Animation de réunion

1. Formation des leaders du CNCR
en communication
Séance 3
Techniques d’animation de réunions

2. En attendant le début, sur une feuille
 Nom :
 Fédération :
 Date :
 Motivation à suivre la formation :
 Vos attentes :
 Indiquez si vous avez déjà animé des
réunions
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3. Techniques d’animation de réunions
Objectifs
 La compréhension des principes d’efficacité
dans la conduite des réunions ;
 La maîtrise de techniques d’animation.
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4. Plan de formation
Les principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Rôle et fonction de l’animatrice ou de l'animateur
La maitrise de techniques d’animation
Exemples et mise en situation
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 4

5. Principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Connaître et distinguer les types
de réunions
 Réunion d’information
 Réunion de prise de décision
 Réunion de stimulation
 Réunion de type rencontre
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6. Connaître et distinguer les types de réunions
Réunion d’information
 Communiquer des informations ou ;
 Donner des instructions
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7. Connaître et distinguer les types de réunions
Réunion de prise de décision
 Prendre ou appliquer des décisions ;
 Soumettre une proposition pour discussion
et, généralement, pour décision.
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8. Connaître et distinguer les types de réunions
Réunion de stimulation
 Elle vise à engendrer des idées créatives
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 8

9. Connaître et distinguer les types de réunions
Réunion de type rencontre
 Davantage socialisante, elle vise la création
d’un bon climat dans le groupe ou
l’organisation
 Elle favorise une meilleure vie associative
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 9

10. Principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Etapes de planification d’une réunion
 Avant
 Pendant
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 10

11. Etapes de planification d’une réunion
Avant la réunion (préparation)
 Associer l’animateur dès l’étape de la
planification pour
 l’aider à bien se préparer
 favoriser le bon déroulement de la réunion
 Définir l’objectif, la finalité de la réunion
 communiquer des faits constatés ?
 partager de l’information ?
 prendre une décision ?
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 11

12. Etapes de planification d’une réunion
Avant la réunion (préparation)
 Faire un plan général de la réunion
 Points à l’ordre du jour ;
 Placez en début de réunion ceux qui demanderont plus
d’attention (si le temps vous manque, ils auront été
traités) ;
 Placez en fin de réunion les points moins importants (ils
pourront être reportés faute de temps pour les traiter)
 Prévoir le programme de la réunion
 Estimez le temps nécessaire pour chaque point ;
 Additionnez le tout pour obtenir la durée totale de la
réunion
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 12

13. Etapes de planification d’une réunion
Avant la réunion (préparation)
 Choisir les participants
 Selon le sujet de la réunion ;
 Selon leurs compétences, expériences, intérêts, etc. ;
 Limiter le nombre à un niveau permettant une participation
optimale et efficace compte tenu des contraintes budgétaires ou
autres
 Choisir le lieu de la réunion
 Réservation de la salle à l’avance si nécessaire ;
 Endroit propice au bon déroulement de la réunion (calme, à l’abri
des perturbations externes) avec chaises, tables et matériel
adéquat disponibles
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 13

14. Etapes de planification d’une réunion
Avant la réunion (préparation)
 Convoquer les participantes et participants
 Indiquer avec précision le lieu, la date et l’heure de la réunion
 Annexer un ordre du jour comportant l’objet de la réunion, les
points à discuter et l’objectif poursuivi
 Préparer le sujet
 Inventorier et préparer les informations dont le groupe aura
besoin pour traiter les différents sujets
 Préparer une introduction du ou des sujets (il ne s’agit pas de le
traiter, mais de l’introduire afin de pouvoir enclencher la
discussion)
 Penser à la méthode la plus efficace pour animer la réunion
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 14

15. Etapes de planification d’une réunion
Avant la réunion (préparation)
 Réunir les documents nécessaires
 Prévoir un ou des supports visuels
 Affiche ou tableau reprenant les points de la réunion. C’est un
bon moyen pour rappeler vers le but prévu celles ou ceux qui
s’éloignent du sujet ;
 Un second support pour les synthèses des discussions, les
décisions prises et les questions, idées et points en réserve.
 Préparer le lieu de la réunion
 Voir à la bonne disposition des chaises et tables ;
 Prévoir une place pour chacun ;
 S’assurer de la disponibilité du matériel nécessaire.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 15

