Support tutoriel : Initiation à SAP ERP

Formation SAP ERP
Formation
Introduction générale à SAP ERP
Préparée par:
Skander BIZANI
Consultant Senior SAP ECC 6 & S4HANA
(Domaines FI/CO)

Formation SAP ERP
Présentation générale
Cette session de formation va permettre de:
• Comprendre au mieux l’univers ERP
• Connaitre le jargon propre à SAP ERP
• Comprendre le fonctionnement général du système SAP ERP
• Apprendre à naviguer sur SAP ERP

Formation SAP ERP
Présentation formateur
• Skander BIZANI: Consultant Technico-Fonctionnel indépendant en SAP ECC 6 et S4HANA
pour les domaines finance et contrôle de gestion (FI/CO)
• Adresse mail : Skander.Bizani@gmail.com
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/skander-bizani-34121821/

Formation SAP ERP
Le plan de la formation
Le déroulement de la formation sera organisé comme suit:
Chapitre 1: Introduction à l’univers ERP
Chapitre 2: Navigation sur SAP ERP
Chapitre 3: Conclusion

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Prérequis
• Avoir un accès SAP ERP ECC 6
• Vous pouvez le cas échéant acheter un accès payant sur http://www.idesaccess.com

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Public concerné
• Toute personne ne connaissant pas SAP et souhaitant acquérir une vue d'ensemble

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Objectifs visés
• Pourvoir être autonome dans la navigation SAP ERP (menus, fonctionnalités de base), ce
qui vous permettra d’aborder vos prochaines formations « métier » et leurs exercices
sans difficulté.

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Introduction à l’univers ERP
Préparée par:
Skander BIZANI
(Domaines FI/CO)

Formation SAP ERP

Formation SAP ERP
• Définition d’un ERP
• Histoire de SAP ERP

Formation SAP ERP
Introduction à l’univers ERP : Définition d’un ERP
• L'ERP vient de l’anglais « Enterprise Ressource Planning »
• Appelé également PGI dans le monde francophone « Progiciel de Gestion
Intégré », mais c’est toujours le terme anglais ERP qui prime sur le marché
• La vocation d’un ERP est d'homogénéiser le Système d'Information de l'entreprise
avec un outil unique qui est capable de couvrir un large périmètre de gestion
(Achat, vente, production, maintenance, comptabilité, trésorerie…etc.)

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• Exemple concret d’une entreprise industrielle qui fabrique sur commande des
transformateurs électrique, qui reçois une nouvelle commande client avec une
date de livraison ultérieure :
•  Avec l’utilisation d’un ERP, cette commande de vente va générer
automatiquement un ordre de fabrication dans l’usine.
•  Pour pouvoir produire ce transformateur, l’ERP est en mesure d’analyser la
disponibilité des stocks des matières premières et de générer
automatiquement un besoin d’achat pour les articles manquants si besoin.
•  Pour pouvoir acheter les articles manquants, l’ERP est capable d’informer
automatiquement le financier pour pouvoir éditer les règlements aux
fournisseurs concernés.
•  Le comptable va recevoir automatiquement des écritures dans sa
comptabilité (Achat de matière première, décaissement fournisseurs…etc.)

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• Outil unique et homogène
• Large périmètre de gestion

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• Répartition du marché entre les principaux éditeur ERP dans le monde (Statistique
2014 selon le magazine Paper-free):
• SAP ERP est le leader mondiale

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Histoire de SAP ERP
Préparée par:
Skander BIZANI
(Domaines FI/CO)

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Introduction à l’univers ERP : Histoire de SAP ERP
Naissance et évolution de SAP ERP :
• SAP est fondé en 1972 par 5 anciens employés d’IBM en Allemagne
• S.A.P: Systems Aplications and Products in Data Processing (Systèmes,
Applications et Progiciels)
• Versions :R/1 en 1976  R/2 en 1981 R/3 en 1992  ECC (ERP Central
Component) en 2004  S/4 HANA (High performance ANalytic Appliance) depuis
2014 et qui est est jusqu’à 100 fois plus rapide que les précédentes versions

