail
Faut-il une
conversation en
temps réel pour
progresser ?
Envoyez un
e-mail
Est-ce que cela
nécessite une
réunion en
présentiel ?
Passez par le
chat, appel ou
une conférence
vidéo
Prévoyez et
préparez la
réunion
(Diapo
Suivante)
NON
OUI OUI OUI
NON NON

17. Comment rendre une réunion efficace ?
Une réunion efficace comporte 3 phases
Préparation
40%
Réunion
20%
Actions
40%
PLANIFIER FAIRE
REVOIR
CONDUIRE
PARTICIPER

18. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
Planifier la réunion
La préparation de la réunion

19. Comment rendre une réunion efficace ?
Objectif de la réunion clair1
19
La Préparation de la réunion en 10 points
Seules les personnes concernées sont présentes2
Disponibilité et diffusion des informations pertinentes avant réunion10
Ordre du jour clair et explicite3
Les participants préparent leurs éléments avant la réunion8
Horaires réalistes et temps de transfert entre les réunions6
Anticiper sur : décisions à prendre, actions à lancer, points bloquants9
Format de la réunion adapté (skype, physique, debout, téléphone)4
Préparer la logistique en amont (Repas, paperboard, projecteur, connections)5
Arriver en avance qu’on soit animateur ou participant7

20. Comment rendre une réunion efficace ?
La Préparation de la réunion / Quelques suggestions
Objectifs
de la
réunion
Points à
aborder
Livrables
objectifs
de chaque
point
Durée
Définir une
animation
adaptée
Matériels
et pré
requis
• xx
• yy
• zz

21. Comment rendre une réunion efficace ?
La Préparation de la réunion / Exemple d’ordre du jour

22. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
Planifier la réunion
L’aménagement de la salle de réunion

23. Comment rendre une réunion efficace ?
L’aménagement de la salle de réunion… … pour l’adapter à nos besoins.
La disposition de l’espace est un élément important de la
communication
Table ovale: (avantages)
 Les personnes se voient
 Les interactions sont facilités
 L’animateur fait partie du groupe
(désavantages)
• Difficile de projecteur un doc/.ppt

24. Comment rendre une réunion efficace ?
L’aménagement de la salle de réunion… … pour l’adapter à nos besoins.
La disposition de l’espace est un élément important de la
communication
Table en demi-cercle: (avantages)
 Les personnes se voient
 L’animateur peut se déplacer
facilement
 L’animateur peut réguler le rythme de
la réunion
(désavantages)
• Les interactions dépendent de
l’animation de la réunion

25. Comment rendre une réunion efficace ?
L’aménagement de la salle de réunion… … pour l’adapter à nos besoins.
La disposition de l’espace est un élément important de la
communication
Tables par petits groupes : (avantages)
 Les échanges par petits groupes sont
facilités
 La production est riche et variées
(désavantages)
• Les interactions sont limitées aux
personnes par table
• La synthèse des tables risque d’être
hétérogène

26. Comment rendre une réunion efficace ?
L’aménagement de la salle de réunion… … pour l’adapter à nos besoins.
La disposition de l’espace est un élément important de la
communication
Table en long : (avantages)
 Les échanges sont aisés avec certains
mais pas avec toutes
 L’animateur est généralement en bout
de table
(désavantages)
• Pas une réunion d’échange

27. Comment rendre une réunion efficace ?
L’aménagement de la salle de réunion… … pour l’adapter à nos besoins.
La disposition de l’espace est un élément important de la
communication
Table en amphithéâtre : (avantages)
 Très efficace pour transmettre des infos
descendantes
 Adaptée à des réunions spécifiques (AG)
avec beaucoup des participants
(désavantages)
• Les interactions sont très limitées

28. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
Lé déroulement de la réunion
En début de la réunion

29. Comment rendre une réunion efficace ?
En début de réunion
2) Définir des rôles
Gardien du temps
Animateur
Rapporteur
1) Poser le contexte
Remercier les participants
Rappeler les raisons de la réunion
Souligner les points importants

30. Comment rendre une réunion efficace ?
En début de réunion
Définir des rôles
Gardien du temps :
Veiller sur l’heure pour respecter les différents temps de la rencontre
Anticiper : annoncer 15 minutes à l’avance les changements d’activité, puis quelques
minutes avant, puis à l’heure donnée
Assister l’animateur pour que tous les points à l’ordre du jour puissent être abordés,
voire reportés à la réunion suivante
Pour maitriser le temps
Signal sonore
Signal visuel

