Animer une réunion avec efficacité

1. Animer une réunion
avec efficacité
Valérie LACROIX
Henry HIGUET
Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

2. Animer une réunion
Programme

3. Une réunion: pourquoi
La réunion est un fait social fondamental car
tout organisme a besoin de la participation
active de ses membres pour exister et
s’accroître.

4. Une réunion : pourquoi?
En mini groupes de 3 :
Trouver 5 verbes qui résument « pourquoi » on fait une
réunion.
5mn en mini groupes
Synthèse en plénier (tableau papier)

5. Une réunion: pourquoi?
Bien menée, la réunion aura des effets importants :
* une plus grande motivation personnelle
* une valorisation des buts à atteindre
* une augmentation de la coopération et de la coordination
* une meilleure mise en application des décisions
* une plus grande utilisation de la créativité de chacun
* une adhésion et une solidarité au devenir de l’organisme

6. Une réunion: pourquoi?
Elle s’inscrit dans les 5 clés de la motivation
1- Objectif, projet, « savoir où on va »
Rassurer, montrer la voie, ….
2- Communiquer et surtout écouter.
« Parler c’est semer, écouter c’est récolter ».
Il est essentiel de transmettre aux collaborateurs les éléments essentiels
leur permettant de réaliser leur mission dans les meilleures conditions.

7. Une réunion: pourquoi?
Elle s’inscrit dans les 5 clés de la motivation
3- Transmettre passion et enthousiasme.
Un responsable est un distributeur d’énergie, ça doit se voir et
s’entendre. Mais, au quotidien, tout individu communique aussi
de l’énergie (positive ou négative). Toute communication doit
susciter « l’envie de faire ».
4- Déléguer et responsabiliser.
Tout individu a besoin de reconnaissance. Une délégation
parfaitement calibrée prouve que l’on apprécie l’individu à sa
juste mesure, qu’on lui reconnaît les compétences propres à
assumer certaines responsabilités.

8. Une réunion: pourquoi?
Elle s’inscrit dans les 5 clés de la motivation
5- Faire le point.
Il s’agit là de montrer où on en est d’un projet, de nos
objectifs, de nos missions de se situer, d’analyser le
chemin parcouru et de mesurer celui qui reste à faire.
 Il faut réfléchir à ces 5 points avant
d’animer toute réunion

9. Les différents types de réunions
La réunion d’informations : descendante
le groupe reçoit une information commune
La réunion d’échange : latérales
le groupe échange des informations
La réunion d’expression : ascendante
le groupe remonte des informations
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10. Au niveau d’un club
Information descendante
Communication du calendrier sportif du département
ou de la ligue
Echanges
Fête du club: quelle organisation? Qui fait quoi?
Information ascendante
Tour de table : votre avis sur…
Echanges: « Trouvez des exemples… »

11. La phase de préparation
La préparation matérielle
Les participants
3 à 4 pers.
Pas d'effet de groupe. On peut être très opérationnel
6 à 8 pers.
Naissance d'une dynamique de groupe, richesse de la production (taille
idéale : 6).
8 à 12 pers. Demande de mise en place plus longue, les phénomènes
d'inertie démarrent, moins d’efficacité.
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12. Au niveau du club
En fonction des thèmes de la réunion:
Le bureau :« noyau dur » : Pt, Secrétaire, Trésorier
+ les membres élus du CD
+ les personnes concernés par l’ODJ
(professeur, parents, élu municipal, etc)

13. La phase de préparation
La préparation matérielle
Le lieu :
Réserver une salle claire, calme, assez grande
Veiller à ne pas être dérangé
Le matériel :
Disposer tables et chaises en fonction du type de réunions.
Préparer la logistique :
Tableau papier
Ordinateur
Feutres de couleur
Vidéoprojecteur
Documents et supports
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14. Au niveau du club
 Attention (même pour une « petite
réunion », dans un « petit » club)
 Préparer bien vos documents, installer bien votre
salle, pensez au « confort » de vos collègues,
une bonne installation.
 Le tableau papier est un minimum. Il permet de
FIXER l’attention, mais aussi de marquer
l’avancement et de noter les décisions visibles
par tous
  il existe des « minis » tableau (en carton) qu’on peut poser sur une
table