16. Etapes de planification d’une réunion
Pendant la réunion (déroulement)
 Ouverture de la réunion
 Accueil
 Présentation de l’animatrice ou animateur
 Tour de table
 Présentation des objectifs de la réunion
(sans esquisser de solutions)
 Attribution des rôles (3)
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 16

17. Pendant la réunion (déroulement)
Attribution des rôles
 L’animatrice ou animateur
 Nous développons plus loin le rôle de l’animatrice ou de
l’animateur
 La gardienne ou le gardien du temps
 Il s’agit d’un rôle important qui aidera à s’assurer que la réunion
est productive et que les sujets à l’ordre du jour sont
effectivement traités par le groupe
 La rapporteuse ou le rapporteur
 Cette personne prend rapidement des notes résumant
fidèlement les discussions. Elle note avec précision les décisions
prises au cours de la réunion
 Son travail assurera une continuité à la réunion.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 17

18. Etapes de planification d’une réunion
Pendant la réunion (déroulement)
 Déroulement à proprement parler :
 L’animatrice ou l’animateur n’intervient pas sur le
fond
 Le contenu vient des participantes et participants
 Les points faisant l’objet de prise de décision
passent normalement par les phases suivantes
 Définition de l’objectif, poser le problème
 Recherche des solutions
 Critique des propositions
 Décisions
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 18

19. Etapes de planification d’une réunion
Pendant la réunion (déroulement)
 Clôture de la réunion
 Synthèse finale qui doit recueillir l’accord du
groupe
 Rappeler les suites à donner aux décisions prises
en cours de réunion et valider les étapes
subséquentes
 Penser aux messages-clés à communiquer, s’il y
a lieu
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 19

20. Plan de formation
Les principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Rôle et fonction de l’animatrice ou de l'animateur
La maitrise de techniques d’animation
Exemples et mise en situation
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 20

21. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Trois fonctions essentielles
 Fonction de production (amener un résultat) :
 Rendre le groupe et la réunion efficaces
 Fonction d’organisation (structurer) :
 Favoriser l’expression de tous dans un cadre structuré
 Organiser et mettre en forme l’expression
 Fonction de gestion
 Gérer les individus et les interactions
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 21

22. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion
 1. Être actif
 Avoir de l’entrain
 Dynamiser le groupe
 2. Préciser clairement l’objectif de la réunion
 Avant même la réunion, avoir une idée précise du résultat
à atteindre à la fin de la réunion
 Avoir communiqué l’objectif avec l’avis de convocation et le
rappeler avec précision au début de la réunion
 Informer les participants dès le début de la réunion du
résultat souhaité
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 22

23. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
 3. Distribuer la parole
 Multiplier les appels à la participation pour recueillir les avis
de tous
 Stimuler la participation des personnes plus réservées
 4. Garder l’attention du groupe
 Créer et maintenir une atmosphère détendue
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 23

24. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
 5. Utiliser un support visuel facilite la
compréhension du groupe. Y noter :
 Le plan ou la méthode de travail
 Les phases importantes de la réunion, d’une intervention
ou d’une explication
 Les résumés et synthèses intermédiaires
 Les questions importantes auxquelles vous ne souhaitez
pas répondre immédiatement et les points gardés en
réserve
 Les schémas
 Les idées (lors d’un brainstorming, par exemple)
 Les conclusions et les décisions
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 24

25. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
 Quelques conseils
 Ne parlez pas en écrivant
 Ne parlez pas au tableau (en regardant le tableau)
 Dites ce que vous avez à dire avant ou après l’écriture
 Assurez-vous de l’accord du groupe lorsque vous notez
une production de celui-ci
 Si possible, placez-vous de côté pour écrire afin de ne pas
masquer le tableau à certaines personnes
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 25

26. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
 6. Être attentif à ce qui se déroule dans le
groupe
 Éviter que des personnes se sentent exclues de
la discussion
 Inviter les plus timides à participer
 Prendre garde aux possibles clivages
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 26

27. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
 7. Doser vos propres interventions pour
laisser la place au groupe :
 ne pas mêler vos opinions, idées ou suggestions
à la discussion du groupe
 se rappeler que la tâche appartient au groupe
 la tâche de l’animatrice ou animateur est de créer
et maintenir les conditions propices à ce que le
groupe s’acquitte de sa tâche
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 27

28. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
 8. Synthétiser
 Les synthèses se font à plusieurs niveaux :
 En cas d’interventions un peu longues
 Synthèse d’une opinion
 Synthèse partielle (pour faire le point à chaque acquis ou à
chaque étape de la réunion)
 Points saillants et synthèse finale (valable seulement si elle
recueille l’adhésion unanime du groupe)
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 28

29. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
 9. Recentrer
 Si un ou des participants s’éloignent trop du sujet, rappeler
l’objectif poursuivi pour revenir au sujet
 10. Gérer le temps
 Estimer la durée de la réunion et le temps requis pour chaque
point à traiter
 Communiquer à l’avance la durée prévue pour la réunion ;
 Durant la réunion, rester conscient et faire prendre conscience
du temps disponible
 Effectuer des rappels sans brusquer l’évolution du groupe ;
 Terminer la réunion à temps (tout dépassement significatif risque
d’incommoder les participants, de diluer leur attention et de les
conduire à bâcler le contenu et les décisions prises)
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 29

30. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
 11. Clôturer la réunion
 Résumer les discussions et récapituler les décisions prises
 Assurer le report des points en suspens
 Remercier les participants (question de politesse et de
favoriser la participation aux futures réunions)
 Vérifier que quelqu’un a été désigné pour rédiger un
rapport de la réunion
 Préciser quand ce rapport sera disponible ou distribué
 Indiquer, s’il y a lieu, la date et le lieu de la prochaine
réunion
 Réserver la salle si vous en avez la responsabilité
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 30

31. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Exercice (45 minutes)
 La classe est divisée en groupes d’au moins 6
personnes et d’au plus 10 personnes.
 Chaque groupe constitue une association ; celle-ci
est interpellée sur un sujet ne faisant pas l’unanimité
et doit prendre position de façon claire sur le sujet.
 Une animatrice ou un animateur, qui animera les
échange, et un président ou une présidente,
responsable de formuler la position de l’organisation
au terme des échanges, sont désignés dans chaque
groupe.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 31

32. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Exercice (suite)
 Les groupes se prononcent sur la position proposée
par son président ou sa présidente, selon les modes
de décision suivants :
 Groupe A: décision prise à la majorité des voix exprimées
lors d’un vote à main levée
 Groupe B: décision exprimée lors d’un vote secret
 Groupe C: décision par consensus
 La partie « réunion » de l’exercice durera
30 minutes, la partie « plénière », 15 minutes
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 32

33. Rappel des 11 critères
 Être actif
 Préciser clairement l’objectif de la réunion
 Distribuer la parole
 Garder l’attention du groupe
 Support visuel
 Attentif à ce qui se passe dans le groupe
 Doser ses propres interventions
 Synthétiser
 Recentrer
 Gérer le temps
 Clôturer la réunion
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 33

34. Plan de formation
Les principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Rôle et fonction de l’animatrice ou de l'animateur
La maitrise de techniques d’animation
Exemples et mise en situation
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 34

35. La maîtrise des techniques d’animation
L’écoute active
 Un bon auditeur essaie de comprendre
complètement ce que l'autre personne dit. À
la fin, il peut être en désaccord, mais avant
d'être en désaccord, il veut savoir
précisément ce avec quoi il est en
désaccord...
- Kenneth A. Wells, américain
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 35

36. La maîtrise des techniques d’animation
L’écoute active
 Écouter activement est une technique de
communication difficile à intégrer, car elle va
à l'encontre de nos habitudes quotidiennes.
 L'écoute active est indispensable dans des
situations d'entretien et dans toute activité de
gestion de groupe ou d'équipe.
 Elle implique une réelle disponibilité à la
parole de l'autre.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 36

37. La maîtrise des techniques d’animation
Outils de l’écoute active
 L'art
 du questionnement,
 de la reformulation
 de la synthèse
 Voici, pour mieux maîtriser cet art, quelques
règles d’échange en écoute active.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 37

