Étude menée par l'équipe d'Adok sur les bonnes pratiques en réunion. Que faut-il mettre en place pour mener des réunions productives, ensemble? Paroles d'experts, recueil d'articles et d'études sur le sujet.

1. la productivité en réunion
étude avril 2016
contact@my-adok.com

2. la productivité en réunion
1. Pourquoi cette étude?
2. Chiffres clés et coût de la réunion
3. Bonnes pratiques
4. Outils pour une réunion plus productives
5. Témoignages et inspiration

3. démarche de l’étude
Bien que la réunionite ne soit pas un mal typiquement français, les chiffres de la réunion en France font peur.
En tant que créateurs d’outils à destination de la productivité en groupe, nous avons décidé d’analyser les tenants et
les aboutissants de la réunion.
Quelle est la percéption de la réunion aujourd’hui en entreprise?
Quels sont les outils utilisés?
Quels sont les freins à la productivité en groupe?
Quel est le but d’une réunion?
Quelles sont les bonnes pratiques pour être productifs ensemble?
Nous partageons ici avec vous les conclusions de cette étude et espérons vous aider à dynamiser vos réunions !

5. the root of all evil
• Un cadre passe en moyenne 24 jours par an en réunion.
• ¾ estiment y perdre régulièrement leur temps.
• 2 heures de réunion hebdomadaire pour une entreprise
de 100 salariés équivaut à un budget de 1 000 000€ / an$
• 10 minute d’installation pour 6 personnes =
1 “heure-homme” de perdue
• 1 heure de réunion pour 10 personnes = 10 heures passées
en réunion pour l’entreprise. Sources: Wisembly/IFOP - Le Figaro

6. constat et mauvaises habitudes

7. don’t
• Le piège de l’agenda : Ce n’est pas parce que la plupart des calendriers prévoient des plages horaires d’une
heure, comme les cours au lycée, que vous devez prévoir des meetings d’1h.
• La réunion conceptuelle : Si le sujet n’est pas concret et terre à terre, on risque de dériver.
“Meetings are usually about words and ideas, not concrete things !“
• Les réunions qui se reproduisent : Une réunion en amène une autre, pour planifier la suivante, etc.
• L’effet ricochet : Comment une réunion Hebdomadaire du ComEx peut coûter 300 000 heures par an à un
grand groupe.
• L’honneur d’être présent: Considérer que la présence est un avantage et serait obligatoire.
Sources: HBR - 99u - ThinkWithGoogle

8. l’action avant la réunion
“ Most importantly, decisions should never wait for a meeting. If it’s critical that a meeting take
place before a decision is made, then that meeting needs to happen right away. ”
Kristen Gil, VP of Business Operations at Google
Surtout, les décisions ne devraient jamais attendre une réunion. Si il est nécessaire qu’une réunion ait lieu avant la prise de décision, cette
réunion doit avoir lieu immédiatement.

9. coût du “point hebdo”
Attention à bien mesurer le coût réel d’une réunion périodique et répétée
Comment 1 meeting a coûté 300 000 Heures à un grand groupe :
Par Harvard Business Review
nombre de réunions nécessaires dans une
grande organisation, pour un point
hebdomadaire du Comex

10. mais alors, pourquoi faire des réunions ?

11. Les réunions sont nécessaires pour la communication de l’équipe. Même Slack ne peut pas tout résoudre, et quelques
fois, il est plus efficient de se voir en face à face.
Les réunions génèrent la créativité. La collaboration de plusieurs esprits créatifs mène à de meilleurs résultats que
chacun d’eux séparément.
Les réunions sont une façon d’inspirer les équipes. Laisser le quotidien un moment pour prendre du recul est
motivant.
Chacun se sent appartenir à un groupe et cela le motive, pour être à la hauteur des attentes de l’équipe.
La réunion devient une sorte de deadlines, un date précise où l’on ne pourra plus dissimuler son retard éventuel.
Et surtout n’oublions pas que les entreprises existent car nous sommes plus productifs à plusieurs que séparément.
pourquoi la réunion, c’est super

12. petit précis des bonnes pratiques

13. • minutage : un meeting ne doit pas s’éterniser. Pour cela, lancer un minuteur dès le début est un bon réflexe à
mettre en place. De plus, la contrainte stimule la créativité.
• preneur de décisions : toutes les réunions doivent avoir un membre désigné, qui tranche et prend les décisions.
Pas de décision claire est souvent bien pire qu’une mauvaise décision. (cf Google)
“The buck stops here” Truman
• la responsabilité : Apple met en place des Directly Responsible Individual (DRI) pour chaque sujet pour s’
assurer qu’un point discuté ne sera pas ignoré à l’issue de la réunion.
• restreindre le cercle des personnes présentes: pour chaque personne invitée, il faut se demander si leur
absence nécessiterait de déplacer la réunion. Si ce n’est pas le cas, elles ne sont pas nécessaires.
• take it outside: la salle de réunion n’est pas forcément le lieu le plus approprié pour être productif ensemble.
Expérimentez.
paroles d’experts