15. Organiser la salle …
… pour l’adapter à ses besoins
La disposition de l’espace est un élément important de la communication.
Loin d’être neutre, elle est un message en elle-même
Autour d’une table ovale :
Avantages :
Les personnes se voient
Cela facilite les interactions
L’animateur fait partie du groupe, il ne se distingue pas des autres
participants
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16. Organiser la salle …
… pour l’adapter à ses besoins
En demi-cercle :
Avantages :
les échanges sont facilités
l’animateur a une position particulière, en vue
il peut facilement se déplacer
il régule plus rapidement le groupe
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17. Organiser la salle …
… pour l’adapter à ses besoins
Par petits groupes :
Avantages :
le nombre n’influence pas l’inertie
les échanges entre les petits groupes sont facilités
la production est riche et réalisée par une synthèse collective
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18. Organiser la salle …
… pour l’adapter à ses besoins
En long :
Avantages :
les échanges sont aisés avec certaines personnes, pas avec toutes.
l’animateur est généralement situé en bout de table et réalise une
réunion d’informations ou d’expression.
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19. Organiser la salle …
… pour l’adapter à ses besoins
En amphithéâtre :
Avantages :
Cette disposition habituelle est adéquate lorsqu’on veut transmettre une
information, sans susciter d’échanges.
Les interactions entre les participants sont limitées
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20. Au niveau du club
 Ces modèles de dispositions peuvent être
intéressants pour des réunions bien
spécifiques (AG petit club, ou réunion de
travail ou mini formation).
  Echanges avec les participants

21. La phase de préparation
Une lettre d’invitation (ou un mail) 8 à 10 jours avant la
réunion précisant : la date, l’heure, le lieu, la liste des
participants, le nom de l’animateur, et l’ordre du jour.
:
C’est bien faire les choses, même
« bénévole » on doit être PRO
Arriver avant au moins
Avant de démarrer :
 Echanger avec les participants
 Vérifier le matériel
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22. Au niveau du club
 Convocation, invitation…
* C’est comme vous voulez mais ATTENTION, pensez à bien
choisir!!!… la date en fonction des participants.
 exemple de mauvais choix (AG le soir d’un « match »)
* La date récurrente pour des réunions de bureau, c’est bien
 exemple : 2ième lundi à 19h
* Ordre du jour précis (voir plus loin)
 Accueillir (café, thé, jus de fruit, petits gâteaux)
* Il faut être dans de bonnes dispositions pour bien travailler !!!

23. Au niveau du club
 L’ordre du jour, exercice:
 En groupe de 3, imaginez un Ordre Du Jour
possible pour une réunion de club.
 10m en mini groupes; retour en plénier

24. Au niveau du club
 Exemple d’ordre du jour ( cd du club en début de saison)
– Communication du calendrier du département
– Le point sur le judo à l’école
– Organisation du tournoi de Noël
– Présentation du nouveau professeur
– Le point du trésorier

25. La phase de préparation
Pour chaque étape, 5 questions à se poser :
 Quelle durée ?
 Quel intitulé ?
 Quel objectif ?
 Quel contenu ?
 Quelles techniques pédagogiques ?
 Quelles questions vous risquez d'avoir et
comment y répondre ?
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26. L’animateur
Son approche
: Avancer ensemble
Concrète.
Échange permanent
entre l'animateur et les participants.
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L'animateur est le garant du droit d'expression des participants.
Ne pas aller à la facilité en laissant la parole aux communicatifs
mais faciliter la participation de chacun.

27. L’animateur
Son rôle
Provoquer et conduire à une véritable interaction :
Entre lui et les participants
Entre les participants
Fixer les objectifs
Présenter les sujets à traiter, c’est à dire motiver le groupe pour un objectif
commun
Faire s’exprimer chacun, c’est à dire discipliner les échanges et
interactions ; l'animateur assure la coordination du groupe
Faire réfléchir, c'est-à-dire poser des questions
Agir / Apporter des méthodes
Faire agir / Faire décider
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28. L’animateur
- il donne la parole, reformule, synthétise, relance, questionne, sans
donner son point de vue.
 ainsi, il est régulateur
- chaque fois que l'animateur donne son point de vue, approuve,
désapprouve, suggère, écrit quelque chose de son cru,
 il est producteur
Plus l'animateur produit, moins le groupe produit.
- chaque fois que l'animateur apporte des méthodes, des
outils pour progresser (brainstorming, classement forcé...),
 il est faciliteur
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29. Les rôles de l’animateur
 En résumé:
 Producteur centré sur  le contenu
 Régulateur centré sur  les personnes
 Facilateur centré sur  les méthodes