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• L’éditeur SAP a commencé depuis 2007 à acquérir des solutions Externes pour
enrichir son périmètre fonctionnel:
➢ Acquisition de « Concur » en 2014: Gestion des notes de frais et des voyages
➢ Acquisition de « Hybris » en 2013: Gestion du commerce électronique
➢ Acquisition de « Ariba » en 2012: Gestion du trading internationale
➢ Acquisition de « SucessFactors » en 2011: Gestion de la performance RH
➢ Acquisition de « Sybase » en 2010: Gestion des mobilités
➢ Acquisition de « Business Objects » en 2007: Gestion décisionnelle

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Périmètre fonctionnel de SAP ERP :
• SAP est modulaire ce qui signifie qu'il est possible d'intégrer tout ou partie de
l'ERP. Il existe 3 grands périmètres de gestion couverts par SAP :
➢ Gestion comptable
➢ Logistique
➢ Ressources humaines

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• Périmètre 1 : Gestion Comptable, qui se subdivise en deux gros modules:
La comptabilité financière (FI: Financial) se subdivise en différents
sous-modules:
✓ Comptabilité générale (GL: General Ledger),
✓ Comptabilité clients (AR: Account receivable),
✓ Comptabilité fournisseurs (AP: Account Payable),
✓ Comptabilité bancaire (BL: Bank Accounting),
✓ Comptabilité des immobilisations (AA: Assets Accounting), l
✓ Gestion de la trésorerie (TR: Treasury)

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 Le contrôle de gestion (CO: Controling) se subdivise en différents
sous-modules:
✓ Comptabilité des centres de coûts (CCA: Cost Center Management),
✓ Comptabilité des centres de profits (PCA: Profit Center Accounting),
✓ Calcul des coûts de revient des produits (PC: Product Costing),
✓ Analyse de la profitabilité (PA: Profitability Analysis),
✓ Comptabilité des ordres interne (OM: Order Management).

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• La gestion de la logistique, qui s'effectue à travers plusieurs modules :
Gestion des achats (MM: Material Management) :
✓ Gestion des différents types d’achats
✓ Gestion des mouvements de stocks et des inventaires d'articles
✓ Contrôle des factures d'achats,
✓ Gestion des besoins prévisionnels d'articles et donc les
réapprovisionnements,

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Gestion des ventes (SD: Sales and Distribution) :
✓ Gestion des appels d’offre,
✓ Gestion des contrats,
✓ Gestion des prix et des remises
✓ Gestion des commandes clients
✓ Gestion de la facturation et de la livraison
✓ …

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Gestion de la production (PP: Production Planning) :
✓ Planification de la production
✓ Calcul des besoins (appelé aussi MRP pour Material
Requirement Planning)
✓ Contrôle de la fabrication (Planification des capacités, Suivi
de production)
✓ Gammes et nomenclatures d'articles,
✓ …

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Gestion des projets (PS: Project Systems) :
✓ Forte intégrabilité avec les modules FI, CO et PP,
✓ Structurer et suivre des projets
✓ Analyse des couts par projet à un stade donné
✓ Analyse de la rentabilité par projet

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Gestion des Ressources Humaines (HR: Human Resources) :
✓ Gestion des données de base des employés
✓ Gestion et suivi des recrutements
✓ Gestion des évolutions du personnel
✓ Gestion des formations
✓ Gestion des temps d’activité

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Gestion de la maintenance (PM: Plant Maintenance) :
✓ Gestion de l’architecture technique des machines
✓ Gestion et suivi de l’historique des interventions
✓ Gestion des coûts de la maintenance

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Navigation sur SAP ERP
Préparée par:
Skander BIZANI
(Domaines FI/CO)

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Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Connexion
• Pour accéder au système SAP à partir du menu principal de Windows, double-
cliquez sur l’icône SAPlogon:
Cliquer ici après
avoir sélectionné
La machine souhaitée

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Navigation sur SAP ERP : Connexion
• Mandant: Saisir la zone de travail
où l’utilisateur souhaite opérer.
• Utilisateur: Saisir le code qui
identifie l’utilisateur dans le
système (user).
• MotPasse: Saisir le mot de passe
associé à l’utilisateur (password).
• Langue: Code qui identifie la
langue du système. Si aucun code
n’est informé, le système affichera
la langue par défaut de la machine,
soit souvent le français.
Après avoir rempli toutes les données,
appuyez sur ENTRÉE.