38. Outils de l’écoute active
Le questionnement
 Il permet de préciser, de clarifier,
d’approfondir le débat
 Il stimule la pensée collective
 Il permet d’avoir des informations
complémentaires :
 les faits : ce qui a été vu, entendu, expérimenté...
 l’émotion : ce qui a été ressenti, éprouvé...
 l’opinion : ce qui est pensé, réfléchi, estimé,
jugé...
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 38

39. Outils de l’écoute active
La reformulation
 La reformulation consiste à redire
(complètement ou partiellement) ce qui a été
exprimé par une personne en utilisant sa
terminologie exacte
 Son but ?
 indiquer que ce qui a été dit a été bien compris
 valoriser la pensée ou le témoignage de cette
personne et encourager les autres interlocuteurs à
réfléchir à cette parole
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 39

40. Outils de l’écoute active
La synthèse
 Une synthèse permet de marquer la fin d’une
séquence de communication ou d’une étape
de travail avant de passer à la suivante
 C’est un résumé au cours duquel on met en
valeur les idées, les décisions, ou les
contradictions essentielles de la discussion ou du
travail en cours
 Il s’agit d’un excellent moyen pour passer avec
succès d'une étape à une autre
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 40

41. La maîtrise de techniques d’animation
 L’animatrice ou l’animateur, tout comme la
formatrice ou le formateur sont avant tout des
communicatrices ou des communicateurs
 Il doit être attentif à certains points critiques
 L’approche « systémique » peut nous aider à
comprendre ces points critiques
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 41

42. La maîtrise de techniques d’animation
Liens entre écoute active
et approche systémique
 « On ne peut pas ne pas communiquer »
 L’approche systémique nous enseigne que refuser
de communiquer (prendre l'air renfrogné, détourner
la tête) est un acte de communication qui entraîne
des réactions
 Chacun envoie, en permanence et sans en être
forcément conscient, une multitude d'informations à
ceux qui le voient
 Notre parole ne représente que 15 à 25% des
informations captées par les autres
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 42

43. La maîtrise de techniques d’animation
Autres enseignements
de l’approche systémique
 L'information verbale ou écrite émise n'est jamais la seule à
être reçue
 Dans une organisation, la culture et l’ambiance du moment
rajoutent du sens
 Dans une interaction verbale, le ton, la distance entre les
locuteurs, le regard, les expressions, la gestuelle, la tenue...
rajoutent de l'information renforçant ou disqualifiant le propos
 Si des éléments du contexte divergent du message et de son
intention, la réceptrice ou le récepteur va interpréter et
choisir !
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 43

44. La maîtrise de techniques d’animation
L’animatrice ou l’animateur avisé
 Prend garde à tous ces signes
 Fait tout pour éviter que sa tenue, son
attitude, ses propos, envoient à ses
auditrices et auditeurs des signaux
contredisant ce qu’il souhaite communiquer
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 44

45. La maîtrise de techniques d’animation
Quelques questions
 Quelles sont, à votre avis, les qualités d’un
bon auditeur ?
 Comment faire pour écouter efficacement ?
 Qu’est-ce qui gêne l’écoute ?
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 45

46. La maîtrise de techniques d’animation
Quelques qualités d’un bon auditeur
 L’écoute exige une participation ACTIVE
 Un bon auditeur doit se concentrer sur la personne
qui parle et sur ce qu’elle exprime
 Un bon auditeur écoute les idées et les thèmes
centraux qui s’en dégagent
 Un bon auditeur réduit au minimum les obstacles à
la communication qui peuvent menacer son
efficacité
 Il se place face à son interlocuteur et lui accorde
toute son attention
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 46

47. La maîtrise de techniques d’animation
Quelques qualités d’un bon auditeur
 Il écoute l’INTENTION ou le BUT de son interlocuteur et les
confirme verbalement
 Il ne coupe pas la personne qui parle car il s’efforce de saisir
et de bien comprendre tout ce qu’elle exprime
 Il confirme par la reformulation le contenu du propos de son
interlocuteur
 Il s’efforce de clarifier l’importance de ce propos en invitant
son interlocuteur à en exprimer la raison, la nécessité ou
l’urgence
 Il sait reconnaitre le niveau d’émotion (timidité, difficulté à
s’exprimer, etc.) démontré par l’interlocuteur
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 47