30. QUELQUES RÈGLES D’ANIMATION
 Assurer aux discussions un départ sur des bases solides
 bien situer les problèmes et les sujets
 énoncer les faits et les témoignages
 faire exprimer les avis, les opinions, les divergences.
 Préciser l’objectif et ne pas le perdre de vue
 énoncer les règles du jeu, les méthodes, les objectifs et s’y tenir
 éviter les digressions et ramener au sujet
 remplir son rôle de régulateur, producteur, faciliteur


31. QUELQUES RÈGLES D’ANIMATION
Parler avec mesure, écouter
écouter  entendre  percevoir
reformuler, clarifier
écouter avec empathie (objectivement activement)
vouloir comprendre l’autre pour être compris de lui
laisser l’autre s’affirmer.

Exploiter le succès immédiat
prendre toutes les idées qui amènent un plus
noter au tableau : c’est considérer le groupe
susciter des idées


32. QUELQUES RÈGLES D’ANIMATION
Ne pas écraser le groupe
être le leader naturel, sans être le chef, guider, donner le rythme,
accepter la différence, s’enrichir par la discussion
 susciter des idées et l’avis du groupe
Ne pas provoquer le groupe
éviter d’agresser gratuitement un participant
éviter l’ironie mordante, les sous-entendus blessants
concilier, dédramatiser car communiquer, c’est motiver et avancer vers l’action
E.R.Q.R.  50% DE L’ANIMATION
Ecouter (c’est accepter l’autre)
Reformuler (c’est monter que l’on a compris, que le groupe a compris)
Questionner (renvoyer au groupe, le rendre actif, faire produire)
Répondre (en relançant, en synthétisant, en concluant, en obtenant l’accord)

33. L’animateur doit…
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Savoir …:
Donner envie
Avoir de l’assurance
Être à l’aise
Regarder le groupe
Maîtriser le temps
Être précis (plan, questions)
Faciliter les échanges
Prendre en compte tous les
avis
Accepter de modifier un point
de vue
Éviter de …:
Imposer son point de vue à tout
prix
Avoir le trac
Être arrogant
Se justifier
Être impatient
Donner une impression de flou
Dialoguer à deux
Se perdre dans les détails

34. Les techniques de communication
 SUR LA FORME
La question ouverte :
« quel sujet souhaitez-vous aborder » engage les débats d’une façon large.
La question dirigée :
« si je comprends bien c’est cela que vous voulez dire »
question type de la reformulation pour obtenir l’accord du groupe
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35. Les techniques de communication
La question reflet :
« qu’en pensez-vous Monsieur Dupont ? »
question ouverte renvoyée à un membre du groupe
La question alternative :
« vous préférez effectuer le stage en février ou en avril ? »
impose un choix limité
La question écho :
« si nous étions mieux épaulés par les cadres, nous serions plus efficace ! »
Renvoi à la question posée dans les mêmes termes pour obtenir plus de précision
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36. Conseils pratiques d’animation
Le temps et le rythme de la réunion :
Au bout de 2 heures : l’attention du groupe tombe
Le creux ludique
 Pour une réunion de club, 2h est un maximum
La clarté et la validation :
Posez des questions bilans après chaque explication
Faire la synthèse des points clés et idées fortes
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37. Après la réunion
 Le compte rendu
– Il est obligatoire
– Il faut le faire vite
– Il faut le faire valider
– Il faut le classer
– Il indique
 Les décisions prises
 Qui fait quoi
  sa forme : papier ou mail