31. Comment rendre une réunion efficace ?
En début de réunion
Définir des rôles
Animateur : (facilitateur et régulateur)
Recentrer la discussion sur l’ordre du jour ou la question en cours
Repérer et solliciter ceux qui s’expriment le moins, et les inviter à participer
Donner des limites et définir un cadre dans lequel chacun évolue en sécurité
Respecter les idées des autres, il a lui-même des convictions
Veiller à la participation de tous
Reformuler les différents avis pour simplifier la synthèse globale
Donner la parole
Canaliser les débats

32. Comment rendre une réunion efficace ?
En début de réunion
Définir des rôles
Rapporteur :
Tracer les décisions prises pendant la réunion
Extraire les points les plus significatifs d’un débat
Rester neutre vis-à-vis des avis évoqués
Retransmettre de manière synthétique et fidèle, les contenus de la réunion

33. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
Lé déroulement de la réunion
Pendant la réunion

34. Comment rendre une réunion efficace ?
Pendant la réunion
Le leader doit maitriser la réunion  recadrage de la discussion si dérive1
Suivre l’agenda, la durée, et le rythme prévu2
Si une discussion devient complexe et que de multiples points de vue sont exprimés
 résumer, récapituler et tester pour s’assurer de la bonne compréhension
3
Assigner les actions au fur et à mesure, noter les responsabilités de chacun ainsi que
les dates de réalisation
4
 Démarrer et finir à l’heure5
 Définir une heure et date pour la prochaine réunion6
 Aller à l'essentiel7
Relire les nouvelles actions du plan d'actions en fin de réunion pour validation8

35. Comment rendre une réunion efficace ?
Enregistrer toutes les actions dans le
plan d’actions
Responsabilité: Limitée à 1 personne qui est dans
la pièce, pas à tous le monde
Date: demander à la personne responsable de se
donner une date de réalisation

36. Comment rendre une réunion efficace ?
Les comportements qui peuvent détruire une
bonne réunion
> Pas d’objectifs clairs et précis pour la réunion
> Participants en retard ou ne sachant pas quand et où a lieu la réunion
> Focaliser trop sur les problèmes au lieu de trouver des solutions
> Mener une deuxième réunion en parallèle
> Venir avec un « agenda caché »
> Le « tir au pigeon » ou encore le « tir de missile »
> Mettre en avant son niveau hiérarchique
> Vouloir résoudre les problèmes techniques dans une réunion de pilotage
> Réunion dépassant la durée initiale et explorant des points n’étant pas sur l’agenda
> Discussions basées sur des suppositions plutôt que sur des faits
> Reporter les décisions et les actions à plus tard
> Portables qui sonnent, interruptions,…

37. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
Lé déroulement de la réunion
Le Kit de Survie en réunion

38. Comment rendre une réunion efficace ?
Kit de survie en réunion
1.Relai de parole
2.Le Parking à sujets,
3.La sonnette
4.Le gardien du temps
Espace visible permettant de noter à part
les remarques importantes mais non liées
au sujet de la réunion
(Ex : sur un paper board, tableau blanc, tableau Excel …)

39. Comment rendre une réunion efficace ?
Kit de survie en réunion
5. La maintenance des salles de réunion et votre matériel
6. Les votes en salle & La capitalisation des avis
7. Affiches et/ou rappel oral des règles de vie en début de réunion
Magnets

40. Comment rendre une réunion efficace ?
8. ROTI (Return on Time Invested)
Kit de survie en réunion
Et pour avoir la note supérieure ?
Qu‘est-ce qu’on aurai du faire ?

41. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
Après la réunion
Évaluation de l’efficacité de la réunion

42. Comment rendre une réunion efficace ?
• Évaluation de l’efficacité la réunion
Évaluer la réunion juste après sa tenue1
Les objectifs ont-ils été atteints?
A-t-elle démarré et fini a l’heure?
Tout le monde était-il présent?
Les actions préalables ont été réalisées par les
participants avant la réunion ?
Évaluer les échanges et les eventuelles questions2
Les participants ont échangé sur les différents points ?
Les participants se sont “challengés” sur des objectifs?

43. Comment rendre une réunion efficace ?
• Évaluation de l’efficacité la réunion
Aborder tout problème révélé par l’évaluation (+ le ROTI)3
S’assurer que la liste des actions a été communiquée aux participants et aux
absents
4
Contrôler et suivre la résolution des actions provenant de la réunion5

44. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
Les comportements à tenir
pendant la réunion
Que faites vous si… ?

