Nous allons voir comment adopter les bons réflexes pour assurer une bonne préparation de ses réunions et ainsi en garantir l'efficacité.

1. ADOPTEZ LES BONS REFLEXES POUR BIEN PREPARERVOS REUNIONS
COMMENT GARANTIR L’EFFICACITE DE VOS
REUNIONS ?
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2. • Vérifier la nécessité
d’organiser une réunion
• Définir clairement les 3 “O”
• Prévoir la logistique
• Choisir les participants
• Préparer et tester le matériel
Compétence visée
Assurer une bonne
préparation pour
garantir l’efficacité
de vos réunions
Points abordés
PRESENTATION DE LA SÉQUENCE

3. REUNION OR NOT REUNION ?

4. Pour vérifier l’utilité d’une réunion,
Répondez aux 3 questions suivantes :
En quoi cette réunion est utile ?
Qu’est-ce que j’en attends ?
Qu’est-ce que les participants
attendent de la réunion ?

5. Les alternatives à la réunion

6. DÉFINIR CLAIREMENT LES 3
“ O ”
De quoi ça parle ?
Ordre du
jour
Objectif
Objet
Quels sont les points à aborder pour atteindre
l’objectif de la réunion.
Quel est l’objectif de chaque point abordé.
Résultat visé par la réunion (trouver des
solutions ? Présenter des problématiques ?
Des résultats ?)

7. Dresser un ordre du jour clair et précis
CONSEILS
• Limiter le nombre de sujets à aborder
• Exposer clairement tous les points
• Leur attribuer une durée (et un responsable)
• Déterminer l’objectif de chaque point
• Etablir un ordre cohérent des points à aborder
• Décrire les actions préparatoires pour tous les
participants
• Identifier les documents à apporter à la réunion

8. Définir les objectifs avec rigueur
CONSEILS
• Précis pour être perçu à l’identique par tous
• Adapté au temps imparti (tenir compte des
échanges)
• Formulé avec un verbe d’action : quelle est
l’action concrète à réaliser ?
Un objectif clairement déterminé permet de rester
centré sur le sujet de la réunion. Il doit être :

9. Envoyer l’ordre du jour avec la convocation
CONSEILS
• Indiquer la liste des documents à apporter
et/ou tâches à accomplir
• Joindre les documents préparatoires
• Faire l’envoi au moins une semaine avant
Les participants doivent être bien préparés avant la
réunion et pour cela il faut :

10. DÉFINIR LA LOGISTIQUE

11. Définir les modalités d’organisation
La durée n’est pas infinie !
• Dépend de l’ordre du jour
• Doit être déterminée et respectée
Prévoyez des temps de pause
• Ils sont importants
• Notre capacité d’attention est limitée
Choisissez un horaire adapté
• Tenir compte de la culture de l’entreprise, par
exemple horaires fixes ou variables ?
Veillez à une configuration de salle
adéquate
• Selon le type de réunion et le nombre de participants

12. • Déterminer le nombre de participants et
les critères de choix en fonction de
l’objectif de la réunion
• Exemple : pour une réunion productive ou
créative, seules les personnes qui ont un
rôle à jouer devront être présentes.
Etablir la liste des participants

13. De quoi aurez-vous besoin pour animer la
réunion ?
- Tableau blanc
- Feutres
- Vidéoprojecteur
- Ecran de projection
- Ordinateur portable
- Matériel audiovisuel …
Sélectionner le matériel adéquat

14. • Evitez les salles trop grandes
• Utilisez des outils technologiques pour sonder les
participants sur les horaires les mieux adaptés
(Doodle)
• Evitez les trop grands groupes si vous souhaitez
de l’interaction
Assurer une bonne logistique
CONSEILS

15. PRÉPARER LES PARTICIPANTS
Attribuez les rôles
• Indiquer les tâches à réaliser au préalable
• S’assurer que tous les participants sachent ce qu’ils doivent
faire : définissez clairement vos attentes
Si besoin, fournissez les documents nécessaires
• Documentation pour se préparer à la rencontre
• Analyses, graphiques, conclusions des précédentes réunions
Faites en sorte que tout le monde soit présent
• Convocation claire et dynamique envoyée dans les temps
• Utiliser la technologie pour les rappels

16. Réaliser une convocation claire et dynamique :
• Objet, objectif, ordre du jour et contributions
attendues de chaque participant
• Avec la mention : « présence requise »
• Envoyée au moins une semaine avant
Utiliser la fonction de l’agenda électronique
pour l’invitation et activer la fonction de rappel
Eviter les absences
CONSEILS

17. PRÉPARER ET TESTER LE
MATÉRIEL
Testez l’ensemble du matériel que vous allez
utiliser pour vous assurer que tout fonctionne
correctement
Testez même les feutres !
Préparez la feuille d’émargement avec les dates,
horaires et l’intitulé de la réunion
En plus des nom et prénom, rajoutez l’organisme
s’ils ne sont pas tous de la même entreprise

18. PRÉPARER UNE RÉUNION :
RÉCAPITULATIF
Préparer et tester le matériel
Préparer les participants
Définir la logistique
Définir clairement les 3 « O »

19. MERCI !
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