38. En bref
 Faire un QQOQCP
 QUI (qui je convoque, qui anime, qui…
 QUAND (choix judicieux de la date, pour les
réunions récurrentes, adopter une date fixe
décidée en début d’année et qui convient à
tout le monde; exemple le 3ième lundi à 20h)
 OÙ : si possible toujours le même lieu
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39.  QUOI : ordre du jour opérationnel, explicite
 COMMENT : animation, objectif formalisé
pour chaque point de l’ODJ et minuté
exemple: « en 15 mn présentation du
calendrier et tour de table pour noter les
remarques)
 POURQUOI : si on peut s’en passer, on s’en
passe (ou réunion téléphonique
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40. Possibilités de réflexions
 1 pourquoi une réunion ne marche pas
 (réflexion individuelle, puis tour de table)
 -> les 5 causes
 2 Le club ou la ligue : quelles types de
réunions, quels sujets, quels sens de l’info
 (ascendante, descendante, échanges)

41. Possibilités de réflexions
 Que faire avant
 (travail en groupe puis synthèse)
 Que faire pendant (et juste avant, et juste
après
 Que faire après (CR? PV, relevé de
décisions? ) fiche types?

42. Parler face à un public
La Voix : « On parle pour être écouté » ; la voix étant
« l’emballage » de nos mots, il faut la soigner et la rendre la plus
agréable possible. Elle crée le climat de l’entretien.
Les Attitudes : Elles sont le reflet de votre personnalité (ennui,
dynamisme, assurance, confiance, etc…) ; adoptons une attitude
ouverte, détendue, naturelle.
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43. Parler face à un public
Le Langage : Il convient d’adopter un langage adapté à la
situation (facteurs possibles à prendre en compte : âge, région,
hiérarchie,… ) ; certains connaissent la technique, d’autres non !
Un langage trop familier ne sera pas toujours apprécié ; il suffit
d’être vigilant, de penser réellement à ce que l’on dit.
Le Sourire : Soyons naturel, un vrai sourire crée la sympathie et
tout est facile ensuite ; on montre ainsi qu’on est bien dans notre
peau. C’est une porte qui montre votre accessibilité.

44. Parler face à un public
L’Elocution : Il suffit de parler en articulant, plus lentement que
par nature. Pour s’entraîner, il faut « s’écouter » parler.
N’oubliez pas : « on parle pour être compris ».
Les Regards : Il joue un rôle très important dans le premier
contact ; regardons nos interlocuteurs dans les yeux,
naturellement sans insistance mais franchement. Ils constituent le
« fil » qui vous relie aux interlocuteurs.
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45. Les 4 formes d’autorité
L’AUTORITE STRUCTURALE
Elle correspond à la place occupée dans une structure, un organigramme.
Il est bon que le manager ait bien connaissance de sa place au sein de
celui-ci, et que les membres de son équipe connaissent parfaitement
l’étendue de son action.
Il est recommandé de ne pas s’en servir si cela n’est pas vraiment
nécessaire.
L’AUTORITE DE COMPETENCE
Le manager doit connaître le travail de ses équipiers ; dans certains cas il
pourra même les suppléer ; toutefois un équipier peut être techniquement
plus « pointu » dans un domaine précis.
La compétence peut toujours s’acquérir par étapes ; il est bon de savoir là
aussi se situer et de ne pas se targuer, au risque de perdre toute
crédibilité, de celle que l’on n’a pas réellement.
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46. Les 4 formes d’autorité
L’AUTORITE MORALE
Il s’agit là d’avoir un comportement en accord avec des valeurs morales
partagées.
Exemple : tenir parole ; respect des individus ; être prévenant et courtois ; traiter
l’équipe fermement, aimablement mais impartialement (exclure tout favoritisme qui
entraîne la mort de l’équipe et discrédite son manager) ; gérer les situations en
restant authentique, naturel et détendu ; associer confiance en soi et modestie,
humilité ; être l’exemple.
L’AUTORITE CHARISMATIQUE (NATURELLE)
Cette autorité permet de résister à la pression des événements, et permet donc
d’avoir d’avantage confiance en soi. L’aspect physique doit être adapté et la
communication efficace ( L’enthousiasme et la volonté de réussir, les
encouragements mêlés à la fermeté dans les situations difficiles sont révélateurs
de charisme.
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47. Communication orale
- le verbal 10%
( le sens des mots )
- le para-verbal 40%
(le ton, le rythme, le débit, la force, le timbre, ... ,
« l’emballage des mots »)
- le non-verbal 50%
(les attitudes , les gestes, le sourire, les regards, ...)
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50. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

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