45. Comment rendre une réunion efficace ?
Il y a un léger retard par rapport au timing prévu
Que faites – vous ?
?
Signaler au groupe qu'il prend du retard
Définir un gardien du temps
Faire la chasse aux digressions
Limiter la discussion à quelques points
Renégocier le timing avec le groupe dans des proportions raisonnables

46. Comment rendre une réunion efficace ?
Il y a un retard important par rapport au timing prévu
Que faites – vous ?
?
Déterminer les causes du retard
discussions hors sujet ou sous-estimation du temps nécessaire pour traiter
un sujet ?
Redéfinir la priorité des points restants
Identifier les points pouvant faire l'objet de prochaines étapes ou pouvant être
reportés à la réunion suivante

47. Comment rendre une réunion efficace ?
Le groupe a pris de l'avance sur le timing prévu
Que faites – vous ?
?
Clôturer la réunion s'il n'y a plus de véritable travail à faire
Ne cherchez pas à « meubler » inutilement !

48. Comment rendre une réunion efficace ?
Un exercice échoue...
Que faites – vous ?
?
Reconnaître l'échec
Analyser les causes (préparation, tactique…)
Tenir compte des leçons apprises et réfléchir a une nouvelle formule pour
appréhender le problème

49. Comment rendre une réunion efficace ?
Un participant « décroche »
Que faites – vous ?
?
Relancer la personne en lui posant une question ou en lui demandant son avis sur
le sujet en train d'être traité

50. Comment rendre une réunion efficace ?
Un ou plusieurs participants prennent une position dominante
Que faites – vous ?
?
Faire un tour de table pour faire s'exprimer tous les participants
Signaler à ceux qui sont en bout de table que leur tour va venir
Rappeler à un participant qui interrompt les autres qu'il est important que
tout le monde s'exprime

51. Comment rendre une réunion efficace ?
La discussion tourne en rond
Que faites – vous ?
?
Résumer les éléments déjà ressortis lors de la discussion
Noter ces points sur le paper-board / tableau
Définir des prochaines étapes
Proposer de passer au point suivant de la réunion

52. Comment rendre une réunion efficace ?
Un participant devient incontrôlable
Que faites – vous ?
?
Rester calme !
Chercher à comprendre ce que la personne attend vis-à-vis de vous ou du
groupe
Si nécessaire, proposer une pause et discuter en direct avec la personne
Laisser le groupe discuter du problème après la crise

53. Comment rendre une réunion efficace ?
Des participants ont des conversations en parallèle à la
réunion
Que faites – vous ?
?
Rappeler les règles de comportement en réunion
Faire un commentaire approprié comme "une réunion à la fois"

54. Comment rendre une réunion efficace ?
Un participant a un comportement perturbateur/négatif
Que faites – vous ?
?
Intervenir de façon à la fois ferme et non agressive
Se focaliser sur ce comportement et ses effets sur le groupe, pas sur la personne
ou sa personnalité
Suggérer des alternatives de comportement
Utiliser des techniques autres que la parole (silence, regard réprobateur...)
Mettre en avant des comportements positifs chez d'autres participants
Parler en privé avec le(s) participant(s) qui adoptent continuellement des
comportements négatifs

55. Comment rendre une réunion efficace ?
Les participants n'arrivent pas à se mettre d'accord
Que faites – vous ?
?
Clarifier les différents points de vue
Définir les points d'accord et de désaccord
Analyser les causes de désaccord
Définir des prochaines étapes pour traiter ces désaccords
Décider si la discussion doit être poursuivie ou non

56. Comment rendre une réunion efficace ?
Le groupe « agresse » l’animateur
Que faites – vous ?
?
Ne pas adopter une attitude défensive
Rappeler que la résolution des problèmes est une responsabilité
collective du groupe
Solliciter des idées pour résoudre le problème

57. Comment rendre une réunion efficace ?
Paolo Andreassi
Expert et Formateur
Ce qu’il faut retenir pour
rendre une réunion efficace
Les 8 points Clés pour réaliser une réunion
efficace.

58. Comment rendre une réunion efficace ?
• Ce qu’il faut retenir sur l’efficacité
d’une réunion
N’oubliez pas : une réunion est efficace, en premier lieu, si elle répond à un
besoin : de transmission de l’information, de formation, de résolution de
problème …
Cadrer le périmètre du ou des sujets, les objectifs, les rôles de chacun
Rédiger un ordre du jour « timé »
Ressortir avec un plan d’actions renseigné et/ou des décisions tracées
Le rôle de l’animateur est primordial. Il est le garant du respect de l’ensemble des
règles établies au préalable.
La phase de préparation est la phase déterminante de l’efficacité de la réunion.
N’hésitez pas à y consacrer du temps !
Ne vous éparpillez pas. Rester focus en maîtrisant les déviations : en revenant
systématiquement sur les faits.
Posez-vous la question : que ressort-il de cette réunion ? Si la réponse n’est pas
claire, cela montre que la réunion n’a pas été efficace