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Exercice

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Nouveau Mot de passe
• Pour changer le mot de passe, cliquez sur dans la fenêtre de
connexion une fois après avoir rempli le nom d’utilisateur et le mot de
passe :
• La fenêtre suivante apparaît :

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Navigation sur SAP ERP : Déconnexion
• Dans la barre de menu
• Dans l’écran d’accueil, cliquez sur l’icône
• Inscrivez /nex dans la barre de commandes. Attention : le système se
déconnectera sans vous demander l’option d’enregistrer votre travail.

Formation SAP ERP
- Structure des écrans -
Préparée par:
Skander BIZANI
(Domaines FI/CO)

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Structure de l’écran principal

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Icônes principales
• Retour à l’écran précédent (ou F3)
• Retour au menu principal (ou Shift + F3)
• Annulation de l’opération réalisée (ou F12)
• Accès aux détails de l’écran/champ
• Création de nouvelles données
• Aide concernant le champ sélectionné (ou F1)
• Page précédente (ou Page up)
• Première page (ou Ctrl + Page up)
• Page suivante (ou Page down)
• Dernière page (ou Ctrl + Page down)
• Confirmer l’action (ou appuyer sur ENTRÉE)
• Sauvegarder (ou F11)

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Navigation sur SAP ERP : Icônes principales
• Supprimer (ou Shift + F4)
• Détail de l’en-tête du document (ou Shift + F4)
• Modifier
• Synthèse d’un document comptable
• Tout sélectionner
• Déselectionner tout
• Afficher dans l’ordre croissant (ou F6)
• Afficher dans l’ordre décroissant (ou CTRL + F3)
• Imprimer (ou Shift + F1)
• Afficher (ou F6)
• Rafraîchir (une page, une liste de documents etc.)
• Ouvrir une nouvelle fenêtre (il est possible d’ouvrir jusqu’à 6 fenêtres)

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Navigation sur SAP ERP : Caractéristiques des champs
Certains champs possèdent des caractéristiques préalablement définies
lors du paramétrage:
• Les champs à remplir obligatoirement sont distingués par l’icône
• Les champs facultatifs ont le champ toujours blanc
• Les champs grisés ne peuvent pas être modifiés par l’utilisateur
• Les champs contenant une sélection possible sont distingués par cette
icône

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- Ergonomie et accessibilité-
Préparée par:
Skander BIZANI
(Domaines FI/CO)

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Navigation sur SAP ERP : Accéder à une transaction
Il est possible d’accéder à une transaction par 2 moyens :
• En parcourant le menu fonctionnel SAP
• En inscrivant le nom de la transaction dans la barre des commandes :
• Depuis l’écran principal SAP
• Depuis l’écran d’une transaction (/nfs00 ou /ofs00)
Pour consulter les dernières transactions utilisées, cliquez sur la flèche de
la barre de commandes

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Navigation sur SAP ERP : Afficher les noms techniques
• Pour pouvoir visualiser le nom de la transaction dans le menu fonction, il
est nécessaire d’activer l’option décrite ci-dessous:

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Navigation sur SAP ERP : Obtenir le code transaction
Pour obtenir le code de transaction en cours, suivez l’une des options:
• 1)
• 2) Dans la barre des statuts (en bas de la fenêtre)

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Gestion des favoris
Il existe deux façons pour ajouter des transactions dans le menu des
favoris:
• En effectuant un clic droit sur la transaction à ajouter
• En faisant glisser la transaction du menu fonction SAP vers le menu des
favoris
Pour organiser le menu des favoris, effectuez un clic droit sur la transaction
souhaitée

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Aide
• Signification des champs
• Tous les champs SAP ont des informations sur leurs significations et leurs
fonctions. Pour les obtenir, il faut se positionner sur le champ concerné, puis
cliquez sur l’icône ou appuyez sur F1.
• Entrées possibles
• Dans certains champs, il existe une table associée où on y trouve la liste des
entrées possibles, ce qui permet d’aider l’utilisateur sur la nature des données à
remplir pour un certain champ.
Lors de la sélection d’un champ, si une table est associée, elle sera visible par
• Pour visualiser le contenu d’une table, appuyez sur F4 ou sur l’icône
MATCHCODE
• Pour sélectionnez une donnée puis double cliquez.