48. La maîtrise de techniques d’animation
Quelques qualités d’un bon auditeur
 Il s’assure de sa bonne compréhension en
partageant, en questionnant, en reformulant ou en
résumant au besoin ce qu’il a entendu
 Même une personne souffrant de perte auditive peut
être un bon auditeur car la capacité d’écouter fait
appel à bien d’autres qualités que simplement la
capacité auditive
 La plupart des gens n’écoutent pas aussi bien qu’ils
pensent ; c’est plutôt le contraire, la plupart d’entre
nous avons besoin de pratiquer
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 48

49. La maîtrise de techniques d’animation
Comment écouter efficacement ?
 L’écoute efficace se fait avec l’ensemble du corps car si votre
corps se détourne de la personne qui parle, si votre attitude
corporelle ne révèle aucun intérêt pour ce qu’elle exprime,
elle perçoit votre manque de réceptivité et se limite elle-même
dans son expression
 Il ne suffit pas de comprendre la langue de l’autre pour être
un bon auditeur. L’écoute efficace ne consiste pas seulement
à entendre des mots, particulièrement dans un contexte
interculturel. Un auditeur habile doit aussi être capable de
percevoir ce qui est, parfois, une information non verbale
assez complexe
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 49

50. La maîtrise de techniques d’animation
Les facteurs qui gênent l’écoute
 Rêver tout éveillé
 Préparer nos réponses à l’avance (pendant
que l’autre s’exprime)
 Avoir l’esprit ailleurs (penser à d’autres
personnes, d’autres choses, d’autres lieux)
 L’écoute active peut aider à lutter contre ces
facteurs
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 50

51. La maîtrise de techniques d’animation
Les moyens d’améliorer votre écoute
 Augmentez votre champ d’écoute
 Essayez de résister à la tentation d’interrompre
 Avant de prendre la parole, assurez-vous que votre
interlocuteur a pu exposer son point de vue
 Si vous ne saisissez pas la totalité du message, demandez
lui de le répéter
 Prenez le temps d’écouter
 Ne mettez pas de limitations à votre écoute – votre
interlocuteur se sentirait bousculé
 Bien des gens pensent tout haut et cherchent en parlant
les mots pour exprimer ce qu’ils veulent dire. Laissez-les
rassembler leurs idées
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 51

52. La maîtrise de techniques d’animation
Les moyens d’améliorer
votre écoute (suite)
 Accordez toute votre attention
 Hochez la tête ou faites une intervention de temps en
temps pour clarifier un point. Ne vous hâtez pas de remplir
les silences ; montrez-vous intéressé
 Utilisez des questions ouvertes pour encourager l’autre à
élaborer
 Rappelez le message
 Quand votre interlocuteur a terminé, rappelez les points
principaux
 Vous l’assurez ainsi que le message a bien été reçu
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 52

53. La maîtrise de techniques d’animation
Les moyens d’améliorer
votre écoute (suite)
 Ne réagissez pas à ce qui est dit de manière
excessive
 Ne laissez pas le style de l’interlocuteur nuire au
message
 Ne réagissez pas au contenu de manière
excessive
 Ne laissez pas vos émotions nuire au message
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 53

54. La maîtrise de techniques d’animation
Les moyens d’améliorer
votre écoute (suite)
 Ne feignez pas l’attention
 Rien ne sert de simuler l’écoute
 Posez des questions qui aideront votre
interlocuteur à mieux s’expliquer
 Écoutez entre les lignes
 Ne vous contentez pas de ce qu’on vous dit
 Essayez de comprendre les attitudes, les besoins
et les motifs
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 54

55. La maîtrise de techniques d’animation
Les moyens d’améliorer
votre écoute (suite)
 Ne monopolisez pas la conversation
 Adaptez la vitesse de votre pensée
 Nous pensons trois fois plus vite que nous parlons et il est
difficile de ralentir notre pensée pour s’adapter au rythme
de notre interlocuteur
 Gardez vos processus de pensée liés au propos de votre
interlocuteur
 Récapitulez mentalement les points déjà exposés et
prévoyez vers où votre interlocuteur dirige ses pensées
(mais ne l’interrompez pas)
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 55

