1. L’ART DE FAIRE DES REUNIONS

2. Que faut-il faire
(ou ne pas faire)
pour réussir une réunion ?

3. Avant la réunion
Envoyer une convocation comportant : la date, le lieu,
l’heure, la durée, la liste des participants et l’ordre du
jour
Préparer un ordre du jour : mettre les sujets les plus
importants au début et fixer des objectifs précis et
demander s’il y a des points à ajouter.
Choisir l’animateur, le secrétaire et le pointeur de la
réunion.

4. Pendant la réunion
Animateur de réunion :
Généralement responsable d’animer les réunions et au besoin de faciliter la
communication entre les membres de l’équipe.
Il présente l’ordre du jour et s’assure qu’il est respecté.
Il encourage les réactions des membres et incite tout le monde à donner son
opinion, tout en respectant le fait que certains peuvent n’avoir rien à dire.
Il s’assure également de clore un sujet et prendre une décision avant d’en
débuter un autre.
Il doit enfin s’assurer que des actions concrètes sont décidées et qu’un
responsable a été désigné pour les mener.
En fin de réunion, il fixe la prochaine date de réunion et son objectif.

5. Pendant la réunion
Secrétaire :
Responsable de rédiger le compte-rendu et de mettre par écrit
les suggestions, idées, actions et décisions clés de l’équipe.
Il est donc chargé de résumer, récapituler ce qui se dit.
Après la réunion, il envoie le compte-rendu à chaque membre de
l’équipe.
Pointeur :
Veille à ce que la réunion respecte les limites de temps.
Il doit faire preuve de fermeté pour garder la réunion sur la
bonne voie et s’assurer que la réunion commence et finisse à
temps.

6. Le compte-rendu de réunion
Le compte-rendu reprend ce qui s’est passé au
cours de la réunion (discussions, décisions,
responsables et échéances des actions).
Le compte-rendu est utile parce qu’il peut être
remis à ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion et
parce qu’on peut s’y référer par la suite.

7. Le compte-rendu de réunion
Les règles à respecter
• Choisir son support pour prendre des notes (papier, ordinateur portable).
• Noter les présences, la date, l’heure, le lieu et le type de réunion (régulière
ou extraordinaire).
• Ne pas essayer de tout écrire. Se contenter de noter les idées générales du
sujet discuté, les principaux points soulevés, les décisions prises et qui
s’engage à les exécuter. Faire des grands titres pour séparer les points.
• Mettre en valeur les actions requises dans le procès-verbal en les soulignant
ou en les mettant en caractères gras ou en joignant une feuille d’actions.
• Après la réunion, rédiger le compte-rendu aussitôt que possible, pendant
que tout est encore « frais ».
• Distribuer le compte-rendu aux membres de l’équipe par le moyen le plus
pratique (e-mail, la poste, distribution en main propre à l’école, etc.)
• Archiver les comptes-rendus. Conserver ensemble tous les comptes-rendus
dans une chemise, un classeur ou un dossier d’ordinateur.
• Inscrire le lieu, l’heure et la date de la prochaine réunion.

8. Les exemples de Baran et Arnault
Baran – World Citizen :
« Nous faisons des réunions environ une ou deux fois par
semaine, sur Skype. »
Arnault – Musique pour tous :
« Nous, nous faisons peu de réunions formelles qui
rassemblent toute l’équipe. Par contre, on fait des points
réguliers sur Skype, et on utilise notre groupe Facebook
pour diffuser les infos à tout le monde. Avec Quentin, on
prend le métro ensemble quasiment tous les jours. C’est
notre façon de faire des réunions. C’est efficace, on n’a
que quelques stations ! »