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Navigation sur SAP ERP : Aide
• Le système affiche des messages sur le statut de la transaction que
l’utilisateur est en train d’utiliser. Ces messages se trouvent en bas à
gauche de l’écran dans la barre de statut.
•
Il existe 3 types de messages :
• Information - Ex:
• Avertissement - Ex:
• Erreur - Ex:
• Pour obtenir des informations sur un message, double-cliquez dessus et
une fenêtre avec les détails du message apparaîtra.

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- Impression et autres output -
Préparée par:
Skander BIZANI
(Domaines FI/CO)

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Copier du texte
• Il est possible de copier un texte ou numéros de tous les écrans SAP vers
toutes autres applications de Windows.
•
Processus pour ce faire :
• Depuis l’écran SAP, appuyez sur CTRL+Y et la souris se transforme en croix :
sélectionnez le texte à copier.
• Sélectionnez les données à copier puis appuyez sur CTRL+C. Les données
sont copiées vers le clipboard et sont disponibles pour d’autres applications
(CTRL+V).

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Navigation sur SAP ERP : Impression Liste
• 1) Depuis la liste à imprimer, appuyez sur la clique droite de la liste puis
sélectionnez “Imprimer” :
• 2) Cliquez sur l’icône

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Impression Liste
• L’écran suivant apparait:
• Sélectionnez l’imprimante
• Sélectionnez le nombre de pages à imprimer : toute la liste ou
quelques pages

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Export vers Excel
Il est possible d’exporter des données vers Excel :
• Par les icônes suivantes
• Depuis l’écran à exporter
• L’écran suivant apparait:

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Navigation sur SAP ERP : Export vers Excel
Ensuite, sélectionnez l’endroit où le fichier sera situé ainsi que son nom :
Une fois les données remplies, appuyez sur ou sur si le fichier
existe déjà.

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- Personnalisation des affichages -
Préparée par:
Skander BIZANI
(Domaines FI/CO)

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Créer un affichage personnalisé
• Il est possible de créer plusieurs affichages personnalisé qui peuvent être
utilisés par différents utilisateurs:
• Cette icône permet d’inclure ou exclure des champs lors de l’affichage du reporting
• Cette icône permet de sélectionner un autre affichage préalablement créé
• Cette icône permet de sauvegarder l’affichage en cours

Formation SAP ERP
• Lorsque vous souhaitez inclure/exclure des champs, cliquez sur :

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• Pour sauvegarder l’affichage en cours, cliquez sur :
• Pour utiliser un affichage, cliquez sur . Une liste avec les affichages
disponibles apparait.
• Pour supprimer un affichage, suivez le chemin:

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Filtrer et ordonner
• Filtrer
Les filtres sont utilisés pour sélectionner certaines données d’une liste.
Pour définir un filtre, sélectionnez la colonne à filtrer puis cliquez sur
• Ordonner
Pour sélectionner un ordre d’affichage, sélectionnez la colonne concernée
puis cliquez sur pour effectuer un ordre croissant ou sur pour que ce
soit un ordre décroissant.

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Navigation sur SAP ERP : Sélection Multiple
• Dans différentes transactions, il est possible d’effectuer une sélection
multiple des données.
Par exemple, pour sélectionner une tranche de fournisseur à afficher:
 Transaction FBL1N

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Sélection Multiple
• En cliquant sur
• Gestion des options de sélection
• Insérer une ligne(ou Shift + F1)
• Supprimer une ligne (ou Shift + F2)
• Tout supprimer (ou Shift + F4)

Formation SAP ERP
Navigation sur SAP ERP : Sélection dynamique
• Dans différentes transactions, il est possible d’effectuer une sélection
dynamique
• L’écran avec différents champs pour la sélection dynamique apparaît

Formation SAP ERP
Conclusion
Préparée par:
Skander BIZANI
(Domaines FI/CO)

Formation SAP ERP
Introduction à l’univers ERP : Conclusion
• SAP ERP est le leader mondiale des progiciels intégrés
• SAP ERP est construit au tour d’un noyau unique qui couvre un large périmètre de
gestion de l’entreprise (achat, vente, production, comptabilité, RH, ETC…)
• Cette formation devrait vous permettre d’être autonome tout au long des
prochaines formations SAP par métier
• Cette formation n’est qu’une infime partie de ce qui est possible de savoir sur SAP
• SAP ERP est assez spécialisant. Un bon consultant expert ne peux être crédible sur
la marché que sur 1 ou 2 modules au plus.

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