56. La maîtrise de techniques d’animation
Les aptitudes à réfléchir
 Question
Quel sens doit-on donner au mot
« réfléchir » dans le contexte de
l’animation?
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 56

57. La maîtrise de techniques d’animation
Les aptitudes à réfléchir
 Réponse
Tendre à l’autre un miroir qui reflétera ses idées ou
propos, afin de l’amener à préciser sa pensée ou à
confirmer que ce qu’il dit exprime correctement sa
pensée
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 57

58. Les aptitudes à réfléchir
Donner une rétroaction
 Donner une rétroaction
 Quand nous pratiquons l’écoute active, nous développons
un ensemble de compétences appelées les aptitudes à
réfléchir. Elles sont extrêmement utiles pour donner à la
personne une rétroaction directe. Cette rétroaction a pour
objectif de montrer à votre interlocuteur que vous avez
entendu et compris.
 Pourquoi est-ce important?
 Cela fait savoir à votre interlocuteur que quelqu’un lui
accorde une attention totale et sans partage. Le fait de
montrer à une personne que vous avez entendu et compris
est extrêmement encourageant.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 58

59. Les aptitudes à réfléchir
Rappel interculturel
 La dimension interculturelle
 Tout ce que nous avons vu jusqu’à maintenant est
valable au sein d’une même culture.
 Mais, dans une interaction qui implique des cultures
différentes, l’interprétation des signes se révèle plus
difficile.
 N’en connaissant pas l’origine, nous ne les
comprenons pas toujours.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 59

60. Les aptitudes à réfléchir
Donner une rétroaction
 La dimension interculturelle (suite)
 En Europe et en Amérique du Nord les gens ont une
perception du temps différente des populations
d’Afrique, d’Asie ou de l’Amérique latine.
 Ce qui vous semble une course, c’est pour un
Américain le souci d’être efficace.
 Son agenda est très chargé. Des activités y sont
inscrites à la demi-heure près.
 S’il doit modifier ou annuler un engagement, le Nord-
Américain craint de perdre sa crédibilité.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 60

61. Les aptitudes à réfléchir
Rappel interculturel
 La dimension interculturelle (suite)
 L’Africain ne dramatise pas le report d’une réunion ou
un retard.
 Le Nord-Américain a l’habitude d’aller droit au but. Il
peut même oublier de saluer avant de demander une
information.
 L’Africain, beaucoup plus orienté vers les relations
humaines, interprète cet oubli comme une insulte ou
une preuve de mauvaise éducation.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 61

62. Les aptitudes à réfléchir
Rappel interculturel
 La dimension interculturelle (suite)
Il faut, dans un contexte interculturel, éviter de juger trop
rapidement et faire un effort de plus pour comprendre les
signaux que l’autre nous envoie.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 62

63. La maîtrise de techniques d’animation
Les aptitudes à réfléchir (suite)
 Comment peut-on manifester des aptitudes à
réfléchir ?
 En encourageant
 En paraphrasant
 En répétant
 En récapitulant
 En confirmant
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 63

64. Les aptitudes à réfléchir
Encourager
 La technique la plus simple est d’encourager la
personne à continuer
 Répétez un ou deux mots clés sous forme d’une
question ou d’une déclaration
 Ou faites des petites interjections encourageantes.
 Vous pouvez simplement répéter un ou deux mots
de la déclaration précédente de la personne
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 64

65. Les aptitudes à réfléchir
Paraphraser
 Ce processus consiste à répéter, en vos propres termes, ce
qu’a dit l’autre personne.
 Utilisez plusieurs mots clés et concentrez-vous sur le contenu
des dernières phrases.
 Exemple
 L’interlocuteur
« Je pense que l’on devrait abandonner ce projet dans sa
totalité. »
 Animateur
« Voulez-vous dire que nous devrions revenir à l’ancienne
manière ? »
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66. Les aptitudes à réfléchir
Répéter
 Choisir quelques mots clés que vous avez entendus quand la
personne parlait et les répéter pour montrer que vous avez compris
 Ces aptitudes ont beaucoup en commun avec le fait de paraphraser,
sauf qu’elles utilisent les propres termes de l’interlocuteur et non les
vôtres
 Ceci montre à votre interlocuteur que vous avez compris les points
importants de son message et encourage la personne à continuer
 Exemple
 L’interlocuteur
« À partir de maintenant, je vais commencer à arriver plus tôt le matin,
parce que c’est plus calme et que je peux travailler davantage. »
 L’animateur
« ...plus tôt » ou «...travailler davantage. »
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 66