15. les bons outils
Nous avons la chance d’avoir à notre disposition une multitude d’outils extraordinaire pour faciliter la productivité à
plusieurs. Mettre en place les bons process peut doubler la productivité d’une équipe. Voilà une petite liste non
exhaustive des plus populaires en startup:
- Slack : chat d’équipe, fait pour fluidifier la communication en entreprise. Transfert de fichier, historique,
discussions organisées par sujet et thème. Plus d’infos ici
- Trello : répartition des tâches et suivi du travail de groupe. Site et articles sur le sujet ici, ici et là. Bonus App
- Google Docs : On ne présente plus les documents partagés, que ce soit des textes, des présentations, etc.
- Evernote : Application de prise de note collaborative, idéale pour passer d’un appareil à l’autre. Et voilà !
- GitHub : Un peu geek, mais idéal pour travailler à plusieurs sur le même sujet. Pensé pour le code à la base.
- 15Five : Outil de mesure de la performance et des difficultés de l’équipe. Ou une alternative in*form*elle ici.
- Solide : Créé par Wisembly, Solid réuni plusieurs de ces outils pour vos réunions. Le plus: les points d’action !!!
Bien sûr nous nous devions d’ajouter Adok, un nouvel environnement de partage pour être productifs ensemble.

16. “Kill ideas and meetings”
Tuez certaines idées et réunions
Larry Page, de Google, est particulièrement adepte de cette philosophie et n’hésite pas à arrêter des produits et repositioner ses équipes. L’
objectif est de concentrer les ressources sur l’essentiel, et le temps de ses équipes est la ressource cruciale d’une entreprise.

17. témoignages et inspiration
“Toute réunion n’ayant pas commencée 5 minutes après l’horaire fixée est annulée.”
“Les ordinateurs personnels sont désormais interdits lors des réunions, sauf les 10 dernières minutes pour transmettre
les points d’actions”
“Si quelqu’un ne participe pas lors d’une rénion en réagissant, il n’est pas réinvité.”
“Si nous sommes deux à faire la même tâche, c’est qu’il y a un problème.”

18. Nathalie Avramesco, DRH avec une expérience dans des entreprises très variées (dont la SNCF, Melitta et Cegos)
• Discipliné et rigoureux. Cela peut paraitre un peu militaire, mais c’est en fait une question de respect des autres
participants et d’efficacité :
• Une réunion commence à l’heure prévue, et celui qui arrive en retard prend la réunion en cours de route,
sans que quelqu’un lui explique ce qu’il a manqué. Cela incite vite à arriver à l’heure! Et comme la tendance
doit aller vers des réunions plus courtes, la ponctualité devient encore plus indispensable.
• Les participants doivent avoir lu les documents nécessaires avant la réunion.
• Le temps consacré à chaque sujet et l’objectif (information, décision…) sont définis, avec un time-keeper.
Cela incite à la concision.
• Un compte-rendu succinct doit être fait rapidement, reprenant les principales informations données et les
décisions prises/actions à mener. Dans une optique de limitation du nombre de participants aux réunions,
ce compte-rendu permet notamment d’informer les personnes qui n’y ont pas participé mais sont
concernées.
Témoignage 1/2

19. Nathalie Avramesco, DRH avec une expérience dans des entreprises très variées (dont la SNCF, Melitta et Cegos)
• Exemplaire : si les dirigeants de l’entreprise ne sont pas exemplaires en matière de bonnes pratiques de réunion, il sera
difficile de les mettre en œuvre !
• Agile : il n’y a pas qu’un seul format de réunion. A chaque objectif correspond un type de réunion différent. Ex : les stand
up meetings d’un quart d’heure maximum pour qu’une équipe fasse le point sur l’avancement d’un projet. Cette agilité
suppose de prendre le temps de mener une réflexion sur les pratiques en matière de réunion dans l’entreprise, pour
identifier les points de progrès. Et pour cela, n’hésitez pas à demander leur feedback aux participants, même si la
réponse peut vous déplaire !
témoignage 2/2

20. références et lectures complémentaires
https://www.thinkwithgoogle.com/articles/start-up-speed-kristen-gil.html
http://99u.com/articles/7220/how-to-run-your-meetings-like-apple-and-google
https://hbr.org/2015/03/what-everyone-needs-to-know-about-running-productive-meetings
https://www.entrepreneur.com/article/238307
http://www.inc.com/young-entrepreneur-council/10-simple-rules-for-increasing-your-team-s-productivity.html
https://www.wrike.com/blog/how-to-increase-team-productivity/
http://www.snacknation.com/blog/increase-productivity-at-work/
http://www.brainhq.com/brain-resources/everyday-brain-fitness/physical-exercise
https://www.youtube.com/watch?v=ZXsQAXx_ao0

21. work hard, have fun !

22. La réunion peut être un outil formidable, un instant de productivité et de cohésion.
à vous de l’exploiter !

23. Merci
N’hésitez pas à en discuter ou à participer à une réunion productive avec nous
contact@my-adok.com
www.getadok.com