67. Les aptitudes à réfléchir
Récapituler
 Les récapitulations sont des paraphrases plus
longues et couvrent plus que la déclaration
antérieure de la personne.
 Elles peuvent essayer de saisir ce qui a été dit pendant
toute l’entrevue ou au moins une grande partie de ce qui a
été dit.
 Le fait que vous vous rappeliez ce sur quoi a porté la
discussion encourage la personne à continuer.
 Récapituler peut montrer à l’autre personne que nous
avons été attentifs, nous aider à vérifier que notre
compréhension est exacte, et indiquer à notre interlocuteur
que nous avons compris.
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68. Les aptitudes à réfléchir
Récapituler (suite)
 Exemple
 L’interlocuteur
« Je travaillais à Hong Kong. C’était passionnant et j’ai eu la possibilité
d’apprendre le chinois. Étant célibataire et sans enfant, j’ai aussi pu voyager
beaucoup dans toute l’Asie. J’ai rencontré mon mari en Asie. Il enseignait
l’anglais comme langue seconde. Nous sommes rentrés au Canada pour nous
rapprocher de nos familles, quand nous avons eu un enfant. J’ai accepté un
poste dans un organisme non gouvernemental au Canada. Maintenant que notre
enfant est d’âge scolaire, nous cherchons à trouver un emploi à l’étranger, de
préférence en Europe, où le système scolaire est semblable à celui du Canada et
où nous pouvons faire d’autres voyages. »
 L’animateur
« Ainsi, vous avez apprécié le fait de travailler à Hong Kong, d’apprendre le
chinois et de voyager. Mais, maintenant que votre enfant est plus âgé et que
vous avez acquis une certaine expérience au Canada, vous pensez qu’il est
temps de relever le défi d’un nouvel emploi, de préférence en Europe. Est-ce
exact ? »
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 68

69. Les aptitudes à réfléchir
La confirmation
 Les aptitudes à réfléchir comprennent un contrôle pour confirmer.
 « Est-ce bien ce que vous avez à l’esprit? » et « Ceci couvre-t-il
convenablement le tout? » - pour être certain(e) que votre réflexion
est exacte. Ceci exprime également que vous cherchez à
comprendre
 Personne ne s’attend à ce que vous saisissiez parfaitement ce qu’il ou
elle dit à chaque fois. Il est acceptable, quand vous n’avez pas compris,
de demander qu’on répète ce qui a été dit. « Je suis désolé(e) mais je
ne comprends pas. Pourriez-vous me répéter ceci à nouveau, s’il vous
plait? »
 Il ne s’agit pas vraiment d’une réflexion, mais ceci a pratiquement le
même effet : ceci indique que vous vous efforcez de comprendre, même
si vous admettez que vous ne comprenez pas immédiatement
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70. Les aptitudes à réfléchir
La confirmation (suite)
 Exemples
 « Alors, ce qui est vraiment important pour vous
est... »
 « Tel que je comprends les choses, vous avez
besoin de... Est-ce bien exact ? »
 « Laissez-moi voir si je vous ai compris. Vous
pensez qu’il est essentiel que...»
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71. Plan de formation
Les principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Rôle et fonction de l’animatrice ou de l'animateur
La maitrise de techniques d’animation
Exemples et mise en situation
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72. Exemples et mise en situation
Petit exercice d’écoute active. 3-4 équipes:
1 interlocuteur, 1 auditeur et des observateurs.
Écouter activement:
 En encourageant
 En paraphrasant
 En répétant
 En récapitulant
 En confirmant
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73. Exemples et mise en situation
 Jeu-questionnaire portant sur l’écoute active
Source: L’Écoute active, Jeunes professionnels à l’international
http://www.international.gc.ca/ypi-jpi/
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74. Fin de la séance
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